Cómo mejorar las habilidades de escritura de la secretaria
Cómo mejorar las habilidades de redacción de una secretaria
En un abrir y cerrar de ojos, he trabajado como secretaria de oficina durante varios años y me encargué de enviar y recibir muchos documentos. Tengo algo de experiencia en la redacción de documentos oficiales y me gustaría compartirlos con usted.
Debemos comprender la seriedad de los deberes oficiales. Los documentos oficiales son muy diferentes de otras técnicas de redacción. Existen estándares estrictos en formato, redacción y contenido. En primer lugar, al escribir un documento oficial, debes escribir un buen título y establecer un buen propósito, de lo contrario será una broma. Recuerdo una vez que estaba escribiendo un documento oficial sobre cómo informar una situación que no requería aprobación, seleccioné por error el informe de situación. Aunque solo hay dos palabras diferentes entre informe e informe de situación, uno solo informa sobre el progreso del trabajo y el otro requiere la aprobación del líder. Después de que mi superior me devolviera este breve artículo, me di cuenta de que tanto el género como el título tenían su propia seriedad inequívoca y debían entenderse estrictamente. En segundo lugar, el contenido escrito debe ser sustancial y completo. Las palabras sin palabras no llegarán muy lejos. No importa en qué idioma tenga su propósito el documento oficial, los materiales escritos deben escribirse estrechamente alrededor de la línea principal central. ? ¿Observó? Los términos que deben conocerse deben estar escritos claramente y el informe debe indicar el trabajo que debe ser conocido por el superior. La tercera es que el estilo de los documentos oficiales debe ser conciso y claro, y la redacción debe ser precisa. Ya sea que esté escrito o anotado, no es más que cargar y enviar, informar a la gente y lidiar con el trabajo y los problemas. Las personas que ven documentos oficiales quieren obtener más información a través de palabras breves, lo que requiere que seamos lo más concisos posible al escribir documentos oficiales. Nunca escribas dos oraciones que puedan explicarse claramente en una sola, y trata de usar la menor cantidad de palabras oscuras e incómodas. palabras como sea posible, utilizando palabras fáciles de entender para que los espectadores puedan entenderlo de un vistazo.
Sé bueno usando un lenguaje vago. El lenguaje vago no es incompatible con la seriedad y la estandarización de los documentos oficiales. A veces, para reflejar correctamente el contenido ideológico del documento oficial, el uso consciente de un lenguaje vago puede mejorar la generalidad de la expresión del lenguaje y obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. Por ejemplo:? ¿reciente? ,?¿En el momento adecuado? ,?¿mayoría? ,?¿a menudo? Todas estas palabras son palabras vagas, sin tiempo ni frecuencia específicas, pero en ocasiones, estas palabras funcionales pueden explicar algunas situaciones específicas con muy pocas palabras, expresando en ellas las emociones de la unidad de escritura y dejando espacio para la propia expresión.
Estudia mucho, piensa más y practica más. Algunas personas dicen que existe un formato fijo para escribir documentos oficiales y que solo es necesario seguir el formato, pero de hecho, existe una gran brecha entre escribir y escribir un buen documento oficial. Un buen documento oficial es conciso, fluido e inequívoco. Requiere que prestemos atención a la acumulación y estudiemos mucho. Cuando entré por primera vez en contacto con el negocio del área de trabajo, no entendía la terminología de gestión de mantenimiento, pero ¿lo creí? ¿La diligencia puede compensar la torpeza, pero la práctica hace la perfección? Si no lo comprende, consulte al personal técnico y profesional a tiempo y dedique mucho tiempo libre a aprender conocimientos técnicos de gestión y mantenimiento de carreteras por su cuenta. También presto atención a recopilar la dinámica de trabajo de varios departamentos, hago preguntas con frecuencia y escribo con frecuencia. La carga, el aprendizaje y el ejercicio continuos me familiarizaron rápidamente con el negocio de la unidad y pude escribir materiales con fluidez y redactar algunos documentos oficiales relacionados con el negocio con facilidad.
Los puntos anteriores son mi experiencia en la redacción de documentos oficiales. Espero que sean de ayuda para todos.
