Responsabilidades laborales del secretario
Responsabilidades laborales de los empleados administrativos Cada industria tiene códigos de conducta profesionales y los empleados administrativos no son una excepción. Aunque el contenido laboral de los empleados varía de una industria a otra, tienen una responsabilidad básica:
Primero, deben comprender profundamente las regulaciones de gestión de todos los aspectos de la empresa. Si el sistema de gestión no está actualizado o es imperfecto, se deben proponer de inmediato mejoras o medidas correctivas a los líderes superiores, y se debe redactar un manuscrito escrito y enviarlo a los líderes superiores para su revisión y aprobación.
2. Los secretarios deben hacer un buen trabajo en la recepción, registro, presentación, aprobación, respuesta, envío, circulación, reciclaje y redacción de documentos externos de la empresa.
En tercer lugar, la revisión de documentos es una parte importante del papeleo. Si el formato del archivo está estandarizado, si el texto y los signos de puntuación son correctos... ¡afecta directamente a la imagen externa de la empresa! Preste especial atención a la revisión.
4. Responsable de la gestión de los documentos. Los documentos pueden numerarse, clasificarse y archivarse según sus fuentes para facilitar al personal interno su localización y utilización.
5. Realice con frecuencia investigaciones y resúmenes integrales y multifacéticos de los asuntos internos de la empresa para proporcionar a los líderes algunos datos analíticos reales.
6. Responsable del trabajo diario de este departamento, incluyendo limpieza, recepción de asuntos exteriores, contacto con el cliente, impresión diaria, registro de cuentas, estadísticas de asistencia y otros asuntos.
De hecho, a los empleados se les puede llamar generalistas, e incluso en muchas empresas los empleados reciben un pago. Considerándolo todo, la labor administrativa es un trabajo complejo y estas son solo las responsabilidades más básicas. De hecho, los empleados tienen muchas responsabilidades internas debido a las diferencias entre empresas y empresas. ¡Debe implementarse estrictamente en posiciones específicas y tomarse en serio!
Responsabilidades del empleado de oficina (reuniones, documentos, impresión de cartas, documentos, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos y periódicos):
1. .
2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y realizar un buen trabajo en la recopilación y organización de los archivos de la oficina.
3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.
4. Tomar actas de la reunión.
5. Responsable de la distribución de documentos oficiales, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
6. Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable de la custodia del almacén de oficinas y del registro de mercancías que entran y salen del almacén.
8. Haz un buen trabajo en la redacción de la columna publicitaria de la empresa.
9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Mantenga los gastos del comedor de la empresa, el registro diario de cuentas, las estadísticas de gastos de comidas y el almacenamiento de gastos de comidas.
11. Enviar informes mensuales de protección ambiental e imprimir declaraciones de seguridad social.
12. Gestionar los expedientes de personal de los empleados. Establecer y mejorar la gestión de archivos del personal de los empleados y hacer cumplir estrictamente el préstamo de archivos.
13. Solicitud de seguro social.
14. Calcule las estadísticas de asistencia mensual, presente cuentas financieras y lleve las cuentas finales.
15. Gestionar diversas propiedades de oficinas, utilizarlas de forma racional, mejorar la eficiencia en el uso de las propiedades y promover la frugalidad.
16. Aceptar otros trabajos temporales.
Responsabilidades laborales del empleado de personal
(1), afiliación administrativa
Supervisor: Gerente del Departamento Administrativo
Público objetivo: servicios diversos Personal comercial relevante en el departamento (región)
(2) Responsabilidades principales
a. Ayudar al supervisor a organizar evaluaciones mensuales y trimestrales, y completar estadísticas, clasificar y publicar de manera oportuna. manera.
b. Responsable del cálculo salarial y estadísticas de los empleados del sistema de marketing, y registrar los resultados de la evaluación y ajuste salarial en archivos.
c.Responsable del mantenimiento diario de los archivos de personal de los empleados del sistema de marketing.
d. Ayudar a los supervisores a resolver objeciones y disputas durante la evaluación de los empleados y el ajuste laboral.
e. Tramitar procedimientos específicos tales como reclutamiento, registro, ingreso, nombramiento y remoción de empleados, traslados, premios y castigos, y renuncias.
F. Las demás materias que le asigne el director del departamento.
Responsabilidades laborales del Secretario de Personal Administrativo
El Secretario de Personal Administrativo trabaja bajo el liderazgo del Gerente de Personal Administrativo y es responsable ante el Gerente de Personal Administrativo. Realizar las siguientes funciones:
1. Responsable de la impresión de textos de la empresa, envío y recepción de documentos, cotejo de datos y uso y almacenamiento de sellos.
2. Manejar los procedimientos para que los empleados ingresen a la fábrica, soliciten licencia, traslado, renuncia y salida de la fábrica;
En tercer lugar, sea totalmente responsable de la asistencia de los empleados.
4. Responsable del tratamiento médico de los empleados y primeros auxilios médicos simples.
5. Solicitud de compra, aceptación de calidad, emisión, registro y gestión de insumos de oficina, seguros laborales, culturales y de entretenimiento.
