Cinco procesos de gestión de proyectos
Cinco procesos de gestión de proyectos. Ciclo de vida y metodología
El ciclo de vida y la metodología del proyecto son los procedimientos del proyecto, que trazan límites claros para el proyecto para garantizar el progreso del mismo. El ciclo de vida coordina principalmente proyectos relacionados, mientras que la metodología proporciona una forma continua y estable para el proceso del proyecto. Un ciclo de vida generalmente consta de las diversas fases de un proyecto (que incluyen: inicio, planificación, implementación/control y finalización), o consta de ciclos de trabajo recurrentes. Los detalles del ciclo de vida del proyecto a menudo varían según las necesidades específicas del negocio, del proyecto y del cliente. Por lo tanto, incluso para el mismo proyecto, hay muchos cambios posibles en el ciclo. Los requisitos de trabajo meticuloso, gestión de documentos, entrega de proyectos y comunicación de proyectos se reflejan en todos los aspectos de las normas y evaluaciones del ciclo de vida. Generalmente, los proyectos grandes tienen muchas y largas etapas, mientras que los proyectos pequeños tienen menos etapas y menos puntos de evaluación.
Al igual que el ciclo de vida, el método del proyecto es sencillo para los proyectos y presta gran atención a los detalles. El enfoque de un proyecto de desarrollo de productos generalmente implica qué herramientas o sistemas utilizar y cómo utilizarlos. Los métodos para proyectos de tecnología de la información incluyen estándares de control de versiones, gestión de documentos técnicos y desarrollo de sistemas.
El método del proyecto a menudo no lo decide el equipo del proyecto, sino que lo establece la empresa para todos los proyectos. De hecho, el equipo del proyecto no tiene muchas opciones entre adoptarlo o no. El método establecido por el propio gobierno corporativo representa autoridad y también es una forma para que usted, como líder del proyecto, obtenga el control del mismo. Al considerar el papel de un método de proyecto, siempre debemos comprender su eficacia en la gestión de las personas del proyecto, es decir, esforzarse por obtener resultados positivos donde puedan surgir problemas.
2. Definición del proyecto
Una descripción clara del proyecto determina su capacidad de control del proyecto, porque todo el trabajo posterior está dentro del alcance de la descripción. No importa cómo lo describas o por qué lo describas, debes definir tu proyecto por escrito para que todas las partes y el equipo del proyecto puedan consultarlo en cualquier momento. Las definiciones de proyectos vienen en muchas formas y nombres, que incluyen: estatuto del proyecto, propuesta, hoja de datos del proyecto, informe de trabajo y detalles del proyecto. Estos nombres son similares en que el director del proyecto y otras partes interesadas comunican sus expectativas para el proyecto de arriba hacia abajo. Una definición clara del proyecto también incluye los siguientes aspectos: Una declaración de los objetivos del proyecto (un breve párrafo que proporciona una descripción de alto nivel de los entregables del proyecto, el período de construcción, los costos esperados o la mano de obra).
Retorno del proyecto (incluido el retorno del caso de negocio o análisis de inversión)
Uso de información o requisitos del cliente
Defina el alcance del proyecto y enumere todos los resultados esperados del proyecto.
Objetivos de presupuesto de costos y tiempo
Dificultades y suposiciones clave
Describa las dependencias de este proyecto con respecto a otros proyectos.
Altos riesgos, nuevas tecnologías requeridas, problemas importantes en el proyecto, esfuércese por incluir la mayor cantidad de información específica posible en la descripción o estatuto del proyecto, y haga que el líder del proyecto y las partes relevantes la reconozcan, y luego Tener un efecto.
En tercer lugar, gobernanza de contrataciones y adquisiciones
No importa cuánta influencia y poder tenga en su organización, tendrá menos influencia sobre los miembros del proyecto empleados por otras empresas. Aunque puede que no sea de aplicación universal, puede intentar no subcontratar el trabajo del proyecto. Esta es una técnica para mejorar el control del proyecto.
Vuelva a examinar todo el proceso de adquisición antes de considerar el uso de contratistas o consultores externos. Encuentre a alguien que tenga experiencia en la redacción de contratos de servicios y pueda ayudarle.
