¿Qué conocimientos profesionales debe tener una secretaria?
¿Qué tipo de estructura de conocimientos debe poseer una secretaria en una empresa moderna?
Este artículo cree que bajo las circunstancias de progreso científico y tecnológico, rápido desarrollo social y rápidos cambios en las empresas modernas, las secretarias también enfrentarán nuevas oportunidades y desafíos severos. Además de dominar los conocimientos pasados, las secretarias de las empresas modernas también deben dominar los nuevos conocimientos. Se propone que las secretarias ajusten y mejoren constantemente su estructura de conocimientos para que puedan adaptarse al desarrollo y las necesidades de esta empresa moderna.
Palabras clave nuevo siglo; estructura del conocimiento; ¡nuevo conocimiento!
Con el desarrollo de la sociedad, la prosperidad económica, los intercambios comerciales exteriores y la diversificación y complejidad de diversas relaciones sociales, el contenido específico del trabajo de secretaría se puede resumir en ayudar a los líderes en la gestión y brindar servicios integrales. Es una tarea importante para informar, contactar a todas las partes, participar en asuntos gubernamentales y de gestión, y es una parte indispensable de la gestión empresarial moderna. El trabajo de secretaría moderno tiene un gran impacto en la alfabetización cultural, las habilidades de liderazgo, la interacción social y el ingenio de las secretarias. Los requisitos para cualidades integrales como la elocuencia y la capacidad de escribir son cada vez más altos. Por lo tanto, las secretarias deben aprender, mejorar y profundizar gradualmente sus conocimientos, establecer y mejorar su propia estructura de conocimientos y mejorar su calidad general para adaptarse a los crecientes requisitos y necesidades del trabajo de secretaría. 2. ¿Cuál es la estructura del conocimiento? 1. El significado de estructura de conocimiento se refiere al tipo de conocimiento que una persona ha dominado y al marco de conocimiento formado por la interacción de varios conocimientos. La "proporción" mencionada aquí se refiere no solo a la relación cuantitativa, sino también a la relación cualitativa.
2. Estructura de conocimientos del secretario Para un secretario, una estructura de conocimientos completa y razonable debe tener tres aspectos: conocimientos básicos, conocimientos profesionales y conocimientos relacionados.
(1) Conocimientos básicos se refiere al conocimiento mínimo que debe poseer un secretario corporativo. Cuanto más sólidos y ricos sean los conocimientos básicos, mayor será el potencial del secretario. Los conocimientos básicos de las secretarias incluyen principalmente conocimientos de ciencias naturales y conocimientos de ciencias sociales.
Conocimientos básicos de las ciencias naturales. Los conocimientos básicos de las ciencias naturales se refieren a las matemáticas, la biología, la astronomía y la geografía. Este es el sentido común que los secretarios corporativos deberían dominar. Según investigaciones relevantes, las personas que son buenas en matemáticas tienen un coeficiente intelectual más alto. Por lo tanto, en la investigación y práctica del trabajo secretarial, la gente ha comenzado a darse cuenta del enorme papel de las metodologías matemáticas, como la teoría de juegos y los métodos de investigación de operaciones en la toma de decisiones auxiliares, los métodos abstractos y cuantitativos en el análisis económico y los métodos de cuadrantes coordinados. en la previsión de mercados y la aplicación de conceptos derivados, métodos de modelos en la investigación de documentos oficiales, etc. Al igual que las matemáticas, otras ciencias naturales como la biología, la astronomía, la geografía, etc. también son cosas que las secretarias corporativas no pueden ignorar. Si el secretario corporativo ignora o calcula mal el cambio en la diferencia horaria sin el conocimiento geográfico necesario al organizar viajes internacionales para los líderes, causará muchos problemas e incluso retrasará cosas importantes.
