¿Cómo crean archivos las empresas inmobiliarias y cómo los organizan para que queden más claros? ¿Conveniente para realizar consultas? Lo más importante es proporcionarte algunos elementos básicos de gestión de expedientes de clientes para que puedas consultar el que se adapta a tu negocio. Como recordatorio, es importante contar con información básica y rutinaria del cliente. 1. Datos originales de los expedientes de clientes. Los datos originales del archivo del cliente son el contenido básico del archivo del cliente. Los datos originales del archivo del cliente común incluyen principalmente: contratos durante la transacción, registros de negociación, informes de estudios de viabilidad, documentos de aprobación, etc., la licencia comercial de la persona jurídica del cliente; licencia comercial de institución pública y una copia de la licencia comercial de la institución pública; una copia de la capacidad del cliente para ejecutar el contrato; certificado de calificación laboral, certificado de identidad personal, carta de presentación y poder notarial original o copia del cliente. representante legal o contratista; la capacidad de garantía del cliente y el sujeto Copias de materiales de certificación de calificación, como telegramas, télex, cartas y registros telefónicos firmados o realizados por ambas partes; materiales documentales como visas y notarizaciones; originales y copias del contrato, así como acuerdos escritos sobre modificación y terminación del contrato materia Actas de aceptación originales de entrega, cobro y pago; En el proceso de mantener y analizar archivos de clientes, mantener y organizar diversas materias primas es el trabajo más básico. Dado que una gran cantidad de archivos originales de clientes se forman gradualmente durante el proceso de transacción, para evitar futuras disputas económicas, estos archivos originales escritos deben conservarse adecuadamente para prevenir eficazmente riesgos contractuales, riesgos legales y riesgos crediticios en las transacciones económicas entre la empresa. y sus clientes. 2. Informe de investigación de crédito del cliente. El informe de investigación de crédito del cliente es el contenido principal del expediente del cliente. Es un material de archivo que refleja de manera integral el crédito del cliente basándose en el análisis de los datos originales del expediente del cliente. A juzgar por el proceso de formación y el propósito principal del informe crediticio, es un informe completo escrito por el personal de crédito corporativo para reflejar la motivación crediticia y la capacidad crediticia del cliente. Es un medio para registrar la información crediticia del cliente en detalle. El contenido principal del informe de investigación de crédito incluye: descripción general de la empresa investigada; información de los accionistas y de la administración; registros de crédito bancario; resultados de la investigación de campo; ; divulgaciones y comentarios en los medios; evaluación general de las empresas clientes; asesoramiento crediticio a los clientes, etc. Además, los informes de investigación crediticia también pueden incluir análisis de categorías de clasificación, tendencias de transacciones, patrones de compra de los clientes y características de preferencia. No existen regulaciones estrictas sobre el formato de los informes crediticios corporativos. En la práctica, se pueden seleccionar diferentes formatos según las circunstancias específicas de la empresa. Por lo general, durante el proceso de redacción, se pueden consultar los informes estándar de las agencias de informes crediticios profesionales. Los objetos de la gestión de ficheros de clientes (1) se dividen en series temporales, incluyendo clientes antiguos, clientes nuevos y clientes futuros. Preste atención a los clientes nuevos y antiguos. (2) Dividido del proceso de transacción: incluidos los clientes que han hecho negocios, los clientes que actualmente están negociando y los clientes que están a punto de realizar transacciones. Para el primer tipo de clientes, no se puede renunciar a la gestión de archivos debido a la interrupción de las transacciones; para el segundo tipo de clientes, es necesario enriquecer y mejorar gradualmente el contenido de su gestión de archivos; La gestión de archivos consiste en recopilar y organizar de forma integral la información del cliente para preparar información para próximas transacciones. (3) Según la naturaleza del cliente: incluidas agencias gubernamentales (principalmente adquisiciones