¿A qué departamento pertenece el control documental?
1. Presta atención a la versión. La versión anterior debe reemplazarse con la nueva versión y la versión anterior debe reciclarse a tiempo para evitar pérdidas causadas por archivos de versiones antiguas de otros departamentos.
2. Firmar el documento emitido (firmar al dorso del documento para evitar que alguien diga que no lo recibió).
3. Preste atención al nivel de confidencialidad y derechos de acceso del documento. Algunos documentos confidenciales no están disponibles para todos.
Puestos como oficinista o secretaria
Los departamentos subordinados dependen de la estructura organizativa de la empresa, algunos son cursos de gestión de archivos y otros son de control de calidad.
Pregunta 2: ¿Quién puede decirme a qué departamento pertenece el centro de control documental? El centro de control documental puede ser independiente o estar ubicado en el departamento de calidad, departamento de planificación y dirección general, dependiendo de la estructura de la empresa.
Pregunta 3: Control de archivos, ¿qué es el control de archivos ISO? ¿A qué departamento pertenece? ¿Es la secretaria? Responsable de la gestión y control de los documentos del sistema ISO, y responsable del envío, recepción y archivo de los documentos relevantes.
1. Presta atención a la versión. La versión anterior debe reemplazarse con la nueva versión y la versión anterior debe reciclarse a tiempo para evitar pérdidas causadas por archivos de versiones antiguas de otros departamentos.
2. Firmar el documento emitido (firmar al dorso del documento para evitar que alguien diga que no lo recibió).
3. Preste atención al nivel de confidencialidad y derechos de acceso del documento. Algunos documentos confidenciales no están disponibles para todos.
Puestos como oficinista o secretaria
Los departamentos subordinados dependen de la estructura organizativa de la empresa, algunos son cursos de gestión de archivos y otros son de control de calidad.
Pregunta 4: ¿Cuál es la abreviatura de File Control 10?
Control de Documentos
myship.gov/...alID=0
(1) Cláusula tipo: "La organización deberá establecer y mantener un conjunto de procedimientos controlar todos los documentos requeridos por esta norma para garantizar que: a) los documentos sean fáciles de encontrar; b) los documentos sean revisados periódicamente, cuando sea necesario, y su idoneidad sea confirmada por personal autorizado; c) desempeñen un papel clave en la funcionamiento efectivo del sistema de gestión ambiental Las últimas versiones de los documentos relevantes están disponibles para cualquier puesto d) los documentos vencidos se retiran rápidamente de todos los lugares donde se emiten y utilizan, o se toman otras medidas para evitar el mal uso; Debido a requisitos legales y/o de retención de información, se deben identificar. Todos los documentos deben estar claramente escritos, fechados (incluidas las fechas de revisión), claramente etiquetados, conservados adecuadamente y conservados dentro de períodos específicos. Se deben establecer procedimientos y responsabilidades para la creación y revisión de diversos documentos. definido y mantenido”. (2) Puntos clave a entender: El control de documentos incluye la aprobación, emisión, uso, modificación, vencimiento y reciclaje de documentos. La organización debería desarrollar procedimientos documentados y gestionar los documentos en consecuencia. El sistema documental del sistema de gestión ambiental debe incluir diversos documentos relacionados con la gestión ambiental, como manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, especificaciones operativas, formularios, leyes y reglamentos ambientales, etc. Los procedimientos de gestión de documentos establecidos por la organización deben especificar los siguientes contenidos e implementarse en consecuencia: ① Se deben especificar la ubicación de acceso a los archivos y los métodos simples de recuperación de archivos. ②Revisar periódicamente los documentos para confirmar su eficacia y adaptabilidad. La aprobación de los documentos revisados será realizada por personal autorizado. - Generalmente aprobado por el aprobador original para garantizar la continuidad del desarrollo del documento. (3) Asegurar que los puestos que desempeñan un papel clave en el control y gestión de los factores ambientales tengan acceso a documentos actuales y efectivos para garantizar que los operadores operen de acuerdo con los documentos correctos. (4) Una vez que el documento caduque, debe recuperarse rápidamente del departamento emisor original y del lugar de uso, y se deben tomar las medidas de destrucción necesarias para evitar el uso continuo del documento, lo que resultará en errores en el control de los factores ambientales. ⑤ Si es necesario conservar ciertos documentos legales después de su vencimiento, o no pueden destruirse para conservar conocimientos o información, estos documentos deben marcarse adecuadamente para distinguirlos de otros documentos. Estos documentos pueden incluir evaluaciones de impacto ambiental e instalaciones de protección ambiental. informes de aceptación, licencias, informes de seguimiento de las autoridades legales, planos de instalaciones de protección ambiental, etc. Todos los documentos deben ser legibles y estar marcados con la fecha de aprobación. Después de la revisión, se debe marcar la fecha de revisión y el documento debe estar claramente etiquetado y ser fácil de encontrar. Para mantener adecuadamente los documentos, se deben definir procedimientos y responsabilidades para la preparación y revisión de documentos en función de su importancia y tipo. El propósito del control de documentos es organizar los sistemas para que funcionen de acuerdo con las reglas y garantizar que los documentos seguidos por el personal estén actualizados y sean válidos. Las organizaciones deben centrarse en la implementación efectiva de sistemas de gestión ambiental y su desempeño ambiental en lugar de perseguir excesivamente engorrosos sistemas de control de documentos.
