¿Cómo definir la oficina sin papel y la ofimática?
Descripción del problema:
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Análisis:
Este artículo es muy bueno. Básicamente explica qué es la oficina sin papel desde muchos aspectos.
Mucha gente conoce el significado de oficina sin papel, pero no hemos visto a ninguna empresa lograr realmente una oficina sin papel. ¿Es entonces necesario mencionar la oficina sin papel? He hablado con muchas personas sobre este tema y todos lo sienten profundamente.
Una de las preguntas más frecuentes es que el último conjunto de software de ofimática utilizado por las empresas para implementar la oficina sin papel es, pero después de la implementación, no se ha reducido el papel, pero se ha utilizado más papel. Los líderes de algunas empresas o departamentos tienen habilidades limitadas en aplicaciones informáticas y no están dispuestos a utilizar computadoras para realizar algunas tareas. Prefieren usar papel para sentirse más seguros. Incluso hay comparaciones entre departamentos para ver quién imprime de forma clara y hermosa. Si usa una impresora matricial, yo uso una impresora láser. Si lo haces en blanco y negro, yo lo hago en color. Por eso, a veces las preferencias de algunos líderes provocan un gran desperdicio de papel. El desarrollo de la ofimática brinda la posibilidad de ahorrar papel e incluso oficina sin papel. Por ejemplo, el correo electrónico e Internet facilitan el suministro de información relevante a las partes que la necesitan y, por supuesto, también se puede almacenar sin utilizar papel como soporte. Pero los buenos deseos no son iguales a la realidad. La realidad es que el papel de oficina a nivel mundial sigue creciendo a un ritmo del 4% al 7% cada año. A este ritmo, el consumo mundial de papel de oficina se duplicará en 10 años.
Algunas personas creen que el aumento del consumo de papel provocado por la oficina sin papel es temporal, como ocurre con el boxeo. Antes de golpear, primero se debe retraer la mano para que el golpe pueda ser más poderoso. El uso masivo del papel ahora es para un futuro sin papel. Esto suena razonable y, sin embargo, la comprensión de la gente sobre la tecnología sin papel es muy limitada. De hecho, las empresas gastan dinero para construir redes de área local y conectarse a Internet no sólo para ahorrar papel. Por supuesto, los gastos de oficina se pueden reducir continuamente mediante el establecimiento de un sistema de automatización de oficinas, y el punto de partida para establecer el sistema debe ser mejorar el nivel de gestión de la oficina.
En la actualidad, los estándares de automatización de oficinas todavía se están formando y el contenido de los productos de muchos fabricantes también es muy diferente. Pero el sistema en la mente de todos debe incluir: procesamiento de documentos, correo electrónico, gestión de reuniones, gestión de archivos, divulgación de información, foros electrónicos, gestión del trabajo, etc. De hecho, tras varios años de desarrollo, los sistemas ofimáticos han sufrido grandes cambios en contenido y forma. Después de más de 10 años de desarrollo a finales de la década de 1980, el sistema de automatización de oficinas de China ha pasado de proporcionar trabajo de oficina auxiliar para una sola máquina a la actual gestión del trabajo colaborativo a gran escala para aplicaciones de nivel empresarial. En la actualidad, el sistema ofimático doméstico ha experimentado tres etapas de desarrollo y ha logrado dos saltos revolucionarios. La primera generación de sistemas de oficina que comenzó a mediados de la década de 1980, con computadoras personales y suites de oficina como símbolos principales, logró la electrónica de las estadísticas de datos y la redacción de documentos, y completó la transformación de los soportes de información de oficina de soportes de papel originales a bits electrónicos. . salto. Desde mediados de la década de 1990, con la aparición de la tecnología de trabajo en grupo representada por Lotus Notes y el rápido desarrollo de la tecnología de comunicación en red, el sistema de automatización de oficinas ha experimentado su primera evolución revolucionaria. El sistema de automatización de oficinas de segunda generación, que se caracteriza principalmente por la tecnología de red y la tecnología de trabajo colaborativo, ha realizado la automatización del flujo de trabajo y ha logrado un salto del modo manual tradicional al modo de automatización del flujo de trabajo. Con el advenimiento de la era de la economía del conocimiento en el siglo XXI, el conocimiento se ha convertido en un recurso clave para el crecimiento económico, el desarrollo social y el crecimiento empresarial. Dominar y utilizar el conocimiento al máximo se ha convertido cada vez más en el núcleo de la construcción de información de las empresas. instituciones. Con un énfasis sin precedentes en el conocimiento, el sistema de automatización de oficinas centrado en el flujo de trabajo se ha actualizado al sistema de automatización de oficinas de tercera generación centrado en la gestión del conocimiento.
