Estudio de caso del plan de recepción de conferencias de 2020.
Plan de recepción 1
Primero, todo el proyecto de servicio
1. Planificación de exposiciones: planificación, organización y funcionamiento de diversas exposiciones, ferias y exposiciones.
2. Realizar conferencias especiales, reuniones anuales, ceremonias, ceremonias de inauguración, recepciones y exposiciones para diversas empresas e instituciones.
3. Organizar conferencias internacionales en China, incluidas conferencias industriales, profesionales o de expertos.
4. Organizar viajes al extranjero para participar en diversas reuniones, citas, visitas, inspecciones y otras actividades.
5. Realizar negociaciones comerciales, reuniones de pedidos, reuniones de promoción de nuevos productos, juntas directivas de empresas del grupo, reuniones de premios y evaluación, reuniones con clientes, etc. Empresas varias (fábricas y minas).
6. Realizar diversas reuniones de inspección empresarial.
7. Implementación del plan de reuniones de clases de capacitación.
8. Llevar a cabo actividades de la conferencia de acuerdo con los planes de planificación personalizados del cliente.
En segundo lugar, elementos de servicio individuales
1. Servicios de conferencia: ayudar al organizador a seleccionar una ubicación para la conferencia, proporcionar etiqueta, relaciones públicas y servicios de secretaría a los participantes, y coordinar la gestión de la conferencia.
2. Exposición: construcción de stands, distribución del recinto, alquiler de equipos de exposición, alquiler de equipos audiovisuales, etc.
3. Recepción de la conferencia: brinde servicios de recogida y devolución para los representantes y brinde servicios de registro para los representantes.
4. Reserva de hotel: Brindar servicios de reserva de hotel nacional a precios preferenciales y reservar habitaciones preferenciales en varios lugares.
5. Arreglos de comidas: organizar servicios especiales de catering a precios preferenciales y comprar especialidades locales a precios preferenciales.
6. Servicio de venta de boletos: proporciona boletos aéreos de ida y vuelta, boletos de tren y servicios de reserva de boletos de barco para los delegados; agente de envío para exhibiciones de la conferencia y servicios de seguimiento para que los delegados de la conferencia verifiquen después de la visita.
7. Arreglos de entretenimiento: Organizar actividades de entretenimiento con características locales para los delegados.
8. Los servicios logísticos como visitas, entrevistas, viajes e inspecciones se proporcionarán después de la conferencia.
Plan de recepción 2
1. Preparación psicológica
(1) Un corazón "sincero" hace que la otra parte se sienta bienvenida y valorada.
(2) Espíritu de cooperación. Cuando vea a sus colegas entreteniendo a los invitados, debe tomar la iniciativa para ayudarlos y no ignorarlos solo porque no son sus invitados.
(3) Tener ciertos conocimientos de etiqueta. Preste especial atención a la etiqueta relevante en recepciones, negociaciones y banquetes.
2.Preparación de materiales: La preparación de materiales incluye la preparación ambiental y la preparación de material de oficina, siendo la oficina del gerente general la principal responsable.
(1) Preparación del entorno. Haga todo lo posible para crear un ambiente de recepción limpio, ordenado, luminoso, hermoso y sin olores. Incluyendo recepción, sala de recepción, oficina, pasillo, escaleras, etc.
(2) Confección de material de oficina. Por ejemplo, en el vestíbulo se preparan asientos sencillos y armoniosos para los huéspedes. En la sala de recepción, las mesas y sillas están ordenadas cuidadosamente y el tablero limpio. Cuelgue en la pared una fotografía de una exitosa campaña de relaciones públicas a gran escala y coloque información de la empresa en su escritorio para mejorar la credibilidad de la empresa. Además, se deben preparar juegos de té, hojas de té y bebidas.
3. Preparación del conocimiento y las capacidades comerciales, es decir, el historial de desarrollo de la empresa, las características del producto, las especificaciones, los modelos, los departamentos y el personal de liderazgo. También es necesario preparar información relativamente completa, como la local; hoteles, lugares de interés, rutas turísticas, nombres, ubicaciones e información de contacto de lugares de entretenimiento, así como las condiciones políticas, económicas y culturales de la ciudad, etc. El principal responsable de esto es el Departamento de Administración y el Departamento de Marketing.