Responsabilidades de control de documentos (datos no estándar):
1. Administrar, registrar, contar y distribuir todos los documentos controlados;
2. control de formularios;
3. Gestión de impresión, copia y archivo de documentos dirigida por la empresa;
4. Actas de reuniones importantes, impresión de actas de reuniones;
5, contactar a clientes extranjeros, realizar diversas tareas de seguimiento e informar a los líderes de la empresa de manera oportuna;
6. Desarrollar el catálogo de productos de la empresa, establecer contacto en línea con los clientes y establecer su propia página web; /p>
7. Resumir los formularios de reembolso para que el gerente general los revise y apruebe, y apruebe la emisión.
Espera
Pregunta 5: ¿Cuáles son las responsabilidades del control de archivos? Las principales responsabilidades del Centro de Control Documental:
1. Responsable de planificar y coordinar el trabajo documental de la empresa, supervisando, orientando e inspeccionando el trabajo documental de cada centro/departamento.
2. Formular y organizar la implementación de las normas y reglamentos de la empresa relacionados con el trabajo documental.
3. Responsable de la recopilación, resumen, organización, clasificación, identificación, almacenamiento, protección y estadísticas de los documentos de la empresa e información relacionada.
4. Implementar estrictamente el sistema de confidencialidad y hacer un buen trabajo en el control de clasificación, confidencialidad y descifrado de documentos y materiales.
5. Llevar a cabo actividades de promoción y consulta de literatura, hacer un buen trabajo en la apertura y utilización de literatura y servir activamente a la empresa y a los empleados.
6. Dar pleno juego a la función educativa de los documentos y materiales y hacer del Centro de Control Documental una de las bases de formación y educación de la empresa.
7. Llevar a cabo una investigación recopilatoria sobre el desarrollo y el intercambio de información literaria y aprovechar al máximo el papel de la información literaria como fuente de información.
8.Organizar el aprendizaje y la formación empresarial de los gestores documentales de los distintos departamentos de la empresa, y ser responsable de orientar su trabajo.
9. Realizar labores de prevención de incendios, robos y prevención de insectos para garantizar la seguridad de los documentos y la información.
Pregunta 6: ¿Cuál es el proceso de control de documentos? zhidao.baidu/question/450564?? fr = qrl 3
El siguiente programa de documentos está escrito por Wu Jianjun y el intelectual. los derechos de propiedad pertenecen a Wu Jianjun: si hi.baidu/wujianjunty Indique la fuente al reimprimir.
01 Procedimiento de Control de Documentos
1.
Controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento, uso, alteración, etiquetado, reciclaje y caducidad de los documentos de empresa. documentos Todo el proceso garantiza que todos los documentos utilizados en los lugares relevantes sean versiones válidas.
2. Ámbito de aplicación
Controlar todos los documentos de nuestra empresa.
3. Responsabilidad
3.1. La Dirección General es responsable de la elaboración, utilización y modificación de los manuales de calidad y medio ambiente, documentos de procedimientos de calidad y medio ambiente y otros documentos responsables a nivel de empresa; para todos los documentos (incluidos los documentos externos), identificación, almacenamiento, distribución, reciclaje y control de caducidad.
3.2.Cada departamento es responsable de la preparación, conservación, uso y modificación de los documentos operativos, registros y otros documentos de gestión dentro del alcance de sus responsabilidades.
3.3.El director general, el representante de la dirección y el subdirector general son responsables de aprobar los manuales de calidad y medio ambiente, los documentos del programa de calidad y medio ambiente, los documentos técnicos de la empresa y otros documentos relacionados, respectivamente.