Construir una relación de subcontratación exitosa requiere tiempo y esfuerzo, y este trabajo debe comenzar lo antes posible. Para no perderse el cronograma del proyecto, debe asegurarse de que todos los detalles estén en su lugar y que todos los contratos se firmen de manera oportuna. ¿Qué parte de los entregables del proyecto planea subcontratar? El refinamiento de esta parte del trabajo es el punto de partida para implementar los controles del proyecto. Documente estos detalles, los criterios de evaluación y aceptación, todos los requisitos relevantes y los plazos necesarios. La información que define el proyecto debe incluirse en el contrato y las responsabilidades asociadas deben identificarse lo más rápido posible. Discuta estos requisitos con todos los proveedores que considere para que las expectativas de su proyecto queden claras para todas las partes.
Cuatro.
Planificación, implementación y seguimiento de proyectos
Como líder del proyecto, puede establecer las bases del control del proyecto mediante el desarrollo de sólidos procesos de planificación, seguimiento y ejecución. Obtenga el apoyo de todas las partes y luego promuévalo plenamente en el proyecto.
Involucrar a los miembros del equipo del proyecto en la planificación y el seguimiento de las actividades puede ganar el apoyo de todos y aumentar el entusiasmo de todos. Los líderes de proyectos inteligentes a menudo fomentan la participación a gran escala y reúnen los esfuerzos de todos durante todo el proceso. Cuando todos vean que sus esfuerzos y contribuciones al proyecto son reconocidos, ¿pronto saldrá el proyecto? ¿Su proyecto? ¿convertirse en? ¿Nuestro proyecto? . Cuando los miembros del proyecto consideren el trabajo del proyecto como su propia responsabilidad, el control del proyecto será mucho más sencillo. La gobernanza del proyecto en este momento tiene mayores posibilidades de éxito que un equipo indiferente. El uso de un proceso de gobernanza del proyecto también fomentará la cooperación entre los miembros del proyecto, lo que también facilitará el control de su proyecto.
Verbo (abreviatura de verbo) gobernanza del cambio
El problema más concentrado en los proyectos tecnológicos es la falta de control de gobernanza sobre cambios específicos. Para resolver este problema, es necesario habilitar un proceso de gobernanza del cambio efectivo en todos los aspectos del proyecto.
La solución puede ser tan simple como un diagrama de flujo acordado por el equipo del proyecto, los organizadores del proyecto y las partes interesadas. Esto recuerda al personal del proyecto que los cambios serán examinados antes de su aceptación y eleva el listón para las propuestas de cambio. Al revisar una propuesta de cambio, preste atención a si la propuesta tiene una descripción clara del cambio. Si no se describe claramente la motivación de una propuesta de cambio, la propuesta será rechazada y se evaluarán cuantitativamente los beneficios del cambio. Para aquellas propuestas de cambio que se limitan a soluciones técnicas, ponga algunos signos de interrogación más, porque es posible que el patrocinador no pueda determinar completamente el problema. Si la propuesta de cambio se centra demasiado en resolver el problema en lugar del problema real, vuelva a llamar y solicite centrarse en situaciones comerciales específicas.
Finalmente, si no acepta una sugerencia de cambio deberá estar justificado. Además, se estima razonablemente el impacto de otros factores relevantes como el tiempo, el costo y la energía del proyecto.
Las nueve áreas de conocimiento de la gestión de proyectos se refieren a los nueve conocimientos y habilidades importantes que un director de proyectos debe poseer y dominar. Las cuatro áreas centrales de conocimiento son alcance, tiempo, costo y gestión de calidad. Estas áreas de conocimiento también involucran muchas herramientas y técnicas de gestión para ayudar a los gerentes de proyectos y a los miembros del equipo del proyecto a completar la gestión del proyecto. Tales como: método de diagrama de red, método de ruta crítica, método de lluvia de ideas, método de valor ganado, etc. Diferentes herramientas pueden ayudarnos a completar diferentes tareas de gestión. Además, existen muchos software de gestión de proyectos, como Microsoft Project, P3, etc. Como herramientas de gestión de proyectos, también pueden ayudarnos a completar la planificación, seguimiento, control y otros procesos de gestión en cada proceso del proyecto.
