¡Urgente! ! ! Libros y materiales sobre oficina sin papel y gestión ofimática.
Descripción del problema:
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Análisis:
1. Descripción general del sistema
El sistema de automatización de oficinas de China Shipbuilding Industry Corporation (CSIC) está especialmente diseñado por CSIC Information Technology Co., Ltd. para China Shipbuilding Industry Corporation Un sistema integral desarrollado por la empresa y sus filiales que integra negocios, gestión y apoyo a las decisiones. El sistema se basa en la poderosa plataforma de software colaborativo Domino/Notes y tiene excelentes características como alta confiabilidad, alta disponibilidad, seguridad y practicidad.
Desde un punto de vista funcional, se puede dividir en aplicaciones comerciales que se ocupan de los negocios, aplicaciones de gestión que se ocupan de la gestión administrativa, aplicaciones auxiliares para la toma de decisiones que utilizan datos internos y externos para el seguimiento de la toma de decisiones. Y otros departamentos y empresas del sistema de interfaz externa.
Desde la perspectiva de las empresas y empresas, el sistema de oficina diario y el sistema de gestión empresarial incluidos en el sistema de información de gestión son totalmente coherentes con la situación real de la oficina. Aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología informática y la tecnología de redes puede mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo, reducir los costos de trabajo, mejorar la calidad del trabajo y lograr una oficina sin papel.
A partir de la relación entre empresas, empresas, empresas y empresas subordinadas, se realiza la gestión distribuida, se acelera la circulación de la información y se fortalece la gestión empresarial. El sistema de soporte de decisiones utilizará varios métodos de análisis estadístico, herramientas de visualización y almacenes de datos para lograr soporte de decisiones basado en datos de sistemas empresariales y sistemas de gestión, y proporcionará información estadística útil a las redes troncales empresariales y a los líderes medios y superiores.
2. Principales características técnicas
1. La arquitectura del sistema es clara y razonable, y la interfaz es simple, animada y amigable.
El sistema se divide en tres módulos funcionales:
El sistema de publicación de información basado en navegador proporciona una gran cantidad de información masiva.
lSistema de correo
lSistema de oficina: incluye principalmente: gestión de documentos oficiales, gestión de archivos, información del departamento, servicios de información y gestión interna.
2. Multiplataforma
Lotus Domino/Notes es una infraestructura de información empresarial de plataforma cruzada, que admite sistemas Unix (IBM AIX, HP-UX, SUN Solaris) y Microsoft. NUEVO TESTAMENTO.
3. Contenido enriquecido y funciones completas
El sistema de publicación de información incluye: noticias diarias de eventos importantes, información de pares, reglas y regulaciones de la empresa, normas de seguridad, tablón de anuncios del grupo del partido, dirección. libro y directorio telefónico, horarios de trenes, horarios de vuelos, noticias de la empresa, leyes y regulaciones.
lEl sistema ofimático incluye principalmente: gestión documental oficial, gestión de expedientes, información departamental, servicios de información y gestión interna.
Entre ellas, la gestión de documentos oficiales incluye: gestión de emisión, gestión de recepción, gestión de refrendos y consulta de documentos oficiales.
La información del departamento incluye: asignación | supervisión y navegación de información.
Los servicios de información incluyen: eventos importantes, noticias diarias, información sobre pares, horarios de trenes, horarios de vuelos, noticias de la empresa, leyes y regulaciones, libretas de direcciones y guías telefónicas.
La gestión interna incluye: tablero de propaganda del grupo del partido, normas y reglamentos de la empresa, normas de seguridad, gestión de horarios, gestión de reuniones, gestión de viajes de negocios y gestión de notificaciones.
4. Sistema de correo seguro y confiable
Este sistema utiliza el servidor de correo de Domino para proporcionar un sistema de correo seguro y confiable, mejora la capacidad interactiva del flujo de información y promueve la eficiencia de la oficina. personal. La comunicación entre ellos facilita la comunicación y colaboración en la oficina.
5. Mecanismo completo de seguimiento y monitorización del sistema.
El sistema proporciona capacidades completas de seguimiento y monitoreo. A través de esta función, los usuarios pueden rastrear y monitorear todo el proceso de cada trabajo en curso y completado.
6.Sistema de gestión documental acorde a los estándares nacionales
Este sistema completa el archivo y registro, entrega de documentos, archivo, sellado, tipografía, consulta, gestión de préstamos y destrucción de documentos de diversa índole. documentos oficiales. Proporcionar programas de interfaz para otros archivos para facilitar a los clientes.
7. Mecanismo de seguridad completo
La configuración de permisos estricta, haciendo pleno uso de los potentes mecanismos de seguridad proporcionados por el sistema operativo y Lotus Notes, puede lograr seguridad multicapa para servidores y bases de datos. y control de documentos, así como medidas de seguridad de cuatro niveles como verificación, control de acceso, cifrado de campos y firma electrónica. El sistema también puede controlar los permisos de tareas a través de grupos y roles en el diseño del proceso. Todas las operaciones del usuario en varias bases de datos se pueden rastrear y registrar para una seguridad completa del sistema.
Sistema Integral de Oficina del Grupo Yinghai
El objetivo del Sistema Integral de Oficina del Grupo Yinghai es realizar la gestión de la red dentro de las agencias del grupo, la sede del grupo y el CSSC, las agencias, las empresas subordinadas y directamente unidades afiliadas. El sistema de la primera fase incluye principalmente el sistema de gestión de documentos oficiales, el sistema de consulta de información, el sistema de gestión interna, el sistema de correo, el sistema de servicio de información (publicación) y el mantenimiento del sistema.
