Garantizar las medidas de gestión de archivos de la empresa
Capítulo 1 Principios generales
Artículo 1 Para hacer un buen trabajo en el archivo de documentos y materiales, de acuerdo con Las normas industriales nacionales de la República Popular China (DA/T22-2000) (en lo sucesivo, las "Reglas"), estas normas se formulan en función de la situación real de nuestra provincia.
Artículo 2 El término "documentos archivados", tal como se menciona en estas reglas, se refiere a varios tipos de documentos y materiales en papel con valor de conservación formados durante las actividades funcionales de la unidad de archivo.
Artículo 3 La disposición de los documentos archivados debe seguir las reglas de formación de documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir diferentes valores y facilitar su almacenamiento y utilización.
Artículo 4: De acuerdo con las "Reglas" y la situación actual de nuestra provincia, a partir de 2001 1 65438, las unidades de archivo deben organizar los documentos de archivo en unidades de "piezas". Cancele la clasificación por nivel de "volumen", y el "volumen" ya no se utilizará como unidad de almacenamiento y unidad estadística de archivos y archivos.
Capítulo 2 Alcance de implementación
Artículo 5: Estas reglas se aplican a la organización de documentos y materiales en papel que deben ser archivados por agencias gubernamentales y del partido, grupos sociales y otras organizaciones en todos los niveles en nuestra provincia.
Artículo 6 La organización de archivos y documentos sobre el trabajo de partido y de masas, la gestión administrativa, la gestión empresarial, la gestión de la tecnología de producción, etc. de empresas e instituciones podrá realizarse con referencia a estas normas detalladas.
Artículo 7 Esta regla no se aplica a documentos profesionales (especiales) como ciencia y tecnología, contabilidad y documentos audiovisuales, electrónicos y otros documentos portadores especiales.
Capítulo 3 Organización del Archivo
Artículo 8 De acuerdo con el Capítulo 7 de las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de las Agencias Administrativas Nacionales" (Guofa [2000] No. 23) emitidas por el Consejo de Estado y Comité Central De acuerdo con el "Reglamento de Trabajo de los Archivos del Gobierno" emitido por la Oficina General y la Oficina General del Consejo de Estado, todos los documentos y materiales con valor de conservación (incluidos los formados en el trabajo del partido, gobierno, industria , liga, personal, confidencialidad, contabilidad, etc.).
En general, el proceso de clasificación debe ser compatible con la forma organizativa del procesamiento de documentos de oficina y puede tomar la forma de educación individual, educación centralizada o una combinación de educación centralizada y educación individual.
Artículo 9: La unidad de archivo debe formular sus propios métodos de archivo de documentos y materiales, alcance de archivo de documentos y materiales y lista de períodos de almacenamiento, e incorporarlos al sistema de responsabilidad laboral de los departamentos y personal relevantes, y supervisar su implementación.
Artículo 10 Los departamentos y el personal responsable del trabajo de archivo deben hacer un buen trabajo en la acumulación diaria de documentos y materiales, recogerlos de manera oportuna, registrarlos estrictamente, verificarlos estrictamente y devolverlos sobre la marcha. y gestionarlos adecuadamente.
Artículo 11 El personal de los archivos debe profundizar en la realidad, reforzar las orientaciones específicas, comprobar cuidadosamente y controlar estrictamente la calidad. El objetivo de la inspección es: si los documentos y materiales que deben archivarse están completos; si el método de clasificación cumple con los requisitos de estas reglas y regulaciones relacionadas, si el período de almacenamiento de los documentos archivados está dividido con precisión; El método de otras categorías y soportes que respaldan los documentos en papel es Cumplir con los requisitos.
Capítulo 4 Unidades Organizativas y Encuadernación de los Documentos Archivados
Artículo 12 Los documentos archivados se organizarán en unidades de “piezas”. Generalmente cada documento es uno. Los siguientes documentos, textos o entidades se pueden utilizar en su totalidad cuando sean vinculantes:
(a) La versión original y la versión final (incluidas las revisiones previas de documentos importantes como leyes y reglamentos) son una;
(2) El documento original y el adjunto son una sola pieza (si el contenido del adjunto es más importante que el documento original y el número de piezas es mayor, se debe encuadernar en una sola pieza, como como Anexo 1, Anexo 2, Anexo 3, etc., al compilar el directorio de documentos archivados, se deben enumerar en orden El título del archivo adjunto, agregar "Adjunto El original y la fotocopia o copia manuscrita se integran en uno solo;
(5) El documento de reenvío y el documento reenviado se integran en uno solo (el original de la comunicación de reenvío y el texto reenviado se conservan por separado);
(6) ) Informes, listados , gráficos y otros materiales escritos deben encuadernarse según su método de encuadernación original, un volumen (libro).