Conocimientos básicos de las ciencias sociales. Conocimientos de ciencias sociales como historia, política, historia del desarrollo social, teoría filosófica, conocimientos jurídicos, psicología, etc. , el secretario debe tener un conocimiento básico de esto. No sólo debemos comprender el desarrollo de esta disciplina, sino también la evolución de las civilizaciones chinas y extranjeras. Esto nos ayudará a aprender de la experiencia histórica, evitar repetir los errores de nuestros predecesores y basar todos nuestros esfuerzos en la toma de decisiones científicas. , y permitirnos crear Ser más inteligentes y racionales en la realidad. Por otro lado, las virtudes tradicionales que se han mantenido en la historia, especialmente en la historia de China, también han moldeado en gran medida la formación de buenas virtudes entre los secretarios corporativos. Ya sea el sentimiento de "preocuparse primero por el mundo y regocijarse después de la felicidad del mundo", el espíritu de "todos son responsables del ascenso y caída del mundo", o el pensamiento de "ser egoísta por la vida y el bienestar del país". "La muerte, ¿por qué no evitarla cuando es una bendición disfrazada?", todos sentaron las bases de la personalidad del secretario. Los secretarios deben tener una comprensión integral de la historia del desarrollo social y los cambios en la patria, la espléndida cultura formada durante miles de años, las grandes ideas formadas y desarrolladas a partir de ella y los grandes cambios sociales. Deben salvaguardar los intereses de la patria en todo momento. trabajar, llevar adelante las tradiciones nacionales y heredar ideas correctas. Por supuesto, cuando abrimos la ventana al mundo y miramos alrededor del mundo, los secretarios corporativos también deben tener una comprensión general de la historia y la cultura del mundo durante miles de años, especialmente los cambios históricos de los principales países y la formación de gobiernos nacionales. cultura. Sólo así podremos captar con precisión las características de los diferentes países, lo que será de gran beneficio para el trabajo de secretaría.
La teoría filosófica también es imprescindible para las secretarias corporativas. Las teorías filosóficas afectan directamente la visión del mundo, los valores y la perspectiva de la vida de una persona. Sólo cuando los secretarios corporativos tienen una comprensión básica de las teorías filosóficas y una comprensión positiva de las ideas filosóficas correctas pueden establecer conceptos correctos y así posicionarse correctamente. Se puede ver que las teorías filosóficas no sólo son muy importantes para las secretarias corporativas, sino también indispensables para cualquiera que quiera sobrevivir bien.
Como personal principal de una empresa, el conocimiento jurídico es un conocimiento básico esencial. Deben conocer la ley, comprenderla, respetarla y protegerla para convertirse en un verdadero "asistente de los empleados" de la empresa. En concreto, los conocimientos jurídicos incluyen constitución, derecho civil, derecho penal, etc. Las funciones legales de un secretario corporativo incluyen: estar familiarizado y comprender las leyes y regulaciones relacionadas con la empresa, garantizar que las actividades de producción y operación de la empresa estén dentro del alcance permitido por la ley; estar familiarizado y comprender si las leyes y políticas existentes lo están; utilizado plenamente en la empresa, con el fin de ayudar a los líderes a expandir las áreas de producción y los canales comerciales dentro del alcance permitido por la ley, y revitalizar las actividades comerciales para prestar mucha atención a si los derechos e intereses de la empresa han sido infringidos ilegalmente y utilizar armas legales; para proteger a la empresa.
(2) Los conocimientos profesionales del secretario se pueden dividir en dos partes.
La primera parte son los conocimientos básicos de la profesión secretarial. La segunda parte es la experiencia en la industria secretarial.
Conocimientos profesionales básicos. Los conocimientos básicos de las especialidades de secretaría deben incluir ciencias de secretaría, escritura, ciencias de la información, relaciones públicas, filología, archivos, lógica, taquigrafía, lenguas extranjeras e historia de secretaría china. La ciencia secretarial es una disciplina que estudia principalmente las características, reglas generales y principios básicos del trabajo secretarial. El contenido generalmente incluye: el alcance de las responsabilidades, los requisitos de las tareas y la estructura organizativa de la secretaría; la experiencia práctica, los métodos de trabajo y las teorías rectoras del trabajo de secretaría; los requisitos para la alfabetización ideológica, la estructura de conocimientos y las diversas habilidades de las secretarias; trabajo en el país y en el extranjero en los tiempos antiguos y modernos La relación entre la ciencia secretarial y otras disciplinas relacionadas la reforma y la dirección del desarrollo futuro del trabajo secretarial; Para las secretarias, la ciencia secretarial es la base de la profesión, la materia básica y el fundamento de la profesión secretarial. Por lo tanto, las secretarias corporativas deben dominar las ciencias secretariales.