1. Conocimiento integral de gestión de proyectos
No hay nada de malo en la gestión general del proyecto, ni en la gestión integral. El uso integral del conocimiento de los otros ocho campos y la integración y el equilibrio razonables de las relaciones entre los diversos elementos son la clave para garantizar la finalización exitosa del proyecto.
La gestión general del proyecto incluye tres procesos principales:
Planificación del proyecto: recopilación de los resultados de varias planificaciones para formar un documento de planificación del proyecto unificado y coordinado.
Ejecución del plan del proyecto: Implementar el plan mediante la ejecución de las actividades planificadas del proyecto.
Control global de cambios: Controlar los cambios en el proyecto.
El director de proyecto es responsable de coordinar el personal, los planes y el trabajo necesarios para completar un proyecto, controlar la situación general y liderar el equipo para lograr los objetivos del proyecto cuando hay un conflicto entre los objetivos del proyecto o el personal; Al participar en el proyecto, es responsable de tomar la decisión final, tomar decisiones y ser responsable de informar la información del progreso del proyecto a la alta dirección de manera oportuna. En resumen, el director del proyecto es el principal responsable de la gestión general del proyecto, que también es la clave del éxito del proyecto.
Mirando hacia atrás en los proyectos anteriores, siento que existen principalmente los siguientes problemas:
No se puede encontrar al iniciador del proyecto, o el iniciador del proyecto no está claro y, a menudo, mira él mismo como iniciador del proyecto;
Los entregables del proyecto no están claramente definidos, por lo que el proyecto no puede ser aceptado según el plan cuando finalmente se cierra;
Hay una falta de descripción de la estructura organizacional;
Control del proyecto Irregularidad, especialmente el control de cambios del alcance del proyecto;
La gestión de riesgos no se toma en serio y solo se discute en el equipo del proyecto y se queda en el proyecto;
Falta de análisis de las partes interesadas;
Sin informes de progreso estandarizados, los informes de progreso del proyecto son arbitrarios.
Para gestionar proyectos de forma eficaz, debe consultar el sistema de conocimientos y las herramientas metodológicas de la gestión de proyectos, seguirlos primero y comprender mejor estos contenidos a través de la práctica.
2. Conocimiento de la gestión del alcance del proyecto
La incertidumbre en el alcance del proyecto conducirá a la expansión continua del alcance del proyecto. Como gerente de proyecto, al comienzo del proyecto, ¿necesita crear un documento de descripción del alcance con el que todas las partes interesadas del proyecto estén de acuerdo y no tengan objeciones? Carta del proyecto. Entonces, para garantizar la implementación del proyecto y aclarar las responsabilidades laborales de los miembros del equipo del proyecto, ¿es necesario descomponer el alcance del proyecto en paquetes de tareas más pequeños? Estructura de desglose del trabajo (EDT).
Finalmente, es importante darse cuenta de que el proyecto en sí no es independiente, por lo que a veces es necesario cambiar el alcance. La clave es cómo controlar cuándo se produce el cambio.
Antes de la discusión anterior, lo más importante es cómo gestionar el alcance cuando se enfrenta un proyecto o no se sabe qué hacer. Hay cuatro pasos para identificar proyectos potenciales:
Determinar qué tipo de proyecto hacer;
Análisis de negocios, descubrir procesos de negocios importantes y analizar los procesos que pueden beneficiarse mejor del proyecto;
Formar las posibles ventajas del proyecto y determinar el alcance, beneficios y limitaciones;
Seleccionar opciones y asignar recursos.
Existen cuatro métodos comunes para seleccionar proyectos de múltiples proyectos o seleccionar soluciones de múltiples soluciones: el método de demanda general, el método de clasificación, el método del valor actual neto y el método del modelo de puntuación ponderada.