(7) Solicitudes y respuestas, informes y explicaciones, cartas de consulta y cartas de respuesta, etc. están integrados en uno;
(8) Los idiomas chino y extranjero de los documentos archivados están integrados en uno.
Artículo 13 Se implementan dos sistemas para la presentación de documentos. Un conjunto se clasifica a nivel de archivo según reglas; un conjunto se clasifica según diferentes tamaños de archivo, tiene una portada, un directorio de archivos, una tabla de referencia y está vinculado en un conjunto de archivos. La portada no debe indicar el período de retención. .
Artículo 14 Antes de vincular los documentos archivados, se deberán realizar las modificaciones necesarias a los documentos y materiales que no cumplan con los requisitos. Sus principales tareas incluyen: reparar documentos dañados, copiar documentos con texto borroso o descolorido y eliminar objetos metálicos propensos a oxidarse y objetos plásticos frágiles utilizados para la encuadernación original de documentos (excepto materiales de archivo tipo libro, como tapas duras y libros de bolsillo).
Artículo 15: Los informes, dibujos y otros materiales escritos de tamaño superior al tamaño de papel A4 deberán plegarse según el tamaño del papel A4, con el menor número de niveles de plegado posible, y los pliegues deberán ubicarse en los espacios. entre escritos.
Artículo 16 Los documentos y manuscritos archivados en diversos idiomas que tengan como unidad de almacenamiento "piezas" se encuadernarán en piezas. Al encuadernar, el original está en el frente y la copia final está en el reverso; el texto principal está en el frente y los archivos adjuntos están en el reverso; está al frente y el texto reenviado está al final; el documento de aprobación está al frente y el documento del informe está al final; los materiales de conclusión van primero, los materiales de evidencia van al final; El texto en chino aparece primero, seguido de los idiomas minoritarios; el texto en chino aparece primero y el texto en idiomas extranjeros aparece después; la lista de artículos entrantes se coloca al principio del boletín.
Artículo 17 Antes de encuadernar, cada página de la "parte" debe estar alineada de una manera determinada. Si se usa la esquina superior izquierda para encuadernar, los lados izquierdo y derecho deben estar alineados; si se usa encuadernación izquierda, los lados izquierdo y derecho deben estar alineados; La encuadernación debe ser firme para que los documentos no dañen las páginas, no pasen páginas ni presionen las palabras.
Artículo 18 Los documentos archivados se encuadernarán con cordel. Los documentos de páginas delgadas (de 2 a 39 páginas) se encuadernan con una máquina de coser; los documentos gruesos (40 páginas o más) se encuadernan en el lado izquierdo, con tres orificios en una fila.
Capítulo 5 Clasificación de Documentos Archivados
Artículo 19 La clasificación de documentos archivados se refiere a la clasificación física de los documentos archivados en todo el clan. Incluyendo la selección de métodos de clasificación, la formulación de esquemas de clasificación y la clasificación de documentos.
Artículo 20 Los documentos archivados deben clasificarse utilizando diversos métodos de clasificación, como período de retención-año-institución o período de retención-año-emisión. En el pasado, si el método de clasificación utilizado por esta agencia entraba en una de las categorías anteriores, no debería cambiarse para mantener la estabilidad.
Artículo 21: Clasificación institucional se refiere a la clasificación de los documentos archivados según unidades internas de actuación. En principio, una institución tiene una clase y el nombre de la institución es el nombre de la clase. El orden de cada categoría podrá disponerse según lo establecido en el cuadro de secuencia organizativa interna de la unidad archivadora o según el orden habitual. La clasificación de organizaciones no se puede utilizar al mismo tiempo que la clasificación de problemas.
Artículo 22: En principio, la clasificación de las instituciones públicas se basará en el nombre de la autoridad emisora. Las siguientes situaciones se manejarán de la siguiente manera:
(1) Si el documento es redactado por el departamento comercial y escrito a nombre de la agencia u oficina general (oficina), y el contenido cae dentro de las responsabilidades o el ámbito comercial del departamento, éste deberá figurar como la persona responsable de redactar el documento Organización;
(2) Los documentos manejados conjuntamente por varias organizaciones generalmente se clasifican como la organización patrocinadora;
(3) Las organizaciones temporales establecidas por la unidad de archivo generalmente deberán clasificarse como otras organizaciones y el archivo resultante se clasificará como tal. Si la agencia temporal comparte ubicación con la agencia interna permanente de la unidad de presentación, los documentos generados se clasificarán en la categoría de agencia interna.
