¿Qué hace un agente licitador? Investigación sobre coordinación y comunicación en proyectos de agencias licitadoras de ingeniería.
Número de clasificación de la Biblioteca de China: F284 Código de identificación del documento: A Número de sección: 1000-8136 (2012) 03-0103-02.
El denominado agente de licitación de proyectos se refiere a un agente que actúa como agente de licitación de proyectos. Involucra todos los aspectos de todo el proceso de proyectos de construcción de ingeniería. Su principal contenido de agencia es el estudio, diseño, consulta y supervisión de diversos proyectos de construcción de ingeniería, así como la adquisición de equipos y materiales relacionados con la construcción de ingeniería, así como accesorios. servicios relacionados. Una característica importante de las actividades de licitación es que hay muchas partes relevantes involucradas. Las partes interesadas involucradas incluyen principalmente postores, postores, agencias de licitación, jueces expertos y agencias reguladoras. Todas las partes involucradas en las actividades de licitación influyen en las actividades de licitación desde diferentes etapas, diferentes ángulos o diferentes formas. Entre ellos, el licitador, como institución que propone proyectos de licitación e implementa la licitación, afecta las actividades de licitación de principio a fin. Por lo tanto, el director del proyecto no sólo debe hacer un buen trabajo en el proceso de licitación, sino también fortalecer la coordinación y comunicación con los postores para promover el buen progreso de las actividades de licitación.
1 Propósito de la coordinación y comunicación
Al brindar servicios de licitación, los gerentes de proyectos de licitación deben coordinar y comunicarse con el postor en todas las etapas desde la aceptación de la encomienda hasta el final de la licitación. Sus principales propósitos son los siguientes:
1.1 Establecer una buena relación de cooperación
Bajo la premisa de seguir los principios de justicia, equidad y apertura, la comunicación necesaria con el licitador puede promover la formación de una buena relación de cooperación entre las dos partes, fortalecer la cooperación y la cooperación entre las dos partes, garantizar la implementación sin problemas de todos los procedimientos de licitación necesarios y, en última instancia, lograr los objetivos de la licitación.
1.2 Aclarar responsabilidades
Una comunicación adecuada con el licitador puede aclarar las responsabilidades y obligaciones de ambas partes, mejorar el entendimiento mutuo, animar a ambas partes a desempeñar concienzudamente sus deberes y garantizar así que todos partes relevantes derechos e intereses legítimos de las partes.
1.3 Garantizar la calidad de las licitaciones, mejorar la efectividad y eficiencia de las licitaciones y brindar mejores servicios a los licitadores.
Una comunicación adecuada con el licitador puede permitir a los directores de proyecto obtener información más relevante, lo que resulta útil para analizar correctamente diversas cuestiones difíciles y emitir juicios razonables. Sin violar los principios, puede proporcionar más y mejores servicios a los licitadores y aumentar el valor agregado de los servicios, reduciendo así los riesgos de licitación y garantizando la calidad de los servicios de licitación. Además, una coordinación y comunicación efectivas también pueden evitar problemas innecesarios, ahorrando así costos de licitación y mejorando la eficiencia de las licitaciones.
2 Principales contenidos de coordinación y comunicación
Los proyectos de las agencias licitadoras tienen muchos vínculos y son altamente procedimentales. En cada enlace correspondiente corresponde la comunicación y gestión necesaria entre el organismo licitador y el oferente, como se muestra en la Tabla 1. El personal de gestión de proyectos debe fortalecer la comunicación con el postor sobre los puntos clave involucrados en función del contenido del proceso de licitación.
3 Coordinar métodos de comunicación
3.1 Comprender los objetivos e intenciones generales del proyecto de construcción del postor.
El personal de gestión del proyecto de licitación también debe comprender el concepto del proyecto. La base, el motivo y el punto de partida, especialmente para proyectos de inversión estatales importantes y relacionados con políticas; de lo contrario, puede causar dificultades en el trabajo de la agencia debido a una comprensión incompleta de los objetivos de la agencia y la finalización de las tareas.
3.2 Elaborar un plan de licitación factible
El plan de licitación se basa en las características, condiciones y funciones técnicas y económicas, de gestión, calidad, precio y cronograma del proyecto de licitación, y de conformidad con las leyes, reglamentos y normas técnicas pertinentes, y preparación de objetivos, métodos, planes y medidas de implementación para proyectos licitados. El gerente del proyecto de licitación elaborará un borrador preliminar del plan de licitación basado en la comunicación con el postor, que debe incluir los siguientes contenidos: ① Antecedentes del proyecto de construcción de ingeniería (2) Alcance de la licitación del proyecto, división de la sección de la licitación y calificaciones de la licitación; Secuencia de licitación del proyecto; (4) Requisitos de calidad, costo y cronograma del proyecto; (5) Métodos y métodos de licitación del proyecto; ⑨ Descomposición de la licitación del proyecto; métodos de implementación del plan.
