Elementos clave para el éxito del proyecto
Un proyecto es una serie de actividades únicas, complejas e interrelacionadas que tienen un objetivo o propósito claro y deben realizarse según especificaciones dentro de limitaciones específicas de tiempo, presupuesto y recursos. Finalizar. Estos son los ingredientes clave para el éxito del proyecto que he reunido para usted. Todos son bienvenidos a aprender de ello.
Elementos clave para el éxito del proyecto 1 1. Los directores de proyecto deben prestar atención a los tres criterios para el éxito del proyecto.
En pocas palabras, uno es la puntualidad; el otro, el control del presupuesto dentro del rango establecido; y el tercero, la calidad es bien recibida por directivos y usuarios. El director del proyecto debe garantizar que todos los miembros del equipo del proyecto puedan trabajar de acuerdo con los tres estándares anteriores.
2. Todo debe planificarse antes de la ejecución.
Cuando se trata de gestión de proyectos, muchos expertos y profesionales coinciden en que lo más importante que requiere la aportación de un director de proyecto es la planificación. La planificación detallada y sistemática con la participación de los miembros del equipo del proyecto es la única base para el éxito del proyecto. Cuando en el mundo real se produce un entorno inadecuado para que el plan sobreviva, el director del proyecto debe desarrollar un nuevo plan que refleje los cambios en el entorno. Planificar, planificar y planificar es una forma de vida para los directores de proyectos.
3. El director del proyecto debe utilizar sus acciones reales para transmitir un sentido de urgencia a los miembros del equipo del proyecto.
Debido a que los proyectos tienen tiempo, recursos y fondos limitados, eventualmente deben completarse. Sin embargo, la mayoría de los miembros del equipo del proyecto tienen sus propios pasatiempos y los gerentes de proyecto siempre deben centrarse en los objetivos y plazos del proyecto. Por ejemplo, puede realizar inspecciones periódicas, celebrar reuniones periódicas y hacer algunos carteles recordatorios y colocarlos en el sitio del proyecto.
4. Un proyecto exitoso debe utilizar un ciclo de vida del proyecto medible y probado.
Un modelo de desarrollo de sistemas de información estándar garantiza que los estándares profesionales y las experiencias exitosas puedan integrarse en los planes del proyecto. Este modelo no sólo puede garantizar la calidad, sino también minimizar la duplicación de trabajo. Por lo tanto, cuando es necesario recortar proyectos bajo presión de tiempo y presupuesto, los gerentes de proyecto deben determinar un ciclo de vida óptimo del proyecto.
5. Todos los objetivos y actividades del proyecto deben comunicarse de forma vívida.
El director del proyecto y el equipo del proyecto deben proporcionar una descripción visual del objetivo final del proyecto al comienzo del mismo para garantizar que todos los involucrados en el proyecto puedan recordarlo. Cada detalle del costo del proyecto debe ser claro, inequívoco e inequívoco, y asegurarse de que todos estén en sintonía.
6. Logra tus objetivos paso a paso.
Intentar lograr todos los objetivos del proyecto al mismo tiempo sólo conducirá a la duplicación de esfuerzos, lo que desperdiciará tiempo y dinero. Como dice el refrán, un bocado nunca engorda. Los objetivos del proyecto solo se pueden lograr poco a poco y cada objetivo debe evaluarse para garantizar que todo el proyecto sea controlable.
7. El proyecto deberá ser aprobado y firmado explícitamente para su ejecución por parte del inversor.
Obtener un permiso claro es importante para lograr los objetivos del proyecto. La firma y aprobación del inversor debe considerarse el punto de partida del proyecto. La razón es simple: cualquier persona con autoridad para rechazar o modificar los objetivos del proyecto debe revisarlos y aprobarlos al comienzo del proyecto.
8. Si quieres tener éxito en un proyecto, debes realizar un análisis exhaustivo de los objetivos del mismo.
Las investigaciones muestran que es probable que los proyectos tengan éxito si sus objetivos se diseñan en función de requisitos comerciales bien conocidos y documentados. Por lo tanto, el director del proyecto debe adherirse al principio de que antes de que la organización inicie el proyecto, se debe encontrar una base suficiente para el proyecto en los requisitos del negocio.