estatales), empresas especiales (como aquellas que tienen negocios especiales con nuestra empresa), empresas ordinarias, clientes (individuos) y socios comerciales. Debido a su diferente naturaleza, características de demanda, métodos de demanda, necesidades, etc., estos clientes tienen diferentes características de gestión de archivos. (4) Dividido por volumen de transacciones y posición en el mercado: incluidos los clientes principales (largo tiempo de transacción, gran volumen de transacciones, etc.), clientes generales y clientes dispersos. No hace falta decir que la gestión del perfil de los clientes debe centrarse en los clientes clave. En resumen, cada empresa tiene más o menos su propia base de clientes. Diferentes clientes tienen características diferentes y sus prácticas de gestión de archivos también tienen prácticas diferentes, formando así un sistema de gestión de archivos de clientes único. En términos generales, los resultados de la recopilación, el procesamiento y la evaluación de los expedientes de los clientes corporativos se reflejan en los informes estándar de investigación de crédito corporativo, que constituyen el contenido central de los expedientes de los clientes calificados. Para la gestión de archivos de clientes de una empresa, un archivo de clientes calificado y más simple es una versión ordinaria del informe de crédito corporativo del cliente. En otras palabras, la plataforma de datos de la base de datos del archivo de clientes es la versión ordinaria del informe de crédito corporativo. construido sobre esta base. El establecimiento y mantenimiento de archivos electrónicos de los clientes diferirá según las diferentes etapas del desarrollo empresarial, y su modo operativo y estructura general también serán diferentes. Actualmente, existen dos modelos habituales de gestión de expedientes de clientes. 1. Gestión sencilla de archivos de clientes.

La mayoría de las pequeñas empresas en la etapa inicial tienen una facturación relativamente pequeña y un número pequeño de clientes. Por lo tanto, algunos archivos de clientes se convierten en documentos electrónicos y la edición y las estadísticas simples se llevan a cabo mediante software de automatización de oficina como WORD y EXCEL. . La ventaja de este modelo de gestión es que el costo es relativamente bajo y el nivel técnico del personal de gestión no es alto; la desventaja es que el efecto del análisis de los datos del cliente no es muy bueno y la posibilidad de integración y reutilización de los datos no es buena; alto. 2. Gestión de base de datos de perfiles de clientes. Cuando una empresa se desarrolla hasta un cierto nivel y el número de clientes alcanza una determinada escala, es necesario establecer archivos de clientes y gestionarlos mejor. En la práctica, se utilizan dos modelos en la construcción de bases de datos de archivos de clientes: uno es crear una base de datos de archivos de crédito de clientes por separado y el otro es integrarla en el sistema de gestión de información de la empresa, parte del cual es una base de datos de archivos de crédito de clientes. El requisito previo para la construcción de una base de datos empresarial es tener a cargo un gerente de gestión de crédito bien capacitado y elaborar un presupuesto razonable. Si su presupuesto lo permite, también puede contratar a un experto en gestión de crédito para que le ayude a crear archivos de clientes y capacitar a archiveros corporativos. Hay muchos factores relacionados con el presupuesto de construcción del archivo de clientes corporativos, incluido el número total de clientes, el número de clientes principales, la proporción de clientes nacionales y extranjeros, el nivel de los sistemas de gestión informática, la velocidad de expansión del mercado local, las fusiones y planes de adquisición, planes de desarrollo en el extranjero, etc. Todos son directamente proporcionales al presupuesto de la base de datos de perfiles de clientes de la empresa. En nuestro país, a partir de los precios actuales y los datos de experiencia de los productos de informes crediticios, se puede estimar la escala de inversión en la construcción de bases de datos de perfiles de clientes. Además, en el proceso de establecimiento de una base de datos de perfiles de clientes, debemos hacer un uso completo de la tecnología de minería de datos, establecer modelos de análisis de minería de datos y métodos de minería razonables basados ​​en las características de los perfiles de clientes corporativos, y utilizar la selección y detección de datos