¿Cuál es el trabajo diario de una secretaria?
Cuál es el trabajo diario de una secretaria (1) 1. Redactar y tramitar documentos oficiales.
Redactar documentos oficiales se refiere a redactar documentos oficiales de acuerdo con la intención del liderazgo y el espíritu de la decisión de la agencia de liderazgo, o redactar un discurso de liderazgo bajo el liderazgo y guía del líder.
La redacción de documentos oficiales es una función tradicional del trabajo de secretaría. En la sociedad moderna, la redacción de documentos oficiales se ha convertido en una tarea diaria extremadamente importante en el trabajo de secretaría. Debido a que los documentos oficiales tienen funciones importantes como emitir órdenes gubernamentales, transmitir intenciones, comunicar información y registrar comprobantes, redactar documentos oficiales es un trabajo muy serio y las secretarias deben tratarlo con un alto sentido de responsabilidad.
Denominado trámite de documentos oficiales, se refiere a todo el trabajo realizado en torno a la formación, procesamiento y gestión de documentos oficiales, reflejando todo el proceso de procesamiento de documentos oficiales dentro de la agencia.
La tramitación de documentos oficiales es una de las tareas más básicas del trabajo de secretaría, que se puede dividir a grandes rasgos en dos categorías: envío de documentos y recepción de documentos. Entre ellos, el proceso de emisión de documentos incluye la redacción, firma, impresión, revisión, emisión, archivo y archivo. El proceso de recepción de correo incluye firma, distribución, planificación, aprobación, realización, urgencia, cumplimentación, archivo, etc. En el proceso de envío y recepción de documentos oficiales en su trabajo diario, el personal de secretaría debe manejarlos de acuerdo con las leyes, reglamentos y normas promulgadas por el partido y el gobierno con respecto al procesamiento de documentos oficiales, lograr una división del trabajo razonable y clara. responsabilidades, y garantizar que el proceso de procesamiento de documentos oficiales sea riguroso, estandarizado, de alta calidad y eficiente, y sirva como base para que los documentos oficiales puedan desempeñar el papel que les corresponde y crear las condiciones.
2. Reuniones organizativas
El manejo de reuniones organizativas, denominadas reuniones organizativas, se refiere a diversos asuntos específicos relacionados con la reunión que son manejados por el departamento de secretaría de la agencia o una reunión establecida temporalmente. secretaría.Objetivo Proporcionar servicios auxiliares integrales a los líderes antes, durante y después de las reuniones. Durante la reunión, se debe realizar principalmente el siguiente trabajo:
Primero, la coordinación y disposición de los temas de la reunión deben coordinarse con todas las partes, y los asuntos discutidos y decididos en la reunión deben organizarse con anticipación. y se forman en documentos y formularios, y luego los buenos documentos maduros formulados se entregan al supervisor para que decida si los presenta a la reunión para su discusión;
El segundo es la organización general de la reunión, que es decir, la disposición general de todos los aspectos de la reunión, como la hora de la reunión, el lugar, la agenda, los participantes, el diseño del lugar, etc.
El tercero es la emisión, entrega, retiro, archivo y archivo de los documentos y materiales de la reunión.
El cuarto son los diversos servicios durante la reunión; el quinto son las secuelas de la reunión; , como ordenar actas de reuniones, redactar informes y actas de reuniones, supervisar e inspeccionar la implementación de las decisiones de las reuniones.
3. Investigación y trabajo de investigación
La investigación y el trabajo de investigación se refieren a centrarse en el trabajo central, investigar y comprender las situaciones relevantes, realizar análisis e investigaciones y escribir sobre temas relevantes que Los líderes actuales están preocupados y necesitan resolver con urgencia. El informe de investigación se presentará a la autoridad principal o al líder. Se trata de una tarea importante que aprovecha plenamente el papel del personal y los asistentes en el trabajo de secretaría y sirve directamente a la toma de decisiones de liderazgo.
