Riesgos y prevención del pago anticipado por parte de los importadores

Autor: Wu Guili

Palabras clave: ¿pago anticipado; riesgo de crédito?

¿El perfil de empresa de 1?

Una sociedad limitada en Mongolia Interior se registró y se estableció en la ciudad de Baotou el 21 de marzo de 2007 y se puso oficialmente en producción el 25 de mayo de 2007. El capital social de la empresa es de 654,38 millones de yuanes. Dado que los usuarios de diferentes industrias y diferentes condiciones de uso requieren diferentes procesos y fórmulas de producción, las empresas solo pueden adoptar la producción basada en pedidos. Dado que la empresa acaba de establecerse, como un gran fabricante de la industria pesada, la inversión inicial es relativamente grande, el proceso de producción y la tecnología también son muy deficientes y la empresa tiene pocos pedidos. Por lo tanto, en marzo de 2008, la empresa ha acumulado. pérdidas de más de 6 millones de yuanes, incluidos los bienes prepagos Más de 2 millones de yuanes. Pero con el avance continuo de la tecnología y la tecnología de producción, tiene perspectivas de desarrollo más amplias. ?

2 La necesidad de que la empresa fortalezca la gestión de cuentas prepago

Al 31 de marzo de 2008, las cuentas prepago acumuladas de la empresa superaron los 2 millones de yuanes. Refleja la parte de activos del balance de una empresa, como se muestra en la Tabla 1. ?

Debido al reembolso anticipado, inevitablemente habrá ciertos riesgos. Es un tipo de crédito comercial proporcionado por empresas compradoras a empresas proveedoras. Si bien el pago anticipado garantiza la compra de bienes, también crea riesgos de pago anticipado, que se reflejan principalmente en:

2.1 Una vez que el pago anticipado esté vencido, ¿conducirá fácilmente al riesgo de insolvencia?

En un mercado altamente competitivo, una vez realizado el pago, pueden ocurrir diversas situaciones posibles en cualquier momento, y una vez vencido el pago anticipado, puede convertirse en incobrables y deudas incobrables, provocando pérdidas a la empresa. . Dado que un gran número de pagos anticipados se convierten en deudas incobrables, se puede observar que las consecuencias de los pagos anticipados para las empresas son graves. A mediados de junio de 2007, la empresa pagó un anticipo de 118.500 yuanes a Shanxi Laide Trading Co., Ltd. Sin embargo, las materias primas proporcionadas por el proveedor no cumplían los requisitos del contrato, lo que provocó devoluciones y afectó gravemente a la producción y operaciones. Junio ​​de 5438 En febrero de 2007, una sociedad limitada de Mongolia Interior ganó la demanda por medios legales y gastó más de 20.000 yuanes en honorarios legales. Sin embargo, hasta el momento, la empresa no ha recibido el reembolso del anticipo ni la indemnización por daños y perjuicios, lo que ha afectado gravemente el flujo de caja de la empresa. ?

2.2 Cuando el capital de trabajo de la empresa es escaso, los pagos por adelantado ocupan el capital de trabajo de la empresa y afectan la rotación del capital de la empresa.

Debido a la particularidad de los productos producidos por una determinada empresa en Mongolia Interior, los productos vendidos por la empresa deben pasar por un proceso de producción de prueba para ver si cumplen con los requisitos. Además, la empresa acaba de realizar algunos pedidos, por lo que el pago por los productos que vende es muy reducido. Cuando el capital de trabajo de la empresa es escaso, los pagos por adelantado ocupan el capital de trabajo de la empresa y afectan la rotación del capital de la empresa. Una vez que los bienes comprados no se reciban y el pago por adelantado no pueda recuperarse a tiempo, agravará las dificultades de rotación de capital de la empresa y provocará una escasez de fondos monetarios, lo que obligará a la empresa a recaudar fondos a través de bancos u otros métodos para mantener las operaciones normales.

3 ¿Análisis de los motivos de los prepagos de la empresa?