Aunque los sistemas ofimáticos han incorporado nuevas ideas de gestión como la gestión del conocimiento, durante una investigación corporativa descubrimos que todavía hay muchos aspectos insatisfactorios que afectan el proceso de oficina sin papel.
1. La comprensión de los sistemas ofimáticos es muy diferente.
A los ojos de muchas personas, los sistemas de automatización de oficinas procesan principalmente algunos documentos oficiales, envían y reciben correos electrónicos y realizan la informatización del papeleo. De hecho, muchas personas tienen esta idea, pero yo no sabía que la automatización de oficinas tiene muchos conocimientos e involucra ciencias del comportamiento, ciencias de la gestión, sociología, ingeniería de sistemas y otras disciplinas. La aplicación de la ofimática se ha convertido en uno de los símbolos de la gestión empresarial moderna.
El tema central de la automatización de oficinas es cómo mejorar la eficiencia diaria de la oficina. Por lo tanto, todos los aspectos de nuestro trabajo diario pueden incluirse en el alcance del procesamiento del sistema de automatización de oficinas, como procesamiento de textos, fax, aprobación de solicitudes, suministros de oficina, gestión de documentos, gestión de bibliotecas, gestión de conferencias, gestión de datos, gestión de archivos, gestión de clientes. , pedidos Ventas, incluso gestión de inventarios, planificación de producción, gestión técnica, gestión de calidad, gestión de costes, gestión de personal, etc. , se puede resumir como el alcance de procesamiento del software de automatización de oficinas.
La cuestión estándar que comentábamos anteriormente, es decir, qué contenidos se incluyen en el sistema ofimático, tiene opiniones diferentes y ninguna opinión fija. Esto lleva a la práctica habitual de las empresas de software: primero, de acuerdo con sus propias ideas, proporcione algunas funciones simples al sistema de automatización de oficinas para formar un marco. Cuando la empresa lo necesita, se agregan los requisitos funcionales propuestos por los usuarios empresariales y se realiza un desarrollo personalizado. De esta manera, la empresa de software puede desarrollar cualquier software que la empresa desee e intentar satisfacer las necesidades de la empresa tanto como sea posible. Aunque parezca centrado en el cliente, en realidad existen muchos problemas. Por ejemplo, los sistemas de automatización de oficinas deberían incorporar muchas ideas de gestión nuevas, como la oficina colaborativa, la gestión del conocimiento, la gestión de las relaciones con los clientes, etc. , para no convertirse en una réplica del trabajo hecho a mano. Si simplemente seguimos los requisitos de los clientes y no tenemos buenas ideas de gestión para guiar la gestión de la oficina de la empresa, no es bueno que ambas partes lo llamen ofimática. Para las empresas de software, el desarrollo se vuelve más difícil y difícil de promover para las empresas, los sistemas de automatización de oficinas no se pueden utilizar para mejorar la gestión y los beneficios son relativamente reducidos. Por lo tanto, los sistemas de automatización de oficinas no serán tan populares como el software financiero, principalmente porque los sistemas financieros están respaldados por políticas y estándares nacionales y tienen prácticas relativamente estandarizadas a seguir. Los sistemas ofimáticos actuales no pueden hacer esto.
