¿Cómo comunicarse bien con las partes interesadas en la gestión de proyectos? (Consultor: Fu Yongkang) [Respuesta]1. El objetivo del proyecto es el más amplio. Este principio no se puede cambiar. Todos deben llegar a un * * * entendimiento. 2. La posición de principios de nuestra empresa debe garantizarse, pero debe ser razonable. 3. Piensa desde la perspectiva de otra persona y no especules * * * Ganar es el objetivo final. Esta pregunta es demasiado amplia para responderla con precisión. 1. Primero, aclarar el rol, responsabilidad y personalidad del objeto de comunicación en el proyecto. 2. Segundo, utilizar diferentes métodos de comunicación para diferentes roles. En términos generales, es necesario captar la dirección general, presentar brevemente y proponer áreas que requieren aprobación o ayuda de los superiores, la división del trabajo debe ser clara, los arreglos deben ser claros, etc., una comunicación regular, abierta y transparente; plataforma, como reuniones diarias, necesarias para garantizar que la información del equipo esté en un nivel. La gestión de la comunicación del proyecto tiene como objetivo garantizar la extracción, recopilación, difusión, almacenamiento y disposición final oportuna y correcta de la información del proyecto, y garantizar el flujo fluido de información dentro del equipo del proyecto. La comunicación de información dentro del equipo está directamente relacionada con los objetivos, las funciones y la estructura organizativa del equipo, y es de gran importancia para el éxito del proyecto. 1. Definición y características de la gestión de la comunicación del proyecto La gestión de la comunicación del proyecto es una serie de procesos que deben implementarse para garantizar la recopilación, transmisión y procesamiento final razonable de la información del proyecto. La gestión de la comunicación de proyectos tiene las siguientes características: l. El establecimiento de cada proyecto está estrechamente relacionado con un gran número de empresas, empresas, residentes y agencias gubernamentales. Además, la mayoría de los proyectos los llevan a cabo equipos de proyecto creados específicamente para ellos y son temporales. Por lo tanto, la gestión de comunicación del proyecto debe coordinar la relación entre departamentos para garantizar la implementación fluida del proyecto. 2. Sistema. El proyecto es un sistema abierto y complejo. El establecimiento del proyecto involucrará todo o parte de la política social, la economía, la cultura y muchos otros aspectos, y tendrá un impacto grande o pequeño en el medio ambiente ecológico y la energía. Esto determina que la gestión de la comunicación del proyecto debe partir de los intereses y condiciones generales. utilizar el pensamiento y el análisis sistemáticos para llevar a cabo una gestión eficaz de todo el proceso y de todos sus aspectos. 2. La importancia de la gestión de la comunicación del proyecto Para los proyectos, la comunicación de la información es necesaria para organizar, dirigir, coordinar y controlar científicamente el proceso de implementación del proyecto. Sin una buena comunicación de la información se restringirá el desarrollo de proyectos y la mejora de las relaciones interpersonales. En concreto, tiene principalmente las siguientes funciones: 1. Base para la toma de decisiones y planificación. Para que los equipos de proyecto tomen decisiones correctas, deben basarse en información precisa, completa y oportuna. 2. Las bases y medios para organizar y controlar el proceso de gestión. Sólo a través de la comunicación de información podemos comprender todos los aspectos del equipo del proyecto, proporcionar una base para la gestión científica y mejorar efectivamente la eficiencia organizacional del equipo del proyecto. 3. Establecer y mejorar las relaciones interpersonales es una condición indispensable. ¿El intercambio de información e ideas generará muchos individuos y grupos independientes? Las organizaciones están conectadas entre sí y se convierten en un todo. La comunicación fluida de la información puede reducir los conflictos entre las personas y mejorar las relaciones entre las personas y entre las personas y los equipos. 