Pasos de integración de la gestión de adquisiciones y ERP del software de gestión de adquisiciones

La gestión de adquisiciones exitosa de las empresas modernas es cada vez más inseparable de la implementación exitosa de ERP. El sistema ERP está orientado a todo el proceso comercial de una empresa. Su idea central es considerar el proceso comercial de la empresa como una cadena de suministro estrechamente conectada, extiende la gestión empresarial desde dentro hacia fuera de la empresa y gestiona y gestiona todos los enlaces. de la cadena de suministro de la empresa.

1. En términos de integración dentro de la empresa

Dentro de la empresa, el sistema ERP integra orgánicamente los departamentos relevantes de toda la empresa en un todo mediante el intercambio de información. Como la gestión de adquisiciones es la fuente del flujo interno de información, logística y flujo de capital dentro de una empresa, la integración de sistemas de gestión de adquisiciones basados ​​en ERP es de gran importancia para la integración de todo el sistema ERP de toda la empresa. El sistema ERP concede gran importancia al rediseño y rediseño de los métodos de trabajo y flujos de trabajo originales a los que las personas están acostumbradas. Cuanto más amplio sea el alcance de la transformación, más plenamente se podrá liberar el potencial del nuevo sistema. Los beneficios obtenidos por la empresa también deberían ser mayores. En la gestión de adquisiciones, buscamos constantemente procesos eficientes y combinamos sistemas de software avanzados con procesos comerciales para optimizarlos e integrarlos continuamente. Esta integración efectiva de ERP dentro de la empresa mejorará la eficiencia de la gestión de adquisiciones y maximizará el uso de los recursos empresariales.

ERP es la gestión de recursos apoyados en tecnología informática, y la planificación y aplicación se reflejan en forma de datos. Garantizar la exactitud de los datos en la gestión de adquisiciones y establecer un mecanismo completo de recopilación de datos. Sólo dejando que los datos hablen en las actividades de gestión y utilizando datos objetivos como base para la toma de decisiones se podrá lograr la integración efectiva de los sistemas ERP dentro de la empresa.

2. En términos de integración en la cadena de suministro externa de la empresa

La integración efectiva de los sistemas ERP y de la cadena de suministro consiste en que las empresas integren y optimicen la cadena de suministro en función del mercado general. competencia y necesidades sociales. De esta manera se incluyen varios departamentos internos, proveedores de materiales y otros recursos dentro de la empresa para lograr la optimización y reorganización de los recursos sociales, mejorar en gran medida la eficiencia de la logística, el flujo de capital y el flujo de información en las actividades de adquisiciones de la empresa, y eliminar muchas redundancias intermedias restantes. Reduciendo así los costes de circulación. y mejorar la resiliencia corporativa.

Esta integración efectiva de los sistemas ERP y de la cadena de suministro conecta bien a las empresas y a los proveedores y los integra a través de la red de información. El propósito es sobrevivir y desarrollarse en el entorno de feroz competencia del mercado, mejorando enormemente la eficiencia de las empresas. gestión de adquisiciones y aporta importantes beneficios a la empresa. La integración efectiva de ERP en la gestión de adquisiciones empresariales elimina muchos enlaces intermedios redundantes en las adquisiciones, reduce el desperdicio, evita demoras y tiene buenos efectos sociales.

En resumen, por un lado, la gestión de adquisiciones realiza la integración orgánica de la logística empresarial, el flujo de capital y el flujo de información a través de la integración efectiva del sistema ERP dentro de la empresa para mejorar la eficiencia de la gestión de adquisiciones. por otro lado. A través de la integración efectiva del sistema ERP en la cadena de suministro externa de la empresa, la empresa puede establecer relaciones de cooperación sólidas y a largo plazo con los proveedores y optimizar la gestión de adquisiciones de la empresa. En resumen, a través de la integración de sistemas ERP dentro y fuera de la empresa, se mejora la eficiencia de las aplicaciones de la gestión de adquisiciones empresariales, que incorpora el pensamiento integrado de la gestión de adquisiciones y la integración de ERP. El trabajo de adquisiciones de las empresas es muy importante y muy complicado. Muchas empresas compran desde el nivel central hasta el local. La eficiencia del trabajo de adquisiciones a menudo se ve afectada por algunos asuntos triviales en el trabajo de adquisiciones. trabajo: la cantidad y el precio del suministro de material. Y el tiempo de suministro apenas se puede afrontar, casi sin tiempo ni energía para estudiar el mercado de adquisiciones y desarrollar proveedores, y mucho menos establecer una cadena de suministro estable, eficiente y de bajo costo para la empresa. . La aparición de ERP ha inyectado una gran vitalidad al trabajo de adquisiciones y ha proporcionado una solución que combina gestión y tecnología. Cabe decir que entre la promoción y aplicaciones de ERP en muchos departamentos empresariales, el departamento de compras es uno de los departamentos que consigue resultados más rápidos. Cuando una empresa implementa un sistema de información de gestión de adquisiciones basado en ERP, puede proceder de acuerdo con una determinada secuencia comercial:

