Discusión sobre el modelo de gestión de archivos de mapas básicos empresariales
1. No existen medidas de gestión de mapas base.
Debido a diversas limitaciones, es difícil implementar medidas de gestión de archivos de mapas base. A juzgar por la situación actual, la solidez de la gestión de archivos es débil, el nivel no es alto y los métodos están atrasados. Debido al diferente énfasis en la gestión de archivos, algunos departamentos y personal de empresas e instituciones incluso hacen la vista gorda ante los archivos y se muestran indiferentes, pensando que el trabajo está hecho y que la gestión de archivos es prescindible. Dado que los archivos de mapas base se encuentran en un estado de administración dinámica, las versiones de los mapas base se repiten y algunos administradores no guardan bien los mapas base rediseñados y modificados, lo que limita el desarrollo de la administración de archivos de mapas base.
2. Inversión insuficiente en infraestructura de archivos de mapas base.
Debido a que algunos líderes de empresas e instituciones tienen malentendidos sobre la gestión de archivos, inversión insuficiente en fondos, mano de obra y recursos materiales, e instalaciones de hardware incompletas, no se han implementado completamente las condiciones necesarias para la gestión de mapas. Algunas empresas e instituciones tienen muchos mapas base, pero no tienen una sala de mapas base dedicada o la sala de mapas base es pequeña y el equipo de "ocho prevención" no coincide, lo que hace que los mapas base estén doblados, rotos, amarillentos y frágiles, lo que Afecta directamente el uso de los mapas base.
3. La construcción de reglas y regulaciones se queda atrás
En la recepción, disposición y almacenamiento de mapas base, revisión y utilización de mapas base, escaneo y vinculación de mapas base. , la modificación y Falta un conjunto completo de sistemas de gestión y métodos eficaces en materia de fallo, extracción y copia de mapas base. La mayoría de las empresas e instituciones no han incorporado la gestión de archivos en los sistemas de responsabilidad laboral de los departamentos y el personal pertinentes, y carecen de evaluación de la implementación y medidas de salvaguardia. Por ejemplo, ha habido una falta de medidas y bases efectivas para garantizar la integridad de los documentos cartográficos básicos durante la implementación de proyectos de investigación científica, producción y construcción y una vez finalizado el proyecto. Dado que los archiveros no pueden comprender el proceso de desarrollo del proyecto en tiempo real, no pueden determinar si el mapa base cumple con los requisitos y está realmente completo.
2. Tomar las medidas correspondientes para fortalecer la gestión de archivos de mapas base.
1. Fortalecer el aprendizaje y esforzarse por mejorar la calidad general de los trabajadores de archivos.
Como archivero en la nueva era, el aprendizaje es la clave. Sobre la base del fortalecimiento del estudio de la teoría política, las leyes y los reglamentos, el personal de gestión de archivos debe esforzarse por adquirir conocimientos profesionales sobre la gestión de archivos, prestar atención a la mejora de su propio nivel profesional y familiarizarse con todos los aspectos y requisitos básicos del trabajo en archivos. a través del autoestudio y la capacitación, y esforzarse por dominar los principios de la gestión científica Principios y métodos para mejorar la eficiencia del trabajo y la calidad de los archivos. Cada unidad debe seleccionar camaradas que sean políticamente confiables, de estilo decente y responsables de participar en la gestión de archivos, prestar atención a su educación y capacitación, preocuparse por su trabajo y su vida, dar rienda suelta a su entusiasmo y creatividad, y permitirles explorar activamente en sus respectivos puestos El nuevo modelo de gestión mejora la cientificidad y la practicidad del trabajo de archivo y proporciona valiosos recursos de información de archivo para el progreso y desarrollo continuo de la sociedad.