3. Conocimiento de la gestión del tiempo del proyecto
La gestión del tiempo del proyecto es el proceso de garantizar que el proyecto se complete a tiempo. Primero, desarrolle un cronograma del proyecto, luego realice un seguimiento y verifique las diferencias entre el cronograma y la finalización real, y ajuste los recursos y las tareas de manera oportuna para garantizar el progreso del proyecto. Durante el proceso de seguimiento, es necesario comunicarse con las partes interesadas del proyecto de manera oportuna para descubrir rápidamente desviaciones en el alcance, lo que resulta en diferencias en el tiempo y el progreso, o que los miembros del equipo del proyecto informan falsamente, intencionalmente o no, el estado de finalización del proyecto, lo que hace que el progreso se salga a la luz. de control.
El contenido específico incluye lo siguiente:
Definición de actividad: descompuesta de WBS
Secuenciación de actividades: definición de dependencias entre actividades;
Duración de la actividad estimación: Calcule el tiempo de cada actividad y utilice el método PERT;
Utilice herramientas y software como PROJECT2002 para ayudar en la gestión del tiempo del proyecto;
Utilice diagramas de Gantt para ayudar a realizar un seguimiento del progreso del proyecto ;
Utilice diagramas de red y análisis de ruta crítica para ayudar a determinar la importancia de las fechas de finalización o ajustar el impacto de la duración en la duración del proyecto, y abordar las actividades de enfoque relacionadas.
Cabe señalar que después de aprender las herramientas y métodos de gestión del tiempo del proyecto, pensé que se podía lograr el seguimiento y control del proyecto, pero este no fue el caso. Estos trabajadores
Las herramientas funcionan a través de personas, y las actividades son realizadas por personas. Por lo tanto, los directores de proyectos no pueden dedicar demasiado tiempo a las herramientas y deben aprender a utilizarlas para coordinar conflictos entre personas y recursos.
4. Conocimiento de la gestión de costos del proyecto
Para los gerentes de proyectos en la gestión de costos, deben reducir y controlar los costos para cumplir con las expectativas de las partes interesadas del proyecto. El proceso incluye:
Planificación de recursos: hacer una lista de los requisitos de recursos;
Estimación de costos: estimar el costo de los recursos requeridos;
Presupuesto de costos: poner el general Asigne estimaciones de costos a cada trabajo individual y establezca un plan de referencia de costos;
Control de costos: controle los cambios en el presupuesto del proyecto, modifique las estimaciones de costos, actualice los presupuestos, corrija los comportamientos de los miembros del equipo del proyecto, analice las estimaciones de finalización y los costos. control.
La gestión de costes implica muchos conceptos, términos, teorías básicas, métodos y herramientas de gestión financiera. Como director de proyectos, debe estar familiarizado con estos contenidos, especialmente los términos relacionados y las abreviaturas del análisis del valor ganado, como BCWS, BCWP, ACWP, CV, SV, CPI, SPI, etc. No sólo debes comprender el significado de estos términos, sino también dominar sus fórmulas de cálculo.
5. Conocimiento de la gestión de recursos humanos del proyecto
La gestión de recursos humanos del proyecto es el proceso de desempeñar eficazmente el papel de todos los involucrados en el proyecto. El proceso de gestión de recursos humanos del proyecto incluye:
Planificación organizacional: formar el organigrama de la estructura organizativa del proyecto;
Obtener personal relevante: centrarse en el personal relacionado con el negocio;
Construcción de Equipos: Clarificar las responsabilidades de cada actor del proyecto, capacitar y mejorar sus habilidades, y lograr el trabajo y la comunicación en equipo.
Debido a la relación con las personas, lo primero es aclarar sus respectivas responsabilidades, y deben tener claridad a la hora de planificar. El software de gestión de proyectos puede ayudar a los directores de proyectos a mejorar la eficiencia, descubrir la racionalidad de la descomposición de tareas de manera oportuna y, en última instancia, formar una tabla de descomposición de tareas razonable.
Al mismo tiempo, se deben utilizar incentivos eficaces para ayudar a los miembros del proyecto a implementar el plan del proyecto y mejorar la eficiencia. Este proyecto se logró gracias al esfuerzo de un equipo. Es un desafío para los gerentes de proyectos utilizar plenamente el papel del equipo y dejar que los miembros del equipo hagan lo mejor que puedan. En el proceso de manejo, nos esforzamos por hacer lo correcto, no la persona adecuada, y ayudamos al proyecto a lograr la comunicación, la inspección y el logro de objetivos a través de reuniones efectivas.