4.Procedimientos de gestión
4.1.Documentación:
4.1.1.De acuerdo con los requisitos del sistema de gestión ambiental de la calidad y las diversas actividades de calidad, las pertinentes. departamentos responsables (Ver Apéndice 1) Responsable de organizar la preparación de documentos dentro de su alcance de responsabilidades.
4.1.2 Cuando cada departamento agrega nuevos documentos de acuerdo con las necesidades reales de trabajo, debe completar el "Formulario de aprobación de modificación/preparación de documentos" y solo puede organizarlo después de la aprobación del gerente general o representante de la gerencia. o el vicepresidente encargado de Documentación.
4.2. Revisión y aprobación de documentos:
4.2.1 Revisión de documentos (incluidos los archivos adjuntos), incluida la revisión del formato del documento y la revisión del contenido del documento. Para conocer el formato de archivo, consulte las disposiciones pertinentes del formato de archivo ZHHK-ZH/ZD-003.
4.2.2. Una vez completada la preparación del documento, el preparador debe enviar el documento al Departamento General y primero revisar el formato del archivo después de aprobar el formato, el Departamento General deberá seguir las disposiciones de; Apéndice 1 (al menos tres departamentos refrendantes)) se informará al auditor correspondiente para su aprobación o refrendo.
4.2.3. Una vez aprobado el documento, se deberá presentar al aprobador correspondiente para su aprobación.
4.3. Distribución de Documentos:
4.3.1 Todos los documentos de la empresa se distribuyen a través del Departamento Integral.
4.3.2. Antes de la emisión de documentos, el aprobador de documentos debe determinar primero el alcance de la emisión de documentos, y el Departamento General es responsable de registrar los registros de emisión y reciclaje de documentos.
4.3.3. Una vez emitido el documento, éste deberá ser firmado por el destinatario.
4.4. Almacenamiento de documentos:
4.4.1 El Departamento General guarda y cumplimenta la “Lista de Documentos Controlados”.
4.4.2. Cada departamento que utiliza documentos debe completar la lista de documentos controlados de su propio departamento, incluyendo todos los documentos válidos utilizados dentro del ámbito de gestión.
4.4.3. Al tomar prestados documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad y medio ambiente, la "Lista de préstamo y copia de documentos/registros" debe ser completada y aprobada por el Departamento General; prestatario a devolver los documentos a tiempo.
4.4.4. Al copiar archivos, se debe completar la "Lista de registros/documentos copiados en préstamo". No se permite ninguna reproducción no autorizada sin la aprobación del aprobador del documento original.
4.4.5. No se podrán prestar documentos de la empresa sin la aprobación del director general; los documentos prestados con aprobación serán registrados por el Departamento General, instando al prestatario a devolverlos. a tiempo.
4.4.6. Los documentos deben almacenarse en categorías, conservarse adecuadamente, estar claramente etiquetados y ser fáciles de encontrar. Para el archivo de documentos, consulte ZHHK-ZH/ZD-005 para conocer las disposiciones pertinentes sobre el archivo de documentos y registros.
4.5. Uso de documentos:
4.5.1 Antes de utilizar documentos, el departamento que los utiliza debe dar a conocer a todos los empleados del departamento para garantizar...>>
Pregunta 7: ¿Qué es un control de documentos? El control de documentos es el requisito de EMS para la gestión de documentos: (1) Este artículo describe el propósito y alcance de la preparación de documentos por parte de la organización, y es el requisito general para la preparación de documentos del sistema de gestión de calidad.
(2) Los documentos del sistema de gestión de la calidad son la base para el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad y pueden desempeñar un papel en la transmisión de intenciones y unificación de acciones.
(3) Los documentos del sistema de gestión de la calidad se refieren a la descripción de un conjunto de elementos interactivos interrelacionados que establecen políticas de calidad y objetivos de calidad y los utilizan para alcanzarlos. Los documentos realmente elaborados y utilizados son principalmente manuales de calidad, documentos de procedimientos, instrucciones de trabajo, documentos estándar, planes de calidad y registros de calidad.
(4) El nivel de detalle de los documentos del sistema de gestión de la calidad está determinado principalmente por los siguientes factores:
a) El tamaño y tipo de organización.
b) Complejidad de procesos e interacciones.
c) La capacidad del empleado, como la cantidad de capacitación, el nivel de educación, el dominio de las habilidades y la experiencia.
(1) La norma ISO9001:2000:2000 estipula seis procedimientos documentados, a saber: procedimientos de control de documentos, procedimientos de control de registros de calidad, procedimientos de control de productos no conformes, procedimientos de auditoría interna de calidad y procedimientos de acciones correctivas y preventivas. procedimientos de medidas.