La escritura es muy importante y un tema clave para las secretarias. No solo deben dominar la teoría básica de la escritura, sino también dominar habilidades de escritura de nivel superior mediante el aprendizaje de la escritura y comprender los métodos de escritura en diferentes idiomas para adaptarse a las necesidades del trabajo de secretaría. Se puede decir que la escritura ocupa un gran peso en los conocimientos básicos de la carrera secretarial. Los excelentes trabajadores de secretaría en la antigüedad y en la actualidad, tanto en el país como en el extranjero, generalmente tienen altas habilidades de escritura. La informática es una disciplina que puede brindar a los secretarios corporativos conocimiento de la información y tecnología de la información. Incluye conocimientos sobre recopilación, selección, almacenamiento, extracción, análisis y procesamiento integrales de información, utilización, retroalimentación y servicios de red. El conocimiento de la información de las secretarias corporativas incluye los siguientes elementos: conocimiento del propósito de la demanda de información, conocimiento del contenido de la información, conocimiento de la fuente de información, conocimiento del canal de información, conocimiento del proyecto de servicio de información, conocimiento de la calidad de la información y conocimiento de la barrera de la información. Al mismo tiempo, los secretarios corporativos deben dominar las tecnologías de la información emergentes en el proceso de aprendizaje continuo de la informática.
Además de los conocimientos profesionales mencionados anteriormente, materias profesionales como filología, archivística, lógica y taquigrafía también son indispensables en la estructura de conocimientos de las secretarias corporativas. La Filología es una disciplina que estudia el contenido, las reglas generales, los principios básicos y los métodos de los documentos y trámites. Los contenidos principales incluyen la naturaleza, características, funciones, tipos, estilos y requisitos de redacción de los documentos existentes; las reglas, principios, sistemas y métodos de trabajo con documentos, la aparición y desarrollo de documentos y el trabajo con documentos, la historia de los documentos chinos y extranjeros; ; los métodos modernos de procesamiento de documentos esperan. Se puede ver que podemos aprender los métodos de gestión y procesamiento de documentos a partir de él, lo que tiene importantes funciones prácticas. La archivística se centra en la formación, función, recopilación, identificación, disposición, procesamiento y utilización de archivos, lo que resulta muy eficaz para que las secretarias firmen, guarden y envíen documentos. La lógica se refiere al estudio de las formas y métodos de pensamiento de las personas y mejora la capacidad de pensamiento y el nivel lógico de las personas. Las secretarias corporativas deben dominar la lógica, lo que no solo les exige aprender a expresarse de forma lógica, sino que también les exige aprender a pensar de forma lógica. La taquigrafía es una forma rápida de tomar notas que permite a las secretarias trabajar de manera más eficiente.