6. Conocimiento de la gestión de la calidad de proyectos
Se entiende por calidad de un proyecto la coherencia con la que el proyecto cumple con los requisitos explícitos o implícitos del cliente. Tenga en cuenta que esto incluye requisitos tanto explícitos como implícitos. Para los proyectos de TI, cómo satisfacer las necesidades de calidad implícitas de los usuarios puede ser una razón importante para el fracaso de la calidad del proyecto de TI. El sistema desarrollado puede cumplir los requisitos de la declaración de requisitos, pero ser muy diferente de las necesidades reales de los usuarios (incluidos los requisitos implícitos), lo que genera inconsistencias y el fracaso de los proyectos de TI.
La gestión de calidad moderna ha pasado por un proceso de desarrollo y ahora se ha establecido un sistema de calidad relativamente completo. Las organizaciones internacionales también tienen documentos de calidad relevantes para evaluar la calidad de la producción general, como la serie de estándares de calidad ISO2000. También existen algunos modelos de evaluación de la calidad de los productos de software, como el modelo SQFD, el modelo de madurez de capacidad CMM de los modelos de software, etc. Entre ellos, el modelo de madurez CMM se divide en cinco niveles: espontáneo, simple, organizado, gestionado y adaptativo, que se marcan como niveles diferentes.
Para la gestión de proyectos, es necesario desarrollar un plan de calidad y aplicar herramientas de aseguramiento de la calidad para asegurar la implementación del plan de calidad. En el proceso de control de calidad, existen muchas herramientas y métodos ya preparados, como el análisis de Pareto, el muestreo estadístico y la desviación estándar. Para mejorar la calidad de los proyectos, se debe formar conciencia sobre la calidad entre los líderes, la calidad se puede mejorar estableciendo un buen ambiente de trabajo y la calidad se puede mejorar formando una cultura de calidad. Este es uno de los factores clave para mejorar integralmente el proyecto. gestión de calidad.
En proyectos anteriores, la gestión de la calidad del proyecto básicamente se ignoraba. La empresa realiza actividades de control de calidad todos los años con el propósito de mejorar la calidad, pero las actividades se han convertido en actividades de innovación tecnológica. Sin embargo, la forma de llevar a cabo la gestión de la calidad no se ha reflejado en la implementación de más proyectos, lo que también es un tema que vale la pena explorar.
7. Conocimientos en gestión de comunicación de proyectos
La gestión de comunicación de proyectos es muy importante. Para los gerentes de proyectos, al igual que los comandantes de primera línea necesitan gestión de la información, es la base para que todo el equipo del proyecto domine la información del proyecto e implemente otros métodos de gestión. Todo control se basa en la comunicación.
Al inicio del proyecto se debe realizar un plan de comunicación que incluya cuándo, qué contenidos, en qué forma, por qué medio y a quién. En la comunicación de proyectos se pueden utilizar informes escritos, informes orales o comunicación informal. Cada método tiene ventajas y desventajas, la clave es si es beneficioso para el efecto de comunicación.
La complejidad de la comunicación aumenta rápidamente con la cantidad de objetos. Por lo tanto, la comunicación cara a cara debe controlarse dentro de un cierto rango a través de herramientas y medios adecuados para minimizar el impacto de una mala comunicación en la gestión de proyectos. impacto responsable.
La reunión es una de las formas efectivas de comunicación. Muchos vendedores prefieren utilizar un lenguaje formal simple para describir el progreso del proyecto y los problemas encontrados a través de reuniones en lugar de diagramas y documentos técnicos.
8. Conocimiento de la gestión de riesgos del proyecto
Cuando ocurren riesgos en un proyecto debido a fallas en la gestión de riesgos, será difícil para las partes interesadas del proyecto aceptar el hecho de que el riesgo ocurrió y el consecuencias causadas por las pérdidas y requieren más tiempo para adaptarse.
Todo el estado psicológico puede restablecer la ejecución del proyecto.