para extraer datos. a partir de una gran cantidad de materias primas del perfil del cliente. Revelar información oculta de valor potencial. La práctica de los principios de gestión de archivos de clientes ha demostrado que el establecimiento de archivos de clientes corporativos debe seguir los principios de gestión centralizada, dinámica y clasificada e implementar una gestión científica. Durante mucho tiempo, los archivos de clientes no han recibido la debida atención en la práctica de la gestión corporativa en mi país. Los problemas como la dispersión de los datos de los clientes, la lentitud y el retraso en la actualización de los datos y la falta de una clasificación adecuada de los clientes son muy destacados. Estos factores desfavorables impiden que los archivos de los clientes desempeñen el papel que les corresponde en la gestión de las cuentas por cobrar corporativas y el control del riesgo de insolvencia, lo que hace realidad un gran número de pérdidas evitables por insolvencia. 1. Gestión centralizada. Por lo general, hay dos tipos de datos de clientes empresariales dispersos: uno está disperso en manos del personal comercial y el otro está disperso en varios departamentos de la empresa. Si es la primera situación, puede llevar a que el cliente sea el cliente del personal comercial en lugar del cliente de la empresa, porque la dirección de la empresa no está familiarizada con todos los clientes, por lo que cuando el personal comercial abandona la empresa, Los clientes y empresas también se irán, dejando a la empresa provocando grandes pérdidas económicas. En la vida real, estos casos no son infrecuentes. Por ejemplo, si el personal de ventas de una empresa deja su trabajo por algún motivo o de forma colectiva, y al mismo tiempo lleva la información y las relaciones de sus clientes a los competidores de la empresa, provocará una gran caída en las ventas de la empresa en un corto período de tiempo. Es más, si el personal de ventas retira el contrato de venta y los documentos de envío, las deudas de algunos clientes se convertirán en deudas incobrables y no podrán recuperarse. Sumadas al costo a largo plazo de pagar los salarios del personal de las empresas y mantener a los clientes, las pérdidas no pueden subestimarse. Si la información del cliente está dispersa en varios departamentos, aunque puede eliminar el problema de que los individuos controlen los recursos corporativos de los clientes, también conducirá a problemas de equilibrio de intereses entre departamentos y entre departamentos y toda la empresa. En la práctica, esto se manifiesta en que varios departamentos tratan con el mismo cliente. El resultado puede ser que diferentes departamentos ofrezcan condiciones de crédito más favorables que un departamento para conseguir pedidos. Se preservan los intereses departamentales, pero se perjudican los intereses generales de la empresa. La misma situación se producirá entre la sede y las sucursales. Por lo tanto, la única solución para que las empresas resuelvan el problema de los datos dispersos de los clientes es gestionar de forma centralizada los archivos de los clientes. Después de una gestión centralizada de los expedientes de los clientes, la empresa puede realizar una concesión de crédito unificada, un seguimiento integral y una contención oportuna de posibles problemas. Bajo el modelo de gestión centralizada, las empresas aún deben prestar atención a fortalecer la educación ética profesional del personal del departamento de gestión de crédito, para que se den cuenta de que los archivos de los clientes son un activo especial de la empresa y una parte importante de los secretos comerciales de la empresa. 2. Gestión dinámica. La denominada gestión dinámica se refiere a la actualización continua de la información del perfil del cliente. Esto se debe a que las propias circunstancias del cliente cambian constantemente. En lo que respecta al informe crediticio del cliente, es un expediente del cliente en tiempo real y generalmente tiene una validez de tres meses a un año. Pasado este tiempo, será necesario realizar una nueva encuesta al cliente. Al mismo tiempo, otro propósito de la gestión dinámica de los archivos de los clientes es ajustar periódicamente las líneas de crédito a los clientes a medida que cambian sus finanzas, operaciones y personal. El departamento de gestión de crédito concederá el crédito de conformidad con el acuerdo con el cliente y, por lo general, el período de validez de la concesión de crédito actual se determinará anualmente.