Experiencia en la industria. Otra parte de la experiencia de secretaría es la experiencia de la industria en la profesión de secretaria. Esta es la parte central de la estructura de conocimientos secretariales. En términos generales, la experiencia en la industria se refiere al conocimiento de la industria que una secretaria debe poseer en la industria a la que se dedica. Para una secretaria, es un "conocimiento profesional secundario". Incluyendo la descripción general de producción y ventas de la empresa, cambios de personal y el estado y función de la empresa entre sus pares. Lo más importante es el sentido común básico de la industria a la que se dedica la empresa. Por ejemplo, si trabaja en una empresa dedicada al negocio de la confección, debe dominar conocimientos sobre ciencia y estética de la confección. En el estudio de las ciencias secretariales, la gente presta cada vez más atención a la importancia de un segundo conocimiento profesional. En el extranjero, las profesiones de secretaría se han clasificado desde hace mucho tiempo según profesiones secundarias, como secretarias jurídicas, secretarias comerciales, secretarias de asuntos exteriores, secretarias técnicas, secretarias médicas, etc. Actualmente, la profesión de secretaria se ha convertido en una ocupación permanente en algunos países porque los segundos conocimientos profesionales del secretario se han convertido en un factor importante en su búsqueda de empleo. El trabajo de secretaría corporativa no puede ser "un hombre guapo cubre toda la fealdad. Requiere no sólo mecanografiar y escribir, sino también hablar". También es necesario estar familiarizado con los conocimientos profesionales de la empresa y tener cualidades integrales. Por tanto se puede decir que el trabajo puramente secretarial no existe. Los bancos tienen secretarias, y las secretarias deben tener conocimientos profesionales en su propia industria. Las secretarias corporativas deben prestar atención a esto.
(3) Conocimientos auxiliares diversos. El conocimiento auxiliar no juega un papel "básico" como el conocimiento básico, ni juega un papel "característico" como el conocimiento profesional. Su función para las secretarias es enriquecer sus mentes, ampliar sus horizontes, ampliar su pensamiento y mejorar la eficiencia en el trabajo. Incluye principalmente: conocimientos de gestión. Una secretaria es asistente de un gerente y el trabajo de secretaría es una parte indispensable de la gestión. Aprender y dominar los conocimientos de gestión ayudará a las secretarias a aplicar conscientemente las reglas de gestión y ayudará a los líderes a implementar la gestión. La ciencia de la gestión tiene muchas ramas. Además de dominar los principios de gestión, las secretarias también pueden elegir ramas de gestión según la naturaleza de la unidad a la que sirven. Por ejemplo, los secretarios de los organismos administrativos pueden elegir la gestión administrativa y los secretarios de las empresas pueden elegir la gestión empresarial. Conocimientos de relaciones públicas. El trabajo de secretaría tiene un carácter de relaciones públicas en muchos aspectos, como recibir invitados en nombre de los líderes, participar en negociaciones, difundir noticias al mundo exterior, etc. Dominar el conocimiento de las relaciones públicas ayudará a las secretarias a utilizar las relaciones públicas como un medio para agregar brillo a la imagen social de la organización. Conocimiento psicológico. Las actividades auxiliares de gestión del secretario siempre se realizan a través de la comunicación entre el secretario y el líder, y entre el secretario y el público. Secretarias, líderes y público mostrarán ciertos fenómenos y características psicológicas durante sus interacciones.
Aprender y dominar el conocimiento psicológico no solo ayuda a las secretarias a analizar científicamente sus propios procesos y características psicológicos, superar obstáculos psicológicos y mejorar su calidad psicológica, sino que también ayuda a observar y comprender los procesos y características psicológicos de los líderes y el público, y dominar sus actividades de psicología y utilizar estas reglas para guiar a las secretarias en la comunicación con los líderes y el público, mejorando así la calidad y eficacia de la comunicación. El conocimiento de la psicología es muy rico y las secretarias deben centrarse en aprender psicología general, psicología de la gestión, psicología del liderazgo, psicología social y psicología secretarial. Conocimiento económico. La línea básica del Partido Comunista de China estipula claramente que el trabajo actual de todo el partido debe centrarse en la construcción económica. La ola de construcción económica está impulsando cambios rápidos en todos los ámbitos de la vida en China. Un líder sin visión económica es obviamente incompetente, y un secretario sin conocimientos económicos no puede ser un buen asesor o asistente del líder. El conocimiento económico es como un vasto océano. Las secretarias pueden elegir conocimientos de contabilidad, divisas, valores, mercados y comercio exterior en función de sus necesidades y habilidades reales. Conocimiento de las relaciones interpersonales. El personal de secretaría debe estudiar las relaciones interpersonales para desempeñar el papel de coordinación interna y relaciones públicas externas. Además, las secretarias también deben dominar algunos conocimientos de toma de decisiones, consultoría, previsión, literatura, talentos, creatividad, ciencias de la información, edición, periodismo, comunicación, sociología, etc., para ampliar sus conocimientos y sentirse más cómodas y a gusto en su trabajo.