2. Es necesario mejorar la conciencia ideológica de líderes y usuarios.
Para que la oficina sin papel se convierta en una realidad, es muy importante cambiar los conceptos y hábitos de las personas. En los conceptos tradicionales de la gente, "escribir en papel en blanco y negro" tiene autoridad y autenticidad, y los líderes también pueden hacer comentarios o instrucciones directamente en el papel. Las personas se sienten más relajadas cuando leen cosas en papel y no están limitadas por el tiempo ni el lugar. Las cosas escritas son fáciles de llevar. Además, el papel tiene ventajas obvias: en comparación con la pantalla de una computadora, podemos ver claramente lo que está impreso o escrito en el papel incluso con poca luz, y podemos hacer fácilmente comentarios aleatorios y revisar el papel. Una copia manuscrita del mismo contenido revela más información que un correo electrónico o un disquete, y el lenguaje corporal lo revela. A través de la escritura a mano, puede sentir las emociones, la personalidad, el conocimiento cultural y otra información de la otra persona.
Esta es solo la idea de que algunas personas extrañan el papel, pero la conveniencia que brinda la tecnología de la información está aumentando, lo que no tiene comparación con el método del papel original. Por ejemplo, Information Advantage le permite trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. El trabajo online ha sido reconocido por la gente. Especialmente cuando se implementa un sistema de ofimática a través de ASP, no es necesario instalar un software de aplicación complejo en la red interna de la empresa. Sólo necesita obtener el nombre de usuario y la contraseña correspondientes del proveedor del servicio ASP y asignarlos a sus empleados para que los utilicen. personas y funciones en la oficina de la red. Sobre la base de la segunda generación, el sistema de automatización de oficinas de tercera generación proporciona conocimientos relevantes para abordar todos los aspectos de los problemas, garantizando que cada usuario pueda aprender de los expertos y del conocimiento existente de la empresa en cualquier momento y lugar según sea necesario, para mejorar a los empleados. ' estado en el sistema de automatización de oficinas. Cambiar de pasivo a activo, mejorando así en gran medida la innovación general y la adaptabilidad de las empresas e instituciones en el proceso de mejorar la creatividad de cada empleado.
También hay muchos usuarios que no quieren utilizar sistemas ofimáticos. La razón es simple: el sistema requiere una gran cantidad de datos e información sin procesar, y la carga de trabajo de todos aumentará, especialmente los datos relacionados con algunos departamentos e intereses personales, que inconscientemente nadie está dispuesto a revelar. Por lo tanto, habrá cierta resistencia a la implementación del sistema, especialmente cuando los altos líderes participen en el proyecto. Los principales líderes mencionados aquí no son solo los principales líderes de la empresa, sino también los jefes de varios departamentos.
3. La tecnología ofimática también requiere innovación continua.
En la aplicación de los sistemas ofimáticos, la aplicación de algunas tecnologías también favorecerá su desarrollo. Una cuestión importante mencionada por muchos líderes es la firma. De hecho, todavía quedan muchos detalles técnicos que deben mejorarse, como la tecnología de autenticación de firma de red, la comunicación LAN, la transmisión de red de archivos, etc.
Por ejemplo, en el proceso de uso de computadoras para realizar la transferencia de archivos por lotes, cuando todos los usuarios modifican archivos en lotes en la computadora, cómo conservar los rastros de modificación de diferentes usuarios es un tema de gran preocupación para usuarios.
Al firmar a mano, diferentes personas tienen letras diferentes y es fácil de identificar. Pero modificar y editar archivos en una computadora no es una cuestión sencilla y es necesario preservar los rastros de todos. Algunos sistemas abordan este problema haciendo una copia de los archivos que cada persona modificó y luego comparando las diferencias entre las dos copias. Este método no es lo suficientemente intuitivo y no se ajusta a los hábitos de trabajo habituales del usuario. Además, requiere guardar varias copias, lo que supone una grave pérdida de espacio. Algunos sistemas escriben su propio software de edición y los usuarios redactan y modifican archivos en él. Sin embargo, debido a que el software de edición utilizado está diseñado y escrito por ellos mismos, se puede conectar sin problemas con el sistema OA, por lo que puede mostrar más convenientemente los rastros de modificación. de diferentes usuarios. Aunque este método es flexible, el software de edición que usted mismo escribe es difícil de comparar con el software de procesamiento de textos convencional (Microsoft Word, WPS Office, etc.). ) en función. Por otro lado, si el usuario final ya está familiarizado con el funcionamiento de un software comercial de procesamiento de textos, le resultará difícil aceptar otro software de edición.
