Desarrollar reglas, métodos y regulaciones de gestión de oficina.
1. Reglamento de gestión de oficina
Capítulo 1 Disposiciones generales
El artículo 1 es fortalecer la gestión de la empresa, mantener una buena imagen de la empresa, aclarar requisitos y estandarizar Este código está especialmente formulado para mejorar el comportamiento corporativo y crear una buena atmósfera de cultura corporativa.
Capítulo 2 Reglas detalladas
Artículo 2 Especificaciones del servicio:
1 Apariencia: Los empleados de la empresa deben estar limpios y ordenados;
2. . Servicio con una sonrisa: Al recibir consultas y solicitudes de personas dentro y fuera de la empresa, coméntelas y responda con una sonrisa, y nunca las ofenda.
3. , con un tono moderado y un volumen bajo. No se permiten ruidos moderados y fuertes;
4. Recepción en el lugar: si los invitados ingresan al lugar de trabajo, se les debe disuadir cortésmente y asegurarse de que haya alguien en el lugar. oficina para recibirlos durante el horario laboral (incluida la hora del almuerzo);
5 Conteste el teléfono: Conteste el teléfono de manera oportuna. Generalmente, el tono de llamada no debe exceder tres veces. Si el destinatario no puede responder la llamada, el miembro del personal más cercano debe tomar la iniciativa de responder la llamada y registrar las respuestas a las llamadas importantes. Está estrictamente prohibido ocupar el teléfono de la empresa durante demasiado tiempo.
Artículo 3 Orden de la Oficina
1 Durante el horario laboral, no está permitido abandonar su puesto sin motivo, charlar, comer bocadillos o hacer ruidos fuertes para garantizar una oficina tranquila y ordenada. ambiente.
2. La comunicación laboral entre los empleados debe realizarse en áreas designadas (vestíbulo, sala de conferencias, sala de recepción, sala del director general) o a través del teléfono interno de la empresa. Si necesita tener una conversación en su espacio de trabajo personal, el tiempo generalmente no debe exceder los tres minutos (excepto en circunstancias especiales).
3. El personal debe hacer un buen trabajo en el saneamiento y limpieza de las áreas de trabajo personales antes y después del horario laboral todos los días, y mantener los artículos ordenados y los escritorios limpios.
4. El equipo especial de cada departamento será limpiado periódicamente por personal designado por el departamento, y la oficina será responsable de la limpieza y mantenimiento regular de las instalaciones públicas de la empresa.
5. Cuando se descubre que el equipo de oficina (incluyendo comunicaciones, iluminación, audio y video, computadoras, etc.) está dañado o no funciona correctamente, los empleados deben informarlo a la oficina de inmediato para que se pueda solucionar el problema. de manera oportuna.
Capítulo 3 Responsabilidades
El departamento de inspección y supervisión de este sistema es implementado por la oficina de la empresa. A cualquiera que viole esta disposición se le deducirá de su salario entre 50 y 100 yuanes.
II.Reglamento para la Gestión del Material de Oficina
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Con el fin de racionalizar la gestión del material de oficina, satisfacer las necesidades de trabajo y ahorrar razonablemente. gastos, este reglamento está especialmente formulado, el departamento ejecutivo de esta disposición es la oficina.
Capítulo 2 Clasificación de Materiales
1. Los materiales de oficina de la empresa se dividen en consumibles de bajo valor, productos controlados, objetos de valor y activos físicos.
2. Consumibles de bajo valor: bolígrafos, papel, pilas, grapas, pegamento, etc.
3. Productos de tubería: grapadoras, punzones, tijeras, navajas, carpetas, calculadoras, etc.
4. Artículos de custodia personal: materiales por valor de más de 300 yuanes para uso personal y que impliquen gastos futuros.
5. Activos físicos: materiales por valor de más de 300 yuanes, como aires acondicionados. , ordenadores, cámaras, videocámaras, etc.
Capítulo 3 Adquisición de Artículos y Materiales de Oficina
1. En principio, los artículos y materiales de oficina de la empresa son adquiridos de manera uniforme por la oficina. Son materiales especiales y pueden ser adquiridos por la oficina. departamento de compras con el consentimiento de la oficina de compras.
Para comprar artículos, se debe completar un formulario de compra. Las compras de artículos dentro de 300 yuanes deben enviarse al gerente del departamento para su aprobación y la oficina debe aprobar los artículos por encima de 300 yuanes (incluidos 300 yuanes); ser aprobado por el líder del departamento, revisado por la oficina y aprobado por el gerente general.
2. La oficina deberá designar a una persona responsable de la adquisición de materiales y adoptar los siguientes métodos:
1) Punto fijo: la empresa encarga la compra de bienes a grandes supermercados.
2) Momento: Compra a principios de cada mes.
3) Cuantificación: Ajuste dinámico para asegurar la racionalidad del inventario de suministros permanentes.
4) Artículos especiales: Compara productos de múltiples fabricantes y elige el mejor.
Capítulo 4 Gestión de Recogida de Materiales
1. Según la clasificación de materiales, la empresa implementa diferentes métodos de recogida de materiales:
2. Firme y reciba directamente del custodio de suministros de oficina.
3. Materiales de tubería: Firmarlos y recibirlos directamente del conserje de la oficina.
4. Objetos de valor: Recoger según el nivel de recogida de documentos especiales.
5. Activos físicos: La oficina establecerá una cuenta de administración de activos físicos para registrar con precisión el estado actual de los activos fijos.
Capítulo 5 Préstamo de materiales de la empresa
1. Cualquier persona que tome prestado equipo de oficina de la empresa debe completar el "Formulario de préstamo de materiales" y hacerlo firmar y aprobar por el jefe del departamento.