9. El director del proyecto debe tener derechos y responsabilidades coherentes.
No está de más que el director del proyecto sea responsable de los resultados del proyecto. Pero, en consecuencia, los directores de proyectos también deben tener derechos suficientes y asumir las responsabilidades correspondientes. En algunos casos, los derechos son particularmente importantes, como obtener o coordinar recursos y requerir la cooperación de las PYME relevantes para tomar las correspondientes decisiones valiosas para el éxito del proyecto.
10. Los inversores y usuarios del proyecto deberían intervenir activamente en lugar de disfrutar pasivamente del éxito.
La mayoría de inversores y usuarios de proyectos son capaces de solicitar y ejercer correctamente el derecho a aprobar (total o parcialmente) los objetivos del proyecto.
¿Pero ese poder conlleva la correspondiente responsabilidad? Participar activamente en todas las fases del proyecto. Por ejemplo, ayuda a determinar los objetivos del proyecto en la etapa inicial del proyecto; durante el proceso del proyecto, es necesario evaluar los objetivos por fases completados para garantizar el buen progreso del proyecto. El inversor del proyecto debe ayudar al director del proyecto a visitar las pequeñas y medianas empresas relevantes y a los miembros clientes objetivo, y ayudar al director del proyecto a obtener los documentos y la información necesarios.
11. Se debe adoptar un mecanismo de operación del mercado para la implementación del proyecto.
En la mayoría de los casos, el director del proyecto debe considerarse un fabricante, de modo que se le pueda instar a completar las tareas encomendadas por inversores y usuarios. Una vez que se aprueba el plan del proyecto, el director del proyecto debe recordar periódicamente a los miembros del equipo del proyecto qué necesidades comerciales debe satisfacer el proyecto y cómo satisfacer esas necesidades comerciales.
12. El director del proyecto debe conseguir los mejores candidatos para los miembros del equipo del proyecto.
El mejor candidato se refiere a aquel que ha recibido la formación correspondiente, tiene experiencia y es de alta calidad. En el caso de los proyectos, conseguir el mejor candidato a menudo puede compensar la falta de tiempo, dinero u otros aspectos. Los gerentes de proyecto deben crear un buen ambiente de trabajo para estos mejores miembros del proyecto, como ayudarlos a evitar interferencias externas, ayudarlos a obtener las herramientas y condiciones necesarias y aprovechar al máximo sus talentos.
Elementos clave para el éxito del proyecto Parte 2 El primer secreto: intercambio de experiencias.
El propósito de esta columna es compartir con los lectores mis treinta años de experiencia en gestión de proyectos en algunas empresas extranjeras de alta tecnología. A partir de los procesos operativos básicos de las empresas de alta tecnología, exploraré la aplicación y. habilidades de algunos sistemas de conocimiento de gestión de proyectos, incluidos proyectos de licitación comercial en la etapa de marketing, proyectos de desarrollo e instalación de sistemas en la etapa de prestación de servicios, proyectos de actualización y mantenimiento en la etapa de mantenimiento del sistema, etc. Espero que mi experiencia pasada pueda servir como referencia para los lectores y, al mismo tiempo, espero que pueda atraer más atención, para que después de leer el contenido de cada número, los lectores también puedan informar a los fabricantes de computadoras sobre sus propias experiencias y publíquelos en esta columna para que otros profesionales tengan la oportunidad de compartir y comunicarse.
Si los lectores tienen alguna pregunta sobre el contenido o encuentran varias dificultades en el proceso de gestión de proyectos, pueden decirnos cómo aplicar el sistema de conocimiento para resolverlas y establecer un modelo operativo relativamente completo, mejorando así el nivel interno. Gestión de proyectos Las capacidades de los profesionales crean las características de la gestión de proyectos china.
