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Solicitudes sin papel

En el proceso de digitalización y sin papel, las empresas no sólo pueden mejorar la eficiencia sino también volverse respetuosas con el medio ambiente. Están tomando medidas para mejorar sus métodos de trabajo.

La organización sin fines de lucro Abogados sin Fronteras envía abogados a países asolados por conflictos en todo el mundo. Sin embargo, después de que su plataforma de servicios que almacenaba documentos confidenciales de clientes fuera violada, Abogados Sin Fronteras necesitaba un sistema de seguridad de gestión de documentos más estricto para proteger sus datos, clientes y abogados.

Abogados Sin Fronteras (LWOB), con sede en New Haven, EE. UU., es una organización sin fines de lucro que brinda servicios de consultoría legal en áreas peligrosas llenas de inestabilidad de seguridad y violaciones de derechos humanos. Pero no pueden llevar consigo documentos en papel ni pueden utilizar sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) basados ​​en la nube.

“Necesitamos estar absolutamente seguros”, dijo Christina Storm, fundadora de LWOB. "Si estos archivos cayeran en las manos equivocadas, las consecuencias serían nefastas". La agencia necesitaba una aplicación que pudiera sincronizar archivos compartidos de forma segura, que fuera indescifrable pero fácil de usar para los abogados. Es difícil encontrar aplicaciones como esta.

La seguridad es uno de los factores importantes que promueven la oficina sin papel. Las empresas están trabajando arduamente para eliminar el desperdicio, reducir costos y desarrollar métodos de trabajo más eficientes. Las empresas que se ahogan en papel y luchan con los sistemas ECM digitales tienen una larga historia de ineficiencias, incluidos proyectos mal organizados y falta de transparencia, seguridad de archivos frágil, copias de seguridad y destrucción de archivos deficientes, y una división ineficiente del trabajo entre los empleados y la cooperación.

“Renunciar al papel simplifica el proceso”, afirma Lawrence Hart, consultor de Pie Talk. "Las empresas no sólo están renunciando al papel desinteresadamente, sino que están trabajando arduamente para mejorar su forma de trabajar".

Sin embargo, hay una desconexión en el abandono del papel: la encuesta Paperless Office 2014 de AIIM ofrece la información práctica más reciente. La encuesta incluyó a 450 encuestados, el 68% de los cuales creía que una "oficina basada en papel" ya no era aceptable y el 21% dijo que su consumo de papel seguía aumentando. El 44% de las empresas solo ha completado el 10% de sus objetivos de procesos sin papel y el 23% no ha logrado avances.