Verbos intransitivos para recepción y servicio de huéspedes extranjeros.
7. Contestar (recibir), grabar y transmitir (enviar) llamadas telefónicas externas y faxes.
Manejo y uso de fotocopiadoras y faxes.
9.Otros trabajos diarios dentro de la empresa.
10. Otras tareas asignadas por los líderes.
Las condiciones y requisitos que deben tener los empleados administrativos en el trabajo:
1. Formación académica: es más adecuada la escuela secundaria técnica o superior;
2. experiencia: con documentación, experiencia laboral en gestión y cierta experiencia en comunicación;
3. Conocimientos que se deben poseer:
1. ;
2. Gestión de archivos y conocimiento de documentos, estos deberían ser los requisitos básicos para los empleados;
3. Ser capaz de llevar cuentas, es decir, poder operar software de oficina. como WORD y Excel. ;
4. Tenga un fuerte sentido de responsabilidad y conciencia de equipo. A menudo manejará la mano de obra y los arreglos laborales de los empleados. p>
Contenido del trabajo Introducción a los métodos
1. Responsable de la recopilación, distribución, archivo y préstamo de diversos documentos de la empresa y documentos externos;
2. de las reuniones administrativas de la empresa y otras reuniones periódicas;
3 Responsable del desembalaje, registro, circulación y agilización de diversos documentos, recepción, clasificación, conservación y estadística de los diversos archivos de la empresa, e implementación centralizada y unificada. gestión;
4. Responsable del almacenamiento y estadísticas de diversos documentos y archivos;
5. Responsable del préstamo, copia y utilización de documentos, preparando las herramientas de recuperación y los materiales de referencia necesarios. según sea necesario, prestando atención a la retroalimentación de información y proporcionando Todos los departamentos de la empresa brindan comodidad para acceder a los archivos y mantienen cuidadosamente registros de uso;
6. trabajar y hacer un buen trabajo de clasificación, reparación, encuadernación, catalogación y archivo
7 Responsable de la aceptación y evaluación de los documentos archivados, de modo que los documentos archivados estén completos, firmados, prolijamente encuadernados, científicamente clasificado y fácil de usar;
8. Responsable del inventario regular de los archivos y la supervisión oportuna de los préstamos. Asegúrese de que los archivos sean consistentes con las cuentas;
9. buen trabajo en la limpieza diaria de archivos y registro de temperatura y humedad, implementar medidas antirrobo, prevención de incendios, prevención de polvo y otras medidas de seguridad, y reparar y copiar rápidamente archivos dañados o deteriorados;
10. asignado temporalmente por el jefe del departamento.
11. Responsable de la exactitud de los datos del fichero.
12. Responsable de la seguridad y confidencialidad de los documentos bajo custodia; responsable de la implementación efectiva de los procedimientos de trabajo. El derecho a negarse a acceder a los documentos de departamentos o personal que no cumplan con los requisitos de la empresa... ¡La llamada administración es un puesto con un determinado sistema de confidencialidad!
Especificaciones del trabajo de recepción y responsabilidades del empleado
El trabajo administrativo de recepción, como su nombre indica, también incluye especificaciones y responsabilidades del trabajo de recepción, incluido el registro de información básica sobre los visitantes, el contacto con los visitantes, etc. . Debe tener una actitud cálida, tomar la iniciativa de saludar, preguntar sobre su intención de visitarlo y tomar decisiones rápidas para hacer los arreglos adecuados.
Los empleados administrativos en diferentes lugares de trabajo pueden tener algunas diferencias según el contenido de su trabajo. De acuerdo con la fina división del trabajo, presentaremos cómo reciben el trabajo la recepción y los empleados de oficina.
1. Responsable de las labores de limpieza en recepción.
2. Reciba a los visitantes con calidez y trátelos de manera proactiva, entusiasta, generosa, equitativa y cortés.
En tercer lugar, cuando veas a un invitado, debes levantarte, luego saludar, asentir y sonreír.
Si es un huésped que ha hecho una reserva con antelación, por favor confirme: ¿Es usted el Sr. XXX? Llévalo a la sala de recepción.
5. Si otros invitados visitan al mismo tiempo a otros responsables, deberán ser recibidos y presentados.
6. Si eres un huésped que visita con frecuencia sin concertar una cita, debes preguntar el nombre del huésped, empresa, motivo de la visita, etc. y luego pregunta a tus superiores si quieren verte. Si estás de acuerdo, ¡puedes entrar a la sala de recepción!
7. Responsable del envío, recepción y conservación de periódicos, cartas y correos.
8. Responsable de apagar la energía en la recepción y entrada principal después de salir del trabajo.
9. Revisar el equipo de oficina y repararlo rápidamente si encuentra algún mal funcionamiento.
10. Cuando los líderes reciben invitados importantes, deben brindar un buen servicio de acuerdo con los requisitos de las especificaciones de servicio y ¡no ser descuidados!
