Enseñarle cómo firmar con éxito un "contrato de servicios logísticos"
Cada vez más empresas están haciendo todo lo posible para reducir los costos operativos y simplificar las cadenas de suministro, lo que hace que algunas empresas consideren la subcontratación de negocios no esenciales, entre los cuales la subcontratación logística es la mejor opción. Al mismo tiempo, la continua expansión del alcance de la subcontratación logística ha profundizado cada vez más el contenido y la complejidad de los acuerdos de servicios logísticos. La relación entre las partes del contrato de logística original era relativamente simple e implicaba sólo transacciones simples, como acuerdos de transporte directo. Los acuerdos de servicios de logística actuales a menudo cubren servicios de logística global que requieren tecnología avanzada;
Para los responsables de logística, los desafíos anteriores son cada vez más comunes. ¿Cómo redactan un acuerdo de servicios logísticos eficaz? La "negociación" es fundamental para resolver todos los desafíos. La negociación efectiva puede afectar el costo y el nivel de servicio de la entrega de productos a los clientes, reducir los costos y mejorar la eficiencia operativa y garantizar la calidad de los servicios logísticos. Si desea concluir con éxito un acuerdo de servicios logísticos, los siguientes cuatro pasos son cruciales:
1. Tener una comprensión clara de los objetivos al comienzo del proceso.
2. Permitir que las empresas de logística adecuadas participen en las negociaciones.
3. Redactar y negociar un contrato de servicios logísticos integrales.
4. Establecer procesos de gestión eficaces.
Paso uno: objetivos claros
Para llegar a un acuerdo exitoso de servicios logísticos, el primer paso es asegurarse de que su equipo negociador comprenda claramente los objetivos antes de que comiencen las negociaciones. Los servicios de logística que necesita deben enumerarse claramente de un vistazo, reflejando verdaderamente las necesidades reales de su empresa. A lo largo del proceso de negociación, debemos documentar y discutir claramente las consecuencias financieras de las diferentes opciones y evaluarlas continuamente.
Paso 2: Elige el objeto adecuado.
El segundo paso es elegir la empresa adecuada para participar en la negociación. Toda la selección debe basarse en una cotización razonable, y durante este proceso se deben considerar las capacidades y cotizaciones de la otra empresa. La selección de un proveedor de servicios logísticos debe basarse en los requisitos escritos claros de la empresa, más que en el desempeño de marketing de la otra parte (es decir, la demostración verbal de una excelente imagen de la empresa y niveles de servicio). Si el proveedor de servicios logísticos no puede satisfacer los servicios que necesita, no importa qué tan bueno sea el precio, no será nada. Por el contrario, si solo tiene un presupuesto para el dinero de la cerveza, pero la otra parte puede proporcionar el servicio de champán, entonces esta es una buena relación calidad-precio y es un reflejo del valor.
Los gerentes de logística deben considerar los siguientes factores al seleccionar posibles proveedores de servicios de logística:
1. La capacidad de la otra parte para integrarse en la cultura corporativa de su empresa.
2. Qué tan bien comprende el negocio (o industria) de su empresa.
3. Ser capaz de compartir conscientemente tus objetivos y dirección estratégica.
4. Capacidades de gestión y adaptabilidad a las herramientas de los sistemas de información.
5. Los proveedores de servicios logísticos pueden ofrecer a los clientes valor añadido y servicios adicionales.
6. Las empresas de logística siguen tus objetivos e instrucciones.
El tercer paso: operación real
El tercer paso es la redacción y negociación real del contrato de servicio logístico. Durante todo el proceso de redacción del acuerdo, es muy importante escribir claramente cómo ambas partes deben manejar la relación entre sí y sus responsabilidades específicas. Se deben establecer responsabilidades claras desde el inicio de la relación entre ambas partes para reducir los posibles impactos negativos en el servicio, los costos y la continuidad de la relación en el futuro. El contrato de servicios logísticos debe definir claramente la relación entre la empresa y el proveedor de servicios logísticos. Los términos del contenido deben cubrir toda la relación entre las partes, incluidas sus respectivas responsabilidades legales y operativas.
