Cómo escribir una plantilla de informe de carta de queja
1. Resuelva el problema
Al escribir una carta de queja, describa de manera precisa y clara el problema del que se queja. No sea vago y no ofrezca demasiados descuentos, lo que debilitará su atractivo. Enumere hechos y pruebas para detallar sus experiencias e insatisfacción. Proporcione información específica sobre la hora, la ubicación y el personal tanto como sea posible para facilitar la investigación y el procesamiento por parte de los departamentos pertinentes.
2. Expresar emociones
La carta de queja debe expresar sus propios sentimientos, pero debe prestar atención a controlar sus emociones para no afectar la comprensión y el procesamiento de la otra parte. Utilice un lenguaje objetivo para describir sus sentimientos y explicar por qué no está satisfecho. Deje que la otra persona sienta su dolor y confusión para que pueda comprender mejor su problema y tomar medidas.
3. Haga solicitudes razonables
Una carta de queja no es solo una queja, sino más importante aún, una sugerencia para resolver el problema. Exprese claramente sus expectativas y requisitos en la carta, y qué medidas espera que tome la otra parte para resolver el problema. Ofrezca posibles soluciones y explique qué tipo de respuesta le gustaría. Mantenga una actitud educada y pragmática para aumentar la aceptación y cooperación de la otra parte con sus solicitudes.
4. Resalta los puntos clave
El núcleo de la carta de queja es expresar tu descontento y quejas, así que céntrate en los temas principales y no te distraigas. Al escribir una carta de queja, debes elegir las cosas más importantes y resaltar los problemas que más te preocupan y quieres resolver. Evite diluir el tema mencionando o quejándose de otros temas menores en su carta.
5. Presta atención al formato y al idioma de la carta.
Las cartas de queja deben utilizar un formato y un lenguaje formales, con la fecha, el nombre y la dirección del destinatario y el asunto en la parte superior del documento. El lenguaje y formato formal dejarán una impresión profesional y seria y aumentarán la atención de la otra parte a su queja.