Sistema de gestión de documentos oficiales: completa principalmente la gestión de documentos oficiales de Yinghai Group. En el futuro, tendrá la capacidad de enviar y recibir documentos oficiales a través de la red de acuerdo con la interfaz unificada de CSSC. Incluye principalmente: gestión de comunicaciones, gestión de emisión de documentos y consulta de documentos oficiales.
El sistema de consulta de información completa principalmente la estructura superior de la informatización empresarial y proporciona la base para interfaces de enlace ascendente para la futura construcción de la informatización empresarial. Actualmente, los datos se pueden ingresar a través de clientes designados y formatos de plantilla. Después de formar otros sistemas de aplicación, los datos se pueden organizar a través de procesos automatizados y enviarse a consultas de liderazgo. La información principal incluye: gestión de planificación, información de producción, información de ventas, información financiera, información de personal, etc.
El sistema de servicio de información (publicación) completará la información pública, información pública, noticias (diarias) de la empresa, normas y reglamentos de la empresa, noticias del departamento, avisos de reuniones, propaganda de partidos y ligas, información de la industria, eventos importantes, trenes y horarios de vuelos El sistema adopta una estructura de servidor/navegador (estructura B/S) para publicar y recuperar información como tablas y notificaciones internas para que se hagan públicas.
El sistema de correo electrónico adoptará el sistema maduro actual para completar el intercambio de información entre el personal interno y brindar comodidad a la transmisión electrónica de información de los empleados al tiempo que garantiza un cierto grado de privacidad y seguridad.
El sistema de gestión interna incluye principalmente el sistema de oficina de liderazgo interno de la empresa, oficinas departamentales, oficinas personales, gestión de conferencias, sistemas de gestión de archivos, vehículos, material de oficina, presupuestos departamentales, etc. La asistencia de oficina inicial y la acumulación de datos se completaron mediante la coexistencia de medios impresos y electrónicos. Con la ampliación de funciones y la capacitación del personal, se fue implementando gradualmente un sistema de oficina sin papel.
El mantenimiento del sistema consiste principalmente en completar la gestión de parte del negocio del grupo y el mantenimiento diario del sistema, que incluye principalmente: configuración del sistema, derechos de acceso personal y determinación de contraseñas, y proporcionar la ayuda correspondiente del sistema.
Basándonos en la situación real del Grupo Yinghai, los requisitos de la gestión de información de oficina y la integración de sistemas comerciales y sistemas de gestión de información de oficina, después de un análisis y discusión detallados, propusimos el desarrollo e implementación de una automatización de oficina. sistema integral de gestión de información. La misión general es:
l Realizar gradualmente procesos de gestión y procesamiento de documentos automatizados y sin papel.
Aportar informatización y automatización de las tareas diarias de oficina.
l Gestión de conferencias y automatización de la gestión empresarial.
l Informatizar la recopilación, organización y divulgación de información interna e información pública, y soportar la divulgación de información interna o externa del sistema a través de la Web.
l Establecer la interfaz entre el sistema de gestión de información de la oficina y otros sistemas de gestión de transacciones.
l Establezca plantillas de consultas de liderazgo, proporcione informes para cada departamento y complete el soporte para la toma de decisiones de liderazgo.
Al establecer un sistema de oficina integrado, Yinghai Group Company y sus subsidiarias y sucursales pueden lograr una interacción sin papel y una gestión en tiempo real. El sistema de escritorio del usuario del sistema integrado de información de oficina eventualmente se convertirá en la única interfaz persona-computadora del usuario. A través de esta interfaz, el personal relevante de toda la empresa puede completar los asuntos diarios de la oficina, el procesamiento de documentos, el intercambio de información, la gestión comercial y otros objetivos laborales.
Las características principales del completo sistema de oficina de Yinghai Group:
La interfaz es amigable, hermosa, tiene un formato unificado y es fácil de modificar.
Escanee documentos en papel en la base de datos y envíelos a todos los sitios en cualquier momento, lo cual es muy conveniente.
Admite acceso remoto y revisión de documentos formales.
El sistema identifica automáticamente a los usuarios, y diferentes servicios sólo pueden ser manejados por diferentes usuarios.
Todos los clientes instalan el mismo software. Los usuarios pueden gestionar sus negocios en cualquier punto de venta siempre que ingresen su contraseña.
Compatible con aplicaciones heredadas para proteger los datos existentes.
La gestión centralizada de bases de datos facilita la obtención de información de otros departamentos.
Controlar eficazmente los derechos de acceso de los usuarios.
Los administradores pueden realizar copias de seguridad de los datos, eliminar información y agregar usuarios.
lSoporte de múltiples plataformas.
l Seguridad de los datos: Para gestionar estrictamente el derecho de uso de la información debemos dar el primer paso en tecnología.
Adoptar medidas confiables de seguridad y emergencia para garantizar que el sistema sea infalible.
Buena escalabilidad: con los continuos cambios en la escala del negocio de oficinas, el rápido desarrollo de los equipos informáticos y la tecnología de redes, la continua aparición de nuevas tecnologías y la creciente demanda, con el fin de adaptar el sistema a la Requisitos de aplicaciones en evolución, el sistema construido debe ser completamente escalable.