Cada encuesta e investigación debe llevar a cabo tres etapas de preparación de la encuesta, implementación de la encuesta y resumen de la encuesta. Entre ellos, en la etapa de preparación se deben determinar los temas de investigación de acuerdo con las necesidades del trabajo de liderazgo y en la etapa de implementación se debe elaborar un esquema, se debe prestar atención a la selección de los objetos de investigación y los materiales obtenidos de la investigación; debe recopilarse, organizarse cuidadosamente y estudiarse en profundidad a través de varios métodos. La etapa final del resumen es revisar la investigación. Realizar un análisis general del trabajo de investigación y redactar un informe de investigación basado en la etapa anterior.
4. Trabajo de procesamiento de información
El procesamiento de información de la secretaria se refiere al trabajo de recopilar y procesar información de acuerdo con los requisitos laborales de los órganos de dirección del partido y del gobierno para servir al liderazgo en la corrección. decisiones y ejecutar decisiones. Varias tendencias, situaciones y problemas tendenciosos emergentes en el campo laboral real que los líderes deben conocer deben recopilarse de manera oportuna y transmitirse al departamento de liderazgo.
Para llevar a cabo el procesamiento de la información, primero debemos establecer y mejorar la red de información, que es la base para un buen procesamiento de la información; en segundo lugar, debemos establecer un equipo de personas con capacidad e integridad política, un equipo abierto; Mente, respuesta rápida y gran capacidad para observar y analizar problemas. Equipo de trabajadores de la información. Finalmente, es necesario modernizar los medios de procesamiento de información para poder transmitir y procesar información rápidamente. Para el procesamiento de la información, es necesario garantizar la calidad de los enlaces básicos, como la recopilación, el procesamiento, el almacenamiento, la salida y la retroalimentación de la información.
5. Trabajos de comunicación y coordinación
En lo que respecta al trabajo de secretaría, el contenido de la comunicación y coordinación es muy extenso. Según el objeto de la coordinación, existen coordinación entre líderes y órganos rectores, coordinación entre subordinados, coordinación entre pares, coordinación entre superiores y subordinados, coordinación en un mismo departamento, coordinación del trabajo empresarial, etc. Entre ellos, la coordinación más común es el trabajo empresarial, como coordinación de reuniones, coordinación de documentos, coordinación de asuntos, etc.
En definitiva, la coordinación de los asuntos relacionados con la toma de decisiones y la orientación del liderazgo entra dentro del ámbito de trabajo del secretario. Al realizar la coordinación de secretaría se puede utilizar la coordinación telefónica, la coordinación puerta a puerta, la coordinación puerta a puerta, la coordinación puerta a puerta, la coordinación de reuniones, etc.
6. Recepción de cartas y visitas
Recepción de cartas y visitas es un término general para manejar cartas de masas y recibir visitas de masas. Trabajo de secretaría de los organismos del partido y del gobierno en todos los niveles, empresas, instituciones y grupos sociales. Una tarea regular e importante. Al recibir cartas de las masas, debemos abrirlas rápidamente, leerlas atentamente, llevar registros, entregarlas con precisión y manejarlas o transferirlas adecuadamente a los departamentos correspondientes para su procesamiento de acuerdo con el principio de "responsabilidad nivelada y manejo centralizado". Cuando la gente viene de visita, debemos recibirla calurosamente, escucharla atentamente y tratarla adecuadamente.
7. Trabajo de supervisión e inspección
El contenido principal del trabajo de supervisión e inspección se divide en tres aspectos, a saber, la supervisión e inspección de la línea, los principios, las políticas y la implementación del partido. de los arreglos de trabajo del partido y de las agencias gubernamentales; supervisar e inspeccionar la realización de los asuntos aprobados por los líderes; supervisar el manejo de los documentos y asuntos de las reuniones; Los métodos específicos de supervisión e inspección incluyen principalmente supervisión e inspección, investigación in situ, investigación diaria y retroalimentación integral. Su forma más básica de trabajar es comprender la situación hacia abajo y reflejarla hacia arriba.
