Texto completo del "Reglamento sobre Gestión de Archivos en Colegios y Universidades" (2)
Capítulo 3 Gestión de archivos
Artículo 14: Los colegios y universidades deben establecer y mejorar el sistema de inspección, valoración y evaluación para el trabajo de archivos, y organizar e inspeccionar periódicamente, resumir y aceptar el trabajo de archivos, aclarar las responsabilidades laborales, fortalecer la conciencia de la responsabilidad y mejorar el nivel de gestión de archivos escolares.
Artículo 15 Los colegios y universidades deberán archivar archivos en papel y archivos electrónicos simultáneamente. El alcance de la presentación de documentos y materiales es:
(1) Categorías de partido y de masas: incluye principalmente varios documentos de reuniones, actas de reuniones y actas de comités universitarios del partido, sindicatos, comités de ligas juveniles, partidos democráticos y otros. organizaciones; plan de trabajo y resumen; documentos y materiales de superiores y escuelas sobre gestión del partido y de masas.
(2) Administración: incluye principalmente diversos documentos de reuniones, actas de reuniones y actas de trabajo administrativo de colegios y universidades, materiales para la gestión de personal y gestión administrativa de agencias y escuelas de nivel superior;
(3) Categoría de estudiantes: incluye principalmente archivos de secundaria, formularios de registro de inscripción, formularios de examen físico, archivos de estado de estudiantes, registros de recompensas y castigos, archivos de organización de partidos, formularios de registro de graduados, etc.
(4) Categoría docente: incluye principalmente documentos y materiales que reflejan la gestión docente, la práctica docente, la investigación docente y otras actividades. Se implementará de acuerdo con las regulaciones pertinentes de la antigua Comisión Estatal de Educación y el "Alcance del archivo de documentos y materiales didácticos en colegios y universidades" de la Administración Estatal de Archivos ((87) Jiao Ban Zi No. 016).
(5) Investigación científica: De acuerdo con las "Disposiciones provisionales sobre la gestión de archivos de investigación científica y tecnológica" emitidas por la antigua Comisión Estatal de Ciencia y Tecnología y la Administración de Archivos Estatales (Dangguofa [1987] No. 6).
(6) Construcción de capital: implementada de conformidad con el "Reglamento provisional sobre la gestión de archivos de proyectos de construcción de capital" (Dangguofa [1988] No. 4) emitido por la Oficina de Archivos del Estado y la antigua Comisión de Planificación del Estado. .
(7) Instrumentos y equipos: incluye principalmente un conjunto completo de documentos técnicos aleatorios para diversos instrumentos y equipos de precisión, valiosos y escasos (valorados en más de 654,38 millones de yuanes) producidos en el país e importados del extranjero. así como la recepción, uso y mantenimiento de los documentos e información generados durante el proceso de mejora.
(8) Producción de productos: incluye principalmente documentos, muestras, fotografías de muestra, videos, etc. Está formado por colegios y universidades a través de la cooperación industria-universidad-investigación.
(9) Publicaciones: incluye principalmente revistas editadas y publicadas por colegios y universidades, otras publicaciones académicas, manuscritos, libros de muestra, registros de publicación y distribución, etc.
(10) Asuntos exteriores: incluye principalmente materiales enviados por la escuela para participar en conferencias internacionales, inspecciones en el extranjero, conferencias y estudios de investigación cooperativa generados por expertos y maestros extranjeros contratados por la escuela en la enseñanza; realizar investigaciones científicas y otras actividades, realizar intercambios entre escuelas, cooperar entre China y el extranjero en la gestión de escuelas, gestionar escuelas en el extranjero y gestionar información sobre expertos extranjeros o regionales, profesores, estudiantes internacionales y estudiantes de Hong Kong, Macao y Taiwán; cargos honoríficos, títulos, títulos otorgados a extranjeros por la escuela, etc.
(11) Contabilidad: Implementada de acuerdo con las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" (Cai Hui Zi [1998] No. 32) emitidas por el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado.
