Mi empresa es una empresa orientada a la producción. ¿Qué preparativos hay que hacer para lanzar el sistema ERP?
El trabajo duro y meticuloso debe ser realizado por un equipo práctico y capaz. Una planificación rigurosa y una organización razonable son la garantía para completar este arduo trabajo. Los miembros del equipo de datos generalmente provienen del personal comercial de cada departamento, y el gerente del proyecto o la persona designada es responsable de liderar el trabajo del equipo de datos. Las responsabilidades del grupo de datos son analizar el alcance de la preparación de datos, establecer un sistema de codificación ERP, organizar la capacitación necesaria, producir plantillas de formularios de recopilación de datos, supervisar la calidad de la recopilación de datos y ser responsable de la importación y uso final de los datos. Durante la implementación del trabajo, el equipo de datos debe formular un cronograma para la recopilación de datos básicos basado en el progreso de la implementación del proyecto ERP, organizar la división del trabajo entre los miembros del equipo y celebrar reuniones grupales periódicas para comunicar los problemas y avanzar en el trabajo.
2. La recopilación de datos es de abajo hacia arriba, fácil primero y luego difícil.
Cualquier trabajo requiere atención a los métodos, y la recopilación de datos no es una excepción. En términos generales, los datos básicos de ERP deben seguir el orden de funcionamiento de "primero lo fácil, luego lo difícil". Los datos públicos que son fáciles de ordenar se clasifican primero y los datos locales que requieren múltiples refinamientos se clasifican más tarde. Los datos estáticos son relativamente fijos y requieren mucho tiempo, por lo que puede comenzar a ordenarlos primero, mientras que los datos dinámicos se pueden ordenar antes de cambiar el sistema.
En la línea de producción se almacena información y datos de primera mano. Para recopilar y organizar estos datos dispersos, dependemos en gran medida del personal de base de la empresa. Por lo tanto, el equipo de codificación debe, basándose en una comunicación completa con el personal de primera línea, diseñar un formulario de recopilación de datos que puedan comprender y operar, incluir la información de campo requerida por el sistema en el formulario y luego distribuirlo a varios departamentos para su recopilación. por personal de base y registrar datos.
De hecho, antes del sistema, aunque había muchos datos, no estaban cuantificados. El proceso de recopilación generalmente se basaba en el valor de la experiencia histórica de los datos. Los datos no serán precisos la primera vez. Cada versión debe actualizarse y administrarse. Los datos no deben ser confusos, sino más precisos. Antes de informar los datos al grupo de datos de base, el departamento debe convocar a las redes troncales empresariales y a maestros experimentados para discutir y verificar los datos de la tabla uno por uno para garantizar que no haya omisiones, duplicaciones, datos desactualizados o inexactos.
3. Introduce los datos correctos.
Los datos reportados por cada departamento no son aislados ni irrelevantes. Una vez que el grupo de datos recibe los datos informados desde el nivel de base, debe hacer un buen trabajo de comunicación y coordinación entre el personal de varios departamentos y realizar un resumen estadístico después de un balance completo. Luego, se realiza una copia de seguridad de los documentos electrónicos y de los documentos en papel, se anota el organizador, el tiempo de finalización y la versión final, y luego una persona dedicada ingresa al sistema. La entrada manual es un trabajo repetitivo laborioso, aburrido y propenso a errores con el tiempo. Se puede combinar con la importación por lotes de tablas de Excel y, si las condiciones lo permiten, se pueden escribir programas de conversión de datos para lograr una entrada más rápida y completa. Para garantizar la calidad de la entrada de datos, se puede establecer un sistema de recompensa y castigo correspondiente. Por un lado, puede mejorar el entusiasmo de las personas que ingresan al parque y, al mismo tiempo, puede instarlos a realizar inspecciones cuidadosas al ingresar al parque.
Puntos clave de la clasificación de datos básicos
El trabajo de clasificación de datos básicos es muy complicado. No hay atajos, pero sí métodos. Para las empresas que son nuevas en ERP, si pueden comprender la línea principal de codificación y comprender los tres puntos clave: el archivo maestro de materiales, la lista de materiales (BOM) y los datos de inventario, pueden obtener un esquema y lograr coherencia.