4. Los directores de proyectos son un medio importante para un liderazgo exitoso. Los gerentes de proyecto comunican las intenciones a los subordinados a través de varios canales y les permiten comprenderlas y ejecutarlas. Si la comunicación no es fluida, los subordinados no podrán comprender e implementar correctamente las intenciones del líder, y el proyecto no procederá de acuerdo con las intenciones del gerente, lo que en última instancia conducirá al caos del proyecto o incluso al fracaso del proyecto. 3. Métodos de gestión de la comunicación del proyecto 1. 1) Comunicación formal y comunicación informal (1) La comunicación formal es una forma de transmitir e intercambiar información a través de los canales especificados por la organización del proyecto. Sus ventajas son un buen efecto de comunicación y una fuerte fuerza vinculante. La desventaja es la lenta velocidad de comunicación. (2) La comunicación informal se refiere a la transmisión e intercambio de información fuera de los canales de comunicación formales. La ventaja de este tipo de comunicación es que es conveniente y rápida, y puede proporcionar información que es difícil de obtener en la comunicación formal. La desventaja es que es fácil de distorsionar. 2) Comunicación ascendente, comunicación descendente, comunicación paralela (1) Comunicación ascendente. La comunicación ascendente se refiere a que los subordinados informan sus opiniones a sus superiores, es decir, comunicación de abajo hacia arriba. (2) Comunicarse hacia abajo. La comunicación descendente se refiere a la comunicación de información de arriba hacia abajo entre líderes y empleados. (3) Comunicación paralela. La comunicación paralela se refiere al intercambio de información entre departamentos paralelos de una organización. Durante la implementación del proyecto, a menudo se pueden observar contradicciones y conflictos entre departamentos. Entre otros factores, la falta de ventilación entre departamentos es una razón importante. Garantizar canales de comunicación fluidos entre departamentos paralelos es una medida importante para reducir los conflictos interdepartamentales. 3) Comunicación unidireccional y comunicación bidireccional (1) Comunicación unidireccional. La comunicación unidireccional significa que el estado entre el remitente y el receptor permanece sin cambios (transmisión unidireccional), donde una parte solo envía información y la otra solo recibe información. Este método de transmisión de información es rápido, pero inexacto y, a veces, el destinatario se resiste fácilmente. (2) Comunicación bidireccional.
En la comunicación bidireccional, las posiciones del emisor y del receptor se intercambian constantemente, y el emisor mira al receptor en una actitud de negociación y discusión. Una vez enviada la información, se deben escuchar los comentarios de manera oportuna. Si es necesario, las dos partes pueden discutirlo repetidamente hasta que ambas partes estén claramente satisfechas, como hablar y hablar. Su ventaja es que la información comunicada es muy precisa, el destinatario tiene la oportunidad de dar su opinión, tiene un sentido de igualdad y participación, aumenta la confianza en sí mismo y el sentido de responsabilidad y ayuda a construir relaciones entre ambas partes. 4) Comunicación escrita y comunicación oral 5) Comunicación oral y comunicación mediante lenguaje corporal 2. Métodos para mejorar y potenciar la gestión de la comunicación del proyecto. La eficacia de la comunicación depende principalmente del estado y grado de actitud del emisor hacia el receptor. El éxito de la comunicación interpersonal depende de si la información proporcionada por el líder (remitente) a los subordinados es coherente con el significado obtenido por los subordinados a través de la comprensión. Para aumentar la probabilidad de una comunicación exitosa, es necesario garantizar la máxima coherencia entre la información (instrucciones) proporcionada por el líder (remitente) y la información (instrucciones) entendida por los subordinados (receptor). 1) Formas de mejorar la comunicación efectiva (1) Centrarse en la comunicación bidireccional, acompañada de un proceso de retroalimentación, para que el remitente pueda comprender rápidamente cómo se entiende el mensaje en la práctica y el destinatario pueda expresar dificultades al recibirlo, para así recibir ayuda y soluciones. (2) Uso de varios canales de comunicación Una organización de proyecto a menudo utiliza una variedad de métodos de comunicación de manera integral. Sólo de esta manera se puede mejorar el efecto general de la comunicación. (3) Utilizar correctamente el lenguaje escrito. 