2. Mejorar el sistema y estandarizar los procedimientos de gestión de archivos de mapas base.
Los archivos de mapas base son generados por personal técnico durante actividades científicas y tecnológicas. Por lo tanto, es necesario fortalecer la gestión del mapa base, ordenar los procesos de trabajo y establecer y mejorar un sistema de gestión del mapa base para que cada enlace tenga reglas a seguir. Un sistema científico y razonable favorece el desarrollo eficaz del trabajo. El establecimiento de un sistema de trabajo de archivo cartográfico base debe cumplir los siguientes requisitos: En primer lugar, que sea científico y razonable. El sistema debe ajustarse a las características de la unidad y a la situación real de la gestión del mapa base, y satisfacer las necesidades de gestión de archivos de la unidad. El segundo es la sencillez y la practicidad. El sistema debe ser operable, procurando ser conveniente, práctico, simple y operable, para que pueda desempeñar mejor su papel rector y normativo. En tercer lugar, preste atención a la naturaleza bidireccional de las restricciones. En otras palabras, tanto los líderes como los empleados deben ser restringidos. El comportamiento y la imagen del líder afectan directamente la buena implementación del sistema. Los empleados son el principal grupo componente de la unidad y las principales limitaciones y ejecutores del sistema. El cuarto es respetar la seriedad de la implementación del sistema. El departamento de archivos no es sólo el departamento encargado de formular las normas y reglamentos de archivos, sino también el departamento ejecutivo de las normas y reglamentos. En el proceso de implementación de normas y reglamentos, es necesario recompensar a quienes han hecho méritos y castigar a quienes cometen errores, a fin de reflejar plenamente la autoridad del sistema.
3. Los archivos del mapa base deben archivarse y almacenarse en la base de datos.
Debido a la importancia de los mapas base y la frecuencia con la que se publican, para garantizar la calidad se debe controlar estrictamente el ingreso a los archivos de mapas base. Antes de archivar los dibujos base, se deben presentar requisitos claros y específicos a los diseñadores, y se deben seguir los procedimientos para asegurar la calidad de los dibujos base al archivar y almacenar los dibujos base, se deben verificar meticulosamente y contar uno por uno; uno según los requisitos del catálogo y planos, y archivados en juegos completos. Las que no cumplan con los requisitos no serán firmadas e ingresadas al tesoro. Se debe prestar especial atención a varios aspectos al archivar y aceptar el mapa base: Primero, verifique la calidad del mapa base, enfocándose en si el mapa base es plano, si la escritura es clara y si hay manchas en el mapa. Debido a que el mapa base es el maestro del plano, si la calidad del mapa base es deficiente, no habrá un plano de alta calidad. En segundo lugar, la inspección y firma de mapas base incompletos no puede desempeñar plenamente su papel como prueba de archivo. En tercer lugar, verifique si el número del dibujo coincide con el nombre del proyecto. El número del dibujo de ingeniería es la "tarjeta de identificación" de cada dibujo y es único. Desempeña un papel clave en la recuperación, utilización, almacenamiento y estadísticas de archivos de mapas base. Si varios mapas base utilizan el mismo número de mapa, causará muchos problemas a la hora de encontrar y utilizar mapas base en el futuro. Por lo tanto, la calidad debe controlarse estrictamente al archivar y aceptar mapas base. Debido a cambios en las necesidades de la unidad encargada o modificaciones del proyecto, el mapa base después de la presentación puede modificarse en cualquier momento. Las revisiones de los mapas base suelen gestionarse de forma progresiva. En el archivo del mapa base, habrá múltiples versiones del mapa base con el mismo número de archivo del proyecto, y el directorio de la misma versión contiene diferentes versiones del número de dibujo, lo que dificulta la coordinación de los mapas base.
Por lo tanto, en la gestión diaria de mapas base, es necesario ver claramente la versión efectiva de cada mapa base para garantizar que todos los que realizan la tarea la adopten.
4. Según las características de los archivos de mapas base, haga un buen trabajo en el almacenamiento y protección de los archivos de mapas base en papel.
El archivo del mapa base tiene una doble naturaleza: no solo registra los hechos históricos técnicos de cada etapa de diseño, sino que también proporciona una herramienta de copia. Debido a que el material del mapa base es papel transparente tratado químicamente, que es propenso a amarillear, volverse quebradizo, rasgarse y dañarse, no se puede encuadernar ni doblar para su almacenamiento. Si no se almacena bien, fácilmente se volverá amarillo, se deteriorará y se enmohecerá prematuramente. Le teme a la luz, a las altas temperaturas y a la humedad. Si se le descuida un poco, no podrá encontrar un plano claro, lo que lo hará aún más "aprensivo". Por lo tanto, en la gestión de archivos de mapas básicos, los archiveros deben prestarle total atención ideológicamente, ser extremadamente cuidadosos en sus acciones y particularmente cuidadosos en su trabajo. El mapa base debe atarse, colocarse plano y enrollarse. En el proceso de dibujar, contar y organizar mapas base, debes valorar y cuidar los mapas base. Al recoger y colocar los dibujos base, asegúrese de mantener el orden de los dibujos y manipularlos con cuidado para evitar el desgaste de los dibujos. Según la situación real, el almacén de archivos de mapas base debe administrarse de acuerdo con los requisitos de las "ocho prevenciones", controlar estrictamente la temperatura y la humedad del almacén y registrar la información, los gabinetes de mapas base deben limpiarse con frecuencia y el almacén debe; limpiarse con frecuencia para evitar que entre polvo en el almacén y mantener el almacén limpio e higiénico. Preste atención a evitar la luz para evitar el moho y los peligros biológicos para garantizar la preservación y utilización a largo plazo de los archivos de mapas base y aprovechar al máximo el papel positivo; de archivos de mapas base.