Los colegios y universidades pueden determinar el alcance de la presentación en función de la situación real de la escuela. Los materiales de archivo archivados incluyen papel, películas electrónicas, fotográficas (plásticas), cintas de video (audio) y otros medios.
Artículo 16 Las instituciones de educación superior implementarán un sistema de archivo del material de archivo que constituyan unidades y grupos de investigación.
El personal responsable del trabajo de archivos en cada departamento de la escuela debe organizar el personal docente, de investigación científica y de gestión del departamento para organizar los archivos y archivarlos de manera oportuna de acuerdo con los requisitos de archivo. El personal de archivos debe organizar y agrupar los materiales documentales de acuerdo con las reglas de formación natural de los documentos en papel y los documentos electrónicos, numerar las páginas o volúmenes, y elaborar un índice dentro del volumen después de ser inspeccionado y aprobado por el personal responsable del trabajo de archivos en el archivo. departamento, deben ser transferidos al mecanismo de archivos de la universidad.
Artículo 17 Los materiales de archivo deben ser de buena calidad, con dibujos prolijos, audio y video claros y cumplir con los requisitos de las normas y estándares pertinentes. Los requisitos de archivo de documentos electrónicos se implementan de acuerdo con las "Medidas provisionales para la gestión de archivo de documentos electrónicos" y las "Especificaciones de gestión de archivo de documentos electrónicos" (GB/T 18894-2002) emitidas por la Administración de Archivos del Estado.
Artículo 18 El tiempo de presentación de los archivos universitarios es:
(1) Todos los departamentos de la escuela deben presentar antes de finales de junio del próximo año académico;
(2) ) Cada departamento debe presentar antes de las vacaciones de invierno del próximo año académico;
(3) Los archivos de investigación científica deben presentarse dentro de los dos meses posteriores a la finalización del proyecto, y los archivos de infraestructura deben presentarse dentro de los tres meses siguientes a la finalización del proyecto.
Artículo 19 La institución de archivos de las instituciones de educación superior organizará, clasificará, identificará y numerará los archivos.
Artículo 20 La institución de archivos de las instituciones de educación superior determinará el período de almacenamiento de los materiales de archivo de acuerdo con las disposiciones de la Administración de Archivos del Estado sobre el alcance del archivo de documentos y materiales de trabajo y el período de almacenamiento de documentos y archivos. Los archivos que hayan caducado y hayan perdido su valor de conservación serán destruidos después de ser identificados, registrados por los departamentos correspondientes e informados al cliente para su aprobación. No se pueden destruir archivos sin identificación y aprobación.
Artículo 21 Las instituciones de archivos de colegios y universidades deben adoptar tecnología avanzada de protección de archivos para evitar que los archivos se dañen, descoloren, enmohezcan y se pierdan. Los documentos dañados o descoloridos deben repararse o copiarse de inmediato. Los documentos importantes y los documentos dañados o descoloridos deben digitalizarse oportunamente y procesarse en archivos electrónicos para su custodia.
Artículo 22 Los archivos universitarios serán conservados por la institución de archivos universitarios. Cuando el Estado lo requiera, las instituciones de educación superior deberán proporcionar el original o copias de los archivos requeridos.
Artículo 23: Para los proyectos realizados por instituciones de educación superior y otras unidades, las instituciones de archivo de las instituciones de educación superior conservarán al menos un conjunto de archivos. Además de conservar los archivos originales relacionados con sus propias tareas, las unidades cooperativas también deben enviar copias a la agencia de archivos universitarios para su conservación.
Artículo 24 Los individuos en instituciones de educación superior deberán archivar prontamente diversas formas de archivos formados durante su enseñanza, investigación científica, gestión y otras actividades profesionales de acuerdo con la reglamentación, y ningún individuo podrá apropiarse de ellos.
En el caso de materiales de archivo importantes formados por personas en sus actividades fuera del trabajo, las instituciones de archivos universitarios pueden gestionarlos mediante su recopilación y custodia.