Creo que todo el mundo ha visto estos problemas y algunas empresas ya tienen buenas soluciones. Pero todavía hay algunas habilidades en el proceso de solicitud que usted tiene pero yo no; Como resultado, muchas empresas de software de automatización de oficinas tienen niveles desiguales y no pueden cooperar y aprovechar las ventajas de las demás. En particular, muchas pequeñas y medianas empresas de software que nos rodean no pueden cooperar plenamente y, a menudo, se produce una competencia feroz, lo que resulta en el fracaso de ambas partes a la hora de lograr un desarrollo a gran escala.
4. La integración con otros sistemas se convertirá inevitablemente en un cuello de botella.
Todos los que trabajan en una empresa saben que además de los sistemas ofimáticos, la informatización empresarial también tiene muchos contenidos, como sistemas financieros, sistemas de gestión de producción, sistemas de gestión de compras-ventas-inventarios, sistemas de gestión de recursos humanos. , CAD y CAPP, etc. El estado actual de las solicitudes de las empresas es el siguiente: debido a diversas razones, se han construido una gran cantidad de islas de información con poca colaboración estrecha. No existe conexión de datos entre varios sistemas, lo que genera mucha duplicación de trabajo y datos inexactos. La existencia de islas de información genera una enorme redundancia de información y una gran cantidad de información basura. No se puede garantizar la coherencia del intercambio de información. Es difícil para los individuos y los departamentos disfrutar de la información, y es difícil para los líderes hacerse cargo del conjunto. situación. Dado que el sistema lo proporcionan varios proveedores, existen muchas dificultades incluso si desea integrarlo. En particular, la base de datos no está unificada, lo que aumenta la dificultad de la integración. Más importante aún, la colaboración entre ellos se convertirá en un gran problema. Actualmente, este fenómeno existe en la mayoría de las empresas con sistemas de información en China.
El problema de las "islas de información" obstaculiza gravemente todo el proceso de construcción de información empresarial, lo que dificulta que las empresas tomen decisiones al realizar una nueva ronda de inversión. La clave para resolver el problema de las "islas de información" no es sólo la tecnología de software, sino también la gestión de procesos y la estandarización de las tecnologías relacionadas. Por lo tanto, antes de implementar un sistema ofimático, las empresas necesitan elaborar un plan general estandarizado y no quieren conectar sistemas dispersos a través de "interfaces". Los sistemas de aplicaciones originales aislados y dispersos no pueden conectarse simplemente a través de una gran cantidad de interfaces. Sólo replanificando, concibiendo y estableciendo un modelo general de sistema de información se puede lograr la integración del sistema.
¿Qué es la ofimática?
¿Qué es la ofimática?
La ofimática es un nuevo concepto propuesto con el desarrollo de la informática en los últimos años. El nombre original en inglés de la ofimática es Office Automation, abreviado como OA. El sistema de automatización de oficinas generalmente se refiere a la automatización de negocios transaccionales en la oficina, mientras que la automatización de oficinas incluye un significado más amplio, que incluye sistemas de procesamiento de información a gran escala en red.
No existe una definición unificada de ofimática. Todas las nuevas tecnologías, nuevas máquinas y nuevos equipos utilizados en las oficinas tradicionales pertenecen al campo de la ofimática.