5. Acelerar la digitalización de archivos de mapas base.
Con el rápido desarrollo de la economía, la ciencia y la tecnología, hay cada vez más proyectos de investigación, producción y construcción científica, y los requisitos son cada vez mayores. El método tradicional de gestión de archivos de mapas base no ha podido satisfacer las necesidades de desarrollo. Se puede decir que el uso de tecnología moderna para gestionar archivos de mapas base es un método eficaz que puede mejorar la eficiencia y el nivel del trabajo de archivo, realizar la gestión de la información de los archivos y aprovechar plenamente el papel de los archivos de mapas base en la investigación científica. actividades productivas y empresariales. Sólo existe una copia original del mapa base y se utiliza con mucha frecuencia. Como producto de papel, los archivos de mapas base tienen las debilidades de los archivos de papel, es decir, son propensos a desgastarse, amarillentos, quebradizos, agrietados, húmedos y difíciles de conservar. La gestión de archivos tradicional no puede compartir recursos y los planos y mapas base se conservan, lo que genera un desperdicio de mano de obra, materiales y recursos financieros. Para solucionar estos problemas es necesario establecer una base de datos y gestionar digitalmente archivos de mapas base. Los mapas base en papel y los archivos electrónicos PDF se envían a los archivos al mismo tiempo, y los documentos del proyecto que no han sido firmados electrónicamente se guardan y escanean. Cuando las condiciones lo permiten, los archivos "huérfanos" de los primeros mapas base dibujados a mano también se escanean y convierten en archivos de gráficos. Mientras que los archivos de mapas base se rescatan y reparan, los "archivos muertos" se convierten en "recursos vivos". Los archivos gráficos escaneados se cuelgan en la red del sistema de gestión de archivos de la unidad para facilitar su búsqueda y uso por parte de quienes los necesitan. Como respaldo de los registros en papel, se conservan los registros electrónicos. En primer lugar, los archivos en papel deben estar asegurados. El segundo es tomar prestados y utilizar archivos de mapas base en el escritorio y realizar un uso remoto a través de tecnología de red. También puede satisfacer las necesidades de varias personas al mismo tiempo y brindar servicios convenientes, rápidos y de alta calidad a quienes los necesitan. minimizar el desgaste de los documentos en papel. Proteger los documentos en papel; en tercer lugar, proporcionar comodidad para el almacenamiento de mapas base. Los mapas base que se han convertido en archivos electrónicos y los mapas base originales que están muy dañados, son más antiguos y menos utilizados se pueden enrollar o almacenar en diferentes lugares. Si los planos utilizados ya no se archivan, la presión de almacenamiento en el almacén se aliviará en gran medida y los recursos existentes del almacén se utilizarán de manera eficiente.
6. Utilice herramientas modernas de gestión de información para acelerar el proceso de gestión del mapa base.
Las herramientas modernas de gestión de la información son una tendencia importante en el desarrollo social actual. Todas las empresas e instituciones deben aprovechar al máximo los métodos modernos de gestión de la información, acelerar el proceso de gestión de mapas básicos y mejorar la eficiencia y el nivel del trabajo de archivo. La imagen de arriba es una comparación entre impresoras digitales e impresoras tradicionales. Se puede ver que el primero tiene grandes ventajas en cuanto a precisión y calidad, velocidad de dibujo, proceso de dibujo, función de marca de agua y función de sellado. En resumen, para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos de mapas base, debemos fortalecer el conocimiento del servicio y mejorar los niveles de servicio. La calidad del servicio es una medida importante de la ética profesional del trabajo de archivo. Es nuestra responsabilidad ineludible como archiveros aprovechar plenamente el papel de los recursos de información de archivo de mapas básicos y servir a la campaña de modernización socialista. En las nuevas condiciones históricas, el trabajo de los archivos de mapas base debe estar estrechamente vinculado a las necesidades del desarrollo de los tiempos, actualizar conceptos, tomar medidas efectivas y explorar activamente un modelo de gestión moderno para los archivos de mapas base.