Las instituciones de archivo en colegios y universidades deben desarrollar sistemas y métodos especiales para recopilar diversos archivos y materiales históricos relacionados con la escuela.
Artículo 25 La institución de archivos de las instituciones de educación superior inspeccionará periódicamente el almacenamiento de archivos y materiales para eliminar posibles riesgos de seguridad. En caso de circunstancias especiales, informará inmediatamente al director y los manejará de manera oportuna. manera.
Se deben establecer y mejorar normas y reglamentos pertinentes para la gestión técnica de los archivos, y una persona dedicada debe ser responsable.
Artículo 26 Las instituciones de archivos universitarios implementarán concienzudamente el sistema anual de informes estadísticos de archivos y presentarán informes estadísticos sobre el estado básico del trabajo de archivo de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
Capítulo 4 Utilización y publicación de archivos
Artículo 27 Las instituciones de archivos universitarios publicarán los archivos de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes. Sin la autorización de la institución de educación superior, ninguna otra organización o individuo tiene derecho a publicar archivos escolares.
En cualquiera de las siguientes circunstancias, no se anunciará al público:
(1) Que involucren secretos de estado;
(2) Que involucren patentes o secretos técnicos
(3) Que afectan a la privacidad personal
(4) El uso de archivos está restringido por la unidad que los forma.
Artículo 28: Las unidades o personas naturales que posean documentos legales podrán utilizar los archivos publicados después de indicar el propósito y alcance del uso de los archivos y completar los procedimientos de registro correspondientes.
El uso de archivos por parte de organizaciones o individuos extranjeros debe manejarse de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
Artículo 29 El acceso, extracción y copia de archivos no abiertos deberá ser aprobado por el responsable de la institución de archivos. Si se trata de cuestiones técnicas no divulgadas, debe ser acordado por la unidad que formó el documento o el individuo, y presentado al cliente para su revisión y aprobación cuando sea necesario. Si los archivos que se utilizarán involucran temas importantes o secretos de estado, deben ser aprobados por el departamento de confidencialidad de la escuela.
Artículo 30: Los archivos importantes y valiosos proporcionados por las instituciones de archivos universitarios generalmente no proporcionan originales. Si existen necesidades especiales, se debe obtener la aprobación del responsable de la institución de archivos.
Las copias de expedientes estampadas con el sello oficial de la organización de archivos de la universidad tienen la misma validez que los originales.
Artículo 31: Se deben crear salas de lectura especiales para la apertura de archivos universitarios, se deben compilar las herramientas de búsqueda necesarias (las normas de grabación deben implementarse de acuerdo con las "Reglas de grabación de archivos" (DA/T18- 1999)), y catálogos de archivo abierto, guía de archivo, guía de archivo, sistema informático de consulta, etc. , crear condiciones convenientes para que la sociedad utilice los archivos.
Artículo 32 La institución de archivo de las instituciones de educación superior es la única institución que expide certificados de archivo.
Las instituciones de archivos universitarios crearán condiciones convenientes para el uso social de los archivos y no cobrarán tarifas con fines de bienestar público si se utilizan para fines personales o comerciales; se podrán cobrar tarifas razonables de acuerdo con las regulaciones pertinentes.
Cuando organizaciones sociales y particulares utilicen los archivos que ceden o donan, las instituciones de archivos universitarios deben proporcionarlos de forma gratuita y prioritaria.
Artículo 33 Los archivos depositados en las instituciones de archivos de las instituciones de educación superior serán propiedad de los depositantes. Si una institución de archivos universitarios necesita ponerlos a disposición del público para su uso, debe obtener el consentimiento del depositante.
Artículo 34: Las instituciones de archivos universitarios deberán realizar activamente trabajos de recopilación e investigación de archivos.
La publicación de archivos históricos y la divulgación de archivos deben ser aprobadas por la unidad que forma archivos y reportarse al director para su aprobación.