(2) Aunque no existen requisitos en esta norma, para garantizar la operación y el control efectivos del proceso, la organización debe determinar y compilar los documentos apropiados por sí misma, y estos documentos deben ser realistas.
Los archivos de programa y otros archivos pueden existir en cualquier soporte, ya sea papel, discos de computadora, discos compactos u otros medios electrónicos, fotografías o una combinación de los mismos.
Pregunta 8: ¿Cuál es el trabajo de un administrador de archivos? (Específico, detallado, profundo y convincente) Dependiendo de la naturaleza y escala de la empresa, cada departamento tiene diferentes definiciones de responsabilidades laborales, y la naturaleza y el contenido del trabajo también son diferentes.
General: organizar, distribuir, registrar documentos, elaborar informes departamentales, asuntos diarios del departamento (asistencia, convocatorias de reuniones, etc.), mantener sistemas de control documental, etc.
Descripción del puesto de administrador de documentos
Nombre del puesto: Administrador de documentos
Departamento: Departamento administrativo
Reporte directo: Gerente administrativo
Reportes directos: Ninguno
Resumen del trabajo: Responsable de la gestión, impresión y copia de documentos y archivos de la empresa.
Responsabilidades laborales:
1. Totalmente responsable de la gestión de la información valiosa de la empresa, certificados, licencias, documentos, audio y video.
2. Desarrollar el sistema de gestión documental de la empresa.
3. Gestión oportuna de recopilación, archivo, clasificación, numeración e identificación de documentos y archivos.
4. Gestión de emisión, registro, reposición y destrucción de documentos y archivos.
5. Gestionar la impresión, copia, envío y recepción de documentos y archivos por fax.
6. Circulación, préstamo, aprobación, registro y reciclaje oportuno de documentos y archivos, así como la protección de la seguridad y la gestión de la confidencialidad.
7. Supervisar e inspeccionar la implantación del sistema de gestión documental y de archivos.
8. Gestión de archivos.
9. Completar las tareas relevantes asignadas por los superiores.
Permisos de trabajo:
1. Tener derecho a solicitar información y documentos valiosos de la empresa a los departamentos y al personal pertinentes.
2. Tener derecho a exigir la cooperación de los departamentos y el personal pertinentes.
3. De acuerdo con las normas y reglamentos de la empresa, tenemos derecho a negarnos a tomar prestados documentos y archivos.
4. El derecho a negarse a revelar información confidencial de la empresa de acuerdo con la normativa aplicable.
Relaciones laborales: contactos internos - con personas y departamentos relevantes.
Pregunta 9: ¿Qué es el proceso de control de archivos ISO? Capítulo 1 Principios generales de la gestión del control de documentos
1. Para estandarizar la gestión de datos de la empresa, fortalecer la recopilación y gestión de datos, protegerlos y utilizarlos de manera efectiva, servir al trabajo de la empresa y mejorar la practicidad y eficacia de los datos de la empresa, combinados con la empresa En la práctica, se formula este método.
En segundo lugar, el alcance de la información
El alcance de presentación de la empresa se determina de la siguiente manera:
Documentos y materiales para el establecimiento de la empresa y la solicitud, aprobación y registro de la empresa; asamblea de accionistas, documentos y materiales formados por la junta directiva y la junta de supervisores; documentos y materiales sobre finanzas, contabilidad y gestión; documentos y materiales sobre salarios laborales, personal y gestión de asuntos legales; documentos y materiales sobre operación y gestión; documentos y materiales sobre gestión de tecnología de producción; documentos e información sobre consumo de energía y seguridad de producción; documentos e información sobre instrumentos y equipos, documentos e información sobre construcción de capital, diseño de ingeniería, materiales de construcción, terminación y mantenimiento; introducción y transferencia de tecnología; documentos e información sobre educación y formación Materiales; documentos y materiales de información e inteligencia otros documentos y materiales con valor de utilización y conservación; Los documentos y la información anteriores se extraen del sitio web oficial de recursos de secretaría: govyi, incluidas resoluciones, decisiones, reglamentos, normas y reglamentos y otras leyes y reglamentos, diversos documentos de reuniones, registros importantes, planes de trabajo, resúmenes de trabajo, salarios laborales y condiciones comerciales. , documentos de personal, decisiones, poderes, convenios, contratos, planos de proyectos, avisos, dibujos técnicos, planos, información del fabricante y otros documentos con valor referencial.