4. Comprender la información básica de los invitados, incluido el número de invitados, nombre, sexo, edad, posición, etnia, creencia religiosa, etc., para determinar las especificaciones de la recepción y formular una recepción. plan. Es el principal responsable del departamento de personal, el departamento de planificación y el departamento de finanzas.
Después de comprender rápidamente la situación básica de los invitados extranjeros, debe realizar los siguientes tres preparativos principales de acuerdo con la situación real: determinar las especificaciones de recepción, elaborar el cronograma y proporcionar fondos. Incluyendo el personal que lo recibirá en el aeropuerto o estación, el tipo y cantidad de artículos de bienvenida, acompañantes especializados y acompañantes de tiempo completo; las especificaciones y ubicación del banquete a nivel del hotel, estándares de las habitaciones, etc. Los contenidos específicos involucrados son: (1) Acompañantes principales; (2) Personal principal; (3) Ubicación del alojamiento, estándares y número de habitaciones; (4) Tiempo del banquete, estándares y número de personas; , Ubicación y participantes.
Para permitir que todo el personal relevante comprenda con precisión sus tareas en esta actividad de recepción, organice su tiempo con anticipación y garantice el buen progreso del trabajo de recepción, se formula especialmente un formulario y se distribuye a todas las personas relevantes. Personal. El contenido es el siguiente:
1. Horario del personal: incluyendo tiempo, ubicación, asuntos, personal principal y acompañantes.
2. Horario: incluyendo fecha, hora, actividades, lugar, acompañantes, etc. , generalmente enumerados en forma de tabla.
3. Se deben pagar los gastos de recepción:
Incluyendo
(1) Gastos de trabajo: alquiler de salas de conferencias, materiales de impresión, etc.;
(2) Gastos de alojamiento;
(3) Gastos de comida y bebida;
(4) Gastos laborales: conferencias, discursos, horas extras, etc.;
(5) Gastos de transporte;
(6) Gastos de visitas, visitas turísticas y entretenimiento;
(7) Gastos de souvenirs;
(8) Gastos de promoción y relaciones públicas;
(9) Otros gastos.
Plan de recepción 3
1. Tema de la reunión:
Necesidades por decidir o resolver
2. /p>
De x mes x, 20 a x mes x, 20
3.Lugar de reunión:
_ x hotel.
Cuarto, diseño ambiental
(1) Diseño del área fuera del sitio
El entorno circundante del hotel: pantalla de ajedrez con poste de luz, pantalla promocional LED, luz pantalla de caja, flotando en el aire.
(2) Disposición del área principal del recinto
1. Pancartas, tarjetas de recogida y flores relacionadas con aeropuertos y estaciones de tren.
2. El hotel (lobby del hotel, salas de check-in, salas de conferencias, restaurantes) estará decorado con pinturas temáticas, letreros de agua, señales direccionales, etiquetas para las mesas, arreglos florales y pancartas.
Verbo (abreviatura de verbo) Contenido de la reunión
Primera reunión
(1) Hora de la reunión: día X, mes X, día X, 20 años.
(2) Ubicación: Por determinar (sala de conferencias para 200 personas)
(3) Contenido de la reunión: Por determinar
(4) Diseño de la reunión: 1) Colocación en escritorio: Colocación en mesa o mesa.
2) Flores para conferencias: flores de podio, broches, flores de mesa.
3) Material de reunión: papel blanco, bolígrafos, tazas de té, pañuelos de papel.
4) Ambiente del lugar: Producción de marcas de agua, pintura de fondo (día X, día X), micrófono inalámbrico, música de fondo, cabina X.
(5) Foto de grupo después de la reunión: Hora: Antes de la reunión, dígales a todos que no se vayan apresuradamente, sino que bajen en orden y se tomen una foto de grupo en el lugar designado.
Ubicación: en las escaleras afuera del Hotel Kempinski (escalones en lugar de sillas)
Puedes arreglar un asiento para el líder, con el nombre del líder en el asiento, para que puedas siéntese en el lugar opuesto.