El pago anticipado suele ser una forma común que utilizan las empresas para pagar los bienes. Para comprar bienes que se necesitan con urgencia, las empresas compradoras a menudo pagan una cierta proporción del precio total de los bienes a los proveedores o unidades por adelantado (algunas incluso tratan el pago anticipado como un depósito) y luego pagan la parte restante a medida que los bienes ingresan. la empresa. Una empresa recién establecida en Mongolia Interior ha acumulado más de 2 millones de yuanes en pagos anticipados debido a una gestión y sistemas imperfectos. Esto se puede analizar a través de las cuentas detalladas de los pagos anticipados de la empresa, como se muestra en la Tabla 2. ?

Al 31 de marzo de 2008, las cuentas prepago acumuladas de la empresa superaban los 2 millones de yuanes. Este anticipo incluye principalmente parte del pago adelantado por la empresa, pero fue devuelto debido a la mala calidad de las materias primas proporcionadas por el proveedor, pero aún no se ha recibido el anticipo devuelto por el proveedor; también algunos pagos anticipados por los cuales la empresa también recibió las materias primas y los materiales proporcionados, pero la empresa no recibió el pago anticipado de la factura debido a errores contables del personal financiero, etc.

Las principales razones de la gran cantidad de cuentas prepago de esta empresa son las siguientes:

3.1 ¿La empresa acaba de establecerse y aún no se ha formado una buena reputación?

Dado que la empresa acaba de establecerse y aún no se ha ganado una buena reputación en la sociedad y el mercado, es necesario invertir una gran cantidad de capital en la etapa inicial, lo que dificulta la rotación del capital. Las principales materias primas que necesitan las empresas para producir productos son la alúmina y el circonio, y el precio unitario es extremadamente alto y la cantidad requerida es extremadamente grande. Los proveedores temen no recibir fondos, por lo que al firmar un contrato con proveedores, los proveedores generalmente exigen un. pago anticipado de parte del pago. Antes de firmar el contrato, las muestras proporcionadas por el proveedor fueron analizadas por el laboratorio y cumplían con los requisitos de producción. Sin embargo, las materias primas recibidas no cumplían con los requisitos de producción y solo podían ser devueltas. Pero no puede recibir el pago por adelantado de inmediato. Esto no sólo afecta a la producción, sino que también afecta al ciclo de capital de la empresa. Por ejemplo, el 5 de octubre de 2007, Inner Mongolia Jian'an Electric Fusion Refractory Materials Co., Ltd. pagó un anticipo de 110.000.000 de yuanes a Shanxi Laide Trading Co., Ltd., pero las materias primas proporcionadas por el proveedor no Cumplir con los requisitos del contrato, lo que resulta en devoluciones que afectan gravemente la producción y operación de la empresa. Hasta el momento no se ha recibido ningún reembolso por este anticipo, que también ha afectado a la facturación del capital de la empresa. El comprobante de transacción es el siguiente:

3.2 ¿El personal financiero corporativo no está familiarizado con los conocimientos teóricos básicos?

En la contabilidad real de una empresa en Mongolia Interior, el personal financiero no estaba familiarizado con los conocimientos teóricos básicos de contabilidad y registraba erróneamente el anticipo para la compra de maquinaria, equipo y edificios de fábrica o el anticipo. pago de proyectos en construcción como "cuentas prepago". Se cree que siempre que se produzcan varios pagos anticipados, deben registrarse en la cuenta de pago anticipado, y existe un malentendido sobre el significado de la cuenta de pago anticipado. Entre los pagos por adelantado de una empresa en Mongolia Interior, el pago del proyecto fue de 300.487 yuanes y el pago del equipo fue de 201.345 yuanes. Por ejemplo, el 2 de marzo de 2008, ¿la empresa utilizó depósitos bancarios para pagar el proyecto en construcción? 8.672.110 yuanes. El personal financiero registró por error esta cantidad en la cuenta prepaga. El comprobante de transacción es el siguiente:

3.3 ¿No puede solicitar la devolución de la factura a tiempo?