Codificación
La codificación se utiliza para identificar datos de forma única para que el sistema pueda identificarlos y recuperarlos. Todos los datos incluidos en la gestión del sistema deben estar codificados, incluidos códigos de materiales, códigos de proveedores, códigos de clientes, códigos de ubicación, códigos de centros de trabajo, códigos de planificador/comprador, etc. Primero, establezca principios de codificación unificados. Un sistema de codificación maduro y bien pensado debe combinarse con los estándares de la industria y las características corporativas, y las discusiones repetidas entre departamentos, especialmente escuchando las opiniones de los usuarios de base y del sistema, pueden determinar el plan final.
Lo más importante en el trabajo de codificación es la codificación de materiales. La estandarización es el requisito previo para la precisión. Es común en las empresas que el mismo material tenga nombres diferentes. Por lo tanto, el nombre y la descripción del material deben estandarizarse antes de codificar. La descripción del material debe describir primero las propiedades principales del material y luego describir las propiedades secundarias del material. El orden básico es nombre/modelo o especificación/tamaño/material/color o tratamiento de superficie/requisitos especiales.
Estandarización antes que codificación de materiales, en la que la unicidad es el requisito más fundamental. La codificación de materiales tiene una correspondencia uno a uno, al igual que el número de identificación de una persona. Múltiples códigos o múltiples códigos para un objeto causarán confusión y distorsión de la información, y la carga de trabajo de reelaboración y modificación en el período posterior será enorme. Debe quedar claro que diferentes materiales, incluso si existen diferencias sutiles, no pueden utilizar el mismo código. En términos generales, siempre que cambie el estado físico o las propiedades químicas de los materiales, los productos en proceso deban almacenarse en el almacén durante el procesamiento y los productos semiacabados se vendan como accesorios o se utilicen para el servicio posventa, se les debe asignar un código. .
En un entorno manual, a las personas les gusta la codificación significativa para facilitar la memoria y el reconocimiento. En el entorno de sistemas informáticos actual, recomendamos simplificar la codificación, utilizar sistemas de codificación sin sentido tanto como sea posible y no reflejar números de cifras en la codificación. Los diferentes sistemas ERP tendrán diferentes requisitos de codificación. En términos generales, se recomienda utilizar codificación totalmente numérica para la codificación de materiales, como categoría + clasificación + número de serie, o una combinación de números y letras en inglés, pero no utilice caracteres especiales y evite el uso de letras que se confundan fácilmente con números. . Debes considerar la escalabilidad al codificar.
A medida que la empresa se desarrolla, es necesario dejar suficiente espacio para que los nuevos materiales en el futuro continúen codificándose de acuerdo con las reglas de codificación originales. Sin embargo, por otro lado, si el número de codificación es demasiado largo, es fácil de realizar. errores durante la entrada y aumentar la carga de trabajo. No modifique el código después de importarlo al sistema. Debido a las dependencias, una modificación del código puede causar confusión en la información relacionada. También tenga en cuenta que incluso si un proyecto ya no se utiliza en el futuro, su código no se puede reasignar a otros proyectos.
Archivo maestro de materiales
El archivo maestro de materiales es el archivo del material que registra varios parámetros, atributos e información relacionada del material, como el código del material, el nombre y la unidad de medida. , tipo de material (materia prima, productos semiacabados, productos terminados), tipo de fuente (piezas de fabricación propia/piezas subcontratadas), tasa de pérdida/tasa de producción, diversos plazos de entrega (proceso, preparación, inspección, etc.). ), información de costes financieros, etc. Todos los materiales que se utilizarán en el sistema deben registrarse primero en el archivo maestro de materiales. Se pueden establecer otros archivos de datos relacionados en función del archivo maestro de materiales, por lo que configurar el archivo maestro de materiales es el trabajo básico que se debe realizar después de codificar el material. terminado.