3.3 Revisión y determinación del plan de licitación
El personal de gestión del proyecto hará un buen trabajo en la promoción de la agencia al discutir y revisar el plan de licitación con el postor y mejorar la calidad del postor. comprensión del trabajo de agencia, especialmente para fortalecer la comprensión del trabajo de agencia y los procedimientos de licitación legal. Ayudar activamente a los postores a mejorar su comprensión de una serie de leyes y regulaciones como la Ley de Licitaciones y Licitaciones, e influir y promover la coordinación de su trabajo con sus servicios estandarizados, estandarizados e institucionalizados. Un plan de licitación razonable es un requisito previo para mejorar la calidad del trabajo de licitación y también es una oportunidad para que el licitador reconozca el trabajo de la agencia licitadora. A través de la discusión del plan se profundizó el entendimiento y el reconocimiento mutuos y se sentó una buena base para el trabajo posterior.
3.4 Los documentos de resultados a publicar deberán ser confirmados por el licitador.
Las agencias licitadoras deben actuar como agentes de conformidad con la ley, desempeñar sus funciones dentro del alcance de la autorización del licitador y ser la misma entidad que el licitador en términos de significado legal y alcance de la autorización. La agencia licitadora, bajo la premisa de respetar al postor, incluirá a ambas partes en todo el proceso de licitación. Antes de emitir todos los documentos finales, es necesario estudiarlos con el licitador y obtener su confirmación. Los documentos de resultados incluyen: plan de licitación, anuncio de licitación, anuncio de precalificación, documentos de licitación, preguntas y respuestas sobre la licitación, informe de evaluación de la licitación, aviso de adjudicación de la licitación, etc. Las cuestiones planteadas por los licitadores en los documentos finales que puedan violar las leyes, los reglamentos y el principio de las "tres ferias" deben ser explicadas oportunamente. Puede utilizar informes escritos y bases legales para explicar los motivos para evitar malentendidos y hacer que la agencia funcione sin problemas.
3.5 Fortalecer la coordinación y comunicación post-licitación.
En términos generales, después de que la agencia licitadora determina el postor ganador y emite un aviso de haber ganado la oferta, el licitador firma un contrato económico con el postor ganador y se completa el proyecto de licitación. Para brindar un mejor servicio al postor, una vez finalizado el trabajo de licitación, el gerente del proyecto también debe fortalecer la coordinación y comunicación con el postor: ① Supervisar la ejecución del contrato y coordinar los conflictos durante el proceso de ejecución del contrato. En el trabajo, el personal de gestión del proyecto de licitación debe tomar la iniciativa de visitar al licitador y comunicarle si existe algún problema en la ejecución del contrato entre el licitador y el adjudicatario. En caso afirmativo, debe hacer todo lo posible para resolverlo. Y recopile, analice y solucione problemas durante la ejecución del contrato. Si los problemas que surgen durante la ejecución del contrato se deben a imperfecciones o defectos en los propios documentos de licitación, dichas imperfecciones o defectos deben resumirse y comunicarse oportunamente, y se debe brindar orientación para licitaciones posteriores para otros proyectos. ② Realizar encuestas de satisfacción del cliente. La satisfacción del licitador con el servicio de licitación es el punto de partida y destino de los servicios de la agencia licitadora. El director del proyecto debe comunicarse activamente con los postores y proporcionar buenas condiciones y canales para que los postores presenten opiniones y sugerencias, a fin de juzgar las deficiencias en los servicios de licitación, mejorar los niveles de servicio de licitación y ganar más clientes.
4 Estudio de caso
Una empresa encargó a una agencia licitadora que llevara a cabo proyectos gestionados por sus sucursales en el extranjero. Debido a que el departamento de gestión de licitaciones de construcción de casi todas las ciudades tiene regulaciones de supervisión y gestión específicas y métodos de implementación basados en las características de la región, para promover el buen progreso del proyecto, es necesario comprender las regulaciones relevantes de la construcción del proyecto en la región. En este sentido, el director del proyecto A (en adelante, A) elaboró un plan de comunicación detallado en el plan del proyecto, enumerando las partes interesadas del proyecto y la información que necesitan, cuándo la necesitan y cómo obtenerla. Primero, la unidad de inversión del proyecto envió a una persona a cargo al área local para comprender la situación del proyecto, y A se ofreció a acompañarlo. En el plan de comunicación de A, el propósito de este viaje es el siguiente: ① comprender el proyecto en sí; (2) comprender a los principales participantes y al personal responsable del proyecto en la sucursal local; (3) comprender las regulaciones pertinentes de la licitación de construcción local; departamento de gestión.
Durante la implementación de la primera ronda de comunicación, las dos primeras tareas se completaron con éxito a través de la reunión de introducción del proyecto. Los principales participantes y responsables de la sucursal también visitaron el departamento de gestión de licitaciones de construcción local durante el trabajo preliminar del proyecto y presentaron el proyecto en sí y algunos métodos de gestión local y situaciones relacionadas. En particular, propusieron regulaciones locales para edificios específicos. Los modelos de materiales no deben aparecer en los documentos de licitación.