Artículo 35 Las instituciones de archivos universitarios deben adoptar diversas formas (como realizar exposiciones de archivos, exhibir archivos, crear sitios web de archivos, etc.) y llevar a cabo activamente la publicidad de los archivos. Las universidades calificadas deberían ofrecer cursos optativos de gestión de archivos en los grados superiores de carreras relevantes.
Capítulo 5 Garantía Condicional
Artículo 36 Las instituciones de educación superior incluirán los fondos necesarios para el trabajo de archivo en las instituciones de educación superior en el presupuesto escolar para garantizar las necesidades del trabajo de archivo.
Artículo 37: Las instituciones de educación superior proporcionarán a las agencias de archivos archivos especializados que cumplan con los requisitos de gestión de archivos. Aquellos que no satisfacen las necesidades del desarrollo de la industria de archivos o no cumplen con los requisitos para el almacenamiento de archivos deben renovarse, ampliarse o construirse de nuevo de inmediato de acuerdo con los requisitos de las "Normas de construcción de archivos" (Norma de construcción 103-2008 ).
Debe haber un almacén exclusivo para almacenar documentos confidenciales.
El almacenamiento de archivos audiovisuales, electrónicos y otros archivos portadores especiales debe estar equipado con las instalaciones necesarias, como temperatura y humedad constantes, prevención de incendios, prevención de manchas y prevención de insectos.
Artículo 38 Las instituciones de educación superior deben crear fondos especiales para equipar a las instituciones de archivos con el equipo y las instalaciones necesarias para la modernización de la gestión de archivos y la informatización de los archivos, acelerar la construcción de archivos digitales (salas) y garantizar la integración de los archivos. Informatización e informatización de archivos. La construcción del campus digital de la escuela avanza simultáneamente.
Capítulo 6 Recompensas y Castigos
Artículo 39 Los colegios y universidades elogiarán y recompensarán a las unidades o individuos que hayan realizado las siguientes contribuciones al trabajo de archivo:
(1 ) Lograr logros sobresalientes en la recopilación, disposición, suministro y utilización de archivos;
(2) Lograr logros sobresalientes en la protección y gestión moderna de archivos;
(3) Realizar contribuciones importantes en la investigación de ciencias de archivo y materiales históricos de archivo;
(4) Donación de archivos importantes o valiosos a instituciones de archivos de colegios y universidades;
(5) Desempeño sobresaliente en la lucha contra las violaciones de los derechos humanos; archivos leyes y reglamentos.
Artículo 40 Si una institución de educación superior comete cualquiera de los siguientes actos, el responsable directo y el resto del personal directamente responsable serán sancionados conforme a la ley, si se constituye delito, las autoridades judiciales; investigará la responsabilidad penal de conformidad con la ley.
(1) Negligencia en el cumplimiento del deber, provocando daños, pérdida o destrucción de archivos sin autorización.
(2) Violación de las normas de confidencialidad, suministro, copia o publicación de archivos sin autorización; /p>
(3) Alteración o falsificación de archivos;
(4) Vender, regalar o intercambiar archivos sin autorización;
(5) No presentar, rechazar archivar o archivar de acuerdo con las regulaciones; Los archivos se apropian como propios;
(6) Otras violaciones de las leyes y regulaciones de archivos.
Capítulo 7 Disposiciones complementarias
Artículo 41 Estas Medidas se aplican a todo tipo de colegios y universidades generales y colegios y universidades para adultos.
Artículo 42 Las instituciones de educación superior podrán formular detalles de implementación con base en estas Medidas.
Gestión de archivos de instituciones de educación superior afiliadas (incluidos hospitales afiliados, empresas escolares, etc.). ) será determinado de forma independiente por la escuela en función de la situación real.
Artículo 43 Las presentes Medidas entrarán en vigor el 6 de septiembre de 2008. Al mismo tiempo, se abolió el "Reglamento sobre la gestión de archivos en colegios y universidades" emitido por la Comisión Nacional de Educación el 10 de junio y 10 de octubre de 1989 (Orden Nº 6 de la Comisión Nacional de Educación). ;