Una determinada empresa de Mongolia Interior pagó parte del pago por adelantado. Cuando las materias primas se almacenaron, el personal de compras no devolvió los billetes a tiempo, por lo que solo pudieron colgar esta parte. del pago en la cuenta prepago durante mucho tiempo. Además, cuando la empresa reciba materias primas para contabilizar, registrará dichas materias primas en "Cuentas por Pagar - Estimación Provisional". Inner Mongolia Jian'an Electric Fusion Refractory Materials Co., Ltd. causó confusión en sus cuentas debido a las repetidas entradas del mismo proveedor en las "cuentas por pagar" y las "cuentas prepagas" de la empresa. ?

3.4 ¿Pocos proveedores?

La composición química de las principales materias primas que necesita la empresa es muy exigente. No existe ninguna materia prima que cumpla con los requisitos de producción en China, y solo puede importar esta materia prima desde Australia. Esto determina que la elección de empresas sea relativamente pequeña. Actualmente, una empresa en Mongolia Interior solo tiene una relación de cooperación con Tianjin Qingling Industry and Trade Co., Ltd. Para satisfacer las necesidades de producción, es muy pasiva a la hora de aceptar requisitos de pago por adelantado. ?

4. ¿Alguna sugerencia sobre la prevención del riesgo de prepago en la empresa?

Dado que la Empresa Constructora tiene una gran cantidad de cuentas prepagas, lo que va en detrimento de la rotación de capital y el desarrollo futuro de la empresa, la empresa debe realizar un control previo al evento, un control en el proceso y un control posterior al evento. Fortalecer las cuentas prepago de la compañía. Prevención y control de riesgos. ?

4.1 ¿Establecer una agencia de gestión de crédito para realizar una evaluación del riesgo de pago anticipado?

Una sociedad limitada en Mongolia Interior debería establecer y equipar una agencia de gestión de crédito especializada para realizar evaluaciones de riesgo en cuentas prepagas. Cuando una empresa decide pagar los bienes por adelantado, primero debe comprender y evaluar en profundidad el estado crediticio de la otra parte, a fin de evitar el riesgo de reembolso anticipado a la empresa. Para comprender el crédito, lo mejor es que las empresas establezcan agencias u organizaciones especializadas en gestión de crédito. Esta agencia u organización está compuesta por gerentes generales, asesores legales, personal financiero, personal de compras, etc. Debido a que la gestión del riesgo crediticio es un trabajo altamente profesional, técnico e integral, habrá muchas agencias u organizaciones especializadas compuestas por profesionales para manejarla. Antes de la implementación del pago anticipado, se realizará una evaluación de riesgos como requisito previo para el pago anticipado. , previniendo así riesgos.

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4.2 ¿Fortalecer el sistema de control interno y supervisar la implementación de prepagos?

Las empresas deben fortalecer sus sistemas de control interno para mejorar sus propias deficiencias, porque las evaluaciones e investigaciones crediticias no son infalibles, y un sistema de control interno estricto es una garantía importante para evitar riesgos. Especialmente en el caso de grandes anticipos y nuevos socios, el pago sólo puede realizarse después de estrictos procedimientos de control interno y una toma de decisiones colectiva, o después de que el beneficiario proporcione una garantía. Al mismo tiempo, los términos del contrato deben formularse y revisarse estrictamente para que, en caso de riesgos, puedan tomar la iniciativa y facilitar el recurso durante la ejecución del pago; el comprador presenta una solicitud de pago de conformidad con el contrato, que se revisa; por el personal financiero, aprobado por el gerente general y autorizado por el departamento de finanzas Pago. La implementación de un sistema de control interno sólido puede prevenir eficazmente que parte del personal se aproveche de sistemas de control interno laxos para causar riesgos. ?

4.3 ¿Se debe reforzar la formación del personal financiero para mejorar los conocimientos teóricos?