Pregunta 1: Debido a que A ignoró los filtros y obstáculos en el proceso de comunicación y lo consideró información válida, se olvidó de verificar parte de la información en la comunicación con la autoridad local de licitación de construcción, lo que resultó en la licitación. documentos No hay modelos de referencia específicos para materiales de construcción importantes en la lista de materiales.
a. Elaborar los documentos de licitación de acuerdo al texto del estándar de licitación y manual de gestión de adquisiciones locales. Una vez preparados los documentos, A corrió nuevamente al sitio del proyecto y, después de la aprobación, comenzó la venta formal de los documentos. Durante este proceso, después de comunicarse con el departamento de gestión de construcción local y otras empresas licitadoras locales, A descubrió que el modelo de material de construcción se puede escribir usando la palabra "referencia" en el documento de licitación.
Si no hay referencia al modelo de material de construcción, los postores generalmente cotizarán materiales de menor calidad de la marca de referencia para reducir la cotización y aumentar la tasa de ganancia. Es probable que el efecto decorativo de este material de construcción no cumpla con el diseño. requisitos. En respuesta, A inmediatamente hizo un informe de desempeño sobre el estado actual y la información de pronóstico del proyecto, y comunicó la situación a la persona a cargo de la sucursal del cliente del proyecto. Sin embargo, ya era demasiado tarde para agregar modelos de materiales de construcción en. esta vez.
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Después de la evaluación de la oferta, el fabricante con el precio más bajo ganó la oferta y A anunció el resultado en línea de acuerdo con las regulaciones locales. Una vez finalizado el período de publicidad, A notifica al postor ganador que reciba el aviso de adjudicación de la oferta y continúe con el siguiente paso de firmar el contrato. En este punto, el proceso de licitación ha llegado a su fin. Sin embargo, debido a negligencia en la comunicación, durante el proceso de firma del proyecto, la sucursal del cliente del proyecto y el postor ganador tuvieron grandes diferencias en los materiales y precios de construcción. La oficina central también planteó objeciones a la diferencia de precio y el precio del postor ganador. y el fichaje quedó una vez varado. Un experto en cooperación y el responsable de la sede central acudieron nuevamente para comprobar la situación. Esta investigación verificó que A dio una explicación detallada de todos los procesos, los expertos realizaron demostraciones en el sitio y la oficina central acordó calcular la diferencia en función de los cambios de diseño. Durante el trabajo de cierre, A registrará y guardará los registros de finalización y las omisiones de esta comunicación como cambios en el alcance de la comunicación y como referencia para mejorar los planes de comunicación para proyectos similares en el futuro.
5 Conclusión
Podemos imaginar, A, cómo debería llevarse a cabo el proyecto, sin omisiones. En primer lugar, para la primera omisión, si A nota la información filtrada y de obstáculos que puede aparecer en la comunicación, pensará que los requisitos transmitidos por los miembros del proyecto pueden no ser muy precisos y luego podrá confirmar con el departamento competente. Después de la confirmación, la Parte A hizo una declaración sobre el asunto a los directores de la empresa principal y a las sucursales del cliente, e hizo sugerencias razonables: Para evitar futuros desacuerdos con el postor ganador sobre el tipo de materiales de construcción, los términos relevantes en Los documentos de licitación deben perfeccionarse. Aunque esto ampliará el tiempo de preparación, ahorra costes de trabajos posteriores y evita que la oficina central del cliente tenga dudas sobre los resultados de la licitación. Cuando A se entera de la situación real a través de una comunicación efectiva por segunda vez, si la información se transmite a la oficina central, incluso si los documentos de licitación no se modifican al final, la oficina central comprenderá la situación y conocerá las posibles consecuencias y hacer los preparativos con anticipación para que la firma final se desarrolle sin problemas. Aunque posteriormente se tomaron medidas correctivas en estas dos comunicaciones, debido al factor tiempo, no solo afectó el buen avance del proyecto de licitación, sino que también provocó un aumento en los costos de licitación.
Materiales de referencia:
[1] Cheng. Comunicación de gestión[M]. Wuhan: Prensa de la Universidad Tecnológica de Wuhan, 2003.
[2]Dai. Cómo los postores coordinan y se comunican con las partes interesadas[J]. Licitación de China, 2010 (42): 21 ~ 23.
(Editor: Wang Ping)
Exploración de la coordinación y comunicación
Problemas existentes en las agencias de licitación de ingeniería
Tang Haoguang
p>La coordinación y comunicación efectivas son el requisito previo y la clave para el éxito de las actividades de licitación. Resumen: Basado en la propia práctica del autor, este artículo analiza los objetivos, el contenido y los métodos de comunicación efectiva en el proceso de licitación y brinda ejemplos para ilustrar la importancia de la comunicación coordinada.
Palabras clave: agencia licitadora; coordinación y comunicación; gentileza
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