1. Establecer recursos de proveedores

Cuando ejecuta un sistema de gestión de adquisiciones bajo ERP. , el primer paso es establecer fichas de Proveedores, clasificando a los proveedores de primera y segunda opción, y estableciendo los detalles del suministro del proveedor (variedad, precio, período de suministro, método de transporte, etc.). válido. Cuando el sistema ejecuta la liberación de la orden de compra, debe leer la información del proveedor correspondiente e inicializar la información contable relevante del proveedor. El negocio de adquisiciones solo se puede procesar una vez completada la inicialización.

La información de proveedores es la información básica del subsistema de adquisiciones.

2. Generar una solicitud de compra

Una solicitud de compra generada en base a la planificación de requisitos de material del ERP, teniendo en cuenta la cantidad del pedido de material, el tiempo de entrega de la adquisición, el inventario, el método de transporte y el material no planificado. En la aplicación, el sistema fusiona materiales automáticamente y también es posible la intervención y modificación manual. Además, el plazo de adquisición de algunas materias primas es muy largo (algunas piezas importadas requieren más de medio año de ciclo de adquisición), por lo que puede exceder el ciclo de formulación del plan de producción principal. El plan de adquisiciones para este tipo de adquisiciones debe ser discutido y evaluado exhaustivamente por los departamentos de ventas, finanzas y planificación para determinar la cantidad y el tiempo requeridos, y luego se debe formular una solicitud de compra de los materiales a mediano o largo plazo.

3. Determinar proveedores preferidos

Este proceso consiste en implementar la contratación de proveedores. Con base en los recursos de proveedores en el sistema, el personal de adquisiciones examina exhaustivamente el precio de suministro, la cantidad de entrega, la fecha de entrega, los requisitos de calidad y los requisitos técnicos, lleva a cabo la selección y evaluación de proveedores e implementa el proveedor preferido para cada material. Los recursos de proveedores recientemente desarrollados también deben someterse a un proceso de certificación de proveedores. Sólo después de pasar la revisión correspondiente y aprobar la calificación podrán utilizarse como proveedores para adquisiciones autorizadas.

4. Generar plan de pago

Después de generar el plan de compra, el sistema genera automáticamente el plan de pago y lo mantiene en función de los resultados de la consulta. Finanzas confirmará el plan de pago y luego proporcionará comentarios al departamento de compras.

5. Realice un pedido

Consolide materiales y genere una orden de compra basada en la cantidad del pedido, el tiempo de entrega de la compra, el inventario, el método de transporte, el plan de pago y la aplicación de material no planificado. Después de la confirmación, el pedido puede emitirse y finalmente entregarse al proveedor. Los pedidos también se pueden realizar online. Para tareas de adquisición adicionales temporales, las órdenes de compra se pueden emitir directamente mediante negociación con el proveedor.

6. Seguimiento y recordatorio de órdenes de compra

El personal del negocio de compras rastrea las órdenes de compra compradas según lo planeado. El sistema puede establecer el período de tiempo de seguimiento para formar un seguimiento de la orden y. plan de recordatorio. Durante el proceso de seguimiento, es necesario comprender el progreso de producción y la situación de calidad del proveedor, y brindar apoyo oportuno al proveedor.

7. Aceptación de la mercancía

El encargado de compras inspeccionará y aceptará la mercancía suministrada por el proveedor según el pedido, y registrará la entrada de la mercancía. El administrador de bienes también puede aceptar directamente los bienes según el pedido de acuerdo con las características de la integración del sistema y el proceso real de la empresa, y gestionar y controlar (retrasar y adelantar) a los proveedores que no entregan según lo planeado.

8. Contabilidad de liquidación y gastos D Trabajo de liquidación y pago

Debe ser realizado por el departamento de compras en cooperación con el departamento financiero, y basándose en los documentos de liquidación de compra de materiales y el asignación de diversos gastos de compra. Calcular el costo de compra de materiales.

9. Liquidación de la orden de compra

Después de la entrega, recepción, almacenamiento, pago y evaluación de la orden de compra, la orden de compra debe liquidarse oportunamente. El sistema puede proporcionar una función de liquidación automática y usted puede elegir métodos de liquidación como entrega, recepción, almacenamiento, pago y evaluación. Generalmente, el sistema maneja la liquidación de pagos. También es posible un acuerdo forzoso.

10. Mantenimiento de datos básicos del sistema

Los datos básicos del subsistema de adquisiciones incluyen información del comprador, información del proveedor, tiempo de entrega de adquisiciones y procesos comerciales.