El segundo secreto: coordinación constante
Como todos sabemos, el director de proyecto no tiene una composición de equipo fija, y no tiene poder real cuando no hay proyecto. Cuando hay un proyecto, necesita pedir prestada mano de obra de otros departamentos. Los recursos que finalmente obtiene no son necesariamente los que necesita el proyecto, pero a menudo son personal de segunda clase con experiencia o habilidades insuficientes.
Al mismo tiempo, el alcance del proyecto suele ser vago cuando se recibe y debe confirmarse con los clientes y el personal comercial, o el alcance del proyecto es demasiado amplio y excede con creces los costos financieros y de tiempo del proyecto. presupuesto. Todo esto requiere coordinación con el patrocinador del proyecto, los jefes de departamento y los clientes para establecer métricas entregables del proyecto y tener los recursos para ejecutar el proyecto.
Durante el transcurso del proyecto, todavía existe la necesidad de coordinar constantemente con el cliente, el supervisor o el liderazgo de los miembros del equipo para gestionar de manera efectiva las solicitudes de cambios de alcance o tiempo de préstamo extendido de los miembros del equipo. Ser capaz de coordinar eficazmente a todas las partes es una parte importante de una gestión exitosa de proyectos.
Secreto nº 3: No seas el jefe
Muchos directores de proyecto creen que tienen plena autoridad para tomar decisiones relacionadas con el proyecto mientras lo ejecutan. Así que me puse en la posición más alta y más importante de la estructura organizativa del proyecto, temiendo que los demás no supieran que yo era el director del proyecto. De hecho, este es el mayor retraso cuando aceptas un proyecto, todos los involucrados en el proyecto ya saben que eres el director del proyecto. Por supuesto, completar con éxito el proyecto es ideal, pero la historia nos dice que la tasa de fracaso de los proyectos tecnológicos llega al 70%, por lo que cuando falle, usted también será totalmente responsable.
Los gerentes de proyectos inteligentes aprovechan el poder de los líderes para lograr sus objetivos. Deje que el liderazgo del cliente y el suyo propio supervisen todo el proyecto. Cuando surjan decisiones importantes, déjeles que las tomen por usted y hagan avanzar su trabajo o sus metas por usted. Cuando el proyecto tiene éxito, usted sigue siendo un director de proyectos de renombre. En caso de fracaso, también hay algunos líderes que compartirán algunas responsabilidades por usted, así que ¿por qué no?
Consejo nº4: Involucrar a los miembros del equipo, no participar.
Se dice que una gallina y un cerdo pasaban por un orfanato y vieron dentro a los niños flacos, como si no hubieran comido bien desde hacía varios días. La gallina y el cerdo sintieron lástima de ellos y discutieron con ellos. unos a otros. Cómo brindar algo de ayuda. La gallina pensó un rato y le dijo al cerdo: "Que coman bien esos pobres niños. Puedo ponerles unos huevos y hacerles unos huevos revueltos. También puedo cortar un trozo de carne del muslo y freír carne de cerdo desmenuzada para ¿Qué dices?" El cerdo miró a la gallina por un momento y luego le dijo a la gallina: "Es bueno ayudar a esos niños. Es 'participación' para ti. carne de mi muslo. ¡Es una “inversión” integral!”
En otras palabras, un proyecto sólo puede tener éxito si los miembros del equipo y aquellos involucrados en el proyecto están completamente comprometidos. Ciertamente, esto no lo alienta a utilizar tácticas de intimidación, simplemente permite que los involucrados en el proyecto comprendan la importancia del proyecto para sus negocios y operaciones futuras, así como la confianza y la capacidad de los miembros del equipo en sí mismos, para que todos puedan trabajar juntos para completar el proyecto. El uso eficaz de esta estrategia puede mejorar la moral y el trabajo en equipo, reducir las disputas y acusaciones entre los miembros del equipo y trabajar juntos hacia el mismo objetivo.