Evitar colocar en la cuenta "pago anticipado" pagos anticipados por la compra de maquinaria y equipo, edificios de fábrica o pagos anticipados por proyectos de construcción y otras situaciones similares. Según el sistema contable pertinente de la empresa, la cuenta de anticipos contabiliza el importe pagado por adelantado por la empresa al proveedor de conformidad con las disposiciones del contrato de adquisición. Esta cuenta pertenece a la cuenta de activos corrientes y se utiliza para calcular el anticipo formado al comprar inventario. Sin embargo, Inner Mongolia Jian'an Electric Fusion Refractory Materials Co., Ltd. considera erróneamente los pagos anticipados por la compra de maquinaria, equipos y fábricas o los pagos anticipados por proyectos en construcción como objetos de contabilidad de activos fijos, y debe utilizar los "activos fijos" o Cuentas de "proyectos en construcción" según su naturaleza. ?

4.4 ¿Busca más proveedores de materia prima para evitar aceptar pasivamente requisitos de pago por adelantado?

Con el desarrollo continuo de una sociedad limitada en Mongolia Interior, la adquisición de materias primas no solo puede establecer una relación de cooperación con una empresa. Es necesario ampliar los canales de compra de materias primas de todo el mundo para no afectar la rotación de capital y la producción. ?

4.5 ¿Sistema de seguimiento de pagos anticipados y evaluación de responsabilidades?

Una vez pagado el anticipo, la empresa deberá identificar al responsable y realizar un seguimiento de todo el proceso. La persona a cargo debe comprender la información de la otra parte de manera oportuna, profundizar en la escena y ser bueno para descubrir problemas. Una vez que se descubre el fraude, se deben tomar medidas oportunas o se debe buscar un recurso a través de canales legales. Al mismo tiempo que establecemos un sistema de seguimiento de personas responsables, también implementamos un sistema de evaluación del desempeño y de vinculación de recompensas y castigos para los departamentos responsables y las personas responsables. ?

4.6 ¿Establecer e investigar expedientes de crédito de proveedores para evitar fraudes en pagos anticipados?

En las condiciones de la economía de mercado, la situación de los proveedores es relativamente complicada. Jian'an Electric Fusion Refractory Materials Co., Ltd. de Mongolia Interior debe establecer el expediente crediticio de la otra parte, realizar registros históricos completos de crédito, y realizar investigaciones de seguimiento crediticio de los proveedores. Si una empresa no presta atención al seguimiento y la investigación crediticia, aumentará el riesgo financiero de la empresa. De hecho, hay algunas empresas y personas en la sociedad que cometen fraudes bajo la apariencia de operaciones comerciales. La razón por la que a menudo tienen éxito es precisamente porque las empresas no prestan atención al seguimiento y la investigación crediticia y no confían entre sí. Por lo tanto, después de pagar por adelantado una cuenta a un proveedor, es necesario realizar un seguimiento e investigar su estado crediticio para evitar ser defraudado después del pago por adelantado. ?

4.7 ¿Establecer un sistema de gestión estricto?

4.7.1 Establecer y mejorar el sistema de responsabilidad para la gestión de pagos anticipados. El personal de gestión de ingeniería del departamento financiero es responsable de la gestión de equipos de los pagos anticipados, el personal de contabilidad de materiales es responsable de la gestión de los préstamos de materiales de los pagos anticipados y el departamento de suministros es responsable del inventario y la recuperación de los pagos anticipados. Al fortalecer la gestión de los pagos anticipados, se puede acelerar la rotación de capital y mejorar la eficiencia del uso del capital.

4.7.2 Establecer un sistema de control de prepagos. Cuando se produce el pago por adelantado, se debe firmar un contrato. Una vez que el contrato sea refrendado por los departamentos pertinentes, se enviará al Departamento de Finanzas para referencia futura. Al mismo tiempo, para reducir el gasto de fondos monetarios, el departamento de suministros debe gestionar los procedimientos de pago de anticipos de acuerdo con las disposiciones del contrato de adquisición aprobado por el director del departamento y el jefe de contabilidad, y controlar estrictamente el monto de varios pagos por adelantado. No se permiten pagos por adelantado para empresas que no hayan firmado un contrato de adquisición, y no se permiten pagos por adelantado para proyectos de subcontratación. ?