Segunda cena
(1) Hora de la cena: X_noche, 20_(horario concreto por determinar).
(2) Lugar de la cena: Restaurante por determinar.
(3) Modalidad de cena: mesa o buffet.
(4) Disposición de la cena: Al aire libre: Flotando en el aire (8) (Flotando en el aire:), colgando banderas de colores, linternas y grandes carteles pintados con aerosol (fuera del hotel, dentro del rotonda).
Interior: construcción de escenarios, pintura de fondo de escenario, decoración de escenario, dispositivo de llama fría, iluminación y sonido, efectos especiales.
Disposición de la mesa: flores de mesa y etiquetas de mesa (presentación de los arreglos para la cena)
Sección 3 Recepción de la reunión
(1) Contenido del trabajo
1. Planificación del proceso de reuniones;
2. Recopilación e impresión de manuales de recepción de conferencias;
3. Proporcionar servicios de recogida y devolución en aeropuertos, estaciones de tren y otros puertos. ;
4. Aceptar la preinscripción y distribuir artículos;
6. Ayudar con los servicios de alojamiento y catering en el hotel.
7. la conferencia;
8, proporcionar servicios de pedido de billetes de avión (tren);
9. Proporcionar servicios de recepción profesionales;
10. según sea necesario;
11. Proporcionar logística, adquisición de productos locales y otros servicios;
(2) Estructura organizacional y responsabilidades
1. grupo de coordinación:
(1) Responsable de la preparación del plan general de recepción y otros documentos;
(2) Responsable de la recopilación, clasificación y otros trabajos de enlace externo de la información de los participantes. delegaciones;
(3) Responsable de comunicarse con el comité organizador de atraque general;
(4) Responsable de los arreglos de recogida para los líderes provinciales, municipales y del comité organizador; p>
(5) Responsable de organizar y liderar a todos los participantes en el trabajo de recepción Llevar a cabo la comunicación y coordinación;
(6) Responsable de preparar el manual de servicio de recepción 2. Departamento de Servicio de Recepción
Responsabilidades laborales:
(1) Responsable de recoger y dejar invitados, equipado con un ramo de conserjería profesional de Datang.
(2) Responsable de implementar el itinerario preliminar, número de participantes, tiempo de ida y vuelta e intención específica de participar.
(3) Responsable de proporcionar personal de servicio de recepción, alojamiento; , catering, transporte, organización interna de conferencias, visitas e inspecciones, logística y otros servicios de conferencias;
(4) De acuerdo con la situación real del huésped, proporcione arreglos específicos para la recogida y la estación de hotel; arreglos detallados para la asistencia a reuniones; arreglos específicos para otras actividades oficiales y comidas; organización de pedidos de boletos de avión y liderazgo del personal de servicio de recepción;
(5) Responsable de ayudar a los huéspedes a registrarse en el hotel. (Después de recibir al huésped, registre el nombre de la llave de la habitación preparada con anticipación, entréguela al huésped, envíela a la habitación, se organizan flores, pausas para el té, procedimientos de reunión, etc.)
( 6) Responsable de la coordinación integral El grupo completó en conjunto la elaboración del manual de servicio de recepción;
3. Grupo de apoyo al servicio
Responsabilidades laborales:
(1) Responsable de la organización de actividades relevantes del grupo de servicios de recepción, tales como: tomar fotografías en el lugar de la reunión, depurar el proyector antes de la reunión, verificar si los materiales de la otra parte (PPT) se copian y reproducen de manera uniforme y normal, arreglos taquigráficos, reuniones. arreglos de ubicación, etc.
(2) Responsable de todo el trabajo de soporte logístico para los miembros del equipo.
Sección 4 Inspección posterior a la reunión
1. Inspección posterior a la reunión:
1. confirmar con antelación Número de personas y rutas. Distribuiremos la hora de salida, el lugar de recogida y la disposición de la ruta a cada huésped.