Orientación sobre cómo mejorar las habilidades de redacción de las secretarias
La redacción de documentos oficiales es una habilidad básica para los funcionarios gubernamentales. No es simplemente un trabajo escrito, sino en realidad una expresión concentrada de cualidades integrales como logros teóricos, nivel ideológico, capacidad cognitiva y habilidad de escritura. La capacidad de redactar documentos oficiales determina directamente la calidad y eficiencia del trabajo y está relacionada con el crecimiento y progreso personal. Cómo mejorar tus habilidades de redacción de documentos oficiales, hablemos de algunas opiniones basadas en la práctica.
En primer lugar, mejorar la alfabetización política y consolidar los fundamentos teóricos.
Ya sean personal local o militar, a menudo involucran una gran cantidad de cuestiones teóricas y políticas en su trabajo diario y en sus regulaciones. muy exigente. En la escritura real, simplemente hablan de cosas y discuten artículos. Sin un cierto nivel de teoría y política, es imposible redactar documentos oficiales de alta calidad. Por lo tanto, en tiempos de paz, debemos estudiar seriamente la teoría marxista relevante, la línea, los principios, las políticas y la teoría del trabajo político militar del partido. Estas teorías son la fuente de nuestra alta coherencia con el Comité Central del Partido y nuestra guía para observar, comprender y analizar las cuestiones laborales.
Es una herramienta importante para transmitir e implementar los principios y políticas del partido y del país, emitir leyes y decretos, implementar y orientar el trabajo, solicitar instrucciones y responder preguntas, organizar actividades, contactar asuntos oficiales, negociar negocios, registrar y comunicar información. .
En la tramitación de documentos oficiales, la redacción del manuscrito es el primer y más importante paso. En comparación con otros enlaces, a menudo requiere más pensamiento, energía y tiempo, especialmente la redacción de algunos documentos importantes, que se puede decir que es un trabajo mental creativo muy duro y meticuloso. El nivel de expresión escrita también se ha convertido en la principal manifestación de la capacidad empresarial. Para mejorar el nivel de redacción de documentos oficiales, debemos comenzar por mejorar el pensamiento lógico, la experiencia y la calidad integral de los redactores. No hay nada malo en eso. ¿secreto? Se puede decir que hay que trabajar duro, estudiar más, pensar más y practicar más. ¿Le gustaría? ¿Un asceta? , dispuesto a hacerlo. De hecho, existen reglas básicas a seguir al redactar documentos oficiales. Siempre que domines estas reglas, estudies mucho, practiques más y acumule buenos conocimientos, podrás alcanzar la perfección. ¿Escribir como un dios? campo. Este artículo combinará algunos problemas encontrados en el trabajo personal y algunas experiencias de colegas para hablar sobre algunas opiniones superficiales sobre cómo mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales.
Actualmente, existen 15 lenguajes legales utilizados por los partidos y agencias gubernamentales. Son: resoluciones, decisiones, órdenes (ordenes), avisos, dictámenes, notificaciones, anuncios, comunicados, solicitudes de instrucciones, informes, contestaciones, cartas, propuestas y actas. Entre ellos, resoluciones, decisiones, órdenes (órdenes), avisos, notificaciones y réplicas son los guiones legales utilizados por las agencias del partido y del gobierno. Solicitar instrucciones e informar son lenguajes legales utilizados por los partidos y agencias gubernamentales. Las opiniones son el lenguaje jurídico de nivel inferior y superior utilizado por los partidos y las agencias gubernamentales. Otros, como las cartas, son lenguaje legal utilizado entre agencias no afiliadas. Las actas, es decir, las actas de las reuniones, son un lenguaje legal comúnmente utilizado por agencias, empresas, instituciones y grupos sociales del partido y del gobierno.
Problemas comunes en documentos oficiales:
(1) Errores de idioma en documentos oficiales
1. Crear forma literaria. Además del idioma oficial, podemos crear idiomas oficiales a nuestro antojo. Los más comunes incluyen:? ¿Necesitas un informe? ,?¿Qué está sucediendo? ¿informe? ,?¿Aplicar? etc.
2. Mal uso del lenguaje. Utilizar indebidamente otros lenguajes de aplicación pertenecientes a la agencia, especialmente los utilizados en documentos comerciales, como documentos oficiales. Los más comunes incluyen: ¿lenguaje que pertenece a la categoría de reglas y regulaciones? ¿Forma? ,?¿protocolo? ,?¿información? ,?Detalles de implementación? etc. Se utiliza directamente como lengua oficial. Sin embargo, si las palabras prácticas anteriores se publican en forma de avisos de reenvío o publicación, son de uso estándar. ¿Por ejemplo? ¿Aviso de la sucursal de Changsha de Modern Investment Co., Ltd. sobre la emisión de las Medidas XXX? .