La información de la empresa también incluye materiales audiovisuales: archivos de fotografías (incluidas fotografías de noticias, tecnología y arte, que consisten en negativos, fotografías y descripciones de texto originales y pirateados (incluidos negativos originales y copias); , y descripciones de texto); archivos de grabación (incluidos discos y cintas de vídeo (incluidas actividades políticas, económicas, tecnológicas, de entretenimiento y publicitarias);
3. Todos los centros/departamentos y personas de la empresa respetarán las presentes Medidas y asumirán la obligación de recoger, organizar, archivar, archivar y proteger los documentos y materiales.
Capítulo 2 Sistema de Gestión y sus Responsabilidades Institucionales
4. Implementar un sistema de gestión que combine la gestión centralizada y descentralizada. La Dirección General del Grupo es responsable de la gestión de los principales documentos y materiales, y supervisa y orienta la gestión de documentos y materiales de otros departamentos. Se establece un centro de control de documentos en la oficina del gerente general, con un administrador del centro de control de documentos responsable de los principales documentos y materiales de la empresa, bajo el liderazgo directo del departamento de gestión de sistemas. El administrador del Centro de Control Documental es responsable de garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos y documentos originales de la empresa y de los distintos departamentos, así como su facilidad de uso.
5. El centro de control documental no es sólo el departamento administrativo de gestión funcional de los documentos y materiales de la empresa, sino también una institución que preserva y protege permanentemente documentos y materiales, y también es un centro de intercambio de información que desarrolla y Utiliza recursos documentales y materiales.
Principales responsabilidades del Centro de Control Documental:
1. Responsable de planificar y coordinar el trabajo documental de la empresa, supervisando, orientando e inspeccionando el trabajo documental de cada centro/departamento.
2. Formular y organizar la implementación de las normas y reglamentos de la empresa relacionados con el trabajo documental.
3. Responsable de la recopilación, resumen, organización, clasificación, identificación, almacenamiento, protección y estadísticas de los documentos de la empresa e información relacionada.
4. Implementar estrictamente el sistema de confidencialidad y hacer un buen trabajo en el control de clasificación, confidencialidad y descifrado de documentos y materiales.
5. Llevar a cabo actividades de promoción y consulta de literatura, hacer un buen trabajo en la apertura y utilización de literatura y servir activamente a la empresa y a los empleados.
6. Dar pleno juego a la función educativa de los documentos y materiales y hacer del Centro de Control Documental una de las bases de formación y educación de la empresa.
7. Llevar a cabo una investigación recopilatoria sobre el desarrollo y el intercambio de información literaria y aprovechar al máximo el papel de la información literaria como fuente de información.
8.Organizar el aprendizaje y la formación empresarial de los gestores documentales de los distintos departamentos de la empresa, y ser responsable de orientar su trabajo.
9. Realizar labores de prevención de incendios, prevención de robos y prevención de insectos para garantizar la seguridad de los documentos y la información.
Capítulo 3 Gestión documental
Recolección de documentos y materiales de verbos intransitivos:
1. Establecer y mejorar el sistema de archivo, establecer el alcance y el tiempo de archivo. período de almacenamiento (el período de almacenamiento se divide en almacenamiento permanente, almacenamiento durante 10 años, 3 años, 1 año, etc.); indique el número de versión del documento.
2. Tomar diferentes medidas para recopilar información y documentos incompletos;
3. Solicitar de inmediato que se entreguen los documentos completos para su reciclaje y organizar el archivo una vez finalizada la inspección.
7. Establecimiento, archivo y gestión de documentos:
1. Distinguir todos los casos y determinar la lista de presentación...>>
Pregunta 10: ¿Qué? ¿Qué hace exactamente el control de documentos? En primer lugar, si quieres saber qué hace el control documental, debes conocer las responsabilidades del control documental: Responsable de la planificación y coordinación del trabajo documental de la empresa, supervisando, orientando e inspeccionando el trabajo documental de cada centro/departamento, recopilar, resumir, organizar, clasificar, etiquetar, almacenar, proteger y contar documentos, etc., aprender y capacitar el negocio de los administradores de documentos. Responsable de orientar su trabajo, formular y ejecutar normas y reglamentos para el trabajo documental. No es complicado para aquellos con conocimientos básicos, pero si quieres hacerlo bien, aún tienes que trabajar duro.
Puede que sea más complicado para las personas que no tienen ninguna base, pero hay que saber que nunca todo el mundo sabe cómo empezar y luego volverse competente. ¡Tome su tiempo!