¿Cómo comunicarse bien en la gestión de proyectos?
1. Métodos de comunicación del proyecto
1) Comunicación formal e informal
(1) La comunicación formal es la transmisión e intercambio de información a través de los canales designados por el proyecto. forma de organización. Sus ventajas son un buen efecto de comunicación y una fuerte fuerza vinculante. La desventaja es la lenta velocidad de comunicación.
(2) La comunicación informal se refiere a la transmisión e intercambio de información fuera de los canales de comunicación formales. La ventaja de este tipo de comunicación es que es conveniente y rápida, y puede proporcionar información que es difícil de obtener en la comunicación formal. La desventaja es que es fácil de distorsionar.
2) Comunicación ascendente, comunicación descendente y comunicación paralela.
(1) Comunicación ascendente. La comunicación ascendente se refiere a que los subordinados informan sus opiniones a sus superiores, es decir, comunicación de abajo hacia arriba.
(2) Comunicación descendente. La comunicación descendente se refiere a la comunicación de información de arriba hacia abajo entre líderes y empleados.
(3) Comunicación paralela. La comunicación paralela se refiere al intercambio de información entre departamentos paralelos de una organización. Durante la implementación del proyecto, a menudo se pueden observar contradicciones y conflictos entre departamentos. Entre otros factores, la falta de ventilación entre departamentos es una razón importante. Garantizar canales de comunicación fluidos entre departamentos paralelos es una medida importante para reducir los conflictos interdepartamentales.
3) Comunicación unidireccional y comunicación bidireccional
(1) Comunicación unidireccional. La comunicación unidireccional significa que el estado entre el remitente y el receptor permanece sin cambios (transmisión unidireccional), donde una parte solo envía información y la otra solo recibe información. Este método de transmisión de información es rápido, pero inexacto y, a veces, el destinatario se resiste fácilmente.
(2) Comunicación bidireccional. En la comunicación bidireccional, las posiciones del emisor y del receptor se intercambian constantemente, y el emisor mira al receptor en una actitud de negociación y discusión. Una vez enviada la información, se deben escuchar los comentarios de manera oportuna. Si es necesario, las dos partes pueden discutirlo repetidamente hasta que ambas partes estén claramente satisfechas, como hablar y hablar. Su ventaja es que la información comunicada es muy precisa, el destinatario tiene la oportunidad de dar su opinión, tiene un sentido de igualdad y participación, aumenta la confianza en sí mismo y el sentido de responsabilidad y ayuda a construir relaciones entre ambas partes.
4) Comunicación escrita y comunicación oral
5) Comunicación verbal y comunicación mediante lenguaje corporal
2 Métodos para mejorar y mejorar la gestión de la comunicación de proyectos
La eficacia de la comunicación depende principalmente del estado y grado de actitud del emisor hacia el receptor. El éxito de la comunicación interpersonal depende de si la información proporcionada por el líder (remitente) a los subordinados es coherente con el significado obtenido por los subordinados a través de la comprensión. Para aumentar la probabilidad de una comunicación exitosa, es necesario garantizar la máxima coherencia entre la información (instrucciones) proporcionada por el líder (remitente) y la información (instrucciones) entendida por los subordinados (receptor).
1) Métodos para mejorar la comunicación efectiva
(1) Prestar atención a la comunicación bidireccional y acompañar el proceso de retroalimentación, para que el remitente pueda entender rápidamente cómo se entiende la información en la práctica y el receptor. Las dificultades se pueden expresar en receptividad para que puedan ser ayudadas y resueltas.
(2) El uso de varios canales de comunicación Una organización de proyecto a menudo utiliza una variedad de métodos de comunicación de manera integral. Sólo de esta manera se puede mejorar el efecto general de la comunicación.
(3) Utilizar correctamente el lenguaje escrito.
2) Mejorar los métodos de comunicación eficaces.
(1) Aclarar conceptos antes de comunicar. Los gerentes deben pensar, analizar y aclarar sistemáticamente la información de la comunicación por adelantado, teniendo en cuenta los destinatarios y las personas que puedan verse afectadas por la comunicación.
(2) Intercambiar únicamente la información necesaria.
(3) Aclarar el propósito de la comunicación. Los gerentes deben descubrir cuál es el verdadero propósito de esta comunicación. ¿Qué quiere que entiendan sus subordinados? Los objetivos de comunicación son claros y el contenido de la comunicación es fácil de planificar.
(4) Considere todas las condiciones ambientales al comunicarse, incluidos los antecedentes de la comunicación, el entorno social, el entorno humano y las comunicaciones pasadas, de modo que la información de la comunicación coincida con las condiciones ambientales.
(5) A la hora de planificar el contenido de la comunicación, intente obtener las opiniones de los demás.
(6) Para utilizar una expresión precisa, es necesario utilizar palabras y no palabras para expresar con precisión los pensamientos del gerente, de modo que el destinatario pueda obtener la comprensión esperada del lenguaje o no lenguaje de comunicación.
(7) Para realizar un seguimiento y retroalimentación de información, debe intentar obtener retroalimentación al mismo tiempo después de que se comunica la información, para comprender si los subordinados realmente comprenden, si están dispuestos a seguir y si han tomado las acciones correspondientes.
(8) Comunicarse a través de palabras y hechos.
(9) La comunicación no sólo debe centrarse en el presente, sino también en el futuro.
(10) Sea un “buen oyente”. Sea un "buen oyente" y escriba claramente lo que dice la otra persona.
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