11. Debe tener un fuerte sentido de responsabilidad y no debe irse a voluntad. Debe observar con frecuencia, comprender la situación de la entrevista y cooperar con el trabajo de recepción del líder de manera oportuna.
12. ¡Implemente estrictamente el sistema de seguridad y no permita que otros entren a la sala de recepción a voluntad!
13. Responsable de imprimir, copiar y organizar diversos documentos y materiales.
14. Responsable del envío y recepción de diversos faxes, cartas, correos electrónicos, etc.
Lo anterior se puede aplicar a la mayoría de los trabajos de recepcionista en diferentes puestos, y usted puede elegir según la situación específica.
Responsabilidades laborales del encargado de compras
(1) Registro de solicitud de compra y formulario de aceptación.
(2) Registro de orden de compra y contrato.
(3) Registros y seguimiento de entrega.
(4) Concertar y recibir visitas de proveedores.
(5) Solicitud unificada y reembolso de gastos de contratación.
(6) Solicitar documentos y procedimientos de importación y exportación de productos básicos.
(7) Explotación informática y gestión de ficheros.
(8) Realizar seguros y notariados.
Permisos laborales de los empleados
¡Los empleados deben prestar atención al alcance de sus permisos en el trabajo! Además de manejar asuntos administrativos corporativos o aceptar autorización de superiores para manejar negocios o asuntos relacionados, principalmente necesita comprender los siguientes puntos:
Primero, no puede tomar decisiones en nombre de su jefe, de lo contrario lo hará. excede tu autoridad!
En segundo lugar, no puedes dar órdenes en nombre del jefe, de lo contrario, disgustará al jefe y mostrará una falta de respeto hacia el líder.
En tercer lugar, no pueden afrontar problemas personales después de salir del trabajo. ¡Esta es la norma mínima de la empresa y no está permitida por ninguna empresa!
Los anteriores son sólo algunos de los aspectos principales. Como secretario, lo más destacable es que el comportamiento de fuera de juego se manifiesta principalmente en varios aspectos:
1. Determinación de fuera de juego:
Los secretarios sólo pueden "contar" pero no "romper". ¡Algunos empleados confunden el contenido de la toma de decisiones y la toma de decisiones auxiliar, expresan opiniones y manejan temas importantes de acuerdo con sus propias ideas! , ¡puede provocar errores más graves! Incluso si nada sucede por casualidad, no vale la pena defenderlo. Recuerde, su líder es quien toma las decisiones y usted sólo puede proporcionar una referencia.
2. Fuera de juego:
Declaración: En la superficie, es una respuesta positiva a una cosa, pero la declaración requiere cierto reconocimiento. Como empleado, debe tener derecho a hablar bajo la autoridad del líder; de lo contrario, su actitud solo puede representarlo a usted mismo.
3. Trabajar fuera de juego: Tanto los líderes como los administrativos tienen sus propias responsabilidades. En la medida de lo posible, dejemos que los líderes hagan el trabajo que deberían hacer los líderes. Como empleado, puede brindar la asistencia más completa. No creas que eres incluso más capaz que el líder simplemente para mantener una posición regular para el líder. ¡Esto es típico alardear...!
4. Fuera de juego social:
Los secretarios suelen acompañar a los líderes a participar en algunas actividades sociales. Lo que cabe destacar es resaltar al máximo la posición de liderazgo. Incluso si su elocuencia supera la del líder, todavía debe pasar a un segundo plano. Como usted es el empleado, puede encargarse del entretenimiento en el lugar. Una vez que llegue a los asuntos específicos de la empresa, descubrirá que aún debe preguntarle al líder que ha sido ignorado por usted. ? ¡Esto empeorará mucho la situación y también te convertirá en una persona que no sabe respetarse a sí misma a los ojos del líder!
¡Los empleados deben prestar atención al alcance de su autoridad en el trabajo! Además de manejar asuntos administrativos corporativos o aceptar autorización de superiores para manejar negocios o asuntos relacionados, principalmente necesita comprender los siguientes puntos:
Responsabilidades laborales del recepcionista
1 Responsable de atender la línea directa de servicio de recepción y transferir llamadas, realizar consultas telefónicas, registrar cuidadosamente los asuntos importantes y transmitirlos al personal relevante sin omisiones ni demoras.
2. de visitar a los clientes, implementar estrictamente las especificaciones del servicio de recepción de la empresa y mantener una buena etiqueta;
3. Complete el formulario de registro para quejas de los clientes de manera oportuna y comuníqueselo al equipo de servicio al cliente lo antes posible. y resumir periódicamente los registros de quejas de los clientes al subdirector general;
4 Responsable del saneamiento y disposición de las mesas y sillas en la recepción o sala de recepción de consultas de la empresa, y de mantenerlas ordenadas;
5. Aceptar las disposiciones laborales del gerente administrativo y ayudar al empleado de personal en otras tareas del departamento administrativo;
Implementar concienzudamente las normas de gestión de la tarjeta de destino y completar el trabajo y las tareas asignadas. por el departamento.
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