Artículo 23 La clasificación de problemas se refiere a clasificar los documentos archivados según los problemas descritos en el contenido del documento. El uso de la clasificación de problemas requiere que varias características sean claras y no puedan incluirse entre sí. Este método sólo se utiliza cuando no es apropiado clasificar la institución. Cuando se utiliza la clasificación de problemas, no se puede utilizar también la clasificación de organizaciones.
En principio, las categorías y denominaciones de las cuestiones del artículo 24 se fijan en función de la naturaleza funcional de las organizaciones internas. No se permite establecer categorías por idioma y mucho menos "información", "documentos" y "telegramas". Documentos, materiales, telegramas, etc. Los archivos deben fusionarse según el problema.
Artículo 25: La clasificación de los períodos de almacenamiento se refiere a clasificar los documentos archivados según diferentes períodos de almacenamiento. Al dividir el período de almacenamiento, cada unidad debe implementar las regulaciones de la Oficina de Archivos Provinciales de Henan sobre el período de almacenamiento de documentos y archivos y el Programa del Período de Almacenamiento de Archivos y Documentos Provinciales de Henan.
Capítulo 6 Disposición de los documentos archivados
Artículo 26 La disposición del archivo se refiere a la categoría más baja en el esquema de clasificación y los temas ordenados según el tiempo y la importancia. Se pueden organizar de forma centralizada conjuntos completos de documentos, como documentos de reuniones, informes estadísticos, publicaciones, etc. La comunicación de los superiores se organiza antes de los archivos del mismo nivel y la comunicación de los subordinados se organiza después de los archivos del mismo nivel.
Artículo 27 Los documentos archivados sobre una misma materia podrán ordenarse por orden de tiempo de formación del expediente o por orden de importancia de los expedientes.
Artículo 28 Los documentos archivados por diferentes motivos pueden ordenarse según el tiempo de formación de los diferentes motivos, la importancia de los motivos, los mismos atributos de los motivos, etc.
Artículo 29 Los documentos dispersos que tengan valor de conservación pero que no sean archivados en el tiempo deberán disponerse al final de los documentos archivados con el mismo período de almacenamiento en el año en curso, y las palabras "Este documento y El primero E inserte un capítulo "Insertar" en la esquina superior derecha de la portada del documento.
Capítulo 7 Número de documentos archivados
Artículo 30 El número de archivo se refiere al identificador de estado del archivo en todo el clan y está marcado en el archivo en forma de archivo. sello. El contenido incluye: número de pieza, sello de presentación y cumplimentación de los ítems del sello de presentación.
El número de condición trigésima primera se refiere al número de secuencia del archivo. El número de pieza se divide en el número de pieza de la sala y el número de pieza de la biblioteca (escríbalo de acuerdo con los requisitos de ingreso al ingresar a la biblioteca y no lo complete en la sala de archivos por el momento). El método de compilación de los números de habitaciones es: según diferentes períodos de almacenamiento, según el orden de disposición de los archivos, comenzando desde "1" cada año. Los números de pieza entre categorías se pueden vincular dentro del mismo período de almacenamiento. En el pasado, el método de numeración secuencial para empresas e instituciones del mismo año, la misma categoría y el mismo período de almacenamiento a partir del "1" puede permanecer sin cambios en esta reforma.
Artículo 32 El sello de presentación deberá incluir número de familia, año, período de almacenamiento, organización (emisión), número de departamento, número de tesorería y otros datos.
El número de caso completo se refiere al código compilado por los archivos al mismo nivel que la unidad de archivo.
El año hace referencia al año en que se creó el archivo, representado por cuatro números arábigos. Como "2001".
El período de almacenamiento es la abreviatura del período de almacenamiento de los documentos archivados. Etiquete directamente "permanente", "largo plazo" y "corto plazo".
Consulte el artículo 31 para conocer los números de pieza.
Organización (problema) se refiere al nombre o abreviatura estandarizada de la organización (problema), como categoría del esquema de clasificación.