Por lo general, la actividad principal de la oficina es procesar una gran cantidad de documentos, borradores de documentos, avisos y diversos textos comerciales, aceptar documentos externos para archivarlos, consultar archivos del departamento y documentos externos, y generar copias de documentos. Por lo tanto, el uso de tecnología de procesamiento de textos por computadora para producir y almacenar diversos documentos, el uso de otros equipos avanzados, como fotocopiadoras, máquinas de fax, etc., para copiar y transmitir documentos, o el uso de tecnología de redes informáticas para transmitir documentos, son características básicas de la oficina. automatización.
La oficina es donde los líderes de diversas industrias toman decisiones. Los órganos rectores toman decisiones y dan instrucciones. Además de la comunicación de documentos, el trabajo más profundo es en realidad la recopilación, almacenamiento, recuperación, procesamiento y análisis de información para tomar decisiones y pasar las decisiones como información a agencias subordinadas o unidades colaborativas o unidades relacionadas con el negocio.
La tecnología OA (Office Automation) se divide en tres niveles diferentes: el primer nivel se limita a la aplicación de herramientas auxiliares como procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos en una sola máquina o en una simple área local pequeña. red, generalmente llamada Es un sistema de ofimática transaccional.
Con la madurez de las tres tecnologías pilares centrales: la tecnología de comunicación de redes, la tecnología informática y la tecnología de bases de datos, la automatización de oficinas en todo el mundo ha entrado en una nueva etapa, en la que el sistema tiene cuatro nuevas características:
p >(1) Puntos. La integración de software, hardware y productos de red, la integración de personas y sistemas, y la integración de un único sistema de oficina y sistemas de información pública social constituyen un sistema abierto de "integración perfecta".
(2) Inteligencia. Para los asuntos diarios, ayuda a las personas a completar tareas inteligentes, como el reconocimiento de caracteres chinos, la comprensión y el procesamiento profundo de documentos oficiales, la asistencia en la toma de decisiones, la gestión de accidentes, etc.
(3) Multimedia. Incluyendo procesamiento integral de números, texto, imágenes, sonidos y animaciones.
(4) Utilizar el intercambio electrónico de datos. A través de las redes de comunicación de datos, las computadoras se intercambian y procesan automáticamente. Este nivel incluye el sistema OA de gestión de la información y el sistema OA de toma de decisiones.
En Office OA, las aplicaciones más comunes incluyen procesamiento de textos, composición tipográfica electrónica, procesamiento de hojas de cálculo, envío y recepción de archivos, gestión de documentos electrónicos, gestión de horarios de oficina, gestión de personal, estadísticas financieras, procesamiento de informes y bases de datos personales. esperar. Estas aplicaciones de procesamiento de transacciones de oficina de uso común se pueden convertir en paquetes de software de aplicación. Las diferentes aplicaciones del paquete pueden llamarse entre sí o compartir datos para mejorar la eficiencia del procesamiento de transacciones de oficina. El paquete de software de procesamiento de transacciones de oficina debe ser versátil para ampliar su alcance de aplicación y mejorar su valor de uso.
Además, se pueden utilizar una variedad de subsistemas OA a nivel de transacciones de oficina, como sistemas de publicación electrónica, sistemas de gestión de documentos electrónicos, sistemas inteligentes de recuperación de chino (como sistemas de recuperación de texto completo), sistemas ópticos. Sistemas de reconocimiento de caracteres chinos y sistemas de identificación de voz chinos, etc. En las industrias de servicios públicos, empresas y otros negocios, cada vez hay más casos en los que se utilizan ordenadores para sustituir el procesamiento manual, como por ejemplo en la reserva de billetes, sistemas de emisión de billetes, sistemas de mostrador o ventanilla, sistemas empresariales de ahorro bancario, etc.
La función del sistema OA transaccional o empresarial es manejar el negocio diario de la oficina y está directamente orientado a los trabajadores de oficina. Para mejorar la eficiencia de la oficina, mejorar la calidad de la oficina y adaptarse a los hábitos de oficina de las personas, se debe proporcionar un buen entorno operativo de oficina.