3. Lenguas mixtas. No seleccionar idiomas de acuerdo con la función y el alcance de la aplicación da como resultado el uso mixto de idiomas adyacentes, lo que genera relaciones de escritura poco claras, propósitos de escritura poco claros y propiedades de escritura confusas. Los más comunes incluyen:? ¿Pedir instrucciones? ¿Qué usar? ¿informe? ,?Pedir instrucciones? ¿Qué usar? ¿carta? mezcla. ¿Se manifiesta principalmente en declaraciones sobre el mal uso de informes, como? ¿Informe sobre la solicitud de aumento de fondos XX? . Voluntad. ¿Pedir instrucciones? ,?¿informe? ¿Compartir como? ¿Quieres un informe? , ¿lo hará? ¿Presentar para aprobación? ¿Mal usado como? ¿Pedir instrucciones? Mal uso de cartas para instrucciones o informes.
(B) Error en el título del archivo
1. Falta de permisos de distribución. Por ejemplo, "solicitud de instrucciones para agregar personal de limpieza" debe escribirse como "solicitud de instrucciones para agregar personal de limpieza en la estación de peaje XXX".
2. El texto es engorroso. Por ejemplo, "Solicitud de la estación de peaje XX de instrucciones para resolver XX" debe ser "Solicitud de la estación de peaje XX de instrucciones para resolver XX", seguido de una solicitud, y "solicitud" al frente es redundante.
3. Abuso de signos de puntuación. En los títulos de documentos oficiales, al citar nombres de archivos o palabras específicas, generalmente no se utilizan signos de puntuación, excepto en títulos de libros y comillas. Por ejemplo, la solicitud de instrucciones de Changsha Branch sobre Changyong Expressway y Changtan Expressway XX debe cambiarse a la solicitud de Changsha Branch de instrucciones sobre Changyong Expressway y Changtan Expressway XX.
(3) El contenido del documento oficial es incorrecto
1. Errores de puntuación. ¿Por ejemplo? En la actualidad, las condiciones indeseables de los automóviles XX incluyen graves riesgos para la seguridad, como sacudidas de la dirección, desgaste severo de los neumáticos, aceleración y desaceleración repentinas de la potencia mientras el vehículo está en marcha. ¿Debería cambiarse a? El estado actual del vehículo XX es deficiente y existen riesgos de seguridad como temblores graves de la dirección, desgaste grave de los neumáticos, aceleraciones y desaceleraciones repentinas, etc., mientras el vehículo está conduciendo. ?
2. Esta afirmación es errónea.
¿Por ejemplo? Recientemente, mientras estaba en la estación para una inspección de seguridad de rutina, ¿me di cuenta? ¿Debería cambiarse a? Fue descubierto recientemente durante un control de seguridad de rutina en las instalaciones XX de la estación.
3. Errores tipográficos. ¿Por ejemplo? La lista de jefes de estación, jefes de escuadrón y cobradores de peaje más bellos que participaron en la reunión de invitación es la siguiente: ¿Debería cambiarse a? Entre los participantes en la reunión se encontraban: jefes de estación, monitores y las cobradoras de peaje más bellas (la lista es la siguiente). ?
4. Elección inadecuada de palabras. ¿Por ejemplo? Aunque la limpieza se realiza todos los días, no se puede garantizar la puntualidad y la regionalidad, y es difícil cubrirlo todo. ? La puntualidad se refiere a la frescura de la información y las últimas tendencias y desarrollos en el mercado. Territorialidad significa que cualquier derecho de propiedad intelectual sólo puede generarse en un área determinada y estar protegido por la ley. Estas dos palabras no son adecuadas para usarse aquí. ¿Deberían cambiarse? Aunque la limpieza se realiza todos los días, no se puede garantizar la eficiencia y la calidad, y es difícil abarcarlo todo. ?
(4) Errores de formato de documentos oficiales
1. Algunos documentos oficiales, ¿fin? No, ¿por favor da instrucciones? ,?Por la presente informamos? ¿Qué usar a continuación? ! ? , debería cambiarse a? No, por favor indíquelo. Por la presente se da aviso. ?