8. Trabajo de enlace oficial
El trabajo de enlace oficial se refiere al trabajo de enlace entre agencias líderes, unidades paralelas y organizaciones subordinadas para contactar a la agencia para asuntos oficiales. Este es un trabajo indispensable para las agencias, empresas, instituciones y organizaciones sociales del partido y del gobierno. También es una parte importante y habitual del trabajo de secretaría como "ventana" de la agencia. Incluye principalmente: procesar documentos oficiales enviados directamente o por teléfono desde varias agencias y unidades, ayudar a contactar asuntos oficiales, organizar reuniones con líderes, responder consultas, confirmar la unidad anfitriona y resolver problemas como comida, alojamiento y transporte para el personal visitante. .
Para garantizar el buen desarrollo de los contactos oficiales, el secretario debe ser leal a sus funciones, implementar concienzudamente el sistema de traspaso y el sistema de solicitudes e informes, y llevar un diario y un registro telefónico. Al mismo tiempo, también debe estar familiarizado con la situación del liderazgo y mantener un estrecho contacto con los departamentos pertinentes.
Además, debes ser bueno en el manejo de las relaciones interpersonales.
Cuáles son las tareas diarias de una secretaria (2) 1. Contestar y transferir llamadas telefónicas recibir visitas;
Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y hacer un buen trabajo en la recopilación y organización de archivos de la oficina.
Responsable de la limpieza y sanitización de la oficina del gerente general.
4. Tomar actas de la reunión.
Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de mercancías que entran y salen del almacén.
8. Haz un buen trabajo en la redacción de la columna publicitaria de la empresa.
Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Llevar el registro de gastos del comedor de la empresa y las cuentas corrientes, realizar estadísticas sobre los gastos de comidas y almacenar y conservar los gastos de comidas.
11Enviar informes ambientales mensuales e imprimir pólizas de seguro social.
12 Administre los archivos de personal de los empleados, establezca y mejore la gestión de archivos de personal de los empleados y tome prestado archivos estrictamente.
13 Solicitud de seguro social.
14. Calcular la asistencia mensual y presentarla al Departamento de Finanzas para su contabilidad.
15 Administre varias propiedades de oficinas, utilícelas de manera racional, mejore la eficiencia del uso de la propiedad y promueva la frugalidad.
16 Aceptar otros trabajos temporales.
¿Cuál es el trabajo diario de una secretaria? (3) 1. Responsable del manejo de documentos y sellos oficiales del departamento de personal.
2. Emitir diversas cartas (incluidas cartas de presentación administrativas, certificados, etc.) y avisos de traslado de cuadros (trabajadores).
3. Responsable de recibir y supervisar diversos documentos y avisos.
4. Responsable de la recepción de cartas y visitas y asuntos diarios del departamento.
5. Responsable de la gestión de expedientes y documentos de personal.
6. Coadyuvar en la labor estadística de estadística de personal.
7. Responsable del mantenimiento del sitio web del personal y del ingreso de documentos y formularios.
8. Hacer un buen trabajo en planificación familiar, seguridad y confidencialidad en el departamento.
9. Completar otras tareas asignadas por los líderes del departamento.
Cuáles son las tareas diarias del trabajo secretarial (4) 1. Manejo sencillo de oficina.
2. Tener ciertas habilidades de redacción en la redacción de documentos oficiales.
3. Familiarizado con software ofimático y velocidad de escritura rápida.
Existen varios tipos de secretarias, como secretarias administrativas y secretarias corporativas. Hay similitudes y diferencias entre los dos.
Si eres secretaria administrativa, no solo debes tener la capacidad de redactar documentos oficiales y procesamiento de textos por computadora, sino también tener sólidas habilidades de redacción y tener cierto conocimiento de los negocios de las agencias administrativas ( departamentos gubernamentales) y comprensión de las leyes y regulaciones relacionadas con los negocios.
Si usted es secretario corporativo, debe tener la capacidad de redactar contratos, acuerdos y otros textos corporativos, tener ciertas habilidades de taquigrafía, tener cierto conocimiento de las leyes y regulaciones y, por supuesto, tener operaciones informáticas básicas y capacidad de procesamiento de textos.