1. Determinar las responsabilidades legales
Los departamentos legales de ambas partes tienen la responsabilidad principal al negociar los términos legales relevantes, como la definición de responsabilidades, la protección de la propiedad intelectual, las cláusulas de confidencialidad y las leyes aplicables. , etc. También es importante definir claramente la relación operativa entre las partes. De hecho, identificar las relaciones operativas es una responsabilidad importante del director de logística.
Estos términos deben incluir: alcance específico de los servicios, proceso de pedido, proceso de gestión, precios, condiciones de pago, garantías de nivel de desempeño, etc.
2. Definir el alcance de los servicios
Uno de los términos más importantes en un acuerdo de servicios logísticos es una descripción completa del alcance de los servicios. Si la descripción del alcance del servicio es vaga, puede inducir a error al proveedor de servicios logísticos haciéndole creer que los servicios prestados en virtud del contrato no son los que su empresa necesita. Al mismo tiempo, algunos términos comunes (como la logística inversa) se manejan de manera diferente y los procesos son diferentes. Los métodos de devolución de reparaciones y devolución de activos son obviamente dos métodos de logística inversa diferentes, aunque sus nombres comunes son exactamente los mismos. Este sencillo ejemplo ilustra además que la definición del alcance del servicio no debe tomarse a la ligera y sus necesidades y expectativas deben expresarse claramente al proveedor de servicios logísticos.
3. Recompensas e incentivos
El principal objetivo de cualquier reestructuración empresarial es mejorar la eficiencia operativa y reducir costes. Por lo tanto, debe asegurarse de que las recompensas e incentivos relevantes en su acuerdo de servicios logísticos puedan ayudarlo a lograr los objetivos anteriores. Estos términos pueden incluir: objetivos de reducción de costos, bonificaciones por desempeño, planes de reparto de ingresos, etc. El objetivo de reducción de costos se refiere a la cantidad mínima que los proveedores de servicios logísticos deben garantizar para reducir dentro de un período de tiempo específico (como el primer año). El incumplimiento de este objetivo podrá suponer la suspensión de la ejecución del contrato.
Los gerentes de logística también deben incluir medidas clave de evaluación del desempeño en el acuerdo de servicios logísticos para determinar si el proveedor de servicios logísticos brinda los servicios correspondientes a un nivel aceptable. La responsabilidad del proveedor de servicios logísticos es cumplir o superar los niveles mínimos de servicio aceptables. Si no se cumplen los requisitos, se deberán estipular en los pliegos medidas correctivas y sanciones económicas.
4. Desarrolle un plan de transición
Después de presentar exitosamente a un proveedor de servicios logísticos, pídale que resalte los siguientes puntos: Dentro de un período de tiempo específico (es decir, período de transición), servicios logísticos. ¿Qué tipo de calidad de servicio deberían lograr los proveedores?
Paso 4: Gestión Efectiva
El último paso es gestionar eficazmente el proveedor de servicios logísticos según los estándares establecidos en el contrato de servicios logísticos. Este proceso de gestión incluye la gestión efectiva de los servicios prestados por la relación. Se debe implementar una “gobernanza” efectiva sobre la prestación de servicios logísticos. El término "gobernanza" se refiere a un método y proceso que implica la comunicación y coordinación de las estrategias comerciales de ambas partes; el seguimiento del desempeño de cada uno desde una perspectiva de servicio, calidad y costos, la revisión continua de la relación comercial integral, etc. . En particular, la gobernanza debe incluir interacciones cotidianas y comunicaciones operativas cotidianas para garantizar que la dirección estratégica resultante esté alineada con los objetivos de ambas partes.
La "gobernanza" se puede llevar a cabo de las siguientes maneras:
1. La alta dirección realiza una revisión comercial trimestral.
2. Realizar evaluaciones comerciales mensuales.
3. Descripción de los servicios.
4. Informar los estándares de desempeño relevantes.
5. Gestión de contratos.
6. Gestión del cambio.
7. Proceso de resolución de disputas.
8. Nivel de servicio mínimo esperado.
Un acuerdo de servicios logísticos exitoso requiere un enfoque excelente, total atención al contenido del contrato y un equipo experimentado y conocedor. Estos son factores clave en la negociación e implementación exitosa de un acuerdo de servicios logísticos.