2. Si la inspección post-reunión es voluntaria, habrá un punto de información para el registro de la ruta de inspección post-reunión en el lobby del hotel. (Por su cuenta)
2. Servicios de viajes locales (20 personas o más por vehículo) (precio fuera de temporada)
1. Viaje de un día a la línea este: Guerreros de Terracota, Piscina Huaqing, Muralla de la Ciudad, almuerzo Precio: 298/persona; 2. Tour de un día en la línea oeste: Ganling, Yongtai, Área Escénica Cultural del Templo Famen, precio del almuerzo: 380/persona; en la ciudad: Muralla de la ciudad, Bosque de Estelas, Gran Pagoda del Ganso Salvaje, precio del almuerzo: 210/persona; la cotización anterior incluye boletos, tarifas, tarifas del servicio de guía turístico y una comida china estándar de 30 yuanes. 4. Tour de dos días por la ruta este: Guerreros de Terracota, Piscina Huaqing, Huashan, 3. 1, 3 de la mañana. Alojamiento en Huashan. El precio del teleférico es de 780/persona. 5. Tour de dos días por la ruta norte: Mausoleo del Emperador Amarillo, Cascada Hukou, Montaña Pagoda Yan'an, Salón Conmemorativo, Zaoyuan, Yang Jialing, 3. 65433.
La cotización anterior incluye entradas , tarifas, tarifas por servicio de guía turístico y tres hoteles La estadía de una noche de hotel, tres cenas estándar cuestan 30 RMB y un desayuno estándar cuesta 20 RMB.
2. Otros servicios:
Si necesita ayuda con otros servicios, le brindaremos mejores servicios. 1. Recepción de etiqueta profesional: proporcione etiqueta profesional o guardias de conserjería Datang de acuerdo con las especificaciones. 2. Puede proporcionar comidas reservadas. 3. Servicio de reserva: recopile y registre la información de devolución de los huéspedes con anticipación.
Después de reservar los billetes de avión, se informará a los huéspedes que pueden ir directamente al aeropuerto con sus documentos de identidad. Cargos de recogida y devolución en el aeropuerto.
Nota: Los arreglos de recogida en el aeropuerto se basarán en la hora de llegada del vuelo del cliente.
Plan de aceptación 4
(1) Trabajo previo a la conferencia:
1. Negociar con el organizador de la conferencia.
2. Proporcionar planes de planificación de recepción de conferencias y cotizaciones a los organizadores de la conferencia.
3. Invitar al organizador de la conferencia a realizar una inspección in situ del lugar de la conferencia.
4. Confirme el plan de recepción de la conferencia con el organizador de la conferencia.
5. Firme un contrato de recepción de la conferencia con el organizador de la conferencia y solicite un depósito.
6. Preparar los materiales de la reunión. (Incluyendo invitar a líderes relevantes, medios de comunicación, comunicados de prensa, materiales de recepción, servicios comerciales de apoyo a reuniones, etiqueta de relaciones públicas, traducción, comunicación y servicios de secretaría).
(2) Trabajo de seguimiento:
1 Aeropuertos y estaciones: personal dedicado y automóviles especiales lo recogerán en lotes según sea necesario.
2. Hotel de la conferencia en el lugar: el secretario de la conferencia distribuye los materiales de la conferencia y recibe a los visitantes.
3. El secretario de la conferencia debe ayudar en el diseño del lugar y los servicios de la conferencia.
4. Durante la recepción de la conferencia (check-in), el secretario de la conferencia ayuda al equipo de la conferencia a confirmar y asignar salas, confirmar salas VIP y organizar y registrar información relevante. Ayudar a distribuir obsequios y frutas de la conferencia en la sala de conferencias.
5. Confirmar horario de comida, menú, normas, formato, bebidas, mesas primarias y secundarias y demás disposiciones relacionadas.
6. Confirmar con antelación los artículos de entretenimiento, lugares de entretenimiento, consumos y métodos de pago de los representantes de la reunión (clientes).
7. Confirmar los arreglos de comida, alojamiento, transporte, viaje, compras y entretenimiento proporcionados por la compañía de viajes para la conferencia (horario, guía del auto comedor, etc.).
8.Confirmar y garantizar la seguridad del lugar de celebración, como protección antirrobo y contra incendios, así como la seguridad de las personas, bienes y bienes representados durante la reunión.
9. Confirmar los arreglos y la recepción de invitados especiales (como representantes de las principales minorías étnicas, invitados distinguidos, representantes de personas con discapacidad y sus familias, etc.). ).