La gestión de riesgos del proyecto no sólo consiste en evitar eficazmente la aparición de riesgos durante el proyecto; además, puede ayudarnos a afrontar los riesgos con la actitud correcta cuando se produzcan riesgos sin sentirnos abrumados. Muchos fracasos de proyectos se deben al daño psicológico causado al proyecto cuando ocurren riesgos, lo que lleva a la pérdida del juicio subjetivo y a errores en la toma de decisiones. En este sentido, el plan de riesgos del proyecto se desarrolla principalmente para aumentar la conciencia sobre los riesgos de las partes interesadas del proyecto. La identificación integral de riesgos puede no ser demasiado importante en algunos proyectos siempre que exista una adecuada conciencia de los riesgos.
La identificación de riesgos puede utilizar métodos como la lluvia de ideas y las reglas generales. Una vez identificados estos factores de riesgo, se pueden ponderar.
Finalmente, se puede calcular la probabilidad de éxito del proyecto y, en base a esto, se debe tomar una decisión si el proyecto debe continuar, continuar o detenerse. Después de identificar los factores de riesgo, viene el desarrollo de respuestas al riesgo. Con base en la probabilidad de ocurrencia del riesgo, los costos y beneficios del riesgo, se deciden las estrategias de respuesta correspondientes, como el tratamiento del riesgo, la aceptación del riesgo, la mejora del riesgo, etc.
En el trabajo real, los riesgos pueden identificarse pero no gestionarse correctamente. Los riesgos se transmiten capa por capa. Por ejemplo, debido a una participación insuficiente de los usuarios y requisitos incorrectos, se producen errores en la estimación del período de construcción, lo que provoca desviaciones en el plan y, en última instancia, se desvían los resultados de todo el proyecto. Por lo tanto, debemos prestar atención a la fuente de los riesgos y evitar que los riesgos se amplifiquen capa por capa.
9. Conocimientos en gestión de adquisiciones de proyectos
Comprar es obtener productos o servicios del mundo exterior. Para los proyectos de TI, las adquisiciones son cada vez más importantes. En la actualidad, la mayoría de los proyectos de TI son inseparables de la gestión de adquisiciones y el contenido principal de muchos proyectos es la adquisición de equipos o la adquisición de consultoría. Para las empresas, la capacidad de gestionar bien las adquisiciones es la clave para garantizar el éxito del proyecto.
La gestión de adquisiciones eficaz incluye los siguientes procesos:
Desarrollar un plan de adquisiciones razonable y eficaz: este es un proceso importante de la gestión de proyectos, es decir, determinar qué aspectos del proyecto pueden ser satisfacer mejor mediante la necesidad de adquisiciones. En el plan de adquisiciones, primero debemos decidir si comprar, cómo comprar, qué comprar, cuánto comprar y cuándo comprar.
Preparar un plan de consulta: es decir, preparar una solicitud de cotización o un documento de licitación;
Consulta: realizar una investigación real;
Apertura de licitación: evaluar y seleccionar proveedores;
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Gestionar: gestionar el contrato de compra;
Cerrar: cerrar el contrato de compra.
Durante todo el proceso, es fácil pasar por alto dos procesos, uno es la planificación de adquisiciones y el otro es el cierre de contratos. La preparación de planes de adquisiciones es un requisito previo para coordinar la gestión de adquisiciones según la demanda. Si no haces bien este paso, todo lo demás será en vano. Durante el proceso de cierre de un contrato de adquisición, una de las cosas más olvidadas o imposibles es la revisión de la adquisición. En cuanto al proceso de selección de proveedores, en los proyectos de TI muchas veces se hace demasiado énfasis en la tecnología y se descuida la gestión y los costes. De hecho, la gestión y el coste determinan si el contrato se puede ejecutar según lo previsto. En la situación actual de nuestra empresa, cuando el equipo es el gasto principal de un proyecto general, otros contenidos a menudo no se consideran y solo se compran como equipo general y son implementados por el departamento de equipos cruzados. Porque no sólo la gestión de proyectos no se hace bien, sino que la gestión de adquisiciones tampoco se hace bien. Aunque la implementación de dichos proyectos se completa, la calidad de la implementación del proyecto siempre es insatisfactoria.