2. Se deben agregar signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto y no debe haber líneas en blanco ni espacios entre el archivo adjunto y el texto, como por ejemplo? Adjunto: 1. Lista de presupuesto del proyecto XXX. ? Según el "Formato de documentos oficiales del Partido y órganos gubernamentales" (GB/T 9704-2012), si hay archivos adjuntos, ¿se debe dejar una línea en blanco debajo del texto? ¿Adjunto? La palabra va seguida de dos puntos de ancho completo y el nombre del archivo adjunto, sin puntuación después del nombre del archivo adjunto. Si hay varios archivos adjuntos, marque los números de los archivos adjuntos con números arábigos. Cuando el nombre del archivo adjunto es largo y es necesario devolverlo, debe estar alineado con la primera palabra del nombre del archivo adjunto en la línea anterior.
3. Utilice números chinos para escribir la fecha, o simplemente escriba la fecha. No hay firma de la autoridad emisora en la fecha escrita, como por ejemplo. ¿Junio de 2013? . Según la normativa, la fecha escrita debe marcarse con números arábigos, el año debe marcarse con el nombre completo y no se pueden rellenar el mes ni el día. Cuando una sola agencia emite un documento, la firma de la autoridad emisora generalmente se coloca en el centro encima de la fecha de emisión, y prevalecerá la fecha de emisión.
4. Uso incorrecto de números ordinales jerárquicos estructurales en documentos oficiales, como? (1), 1, ? y así sucesivamente. ¿Se pueden utilizar secuencialmente los números ordinales de los niveles estructurales en los documentos oficiales? 1.1.(1)? marca; generalmente el primer piso usa negrita, el segundo piso usa cursiva y el tercer y cuarto piso usan fuente Song de imitación.
2. Análisis de las causas de los errores en los documentos
Después de un análisis preliminar, creo que existen varias razones para tales errores en los documentos oficiales:
(1 ) El redactor no tiene conocimientos ideológicos suficientes sobre la redacción de documentos oficiales.
La mayoría de los problemas en los documentos oficiales se pueden eliminar con un poco de atención al redactar y revisar los documentos oficiales. Sin embargo, debido a la falta de comprensión de la redacción de los documentos oficiales, los redactores organizaron el texto a su antojo, pensando que sólo necesitaban expresar el significado con claridad, y dejaron el resto a la oficina general y a los líderes que leyeron los documentos. Incluso hay algunos documentos oficiales redactados con significados y temas vagos, lo que deja a los revisores desconcertados y obligados a revisarlos cara a cara con el redactor. A veces, después de que los revisores señalan errores, los mismos errores aparecen una y otra vez en el documento.
La redacción de documentos oficiales es un trabajo riguroso y meticuloso, con su propio formato y lenguaje específico. No es tan casual como un diario o Weibo. Si no creamos conciencia y dejamos pasar las cosas, el formato del documento oficial será irregular y las oraciones no serán fluidas, lo que destruirá la seriedad del documento oficial y hará que los lectores piensen que la sucursal es descuidada y no se puede confiar. con tareas importantes.
(2) Falta de experiencia y mala capacidad para resumir
Algunos colegas usan bolígrafos pesados para escribir documentos oficiales, sus ideas son confusas y no saben cómo empezar. Algunos colegas redactaron muchos documentos oficiales, pero los documentos que produjeron aún no eran lo suficientemente lógicos y concisos. De hecho, hay muchas reglas que se deben comprender al redactar documentos oficiales. Estas leyes están ocultas en documentos oficiales que han sido promulgados y revisados. No es bueno para resumir y refinar experiencias, ¿y tú? ¿Diez palabras son como un artículo? Quedarse quieto, sin avanzar.
Falta de capacitación sistemática
A excepción de algunos colegas que se dedican a redactar documentos oficiales en la sucursal, la mayoría de ellos se graduaron en departamentos no chinos, por lo que no son sensibles a palabras y no comprenden las palabras especiales utilizadas en los documentos oficiales. Hay muchas, pero no hay suficiente investigación sobre la estructura de los documentos oficiales. Por ejemplo, en una respuesta, el título de la correspondencia debe citarse al principio de la respuesta, como por ejemplo? Su carta sobre XX se recibió en X mes, X año.
Después de la investigación, la respuesta es la siguiente:? Pero en el trabajo vi que algunas respuestas no citaban el título de la carta y iban directamente al tema. Esto se debió a mi desconocimiento de la estructura de los documentos oficiales.
