¿Qué hace la gestión documental?
La gestión de archivos de proyectos de construcción es principalmente responsable de acceder, almacenar, clasificar y recuperar documentos, hojas de cálculo, gráficos y escaneos de imágenes relacionados con los proyectos de construcción.
1. Contenido del trabajo:
Cada texto tiene un registro similar a una ficha, registrando información como el autor, la descripción del documento, la fecha de establecimiento y el tipo de aplicación utilizada. Estos archivos suelen archivarse en cintas magnéticas menos costosas y, en casos especiales, en discos ópticos legibles y grabables.
2. Elementos del sistema de gestión documental:
(1) ¿Qué tipos de documentos y otros contenidos se pueden crear en una organización?
(2) Qué plantillas se utilizan para cada tipo de documento.
(3)¿Qué metadatos se proporcionan para cada tipo de documento?
(4) Dónde almacenar los documentos en cada etapa del ciclo de vida del documento.
(5) Cómo controlar el acceso a los documentos en las distintas etapas del ciclo de vida del documento.
(6) Cómo mover documentos dentro de la organización mientras los miembros del equipo trabajan juntos para crear, revisar, aprobar, publicar o eliminar el documento.
(7) Qué políticas se deben aplicar a los registros para que las operaciones relacionadas con los registros sean auditadas, los registros se conserven o eliminen de manera adecuada y el contenido importante para la organización esté protegido.
(8) Cómo transformar los documentos a medida que pasan de una etapa a otra en su ciclo de vida.
(9) ¿Cómo se consideran los documentos registros corporativos? En este caso, los documentos deben conservarse de acuerdo con los requisitos legales y las directrices de la empresa.
3. Pasos principales de la gestión de documentos:
(1) Determine el papel de la gestión de documentos. Asegúrese de que su plan incluya comentarios de los líderes de proyectos clave en la organización y que tenga el derecho. equipo para implementar la solución y usted sabe quién participará en el proceso de gestión de documentos. Para obtener más información sobre la creación de un equipo de planificación de la gestión de documentos, consulte Identificar participantes de la gestión de documentos y líderes de proyecto.
(2) Análisis del uso del documento Después de identificar a las personas que usan el documento, determine los tipos de documentos que usan y cómo los usan. Para obtener más información, consulte Análisis del uso de documentos.
(3) Planifique la estructura organizativa de los documentos. Puede colocar documentos en bibliotecas, sitios web de equipos y portales. Office SharePoint Server 2007 proporciona una variedad de capacidades de almacenamiento y organización de documentos, desde sitios especializados (como bibliotecas de registros) hasta bibliotecas de documentos de formato libre (para la creación y colaboración de documentos ad hoc).
(4) Planificar tipos de contenido Utilice tipos de contenido para organizar información sobre tipos de documentos, como metadatos, plantillas de documentos, políticas y flujos de trabajo. Este es un paso importante para ayudarle a organizar sus documentos y hacer cumplir la coherencia en toda su organización.
(5)Planificar el control de contenido Puede planificar el nivel de control adecuado para cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, para una biblioteca de documentos, puede programar la exigencia de registros de entrada y salida y utilizar la gestión de derechos de información para evitar la distribución no autorizada de documentos. Para obtener más información, consulte Planificar el control de versiones, la aprobación de contenido y el pago.
(6) Planificar flujos de trabajo Al planificar flujos de trabajo para su organización, puede controlar y realizar un seguimiento de cómo se mueven los documentos entre los miembros del equipo a medida que cada participante colabora durante el ciclo de vida del documento.
(7) Estrategia de planificación Para cada tipo de contenido, se debe planificar una estrategia de gestión de la información para garantizar que los documentos se revisen y conserven adecuadamente, o que los documentos se procesen de acuerdo con los requisitos institucionales y legales de la organización.
Datos ampliados:
Características de la gestión de archivos:
1 Visualización jerárquica:
Almacenamiento y representación jerárquica de documentos Facilita la visualización de los documentos. referencia.
2. Gestión de permisos:
Sistema de permisos de administrador basado en documentos jerárquicos. Cumpla con los requisitos de acceso y confidencialidad de los documentos a través de catálogos de documentos y administradores de categorías de documentos.
3. Publicación de archivos:
Publique documentos internamente, de modo que los documentos puedan publicarse en la interfaz de referencia de documentos interna.
4. Importar y exportar:
La importación y exportación de documentos se refiere a exportar un documento específico desde el sistema seleccionando el documento y restaurando su contenido desde el archivo correspondiente al sistema, y convertirlo en un documento.
Esto permite que los documentos se almacenen como archivos con una estructura específica para realizar copias de seguridad o compartir recursos, lo que proporciona una excelente manera de realizar copias de seguridad de documentos, migrar documentos y compartir datos.
5. Archivos adjuntos:
Los documentos adjuntos cambian el atributo de los documentos que solo registran información de texto y se expanden para almacenar archivos, materiales audiovisuales, etc. a través de documentación.
Enciclopedia Baidu-Gestión de documentos