Artículo 33 El formato del capítulo de presentación es de 60㎜ de largo y 30㎜ de ancho, dividido en 6 cuadrículas unificadas. Cada caja está grabada con el contenido del proyecto, la fuente es Song Dynasty y la longitud es de 5 mm. Para completar los elementos del sello del archivo, debe usar tinta de carbón y otros materiales de escritura que cumplan con los requisitos de protección de archivos. Está prohibido usar bolas, lápices, tinta azul pura y otros materiales de escritura no duraderos que pueda; También grabe un sello según el contenido de los elementos del archivo, como "Departamento de personal" o "categoría de personal", "permanente" o "a largo plazo", estampado directamente en la columna de elementos del sello de archivo. El sello de presentación generalmente debe estamparse en el espacio en blanco en la esquina superior derecha de la primera página de cada documento de presentación; el sello de presentación no debe cubrir la escritura a mano del documento, ni debe superponerse a instrucciones o artículos.
Capítulo 8 Catalogación de Documentos Archivados
Artículo 34 Por catalogación se entiende la elaboración de catálogos de documentos archivados. Incluye siete ítems: número de pieza, responsable, número de documento, título, fecha, número de páginas y comentarios. La explicación y los requisitos específicos son los siguientes:
El número de pieza se refiere al número de pieza de la habitación.
La persona responsable se refiere a la organización o individuo que emite el documento, es decir, la autoridad emisora o firmante del documento. La persona a cargo generalmente debe estar registrada en los documentos, poder escribir abreviaturas generales y no debe utilizar "este departamento", "esta oficina", "esta unidad" y otras abreviaturas con significados poco claros y difíciles de juzgar; El órgano encargado de expedir conjuntamente los documentos deberá cumplimentar las abreviaturas marcadas con el número del documento. Para discursos de liderazgo o documentos emitidos a nombre del líder, la persona a cargo puede completar el nombre del líder.
El número de documento se refiere al número de documento de la autoridad emisora. El número de documento generalmente consta de tres partes: código de organización, año y número de serie. Al cumplimentar el número del documento se deberá copiar fielmente y no se podrán hacer omisiones.
El título, es decir, el título del documento, debe copiarse fielmente en tres partes: responsable, problema e idioma. Si el documento no tiene título o el título no es claro y no puede indicar completamente el contenido del documento, el título se redactará de nuevo o se complementará según el contenido del documento, y se agregará el símbolo "]" a la nueva propuesta o título complementado. Al redactar nuevamente las actas de reuniones importantes, se debe indicar la hora y el contenido principal de la reunión.
La fecha hace referencia a la fecha en que se redactó el documento. Los elementos de fecha específicos deben escribirse en números arábigos de 4 dígitos, y el mes y el día deben completarse con números de 2 dígitos respectivamente; los documentos sin firma deben verificarse y completarse la fecha de acuerdo con el contenido del documento.
Al completar, puede completar el número de meses y días, es decir, dos líneas, como 2001 0101.
El recuento de páginas se refiere al número de páginas por documento archivado. Las páginas en blanco no se cuentan al solicitar instrucciones y respuestas (incluidas las solicitudes de instrucciones de varios niveles), el borrador original y final (los documentos reglamentarios deben conservar todas las revisiones anteriores, una copia de cada una del original y las revisiones anteriores, el borrador final y el primer borrador); , segundo borrador, borrador final, etc.). Al catalogar, se debe tener en cuenta que) es una sola pieza, y los números de página de los documentos que componen la pieza se deben sumar como los números de página de la pieza.
Los comentarios se utilizan para completar la información que necesita ser complementada y explicada en el archivo archivado, como defectos del archivo, modificaciones, eliminaciones, destrucción, inserción, etc.
Para conocer el formato del directorio de archivos comprimidos en el artículo 35, consulte la Figura A2 de esta regla. En principio, la provincia adopta un directorio de archivos vertical.
Artículo 36 Al completar el contenido de los documentos archivados, se deben utilizar materiales de escritura duraderos. Las unidades que ya usan computadoras para administrar archivos pueden usar software de administración de archivos para generar e imprimir un directorio.
