¿Qué canales utilizan generalmente las adquisiciones para encontrar proveedores?
La contratación electrónica describe el uso de sistemas basados en la web para recopilar y comparar información de varios proveedores para ayudar a los compradores a seleccionar un proveedor preferido.
Esta tecnología está diseñada para ayudar a las organizaciones a ahorrar costos de la cadena de suministro, aumentar la visibilidad de la información comercial crítica y reducir el tiempo que les toma a los profesionales de adquisiciones completar las tareas diarias.
¿Cómo funciona la contratación electrónica?
La contratación electrónica es una parte pequeña pero importante de todo el proceso de contratación electrónica. Incluye invitar a presentar ofertas a proveedores potenciales, recopilar información sobre los proveedores, ejecutar el proceso de licitación y/o realizar ofertas electrónicas, analizar y evaluar cotizaciones y, en última instancia, adjudicar el contrato.
Describimos todo el proceso en detalle de la siguiente manera:
Cuestionario previo a la compra: antes de hacer negocios con proveedores, debe determinar si son aptos para hacer negocios. Las organizaciones hacen esto a través de un cuestionario previo a la compra, un documento detallado que se utiliza para evaluar la idoneidad de un proveedor. Los cuestionarios previos a la compra son comunes en el sector público, pero en otras industrias el proceso puede denominarse solicitud de información.
En el pasado, los equipos de adquisiciones tenían que completar estos documentos manualmente o utilizando software como Word o Excel. Con la contratación electrónica, todo el proceso se agiliza ya que los proveedores pueden cargar sus respuestas en el software de contratación electrónica. Permite a las organizaciones recopilar información de más proveedores en un corto período de tiempo y garantiza la coherencia en la finalización.
Licitación: la licitación es el proceso de obtener cotizaciones competitivas de varios proveedores. Los proveedores recibirán los documentos de licitación una vez que hayan completado el cuestionario previo a la adquisición y hayan sido seleccionados para pasar a la siguiente etapa del proceso de adquisición.
El documento de licitación establece claramente todos los requisitos de la organización, incluidos los bienes o servicios que se requieren, y describe una variedad de información que el comprador exige que la organización proveedora presente con respecto a sus propias políticas, prácticas y procedimientos. y cómo se gestionarán el proceso de evaluación. Una vez que el proveedor complete este documento, pasará a la siguiente etapa del proceso de compra.
Solicitar cotización – En este proceso, el precio es el factor principal a la hora de seleccionar un proveedor. Los compradores envían formularios a los proveedores solicitando precios por los servicios que pueden ofrecer.
Si un comprador quiere conocer el rango de precios en el mercado, puede utilizar una solicitud de cotización antes de solicitar información y realizar una oferta.
Cabe señalar que los tres pasos anteriores son intercambiables.
Evaluación - Una vez enviado y recibido el formato de evaluación requerido, se llevará a cabo el proceso de evaluación. Durante este proceso, los compradores potenciales evalúan si la información que se les proporciona demuestra la viabilidad del proveedor.
En el pasado, este proceso requería la clasificación manual de grandes volúmenes de documentos proporcionados por los proveedores invitados a licitar.
Sin embargo, la contratación electrónica ha cambiado esto. Proporciona un sofisticado conjunto de herramientas de análisis, paneles y herramientas que permiten a los usuarios automatizar varios elementos del proceso de evaluación, ahorrando tiempo valioso.
Ofertas electrónicas: al igual que las solicitudes de información, los cuestionarios previos a la compra y las solicitudes de cotizaciones, las ofertas electrónicas se pueden ejecutar en cualquier parte del proceso de adquisiciones electrónicas. Se puede utilizar después de la licitación, después del proceso de licitación o como un evento independiente para el producto terminado.
Una vez seleccionados los proveedores, se les invitará a participar en un proceso de licitación electrónica, un proceso en el que los proveedores ofertan por los derechos de ejecución del contrato por el que están invitados a ofertar.
Muchas herramientas de contratación electrónica ofrecen diferentes tipos de licitación electrónica, cada una con sus propias ventajas únicas. El propósito de una licitación es alentar a los proveedores potenciales a competir entre sí y brindar a los profesionales de adquisiciones el mejor trato posible.
Adjudicación del contrato: una vez que se complete el proceso de licitación y/o la licitación electrónica y se seleccione un comprador, el contrato se adjudicará al proveedor seleccionado. Los elementos de este proceso se pueden automatizar y los contratos se pueden enviar automáticamente al postor ganador.
8 Gestión de la contratación electrónica
Beneficios de la contratación electrónica
La contratación electrónica proporciona muchos beneficios a las empresas. Éstos son algunos de los beneficios más comunes:
Costos reducidos: al llegar a una gama más amplia de proveedores y utilizar diferentes estrategias de licitación electrónica, la contratación electrónica proporciona a los equipos de adquisiciones importantes ahorros de costos.
Ahorre tiempo y aumente la eficiencia: e-Procurement acelera el tiempo de adjudicación de contratos. Esto se logra reduciendo el tiempo que los especialistas en adquisiciones dedican al proceso de licitación, liberando tiempo para otros trabajos.
Utilice información detallada de los proveedores: la contratación electrónica aumenta la transparencia entre compradores y proveedores. Normalmente, al utilizar un portal, los proveedores pueden ver todas las oportunidades de licitación del proveedor, incluidos los plazos, el estado y otra información clave.
Cumplimiento mejorado: las auditorías se simplifican al almacenar todos los documentos relacionados con las adquisiciones en un solo lugar. Por lo tanto, los procedimientos regulatorios son más fáciles de seguir y el sistema muestra claramente cómo y por qué se seleccionan los proveedores.