Introducción al software de gestión documental
1. Gestión de datos
Almacenamiento centralizado: cree una plataforma de almacenamiento centralizado de documentos masivos para que empresas e instituciones logren un intercambio unificado de documentos.
Estructura de directorios: admite estructura de directorios en árbol y puede crear estructuras ilimitadas de carpetas y subcarpetas. Clasificación de directorios personalizable. Todos los miembros de su organización pueden compartir y ver archivos de forma fácil y segura.
Clasificación de documentos: admite la clasificación según el título del documento, el tamaño, la fecha, la persona que lo subió y otros atributos.
Modo de visualización: admite visualización de directorios en modo lista o modo miniatura.
Búsqueda de texto completo: la búsqueda de texto completo y los motores de búsqueda avanzados le ayudan a encontrar de forma rápida y precisa los documentos que necesita a partir de datos masivos.
Editor de documentos: puede crear, leer y editar archivos de Office directamente en el navegador del sistema sin cambiar ningún hábito operativo existente ni descargar o instalar software.
Carga de múltiples archivos: admite la carga por lotes de archivos y la importación de paquetes comprimidos, lo que permite un almacenamiento y administración de documentos rápidos y convenientes. Admite varios tipos de archivos, como documentos de Office, PDF, imágenes, audio y video. y dibujos.
Gestión de versiones: potente función de gestión de versiones, los documentos están asociados con múltiples versiones para evitar el uso de versiones incorrectas y admiten la visualización, reversión y descarga del historial de versiones.
Numeración automática: El sistema proporciona 25 variables, que se pueden combinar libremente para diseñar reglas de numeración. El uso de reglas para hacer coincidir las condiciones puede lograr una numeración flexible.
Revisión de documentos: la información de revisión de documentos describe cada acción en todo el ciclo de vida del documento, incluida información como operador, acción, fecha y hora. A través de pistas de auditoría, puede tener una comprensión global de las operaciones de todos los archivos del sistema.
Integración de Office: perfectamente integrado con Office, puede crear, leer y editar directamente varios archivos de Office en el sistema, incluidos Word, Excel, PowerPoint, WPS, Visio y otros formatos.
Resúmenes y miniaturas: para documentos de Office, txt, pdf y otros tipos de archivos cargados, el sistema generará resúmenes automáticamente; el sistema admite la adición de resúmenes y miniaturas a archivos de imágenes, audio y video para obtener una vista previa y visualización sencillas. viendo. Las funciones de resumen y miniaturas simplifican las operaciones, permitiendo a los usuarios obtener una vista previa rápida del contenido del documento sin abrir los documentos uno por uno.
Marca de agua PDF: inserta dinámicamente una marca de agua en un documento PDF y puedes especificar la marca de agua, la ubicación y el número de página.
Recordatorio de documentos: admite la configuración de recordatorios periódicos para archivos. Una vez alcanzada la fecha establecida, el sistema enviará automáticamente mensajes instantáneos y correos electrónicos para recordar a los usuarios que realicen operaciones relevantes, como la fecha de vencimiento del contrato, la fecha de pago, etc.
Protección de bloqueo: además de proporcionar protección de control de acceso, también proporciona un mecanismo de protección de bloqueo, lo que permite a los autores de documentos y a los usuarios administrativos bloquearlos para garantizar que no se modifiquen a voluntad. Cuando es necesario modificar o eliminar el documento, se puede desbloquear para garantizar el funcionamiento normal del documento.
Enlace de documento: admite el envío de documentos a documentos de uso común, los usuarios no necesitan buscar en cada directorio abierto cada vez; admite el envío de archivos a directorios para que otros departamentos puedan consultarlos fácilmente; Colaborar para completar el trabajo; integrado con el correo electrónico, admite el envío de documentos directamente al correo electrónico, sin iniciar sesión en el buzón para cargar archivos adjuntos manualmente, simple y práctico.
Documentos asociados: después de crear o cargar un documento, el sistema generará automática o manualmente un número único para el documento, lo que admite la asociación de documentos por lotes. Admite documentos que se asociarán con documentos relacionados, dibujos, imágenes y otros archivos adjuntos de formato a través del número único del documento. Haga clic en el enlace para verlo rápidamente con un solo clic. El sistema admite la adición de resúmenes y miniaturas a archivos de imágenes, audio y video para una vista previa y visualización sencillas.
Aplicación de reglas: El sistema admite establecer reglas para directorios y especificar acciones, condiciones y operaciones. Cuando una acción desencadena una condición que cumple con las condiciones establecidas, el sistema ejecuta automáticamente la regla. Las reglas tienen dos funciones principales: una es archivar automáticamente documentos en el directorio especificado por las reglas para lograr una gestión estandarizada; la otra es iniciar automáticamente el proceso de aprobación de documentos para lograr una aprobación automatizada de documentos.