Factores clave para el éxito de un proyecto 3 La importancia de la gestión de proyectos 1
En primer lugar, los proyectos son el principal medio para resolver la contradicción entre oferta y demanda social. La contradicción entre oferta y demanda es la fuerza impulsora del desarrollo social y económico. Una de las estrategias para resolver esta contradicción es expandir la demanda, como la promoción empresarial, el estímulo gubernamental del consumo de préstamos personales, el fomento de la inversión social y el aumento de la inversión gubernamental. , etc. Estas son las medidas de promoción social actuales en mi país. La principal estrategia adoptada para el desarrollo, otra estrategia es mejorar la oferta, lo que requiere que las empresas lancen continuamente nuevos productos, reduzcan los precios de los productos y mejoren las funciones de los productos. La adopción de esta estrategia requiere que los gobiernos y las empresas inicien y completen continuamente nuevos proyectos, lo que también plantea nuevos requisitos y desafíos para la gestión de proyectos.
En segundo lugar, los proyectos son una forma importante de transformar el conocimiento en productividad y también son el principal medio empresarial de la economía del conocimiento. La economía del conocimiento puede entenderse como una economía que transforma el conocimiento en beneficios. El conocimiento genera nuevas ideas y forma nuevos resultados de investigación científica. Los nuevos resultados de la investigación científica pueden eventualmente convertirse en riqueza a través del inicio, la planificación, la implementación y la gestión de un proyecto. De lo contrario, el conocimiento siempre estará en blanco y negro en los libros. Por lo tanto, la transformación del conocimiento en beneficios depende de los proyectos, y las empresas necesitan obtener beneficios a través de proyectos al comprar patentes y hacer previsiones.
En tercer lugar, los proyectos son el vehículo para la realización de estrategias de desarrollo empresarial. La misión, la visión y los objetivos estratégicos de la empresa deben lograrse a través de un proyecto exitoso. Los proyectos exitosos no solo pueden lograr los objetivos de desarrollo y las ganancias de la empresa, ampliar la escala de la empresa, sino también fortalecer el efecto de marca de la empresa, cultivar el equipo de investigación y desarrollo de la empresa y retener los talentos de la empresa.
En cuarto lugar, el proyecto es la encarnación del valor social del director del proyecto. Las vidas de la mayor parte del personal técnico y de ingeniería se acumulan en los proyectos, y el valor del personal técnico y de los directores de proyecto sólo puede reflejarse a través de los resultados del proyecto. Para los ingenieros y directores de proyectos, es un gran honor ser parte de un proyecto que tiene un gran impacto.
La importancia de la gestión de proyectos 2
El papel de la certificación de cualificación en gestión de proyectos en las personas
1 Es una prueba de conocimientos, habilidades y habilidades personales.
2. Refleja tus logros profesionales.
3. Mejorar habilidades y conocimientos
4. Prepárese para un mayor avance profesional
5. Orientación sobre oportunidades de empleo y promociones
Construir confianza
7. Ganar la atención de los líderes
8. Demostrar conocimientos y habilidades en áreas profesionales.
El valor de la gestión de proyectos para las organizaciones
1. Ayudar a las empresas a realizar mejor sus planes.
1) Completar el plan del proyecto a tiempo.
2) Completar el plan del proyecto en función del coste.
3) Completar el plan del proyecto según los objetivos.
2. Acreditar la formación y cualificación profesional de la empresa.
3. Proporcionar mayores oportunidades de negocio internacional.
La importancia de la gestión de proyectos
La gestión de un solo proyecto suele dividirse en cinco grupos de procesos: inicio, planificación (planificación), ejecución (implementación), control (seguimiento) y cierre (Cierre):
Después del lanzamiento oficial del proyecto, hasta que finaliza el cierre, los grupos de procesos de planificación, ejecución, control y otros están todos en un ciclo. En la etapa de planificación del proyecto, sobre la base del equilibrio integral de varios factores, como los objetivos del proyecto, el alcance, la asignación de recursos, etc., se formulan el plan general del proyecto, el plan de control del proyecto y el plan de implementación del proyecto.