4.7.3 Establecer un sistema de gestión del libro mayor de prepagos. El Departamento de Finanzas negocia con el cliente y requiere el establecimiento de una cuenta detallada de cuentas prepago, que refleja en detalle el aumento o disminución de las cuentas prepago de cada cliente, saldo, hora de ocurrencia, responsable de la otra parte, responsable , condiciones actuales de operación de la otra parte, y liquidación de cuentas prepago, responsable de cobro, responsable.

Para diversos tipos de pagos anticipados, de acuerdo con las disposiciones del acuerdo o contrato de compra, se deben establecer y registrar cuentas detalladas pertinentes según el nombre de la unidad o individuo, el nombre de la unidad, individuo o proveedor deudor. Al mismo tiempo, mantenga juntos el contrato de compra de la vivienda, el formulario de visa y el libro mayor para formar un archivo completo. ?

4.7.4 Establecer y mejorar el sistema de responsabilidad en la liquidación de anticipos. De acuerdo a lo establecido en el contrato de suministro o contrato de trabajo, designar una persona dedicada a realizar los trabajos de liquidación y cobranza, formular un plan de trabajo, cobrar cantidades fijas en tiempo y prevenir posibles accidentes y pérdidas. El responsable del departamento de suministros organizará el envío, inspeccionará la mercancía en el almacén según el tiempo especificado en el contrato de compra y reembolsará en un plazo de 7 días. Si se excede el período de reembolso, se cobrará al administrador una tarifa de ocupación del fondo del 0,3 del monto pagado por adelantado cada día. Si el departamento financiero tiene pruebas concluyentes de que las cuentas prepagas no cumplen con la naturaleza de las cuentas prepagas, o no hay esperanza de recuperar los bienes comprados debido a la quiebra o cancelación del proveedor, deben transferirse a otras cuentas por cobrar. ?

4.8 ¿Debería el departamento jurídico de la empresa intervenir activamente tras los pagos anticipados?

Para situaciones en las que no se pueda recuperar el anticipo, el departamento jurídico corporativo deberá intervenir prontamente en el cobro, negociación y comunicación del anticipo hasta que entre en proceso judicial. El departamento comercial y el departamento financiero deben cooperar plenamente para proporcionar la información contable y de proveedores correspondiente, cobrar los anticipos no cobrados de manera oportuna y minimizar las pérdidas de la empresa. ?

En resumen, fortalecer la educación en responsabilidad y establecer un alto sentido de responsabilidad son contramedidas indispensables. La aparición de un gran número de pagos anticipados vencidos se debe a la falta de un alto sentido de responsabilidad. Los pagos anticipados se ignoraron en la etapa inicial y la recuperación fue desfavorable hasta que se produjeron las deudas incobrables. En términos de recuperación, los medios legales son insuficientes y a menudo se presentan demandas cuando el plazo de prescripción está a punto de expirar. En ese momento, la situación financiera de la otra parte se había deteriorado gravemente. Una gran cantidad de "cuentas prepagas" vencidas se transferirán a la cuenta "otras cuentas por cobrar" después de un cierto período de tiempo de acuerdo con el sistema contable pertinente de la empresa, y se registrarán en la "provisión para deudas incobrables" después de un cierto período de tiempo. , afectando los beneficios de la empresa. ?

En resumen, el riesgo de las cuentas prepago está directamente relacionado con la rotación de capital de la empresa, los beneficios económicos e incluso la vida o muerte, y se le debe prestar suficiente atención. Para evitar eficazmente el riesgo de las cuentas prepagas, se deben implementar medidas preventivas. El establecimiento de un sistema de toma de decisiones crediticias y un sistema de seguimiento de responsabilidad, el fortalecimiento del sistema de control interno y el sistema de recuperación de cuentas prepagas vencidas son formas efectivas de minimizar el riesgo de cuentas prepagas. cuentas prepago.