El sistema ERP proporciona muchos parámetros de descripción de materiales. En aplicaciones prácticas, no es necesario configurar todos los parámetros. Solo es necesario configurar los parámetros necesarios cuando el sistema está en funcionamiento y es utilizado por la empresa en la gestión de materiales. Al configurar los parámetros del material, el contenido de algunos campos se puede seleccionar de las opciones proporcionadas por el sistema, y algunos campos deben definirse antes de poder usarse.
Lista de Materiales
La BOM indica de qué materias primas y piezas se compone un producto, así como su relación jerárquica. La jerarquía estructural de la BOM debe ser clara. En términos generales, la lista de materiales incluye el código y nombre del material principal, el código de submaterial, el nombre, el tipo, la cantidad, el número de lote, la compensación del plazo de entrega, la tasa de pérdida, el centro de trabajo, el número de proceso y otros campos. El tipo de subartículo indica si el subartículo se consume como material normal en el proceso de fabricación del artículo principal o existe como herramienta, dibujo, subproducto, producto relacionado, etc. El tipo de cantidad se utiliza para indicar si la cantidad dada es para la empresa matriz de la empresa o para el pedido. En la mayoría de los casos, el tipo de cantidad secundaria se utiliza para la unidad principal, pero para herramientas, dibujos y consumibles en el proceso de producción, la cantidad se aplica al pedido. La compensación del tiempo de entrega secundario indica la cantidad de días que la fecha de demanda del artículo secundario puede ser posterior al inicio del artículo principal. La tasa de pérdida, también conocida como tasa de desperdicio, indica el grado de pérdida durante el proceso de producción.
BOM es el documento central y el documento fuente de una empresa de fabricación, en el que participan todos los departamentos de la empresa. Los dibujos caóticos, los dibujos incorrectos, los cambios de ingeniería, las modificaciones de los planos, las aprobaciones y las emisiones son comunes en muchas empresas. Por lo tanto, gestionar bien las fuentes de I+D, clasificar la lista de materiales y lograr una mayor precisión es la clave para evitar una serie de problemas, como códigos múltiples para un artículo en el futuro, que afecten la producción y la entrega. BOM proviene de la producción y guía la producción. Por lo tanto, no podemos confiar demasiado en el departamento de ingeniería para clasificar la lista de materiales. En cambio, el departamento de ingeniería y el departamento de fabricación deben trabajar en estrecha colaboración para determinar la lista de materiales precisa mediante el establecimiento de un mecanismo de contrainterrogatorio y revisión de pedidos. Una vez creada la BOM, se debe hacer una copia de seguridad de ella a tiempo e importarla al sistema en lotes utilizando la plantilla de importación de BOM.
Cabe mencionar que existen muchos tipos de BOM según los diferentes usos, los más comunes son el BOM de ingeniería y el BOM de producción, que son diferentes. La lista de materiales de ingeniería se utiliza para el diseño y el desarrollo, y la lista de materiales de producción se utiliza para la producción en masa. Se mejora en función de la lista de materiales de ingeniería y de acuerdo con los requisitos del proceso de ensamblaje. Por lo general, la lista de materiales de ingeniería se puede actualizar directamente a la lista de materiales de producción después de la confirmación, y la lista de materiales de producción también se puede ingresar directamente manualmente. Mejorar la precisión de la lista de materiales también es un proceso continuo y progresivo, que debe verificarse en la producción real, mantenerse de acuerdo con los procesos de producción y los cambios de ingeniería, y lograrse mediante perseverancia hasta el nivel ideal.
Datos de inventario
Los datos de inventario son datos dinámicos y una de las fuentes de datos básicas del sistema ERP. El funcionamiento eficaz del sistema no puede separarse del soporte de datos de inventario precisos. La organización de los datos de inventario puede partir de los siguientes aspectos: primero, establecer y mejorar el sistema de gestión de almacenes, fortalecer la capacitación, evaluación e incentivos de los gerentes de almacén; en segundo lugar, estandarizar varios elementos en la implementación del sistema, la recepción, el préstamo, la devolución y el reemplazo de materiales deben realizarse de acuerdo con el proceso. En tercer lugar, se hacen grandes esfuerzos para inventariar el inventario, enfocándose en verificar los materiales clave y los eslabones débiles; , analizando los motivos de las diferencias y mejorando la tasa de coherencia de cuentas y materiales. Estas son tareas básicas y diarias.