Una vez que el plan se publique oficialmente, el equipo del proyecto y las partes relevantes lo implementarán de acuerdo con sus respectivos planes. Durante el proceso de implementación, debido a la influencia de varios factores, la implementación real inevitablemente se desviará del plan original. Encontrar y corregir desviaciones se convierte en el contenido principal del control. A continuación, utilizo un sistema de gestión de catering que creamos para compartir mi comprensión de los cinco grupos de procesos de la gestión de proyectos.
1. Proceso de inicio del proyecto
Generalmente incluye la identificación de las necesidades del cliente, el estudio de viabilidad, el establecimiento del proyecto, el plan de integración preliminar y la formulación del estatuto del proyecto.
En ese momento, conocimos las siguientes necesidades de los clientes:
1. Software de gestión de catering: plataforma operativa Windows, el software de catering satisface la gestión diaria del restaurante, admite pedidos inalámbricos y pedidos con pantalla táctil, entrega en cocina, puntos de tarjeta de membresía, liquidación y gestión de almacén para evitar funcionamiento, riesgos, goteos y fugas en la gestión de restaurantes;
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3. Máquina de gestión de clientes: proporciona máquinas de gestión administrativa para la oficina del director general, sala financiera, almacén, etc.;
4. Pedidos con pantalla táctil: varias pantallas táctiles más algún software de menú;
5. Pedidos inalámbricos: la LAN inalámbrica cubre las instalaciones comerciales del restaurante y está equipada con múltiples dispositivos de pedidos inalámbricos;
6. Entrega de alimentos en la cocina: coloque las impresoras de entrega de alimentos de acuerdo con la entrega de alimentos. puerto.
Debido a que la empresa está familiarizada con este tipo de proyecto, ha acumulado una rica experiencia y puede satisfacer las necesidades de los clientes en términos de equipos y software, la empresa decidió firmar un contrato e iniciar el proyecto.
2. Proceso de planificación del proyecto
El proceso de planificación involucra nueve áreas de conocimiento: gestión general, gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de costes, gestión de la calidad, recursos humanos, gestión de la comunicación y gestión de riesgos. gestión y gestión de adquisiciones.
Lo que quiero destacar es la gestión del alcance. La gestión del alcance consiste en formular el alcance del proyecto, es decir, los elementos del proyecto que deben completarse, que incluyen principalmente: objetivos del proyecto, contenido del trabajo del proyecto y entregables del proyecto. En este proyecto, el alcance del proyecto no estaba bien definido, lo que causó muchos problemas en la implementación de proyectos posteriores.
Aunque la gestión entre restaurantes es similar, cada empresa gestora de restaurantes tiene su propio modelo de gestión, lo que requiere que el software cumpla con los requisitos de gestión de la empresa gestora de restaurantes. Al realizar el análisis de la demanda, debido a que los detalles de la gestión del restaurante no eran lo suficientemente claros, se firmó un contrato basado en los módulos funcionales estándar del software como alcance funcional. Nuestro plan de diseño también ha sido reconocido por el cliente y el proyecto ha sido implementado.
3. Proceso de implementación del proyecto
Durante la implementación de este proyecto, los procesos de mano de obra, adquisición, cableado, instalación y depuración se desarrollaron sin problemas; sin embargo, cuando el cliente lo probó, el software; apareció Desviación funcional. Debido a que los módulos de funciones del software están escritos de acuerdo con la gestión estandarizada del restaurante, no se considera el modelo de gestión único del restaurante del cliente.
Entonces, el cliente nos pidió que modificáramos el software. Aunque el contrato se firmó basándose en las funciones estandarizadas del software, el contrato no estipulaba que no estuviéramos obligados a modificar las funciones del software. Además, el cliente nos obligó a modificar el software al no satisfacer sus necesidades y negarse a pagar. el proyecto.
En este punto, las dos partes no estuvieron de acuerdo y, después de arduas negociaciones, finalmente cedimos. Durante la implementación de este proyecto, realizamos docenas de modificaciones al software, como impresión de facturas, impresión de entrega de alimentos, métodos de inicio de sesión para pedidos con pantalla táctil, etc. Aunque al final el cliente quedó satisfecho, desperdiciamos mucha mano de obra y recursos materiales y perdimos las ganancias del departamento.