Artículo 37: Elaboración de directorios de documentos archivados. En primer lugar, el catálogo de archivos archivados se compila con pequeños números de serie para diferentes períodos de retención. Es decir, se compila un directorio de archivos permanentes, de largo plazo y de corto plazo comenzando desde "1" cada año y se agrupa en volúmenes respectivamente. Las unidades municipales y de condado (distrito) directamente afiliadas con instituciones más pequeñas y menos archivos pueden preparar un catálogo de documentos archivados en varios años. El grosor es generalmente de 1,5 cm a 2 cm. El segundo es el requisito para la portada del catálogo de archivo. . La cobertura debe establecerse con elementos como nombre, año, período de retención, etc., y se debe cancelar el elemento de institución (emisión). Marque "Institución (Problema)" en la esquina superior derecha del directorio de archivo, como "Oficina" o "Categoría completa". Para facilitar el almacenamiento y la utilización, la provincia ha unificado regulaciones según las cuales cada cuadro de archivo debe colocarse en un directorio de archivos.
Capítulo 9 Embalaje de documentos archivados
Artículo 38 Los documentos archivados deben empaquetarse en la caja de archivo estrictamente de acuerdo con el orden del número de pieza. El contenido del trabajo incluye el llenado de la preparación. forma y la cubierta de la caja de archivo y el Proyecto Box Ridge.
Artículo 39 Al embalarse, los documentos del mismo año, del mismo período de almacenamiento y de la misma categoría deberán empaquetarse en una o varias cajas según su clasificación. Generalmente, no se permite el embalaje según años, instituciones (problemas) y períodos de almacenamiento. Los archivos superiores y los archivos subordinados deben empaquetarse por separado. Generalmente no mezclar con documentos de esta agencia (excepto documentos dirigidos a esta agencia). Para unidades con instituciones más pequeñas y menos documentos, los documentos de niveles superior y subordinado se pueden empaquetar en la misma caja en el mismo año, el mismo período de almacenamiento y la misma categoría.
Artículo 40: Las cajas archivadoras son accesorios para el archivo de documentos y no sirven como unidades de almacenamiento. Las especificaciones y estilos de producción se implementarán de acuerdo con estas reglas. Los cuadros de archivos se pueden organizar vertical u horizontalmente.
Artículo 41 Se deberá utilizar el nombre completo o abreviatura estandarizada en la portada de la caja de archivo para indicar el nombre completo (es decir, el nombre de la unidad de archivo).
Artículo 42: El lomo de la caja del expediente deberá llenarse con precisión con los elementos de búsqueda en el lomo o en la parte inferior de la caja según diferentes disposiciones. Incluyendo número de clan, año, período de almacenamiento, organización (tema). Complete los números del primer y último archivo archivado en las columnas de números de archivo inicial y final y conéctelos con "-". El número de archivo de la biblioteca se compilará cuando el archivo se entregue a la biblioteca; número de caja de archivo, y el número de caja generalmente se compila de acuerdo con el número de secuencia de las cajas de archivo dispuestas en la estantería. Las "Normas" exigen que cuando los archivos se entreguen a la biblioteca, se organicen de acuerdo con los requisitos de admisión. Para facilitar la gestión de los archivos, nuestra provincia estipula que los archivos deben utilizar lápiz para compilar y completar los números de casilla. Las organizaciones grandes tienen muchos archivos y los números de casilla se pueden compilar en función de diferentes períodos de almacenamiento, comenzando desde "1" cada año. Las organizaciones pequeñas tienen pocos archivos y los números de casilla se pueden compilar año tras año en función de diferentes períodos de almacenamiento.
Artículo 43 Se deberá constituir una tabla de consulta para cada caja de documentos archivados. Los elementos de configuración de la tabla de referencia incluyen: descripción de los archivos en el cuadro, corrector, verificador y fecha.
La descripción de los archivos en el buzón requiere completar la información que debe explicarse para los documentos archivados en el buzón, incluida la integridad de la colección de documentos archivados en el buzón y el estado de los archivos mismos. (como escritura borrosa, defectos, etc.).
Asambleista, complete el nombre del responsable de organizar la caja de documentos archivados para aclarar la responsabilidad
Inspector, complete el nombre del responsable de inspeccionar la calidad; de los documentos archivados. Este ítem generalmente lo llena el archivero institucional, o el responsable de los departamentos internos de la organización.
Fecha, complete el año, mes y día en que se completó el archivo.
Consulte la Figura A5 de las reglas para consultar las dimensiones exteriores, los márgenes y las dimensiones del texto de la tabla.
Artículo 44 La Oficina de Archivos Provinciales de Henan es responsable de la interpretación de estas reglas. Al mismo tiempo se suprimen las regulaciones y medidas anteriores que sean incompatibles con estas normas.