En tercer lugar, el sistema de conocimiento que las secretarias deberían construir en el nuevo siglo
La llegada del nuevo siglo, especialmente la incorporación a la OMC, ha acortado la distancia entre China y el mundo, pero También ha expuesto claramente las diferencias entre nosotros. Con la brecha en los aspectos, China enfrentará mayores oportunidades y desafíos. Esta situación también trae consigo nuevos desafíos y nuevas oportunidades de desarrollo para el trabajo secretarial. El trabajo de secretaría ya no es el tradicional envío y recepción, copia y escritura de operadores telefónicos, recepcionistas y empleados, siempre que tenga conocimientos de secretaría simples y básicos. El siglo XXI es una era de economía del conocimiento. El personal de secretaría debe tener una nueva estructura de conocimientos secretariales, llenar los vacíos y actualizar y optimizar constantemente su estructura de conocimientos. Creo que en el nuevo siglo, además de los conocimientos anteriores, las secretarias también deberían tener los siguientes conocimientos.
1. En el proceso de dominio del inglés, el inglés se convertirá en una herramienta indispensable. Con la profundización de la reforma y la apertura, los intercambios internos y externos se han vuelto cada vez más estrechos. El personal de secretaría debe utilizar un lenguaje común al contestar el teléfono, enviar y recibir cartas, etc. El inglés es el idioma universal del mundo. Por lo tanto, en términos de inglés, no solo debemos saber conversaciones sencillas, sino también dominar la escritura, la traducción y otras habilidades para satisfacer las necesidades laborales.
2. En el nuevo siglo, las secretarias que estén familiarizadas con las operaciones informáticas y el uso de equipos de automatización de oficinas deben aprovechar al máximo el papel de liderazgo de "clarividencia y clarividencia". En primer lugar, necesitan obtener rápidamente todo tipo de información, lo que les exige estar familiarizados con los ordenadores, de modo que los complejos asuntos de oficina puedan evolucionar hacia la automatización y la informatización de la oficina. Con el desarrollo de la ofimática, la aplicación de sistemas de ofimática centrados en bases de datos ha provocado nuevos cambios en los métodos de oficina. Algunas empresas y agencias gubernamentales utilizan computadoras, máquinas de fax, fotocopiadoras, teléfonos multifuncionales, lectores de símbolos ópticos, microcomputadoras, grabadoras de video, etc. El uso de estos equipos de oficina modernos ha cambiado efectivamente el modo de trabajo manual de las secretarias y ha mejorado enormemente la eficiencia y los niveles de gestión de la oficina.
3. Familiarizarse con los conocimientos culturales y de etiqueta en los intercambios con el extranjero. En el nuevo siglo, es posible que las secretarias tengan que tratar con invitados extranjeros con frecuencia, lo que les exige comprender y estar familiarizadas con la política, la economía, la geografía, la historia, las costumbres, la etiqueta, etc. de estos países invitados para poder comunicarse con normalidad y fluidez. .
4. Dominar los conocimientos jurídicos relacionados con el extranjero en el nuevo siglo, llevar a cabo actividades económicas y comerciales en el extranjero y firmar contratos económicos relacionados con el extranjero con estricto efecto legal. Existen disposiciones y requisitos específicos para los derechos y obligaciones de ambas partes, y cláusulas como las de compensación y arbitraje se utilizan para restringir el incumplimiento del contrato. Si carecemos de conocimientos jurídicos relacionados con el extranjero, ya sea que el contenido del contrato esté incompleto, los términos no sean específicos o las responsabilidades económicas no sean claras, afectará la ejecución del contrato y causará pérdidas a las empresas, instituciones e incluso al país. 5. New Century puede conducir. El secretario del nuevo siglo debe poder conducir y estar preparado para las necesidades de liderazgo en cualquier momento. Por supuesto, las empresas, instituciones y departamentos gubernamentales donde trabajan las secretarias pueden tener conductores dedicados, pero si hay una emergencia que debe ser manejada y el conductor acaba de realizar un viaje de negocios y tiene poco tiempo, llegará. Útil si la secretaria sabe conducir y las incidencias también se pueden resolver sin problemas.
