Normativa de gestión de envío y recepción de documentos
Reglamento de Gestión de Envío y Recepción de Documentos
1 Finalidad
Con el fin de fortalecer aún más la gestión de envío y recepción de diversos documentos y materiales de la empresa, y facilitar la gestión. gestión de envío y recepción de documentos y materiales de la empresa más estandarizada e institucionalizada, mejorar la eficiencia del trabajo y aclarar responsabilidades desarrollar este estándar de gestión en función de la situación real de la empresa;
2. Ámbito de aplicación
Todos los documentos de la empresa, incluidos datos de ingeniería, planos, documentos internos y externos, cartas, etc.
3. Responsabilidad
Todos los documentos e información de la empresa son preparados, recopilados y organizados por personal dedicado de cada departamento funcional de la empresa, y presentados a los archivos de los órganos administrativos y de la empresa. departamento de personal para archivo y custodia. Las operaciones específicas se llevan a cabo de acuerdo con las normas de gestión de archivos.
4. Normas y procesos de gestión postal
4.1 Normas de publicación
4.1.1 Los diversos documentos emitidos por la empresa serán mecanografiados y revisados por departamentos subordinados, y los departamentos a cargo serán Revisados por el líder y emitidos por el gerente general;
4.1.2 Los documentos emitidos deben ser conservados y archivados en papel y formato electrónico por el departamento emisor y una persona dedicada en el El departamento establecerá un libro de registro para el envío y recepción de documentos;
4.1.3 Los documentos emitidos deben ser aprobados y firmados por el redactor, revisor y emisor correspondiente. Documentos que deben estar sellados con un sello oficial. deberá completar el formulario de solicitud con un sello oficial; después de que el gerente general lo firme, el Departamento de Finanzas lo sellará;
4.1.4 Todos los documentos publicados deben archivarse periódicamente en los archivos de la empresa.
4.2 Disposición de los números de documentos
4.2.1 En la razón social, los números de documentos estampados con el sello de la empresa se organizan uniformemente en el siguiente formato:
La abreviatura de la empresa en mayúsculas en inglés Abreviatura (XDCJ) + número de año de publicación (cuatro dígitos) + número de serie (tres dígitos);
El departamento de administración es responsable de redactar y numerar los documentos emitidos a nombre de la empresa, y será revisado por los líderes de departamento relevantes y el gerente general. Emitido después de la aprobación;
4.2.2 En el nombre del departamento, los números de documento estampados con el sello de la empresa están organizados en el siguiente formato:
4.3 Clasificación de documentos
4.3 .1 Sistemas y regulaciones: De acuerdo con las necesidades reales de operación y gestión de la empresa, los departamentos funcionales de la empresa proponen diversas reglas y regulaciones de gestión que deben ser establecido y mejorado;
4.3.2 Toma de decisiones: la toma de decisiones sobre temas importantes debe llevarse a cabo en orden;
4.3.3 Notificación: publicar o promover los diversos sistemas de la empresa y transmitir asuntos que deben ser conocidos por los departamentos, el personal o las unidades relevantes;
4.3.4 Notificación: elogiar la excelencia y criticar los errores, educar a los empleados; transmitir un espíritu o situación importante;
4.3.5 Notificación: Anunciar asuntos que deben observarse o conocerse dentro de un rango determinado;
4.3.6 Informar: Subordinados a superiores Informar el trabajo, reflejar la situación, hacer sugerencias o responder consultas de los superiores;
4.3.7 Solicitud de instrucciones: Solicitar instrucciones y aprobación de los superiores;
4.3.8 Responder: A los departamentos (unidades) relevantes Respuesta requerida;