2. Garantía de seguridad
Gestión de permisos: proporciona un mecanismo de control de permisos para llevar a cabo un control detallado de permisos para usuarios, departamentos y puestos, y controla la gestión de usuarios, la navegación, la lectura, editar, descargar, eliminar, imprimir, suscribirse y otras operaciones para lograr un disfrute seguro de los documentos.
Cifrado de almacenamiento: los archivos se cifran y almacenan para evitar la proliferación de archivos y garantizar completamente la seguridad y confiabilidad de los datos de nivel empresarial.
Restricciones de inicio de sesión de IP: admite restricciones de inicio de sesión de IP. La IP de inicio de sesión se puede configurar para los usuarios en la estructura organizacional, admitiendo múltiples IP y segmentos de IP para garantizar completamente la seguridad de las cuentas de usuario.
3. Oficina colaborativa
Gestión de plantillas: admite la creación de una gran cantidad de archivos de plantillas de Office en el sistema y autoriza a los usuarios a utilizarlos. Los usuarios pueden llamar a plantillas de autorización al crear nuevos documentos. El sistema unifica automáticamente las reglas de nomenclatura de archivos e implementa una gestión estandarizada de nombres de archivos.
Préstamo de documentos: Puede tomar prestados y administrar documentos públicos y personales, y controlar los derechos de acceso de los usuarios durante el período de préstamo. El usuario prestatario recibirá una notificación por mensaje instantáneo del sistema. El sistema admite la recuperación automática de documentos prestados en función del tiempo.
Observaciones del documento: El sistema admite comentarios sobre los documentos.
Mensajería instantánea: admite mensajería uno a uno o uno a muchos entre usuarios y también admite el envío de mensajes directamente a todo el personal del departamento. La función de mensajería instantánea permite la transmisión oportuna y precisa de información interna.
Suscripción al directorio: Los usuarios pueden suscribirse al directorio. Cuando los documentos en el directorio cambian, el sistema envía automáticamente mensajes instantáneos para notificar a los usuarios suscritos. Al mismo tiempo, puede suscribirse a documentos recordatorios relevantes y el sistema enviará automáticamente mensajes instantáneos y recordatorios por correo electrónico después de la fecha especificada.
Escritorio personal: la función de escritorio personal le muestra por primera vez los asuntos urgentes en el trabajo diario de oficina. Está dividido en cuatro áreas: pendiente de aprobación, aprobación emitida, mis documentos de uso frecuente y documentos que me prestan.
4. Gestión multiformato multimedia/CAD/papel/PDF
Navegador multimedia: Además de gestionar documentos, también admite el almacenamiento y gestión de activos digitales multimedia. Puede obtener una vista previa de imágenes, reproducir vídeos y audio directamente en el sistema. Los formatos admitidos incluyen: gif, jpg, png, bmp, psd, ai, tif, mp3, wav, wma, flv, mpg, avi, wmv, mp4, etc.
Gestión de dibujos CAD: para satisfacer las necesidades de ingeniería, construcción, bienes raíces y otras industrias, admite la vista previa y la administración en línea de más de 300 formatos de archivos, como AutoCAD, SolidWorks, Pro/E y STL. y reduzca el tiempo de espera para obtener una vista previa y revisar los dibujos.
Gestión electrónica de documentos en papel: Además de gestionar documentos electrónicos, archivos multimedia y dibujos CAD, también admite la gestión electrónica de documentos en papel. Convierta documentos en papel en imágenes electrónicas o PDF mediante un escáner y guárdelos en el sistema.
Lectura de páginas web PDF: admite la apertura de la función de lectura de páginas web PDF en el sistema. Los documentos PDF se pueden leer directamente a través de Internet sin ningún lector de PDF. Se implementa la aplicación de documentos PDF integrada en modo web, lo que hace que el procesamiento de documentos sea parte de todo el sistema de oficina totalmente compatible con PDF y más seguro.
5. Integral
Integración perfecta con Office: integración perfecta con Office, la operación del sistema es la misma que la operación local, puede acostumbrarse rápida y hábilmente al sistema sin cambiar. cualquier hábito, y puede usarlo más Colabore con personas para editar documentos, administrar múltiples versiones y mejorar la eficiencia del trabajo.
Integración LDAP: realiza autenticación y autorización unificadas de LDAP/AD; admite la importación y actualización por lotes de usuarios LDAP, facilita la gestión y el mantenimiento centralizados de la información de la cuenta, reduce la confusión en la gestión interna de TI de la empresa y, en gran medida, mejora la seguridad de los datos internos.