Creo que hay tres razones para esta consecuencia:
1. Falta de comprensión de los detalles de las necesidades del cliente
2. ;
3. El alcance del proyecto no estaba claro, lo que nos hizo perder algunas ganancias durante la implementación del proyecto.
IV.Proceso de Control del Proyecto
El proceso de control del proyecto consiste en monitorear la implementación del proyecto según lo planeado y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. El proceso de control incluye principalmente control de progreso, control de costos y control de calidad.
1. Control de avance del proyecto.
La clave para un control eficaz del cronograma del proyecto es monitorear el progreso real del proyecto, compararlo con el progreso planeado de manera oportuna y regular, y tomar las medidas correctivas necesarias de inmediato. Su contenido incluye:
Los factores que afectan los cambios de cronograma y garantizan la aprobación de todas las partes; comprender si hay cambios en el cronograma; gestionar los cambios reales cuando ocurren; el control del cronograma debe estar estrechamente integrado con otros; procesos de control, y durante todo el proyecto.
2.Control de costes del proyecto.
El control de costos del proyecto se basa en el presupuesto de costos de cada proyecto, el plan de línea base de costos, el informe de desempeño de costos, la aplicación de cambios y el plan de gestión de costos del proyecto a través del sistema de control de cambios de costos, medición del desempeño, plan complementario y herramientas informáticas.
3. Control de calidad del proyecto.
Mucha gente cree que los problemas de calidad son responsabilidad de los empleados de la empresa, no de la dirección. Esta visión es errónea. TQM enfatiza la búsqueda de la satisfacción del cliente, la prevención es mejor que la inspección, la responsabilidad de los gerentes por la calidad, la plena participación de los empleados y la mejora continua. El control de calidad se basa en los resultados del trabajo, planes de gestión de calidad, definiciones operativas y listas de verificación de inspección.
En este proyecto, la empresa controló eficazmente el progreso del proyecto, el costo del proyecto y la calidad del proyecto basándose en el principio de ser responsable del cliente y de sí misma. A excepción de la modificación del software, los demás procesos se completaron básicamente según lo previsto.
Verbo (abreviatura de verbo) proceso de fin del proyecto
1.
Al final del proyecto, el director del proyecto debe enviar la solución final del sistema al usuario, completar todas las presentaciones del proyecto, recopilar toda la información del proyecto y finalizarlo, completar o rescindir el contrato y firmar los documentos pertinentes. documentos para el final del proyecto.
2. Reunión de finalización del proyecto.
Al final del proyecto, aún habrá una reunión con siete temas principales: desempeño técnico, desempeño de costos, desempeño del cronograma, planificación y control del proyecto, comunicación del proyecto, identificación y resolución de problemas, opiniones y sugerencias. . Al mismo tiempo, también debemos resumir experiencias y lecciones.
3. Satisfacción del cliente.
La mejor manera para que el equipo del proyecto obtenga una evaluación de la satisfacción del cliente es enviar un informe de encuesta de satisfacción del proyecto al cliente y obtener buenos comentarios del cliente como prueba de la finalización exitosa del proyecto de la empresa.
Después de completar el sistema de gestión del software de catering para restaurantes, entregamos al cliente todos los detalles del suministro, los documentos operativos, las especificaciones del software, el plan de diseño final del sistema y los objetos operativos del sistema, y realizamos tres rondas de inspecciones en el sistema. meses de operación de prueba. Al final, ambas partes firmaron felizmente el contrato de aceptación y el cliente pagó felizmente el saldo en un solo pago. Hasta el momento, el proyecto se ha completado con éxito.
De hecho, estos cinco grupos de procesos son solo procesos en la gestión de proyectos y no tienen etapas ni tiempos claros. En otras palabras, se centra en el proceso de lograr una gestión eficaz en diversas áreas de la gestión de proyectos, en lugar del proceso del proyecto de principio a fin.
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