10. Coordinar los arreglos de transporte durante la reunión.
11. Manejar la emisión de boletos de transporte y otros servicios confiados para el regreso de los delegados de la conferencia y otros viajes.
(3) Trabajo posterior a la conferencia:
1. Resumen y evaluación de los servicios de la conferencia, retroalimentación y procesamiento de los representantes de la conferencia.
2. Materiales de reuniones, discursos de liderazgo, resúmenes de noticias e impresión de libretas de direcciones representativas.
3. Liquidación de honorarios con el organizador del congreso.
4. Di adiós al trabajo representativo.
(4) Preparación de la reunión:
1. Determinar las especificaciones de recepción según la escala de la reunión. Establecer las especificaciones a especificar.
2. Publicar avisos de reuniones y horarios de reuniones. El aviso de la reunión debe indicar el nombre del convocante o el nombre de la institución o unidad, la hora y el lugar de la reunión, el tema de la reunión, los participantes, las tarifas de la reunión, los materiales requeridos, la información de contacto, etc. Preste atención al recibo adjunto al aviso para determinar si las personas invitadas asisten a la reunión y si existen requisitos adicionales para quienes asistirán a la reunión. Para los asistentes que lleguen desde otro lugar, también se debe incluir un mapa de ruta hasta el lugar de la reunión y el hotel. Esta hoja de ruta ahorra a los participantes muchos problemas al pedir direcciones.
La agenda de la reunión es la disposición específica de las actividades diarias de la reunión durante la reunión y es una base importante para que las personas comprendan la reunión. Puede ser en forma escrita o tabular. Se puede distribuir con avisos de reuniones.
3. Disposición del lugar.
La distribución del recinto incluye la decoración del recinto y la configuración de las butacas. Generalmente en reuniones grandes se colgarán pancartas en el lugar de celebración de acuerdo al contenido de la reunión. En la puerta se colocaron carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar adecuadamente bonsais relajados y flores en macetas en el lugar; para que el lugar sea más solemne, se pueden colgar o colocar la bandera nacional y la bandera del partido en la mesa de conferencias, así como el emblema nacional y el emblema nacional. Si es necesario colocar tazas y bebidas sobre la mesa, es necesario limpiarlas con un paño y colocarlas de forma bonita y uniforme. La configuración de los asientos debe coincidir con el estilo y el ambiente de la reunión, y prestar atención al orden protocolario. Existen principalmente las siguientes configuraciones: Tipo mesa redonda, si se utiliza mesa redonda o mesa ovalada. Este arreglo coloca a los participantes alrededor de la mesa con el líder, eliminando cualquier sensación de desigualdad. Además, los participantes pueden ver claramente las caras de otras personas, lo que facilita el intercambio mutuo de opiniones. La disposición de los asientos debe garantizar que los invitados o superiores estén cara a cara con los líderes empresariales y sus acompañantes. El líder invitado debe sentarse en el centro sur o en la puerta, y el líder empresarial debe sentarse frente al líder superior. Siéntense en diagonal uno frente al otro en el mismo nivel. Porque la gente respetable tiene prioridad en saber.
Tipo aula, es el formato más utilizado y es adecuado para reuniones donde el objetivo es transmitir información e instrucciones. En este momento, el número de participantes es relativamente grande y no hay necesidad de discusión e intercambio de opiniones entre los participantes. En este formato, la tribuna se sitúa frente al público. Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición y el estatus social del personal. El asiento del presidente se encuentra en el centro de la primera fila.
(5) Etiqueta en la recepción de la reunión:
Primero, verifique antes de la reunión. Este es un remedio para áreas que no fueron pensadas o implementadas en la etapa de preparación preliminar. Por ejemplo, busque audio y video, documentos, pancartas, etc. Listo.
El segundo es entrar en la posición de recepción con antelación. El personal de recepción debe ocupar sus puestos con antelación y empezar a trabajar antes de que lleguen los participantes. Generalmente el trabajo de recepción se divide en los siguientes puestos.