3. Cómo mejorar el nivel de redacción de documentos oficiales
En vista de las razones anteriores, creo que el nivel de redacción de los redactores de documentos oficiales se puede mejorar de las siguientes maneras:
(1) Crear conciencia, mejorar el sentido de responsabilidad y hacer un buen trabajo revisando y perfeccionando la redacción de documentos oficiales.
Los redactores deben darse cuenta de que los documentos oficiales son una herramienta importante para transmitir órdenes gubernamentales y un medio importante para implementar decisiones y guiar el trabajo. La calidad de los documentos oficiales es un indicador importante del nivel de trabajo de una agencia. Se puede decir que la calidad de los documentos oficiales representa en cierto sentido la imagen de la agencia. Si los documentos oficiales emitidos por la agencia no son razonables, están mal escritos y son oscuros, la imagen de la agencia se verá gravemente comprometida. La calidad de los documentos oficiales no puede depender únicamente de la oficina general, ni se pueden dejar los problemas en manos de los líderes. Este es un asunto de cada uno de nosotros. Cómo sentar una base sólida al redactar, agregar la guinda al pastel al revisar, verificar si hay omisiones y llenar los vacíos al imprimir son cosas que todos deben considerar en todo momento. Como dijo Cao Piyun: ¿Cubrir un artículo, una gran causa del país, un evento inmortal? .
(2) Escriba con diligencia y practique con frecuencia, sea bueno pensando y acumulando, y domine las reglas de redacción de documentos oficiales.
Al escribir documentos oficiales, debemos estar dispuestos a usar nuestro cerebro, explorar y dominar constantemente las regulaciones, reglas de trabajo y conocimientos relevantes, resumir constantemente experiencias y lecciones y aplicarlas al trabajo real. De hecho, si escribe más, encontrará que puede comprender muchas de las reglas de la redacción de documentos oficiales. Por ejemplo, a la hora de desplegar un documento de trabajo se deben abordar tres cuestiones: importancia y urgencia, organización operativa y liderazgo. La primera parte del documento formal es explicar por qué estamos implementando este trabajo. Encuentre las razones desde tres aspectos: la situación y los antecedentes, los problemas existentes y las graves consecuencias que se producirán si no lo hace. La operatividad es el tema a resolver en la segunda parte del documento oficial. Explica principalmente los arreglos y requisitos específicos de la organización para este trabajo, y deja que la unidad que recibe el documento oficial o las personas que asisten a la reunión en la audiencia lo hagan. . La tercera parte enfatiza la necesidad de fortalecer el liderazgo organizacional para asegurar que este trabajo se implemente. Otro ejemplo es la diferencia entre planes de trabajo y resúmenes de trabajo. El plan debe enumerar varios aspectos específicos. Debe ser claro, factible y operable. No debe ser demasiado completo ni demasiado específico y debe dejar espacio para el trabajo real. Los resúmenes de trabajo y los informes de trabajo requieren que se tengan en cuenta todos los aspectos, especialmente los logros laborales, una sola persona no debe ocuparse de todos. A la hora de escribir hay que ser más detallista, combinar puntos y aspectos y ser correcto. ¿Talentoso? Incluso puedes describir cosas con tinta para profundizar tu impresión.
(3) Realizar o participar en la mayor medida posible en formación profesional.
Los documentos oficiales tienen su propio formato específico, redacción especial y estructura fija, que sólo pueden fortalecerse y mejorarse aún más mediante el aprendizaje sistemático. ¿No debería limitarse el objetivo de la formación a quienes son los principales responsables de redactar los documentos oficiales en diversas unidades y departamentos? ¿Notario? En su lugar, involucre a la mayor cantidad de personas posible. El 21 de junio, la Oficina General llevó a cabo una capacitación empresarial relevante, durante la cual se discutieron e intercambiaron con los participantes algunos conocimientos prácticos en gestión de documentos oficiales, redacción de documentos oficiales, gestión de archivos, redacción de información gubernamental, activos fijos, etc. Recientemente descubrí en el trabajo que algunos de los errores que fueron analizados, explicados y corregidos durante la capacitación todavía se siguen cometiendo. ¿La razón es que el redactor no participó en la capacitación? ¿Notario? No está claro sobre estos temas. En el trabajo real, es probable que la mayoría de los empleados de varios departamentos se conviertan en delineantes. Si no participan en la capacitación, es posible que aún se sientan confundidos al redactar documentos oficiales.