En cuarto lugar, es importante que las secretarias tengan la estructura de conocimientos que requiere la época correspondiente.
La sociedad moderna es una sociedad intensiva en conocimiento, y el nuevo siglo es una era de economía del conocimiento. En esta sociedad y en esta época, el conocimiento es necesario en todas partes y todo está relacionado con el conocimiento. Sin conocimiento es difícil avanzar. Las secretarias tienen la estructura de conocimientos que necesitan los tiempos y pueden mejorar sus habilidades. El conocimiento y la capacidad de secretaría son complementarios entre sí y se causan y se afectan entre sí. La estructura de conocimientos del secretario es la base para la formación y desarrollo de las habilidades del secretario. La habilidad del secretario depende de la perfección de su estructura de conocimientos. En términos generales, cuanto más completa es la estructura del conocimiento, más fuerte es la capacidad; cuanto más simple es la estructura del conocimiento, más débil es la capacidad, y ambas son directamente proporcionales. Por tanto, conocimiento y habilidad son inseparables. En el nuevo siglo, el trabajo de secretaría será cada vez más complejo, novedoso y profundo, lo que requerirá que las secretarias sean talentos compuestos con amplios conocimientos y múltiples habilidades integrales. Sólo con la estructura de conocimiento de la nueva era podrán las secretarias aprovechar al máximo sus habilidades para escribir, manejar asuntos y celebrar reuniones, como la capacidad de expresión, la capacidad de investigación, la capacidad de comunicación, la capacidad de gestión y la capacidad operativa, etc.
Sólo con una cierta estructura de conocimientos pueden las secretarias aprovechar plenamente sus capacidades, servir mejor al liderazgo y ser la "mano derecha" del líder. Por ejemplo, una secretaria en el siglo XXI sólo tiene la antigua estructura de conocimientos, sólo puede escribir y copiar, sólo puede usar las manos y no puede pensar. Entonces creo que pronto será eliminado en este nuevo siglo. Antes no sabía nada de derecho o economía, y no tenía conocimientos de idiomas extranjeros ni de informática, por lo que aún podía ser una buena secretaria. Hoy en día, si no se tienen estos conocimientos y habilidades, es difícil ser una buena secretaria. Incluso si obtienes el título de secretaria, simplemente "harás el ridículo" y "ser guapo es inútil". La estructura de conocimiento de las secretarias en la nueva era y el nuevo siglo puede estimular sus habilidades, pero el objetivo final es servir al trabajo de secretaría, impulsando así el desarrollo de líderes, empresas, instituciones, departamentos gubernamentales e incluso del país.
Conclusión del verbo (abreviatura de verbo)
Con el progreso de la sociedad y el desarrollo de los tiempos, los conceptos de las personas también han cambiado y las funciones de las secretarias se amplían y actualizan constantemente. Las secretarias corporativas modernas deberían ajustar y mejorar constantemente su estructura de conocimientos. Captar la estructura de conocimientos de las secretarias corporativas, profundizar y fortalecer los conocimientos básicos y profesionales, y captar los "tres cambios" (es decir, estandarización, institucionalización y cientificización) y los "cuatro cambios" (es decir, de centrarse en la escritura a prestar la misma atención). hasta escribir y sugerencias, desde enviar y recibir información hasta procesarla de manera integral, desde simplemente confiar en la experiencia antigua hasta implementar la gestión científica, desde el servicio pasivo hasta la lucha por el servicio activo), enriquezca su conocimiento con una perspectiva de desarrollo.
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