El sistema OA de gestión de la información es el segundo nivel. Con la creciente importancia de la utilización de la información, está aumentando la demanda de información completa en los sistemas de oficina que esté estrechamente relacionada con los objetivos comerciales de la unidad. El sistema de oficina de gestión de información es un sistema integral de procesamiento de información de oficina que combina estrechamente el sistema de oficina de transacciones (o negocios) con la información integral (base de datos). Una base de datos completa almacena la información necesaria para el trabajo diario de las unidades pertinentes. Por ejemplo, en las agencias * * *, esta información integral incluye políticas, leyes y regulaciones, así como documentos oficiales, cartas y otra información gubernamental sobre agencias de nivel superior e inferior; la base de datos integral de algunas agencias de servicios públicos incluye toda la información completa; relacionados con proyectos de servicios; la base de datos completa de empresas y empresas que incluyen regulaciones industriales y comerciales, planes de negocios, dinámica del mercado, suministro y comercialización de negocios, estadísticas de inventario, información de usuarios, etc. Como organización, empresa o institución pública moderna, para optimizar el trabajo diario y mejorar la eficiencia y la calidad de la oficina, necesita esta base de datos integral para que la disfruten todos los departamentos de la unidad. La base de datos se basa en el sistema OA a nivel de transacción y constituye un sistema OA de gestión de información.
El sistema OA de soporte a la decisión es el tercer nivel. Es un sistema OA basado en la gestión de la información. Utiliza la información proporcionada por el sistema integral de base de datos para construir o seleccionar un modelo digital de toma de decisiones para el tema que requiere la toma de decisiones, y combina condiciones internas y externas para ejecutar el programa de toma de decisiones por computadora y tomar las decisiones correspondientes.
El sistema de ofimática a nivel de transacciones, el sistema de ofimática a nivel de gestión de la información y el sistema de ofimática a nivel de soporte de decisiones son tres niveles funcionales en un sistema de ofimática generalizado o completo. La interrelación entre los tres niveles funcionales se puede realizar llamando a módulos de programa y medios de comunicación de red de datos informáticos. El significado del sistema OA integrado es utilizar sistemas modernos de comunicación de redes informáticas para integrar tres niveles de sistemas OA en un sistema OA completo, haciendo que el flujo de información de la oficina sea más razonable y reduciendo muchos pasos innecesarios de ingresar información repetidamente para mejorar el sistema general de Office. eficiencia.
La ventaja de un sistema OA integrado y en red es que no sólo puede hacer que la operación de información de la oficina dentro de la unidad sea más compacta y efectiva, sino que también facilita el intercambio de información con el mundo exterior, ampliando el alcance del intercambio de información y estableciendo una oficina remota. organización del intercambio de información entre ellos de forma más cómoda y rápida, pudiendo integrarse en recursos de información de alcance mundial.
Los sistemas OA a nivel de transacciones se denominan sistemas de automatización de oficinas ordinarios, y los sistemas OA a nivel de gestión de la información y los sistemas OA a nivel de soporte de decisiones se denominan sistemas de automatización de oficinas avanzados.
Por ejemplo, la * * * oficina municipal recopila de manera regular o irregular varios documentos presentados por varios distritos, condados y otras instituciones, luego los almacena en archivos, los envía a los líderes relevantes para su revisión y procesamiento por lotes, y luego guarda adecuadamente los documentos revisados para referencia futura. Los líderes toman decisiones después de estudiar varios documentos y, por lo general, devuelven las instrucciones de procesamiento a los subordinados en forma de documentos. Este proceso es un proceso típico de oficina. En este proceso, el archivo en sí es información y su transferencia es el proceso de transferencia de información. Sin embargo, cabe señalar que cuando los líderes analizan y toman decisiones, es posible que tengan que revisar, encontrar una gran cantidad de información relevante y consultar investigaciones antes de tomar decisiones. Por tanto, la consulta, el análisis y la toma de decisiones de materiales relevantes también son procesos de procesamiento de información.