Integración de correo electrónico: Integrados con el correo electrónico, los documentos se pueden enviar directamente a la dirección de correo electrónico especificada en el sistema.
Integración del escáner: Estrechamente integrado con el escáner, el escáner convierte materiales en papel en imágenes electrónicas o archivos PDF para su almacenamiento. Reduzca el tiempo dedicado a buscar documentos en papel en archivadores o cajones, reduzca el riesgo de que los documentos en papel se dañen o se pierdan, o desperdicie importantes costos de papel al realizar copias repetidas mientras los utiliza otro usuario.
6. Gestión de personal
Estructura organizativa: En la estructura organizativa se pueden crear los departamentos y el personal correspondientes según las necesidades reales de la empresa.
Al mismo tiempo, los usuarios y puestos se pueden importar en lotes y se pueden establecer puestos y roles para los usuarios.
Roles de posición: Se proporcionan tres roles: administrador del sistema, administrador de usuarios y administrador de procesos. Puede personalizar puestos y roles para los usuarios en función de las necesidades reales de la estructura organizativa de la empresa y autorizar a los usuarios a realizar las operaciones correspondientes mediante la aplicación de roles y puestos.
Libreta de direcciones: enumera el nombre de usuario, el nombre, el departamento, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono móvil, el número de teléfono de la oficina, el número de teléfono particular de cada empleado y otra información detallada por departamento. En la libreta de direcciones, se pueden enviar mensajes instantáneos a usuarios individuales y a todo el personal del departamento, y se pueden buscar según el nombre de usuario/nombre completo.
Informes estadísticos: el sistema cuenta automáticamente la carga, lectura, descarga y actualización de documentos en los últimos seis meses y los muestra en un gráfico de barras claro e intuitivo para facilitar que los gerentes comprendan rápidamente y comprendan con precisión. el uso de documentos.
7. Personalización del módulo
Personalización del sistema: los usuarios pueden personalizar el logotipo del sistema según las necesidades internas de la empresa, limitar el tamaño del espacio para documentos personales y establecer el número máximo de documentos. y si se debe abrir la lectura PDFWeb, para que el sistema satisfaga mejor las necesidades de aplicaciones y administración interna de las empresas.
Apariencia del sistema: el sistema proporciona seis estilos diferentes de máscaras: gris simple, verde vibrante, azul elegante, rojo rosa romántico, violeta elegante y azul clásico para que los usuarios elijan libremente, lo que permite a cada usuario disfrutar de una experiencia feliz. trabajo Al mismo tiempo, también puede cambiar la apariencia del sistema.
Asistente de sincronización: no es necesario iniciar sesión en el sistema para operaciones manuales complicadas. Puede configurar el intervalo de tiempo de sincronización usted mismo y extraer los recursos de archivos internos del sistema a la computadora local en cualquier momento. .
Anotación de texto completo: imita el hábito de las personas de anotar documentos en papel, con las características de escritura a mano precisa, escritura a mano auténtica, anotación con un solo clic y fácil uso. Admite funciones de anotación manuscrita de texto completo y anotación con teclado; y puede conservar rastros de anotaciones. La escritura a mano de diferentes usuarios se puede guardar en el mismo archivo; el nombre del anotador se puede seleccionar para mostrar las anotaciones de diferentes anotadores. Después de la confirmación, las anotaciones no se pueden copiar, mover ni eliminar; el tamaño y el color del texto se pueden seleccionar en; testamento, que es fácil de usar y es un salvaguarda digital sin papel para la oficina.
Firma electrónica: admite funciones de oficina necesarias, como firmas manuscritas directas y firmas electrónicas de documentos en el navegador IE; admite una variedad de funciones de autenticación de sello electrónico y firma manuscrita y proporciona la función de guardar previamente el sello o los recursos de firma; . Los usuarios pueden obtener su firma mediante contraseña. La firma y el sello se guardan con el documento y su validez se puede determinar mediante la verificación del sistema.
Módulo SMS: envíe mensajes de texto a través de canales específicos de la empresa; integre recordatorios y procesos de documentos, envíe automáticamente recordatorios de mensajes de texto cuando los documentos deben aprobarse y puede enviar mensajes de texto grupales al personal interno.
Operaciones avanzadas de documentos: todos los documentos que se pueden abrir con esta máquina admiten lectura y edición en línea.
Inicio de sesión único: al integrarse con otros productos de software a través de token, los usuarios solo necesitan iniciar sesión en otros sistemas una vez para acceder a E6, evitando la necesidad de ingresar repetidamente nombres de usuario y contraseñas cada vez que inician sesión. mejorando la facilidad de uso del sistema, el rendimiento, la seguridad y la estabilidad.