1. Configure 1 o 2 estaciones de firma para el personal. Si el nivel de acogida es alto, puedes enviar una acompañante para que sea la anfitriona del evento. Signature Taipei viene con pinceles, bolígrafos y blocs de firma. Cuando le entregue un bolígrafo a un invitado, debe quitarle la tapa, apuntar el bolígrafo hacia usted y sostenerlo con ambas manos. Si se trata de un pincel para escribir, sumérjalo en tinta antes de entregárselo. Para ahorrar, el check-in debería ser más detallado. Si se requieren materiales de distribución, entréguelos cortésmente. El recepcionista siempre deberá informar al organizador del número de personas que asistirán a la reunión.
2. Toma asiento. Después de iniciar sesión. El recepcionista de la conferencia debe guiar cortésmente a los asistentes al lugar y tomar asiento. Los líderes importantes deben ser presentados primero en el salón, acompañados personalmente por los líderes empresariales, y luego tomar asiento en el podio unos minutos antes del inicio de la reunión.
3. Después de que los estudiantes se sientan, el personal de recepción debe entregar té, toallas y frutas, responder con entusiasmo a varias preguntas de los estudiantes, cumplir con diversos requisitos y brindar el servicio más considerado posible.
(6) Etiqueta del servicio de reuniones:
1. Todos los empleados deben usar trajes y ropa de trabajo de la empresa, los hombres deben usar camisas y ropa de trabajo azules y las mujeres deben usar camisas blancas y trabajar. ropa. La ropa debe estar en buenas condiciones, sin manchas, con todos los botones y sin botones faltantes o incorrectos. Use corbata, use zapatos de cuero, no guarde nada en los bolsillos superiores, guarde menos en los bolsillos del pantalón y no se suba los puños ni las perneras del pantalón. Use una etiqueta con el número del trabajo. 2. Estar concentrado y en buen estado mental durante la recepción, libre de fatiga, depresión e insatisfacción. Párese derecho, levante la cabeza, levante el pecho, contraiga el abdomen y deje que las manos cuelguen hacia abajo de forma natural. Camine con pasos fuertes, longitud de zancada adecuada y ritmo adecuado. 3. Evite bostezar, estirarse, estornudar, hurgarse las orejas, etc. frente a los clientes. Si es realmente difícil de controlar, muévete hacia un lado para evitarlo. Al hablar con líderes e invitados, debe estar concentrado, expresarse con naturalidad y expresarse de manera adecuada. No ponga las manos detrás de la espalda, no se tome de la mano, no se tome de la mano ni se cruce de manos, y no se balancee de un lado a otro ni se rasque las orejas. 4. El servicio durante la reunión debe ser lo más fluido y generoso posible. Si no tiene cuidado y algo sale mal, trátelo en silencio lo antes posible. No puedes molestar a los demás. No se apresure a ir y venir para llamar la atención de los participantes. De lo contrario sería un gran error laboral. 5. Las reuniones de servicio deben ser compactas y no debe haber silencio. Esto requiere que todo el personal esté "listo" y haga todos los preparativos. 6. Esté preparado para el servicio posterior a la reunión. Durante la reunión, debemos preparar el servicio posterior a la reunión. Por ejemplo, si quieres tomar fotos después de la reunión, debes organizar el lugar, las sillas, etc. El fotógrafo debe estar preparado de antemano para la fotografía. Además, el coche después de la reunión también debe estar debidamente arreglado antes de que finalice la reunión.
(7) Servicio posterior a la reunión:
Después de la reunión, cada personal de recepción tendrá una clara división del trabajo y hará un buen trabajo después.
1. Organizar actividades después de la reunión y, en ocasiones, concertar algunas actividades. Por ejemplo, fiestas, cenas, visitas, fotos, etc. , estas tareas son muy complejas y un líder debe tener mando y coordinación unificados. Este líder debe tener fuertes habilidades organizativas para ser competente. Al mismo tiempo, el resto del personal de recepción también debe cooperar activamente y hacer su propio trabajo para garantizar la implementación sin problemas del plan de actividades.
2. Despedida Organizar el transporte de los participantes según la situación para que puedan regresar felices y en el momento oportuno.
3. Limpiar los documentos de la reunión, reciclar los documentos relevantes, organizar las actas de la reunión y resumir la reunión.
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