En el sistema ERP se debe establecer el tipo de almacén y la ubicación del área de almacén. Los tipos de almacén de las empresas manufactureras incluyen: almacén de materias primas, almacén de productos semiacabados, almacén de productos terminados, almacén de subproductos, almacén de chatarra, almacén de repuestos, etc. La configuración del área del embalse se basa principalmente en la ubicación física o la división del sitio, y las zonas se dividen según el número de serie. Una ubicación de almacenamiento se refiere a un estante en un almacén donde se almacenan los materiales. La ubicación debe corresponder y ser consistente con la situación real para facilitar la reflexión en tiempo real de operaciones comunes como la construcción del almacén, el movimiento del almacén y la entrada y salida del almacén.
Mantenimiento básico de datos
La calidad de los datos es la vida de los datos. Los datos incorrectos no sólo carecen de sentido, sino que también pueden alterar la producción. El entorno externo y la situación de producción cambian constantemente y la precisión de los datos es un concepto relativo. El hecho de que los datos sean actualmente precisos no significa que siempre lo serán. Por lo tanto, ya sean datos estáticos o dinámicos, deben ajustarse y optimizarse constantemente. Esto es a largo plazo e interminable.
La entrada oportuna es un requisito previo para garantizar la calidad de los datos. La demora en la entrada de datos provocará inconsistencia entre los datos del sistema y los datos reales, lo que reducirá la credibilidad y la practicidad del sistema. Para evitar que ocurra este tipo de problema, es necesario educar a los operadores del sistema para que completen el trabajo día a día, sincronicen el procesamiento comercial con la entrada de datos y no ingresen documentos de la noche a la mañana para evitar una entrada repentina que provoque un retraso.
El mantenimiento continuo es la garantía para mejorar la calidad de los datos. No importa cuánto lo intentes, los datos nunca podrán ser 100% precisos. La llamada precisión de los datos significa que la tasa de error de los datos se controla dentro de un rango aceptable. Por lo tanto, es importante utilizar condiciones reales para probar los resultados del funcionamiento del sistema y corregir constantemente los datos y parámetros para acercarlos gradualmente a la producción y ser consistentes con la realidad.
No hay duda de que la recopilación de datos básicos es un trabajo minucioso y meticuloso, y mejorar la calidad de los datos es un proceso refinado y paso a paso. Las empresas que implementan un ERP deben conceder gran importancia a la organización de los datos básicos. Si los datos básicos cumplen con los requisitos de puntualidad, precisión e integridad, el cambio de sistema será algo natural y los beneficios del ERP estarán a nuestro alcance. Es necesario que el departamento de información empresarial realice un censo en todos los departamentos comerciales de la empresa para comprender las necesidades generales y luego compile un informe de demanda para el sistema ERP y lo presente a la alta dirección de la empresa para su aprobación. Al mismo tiempo, puede invitar a varios proveedores de ERP a presentar y demostrar su ERP, y luego puede organizar una oferta para el proyecto del sistema ERP después de que se apruebe el informe.
Antes de llevar a cabo la reunión de inicio del proyecto, es necesario determinar el plan general del proyecto y completar la estructura organizativa del proyecto, incluido el grupo de liderazgo y los grupos de trabajo, incluido el diseño de procesos, los datos. colección, etcétera. , identificar usuarios clave. Debe preparar los servidores de prueba del sistema, incluidos los servicios ERP y los servidores de bases de datos. El fabricante lo ayudará en la investigación comercial, diseñará el proceso DEM del sistema en función de los módulos funcionales estándar de la industria y sus necesidades, y luego lo solidificará en el sistema. El mediano plazo es la importación de datos básicos y pruebas en el sistema. La última etapa incluirá capacitación para usuarios clave y usuarios finales, así como la operación de prueba del sistema y su lanzamiento oficial.