2) Formas de mejorar la comunicación eficaz (1) Aclarar el concepto antes de la comunicación. Los gerentes deben pensar, analizar y aclarar sistemáticamente la información de la comunicación por adelantado y considerar a los destinatarios de la comunicación y las personas que pueden verse afectadas por la comunicación. (2) Intercambiar únicamente la información necesaria. (3) Aclarar el propósito de la comunicación. Los gerentes deben descubrir cuál es el verdadero propósito de esta comunicación. ¿Qué quiere que entiendan sus subordinados? Los objetivos de comunicación son claros y el contenido de la comunicación es fácil de planificar. (4) Considere todas las condiciones ambientales al comunicarse, incluidos los antecedentes de la comunicación, el entorno social, el entorno humano y las comunicaciones pasadas, de modo que la información de la comunicación coincida con las condiciones ambientales. (5) Al planificar el contenido de la comunicación, intente obtener las opiniones de los demás. (6) Para utilizar una expresión precisa, es necesario expresar con precisión los pensamientos del gerente en palabras y no palabras, de modo que el destinatario pueda obtener la comprensión esperada del lenguaje comunicado o del lenguaje no verbal. (7) Seguimiento y retroalimentación de información. Debe intentar obtener retroalimentación al mismo tiempo después de que se comunica la información para comprender si los subordinados realmente comprenden, están dispuestos a seguir y si han tomado las acciones correspondientes. (8) Comunicarse a través de palabras y hechos. (9) La comunicación no sólo debe centrarse en el presente, sino también en el futuro. (10) Sea un “buen oyente”. Sea un "buen oyente" y escriba claramente lo que dice la otra persona. Cuatro. Funciones de comunicación y gestión de los directores de proyectos En un entorno de proyectos, es probable que los directores de proyectos dediquen el 90% o más de su tiempo personal a comunicarse. Las funciones típicas incluyen: proporcionar orientación sobre proyectos, toma de decisiones, recompensar el trabajo, guiar acciones, generar informes, asistir a reuniones, gestión integral de proyectos, marketing, relaciones públicas, memorandos/cartas, gestión de registros, gestión de documentos de contratos, etc. Cuando el director de proyecto realiza la gestión de la comunicación, su principal trabajo de gestión de la comunicación es determinar el plan de comunicación, aclarar la base de la comunicación y probar los resultados de la comunicación. 1. Plan de comunicación (1) ¿Con quién se comunicará? (2) ¿Por qué comunicar? ¿Cuál es la motivación? (3) ¿Identificar y aclarar qué información debe transmitirse? (4) Elija el mejor momento. (5) Utilice un lenguaje que el destinatario pueda entender. (6) Elija una ubicación de comunicación. 2. Conceptos básicos de comunicación (1) Requisitos de comunicación. Las necesidades de comunicación son la suma de las necesidades de información de los participantes del proyecto. (2) Tecnología de la comunicación. Según la gravedad de la comunicación, se puede dividir en comunicación formal y comunicación informal; según la dirección de la comunicación, se puede dividir en comunicación unidireccional y comunicación bidireccional, comunicación horizontal y comunicación vertical; herramientas, se puede dividir en comunicación escrita y comunicación oral. (3) Restricciones y supuestos. Los resultados de la comunicación (1) se analizan para identificar las partes interesadas más importantes del proyecto. Determine cuáles son sus necesidades y expectativas, luego gestione e influya en esas expectativas para garantizar el éxito del proyecto. (2) Desarrollar un plan de gestión de comunicación. (3) Explicar la forma, contenido y nivel de detalle de la información a divulgar, así como las normas y definiciones de los símbolos a utilizar. (4) Desarrollar un cronograma para la generación de información. (5) Desarrollar métodos para actualizar y mejorar el plan de comunicación a medida que avanza el proyecto. 5. Conclusión La comunicación es el proceso de transmisión e intercambio de información entre personas, lo cual es crucial para el éxito del proyecto. No importa el tamaño y el tipo de proyecto, existe un ciclo específico. Ninguna etapa del ciclo del proyecto es importante o incluso crítica, especialmente el proceso de instalación de proyectos de ingeniería civil a gran escala y líneas de producción de equipos completos y complejos.