2. Si los materiales prestados están vencidos, la oficina es responsable de instar su devolución.
3. Si los materiales prestados se dañan o se pierden, se deberá realizar una compensación o descontar según las circunstancias específicas.
Capítulo 6 Disposiciones complementarias
1. Cuando lleguen nuevos empleados, serán notificados por el departamento de gestión para que acudan a la oficina a recoger el material de oficina; debe seguir los procedimientos para devolver el material de oficina a la oficina. No se permiten procedimientos de renuncia en otros departamentos sin la aprobación del cargo.
2. La oficina tiene derecho a controlar el gasto total en material de oficina de cada empleado.
3. El Departamento de Recursos Humanos es el responsable de interpretar, complementar y revisar las presentes Medidas, y serán dictadas e implementadas previa aprobación del Director General.
Tres. Medidas de gestión del uso de fax
(1) Disposiciones generales: con el fin de fortalecer la gestión del uso de fax de la empresa, estas regulaciones están especialmente formuladas.
Ámbito de uso
1. Estas medidas se aplican a todas las situaciones en las que la empresa utiliza máquinas de fax.
2. El ámbito de uso incluye fax local, nacional e internacional.
(3) Gestión de recepción de faxes
1. La recepción de faxes está incluida en el reglamento de gestión de envío y recepción de la empresa y es recibida de manera uniforme por el personal de envío y recepción.
2. Después de recibir el fax, complete el libro de registro de recepción y distribúyalo al departamento y al personal de recepción de manera oportuna. Los documentos originales relacionados con asuntos de la empresa los conserva el departamento administrativo y las copias, el departamento comercial.
3. El fax de la empresa deberá estar encendido y apagado en todo momento.
(4) Gestión de envío de fax
1. Los faxes enviados por varios departamentos y personal son enviados por el transceptor; los documentos importantes pueden ser enviados por las propias partes.
2. La transmisión por fax debe ser aprobada por el líder, completar el formulario de registro de emisión del documento y enviarlo a tiempo, si no se puede enviar por algún motivo, se debe notificar a las partes pertinentes a tiempo; para procesamiento separado.
3. El fax original quedará en poder del Departamento de Administración.
(5) Disposiciones complementarias
Los teléfonos con fax no podrán utilizarse como teléfonos ordinarios para evitar retrasos en el envío y recepción de faxes.
IV.Reglamento de gestión de deberes de la empresa
1. Principios generales: Para garantizar el normal funcionamiento de la empresa y la seguridad de la propiedad, este sistema está especialmente formulado.
En segundo lugar, sistema de gestión
1. Personal de servicio: la empresa establece un sistema de funciones de empresa o departamento según su propia situación;
2. Responsabilidades: La empresa Establezca un sistema de responsabilidad del jefe de departamento basado en sus propias circunstancias.
Tres. El enfoque y contenido de la gestión
(1) Inducción de los empleados.
1. Propósito: mantener el orden de trabajo diario de la empresa y contactar y manejar los asuntos de manera oportuna
2. >3. Puntos clave de turno:
1). Verificar la limpieza de la oficina;
2). Registrar, procesar y reenviar llamadas telefónicas; 3). Tareas asignadas por los líderes.
(2). El jefe del departamento está de servicio.
1. Finalidad: centrarse en el trabajo comercial de la empresa;
2. Las horas de trabajo normales son durante las horas libres o festivos.
3. deber:
1) Recibir visitas después de salir del trabajo;
2) Manejar el trabajo pendiente
3). ;
4). Cuando el personal de turno conteste la llamada, deberá registrar la hora, la unidad, la persona que llama y el contenido principal de la llamada
5). El personal de servicio debe registrar la hora, la unidad, el visitante y el contenido principal de la llamada, y presentar opiniones sobre el manejo;
6).
Cuatro. Regulaciones arancelarias
1. Observe la disciplina laboral, entregue los turnos a tiempo y solicite permiso con anticipación para que se puedan organizar reemplazos temporales.
2. deber y no reunirse en grupos para jugar a las cartas, mirar televisión o dormir
3. Hacer un buen trabajo en la prevención de robos y incendios dentro del tiempo especificado, especialmente fortaleciendo la supervisión de las partes clave;
4. Recibir a los invitados con una actitud cálida y alerta;
, bueno para identificar las intenciones de las personas que vienen, con los labios apretados y sin hablar casualmente. >5. El personal de turno presta mucha atención a las actividades del líder y puede ponerse en contacto en caso de emergencia.
La información de seguridad pública, protección contra incendios, hospitales, suministro de agua, suministro de gas, suministro de energía, comunicaciones y otros departamentos, así como direcciones, números de teléfono, rutas, etc. de trenes, aviones, taxis, etc., debe colocarse en lugares obvios en caso de necesidades de emergencia;
6. Al encontrarse con una emergencia, primero debe mantener la calma y atreverse a asumir la responsabilidad. Por un lado, debemos tomar medidas de emergencia con valentía para evitar retrasos; por otro, debemos informar rápidamente a los líderes a cargo o trabajar con el departamento de seguridad pública para llamar a la policía.
Cinco. Preste atención a lo siguiente al responder llamadas de servicio:
1. Sea cortés: ya sea que esté llamando o visitando, debe tomar la iniciativa de informar el nombre, el puesto y el nombre de la empresa. Si la otra parte no le ha informado, debe preguntar cortésmente.
2. Utilice un lenguaje civilizado y evite la mala educación;
3. Para llamadas importantes o largas, pida a la otra parte que las repita. a los líderes de la empresa Al realizar una llamada telefónica, primero pregunte el nombre, el puesto y el nombre de la empresa de la otra parte, y luego responda amablemente "Espere un momento, lo ayudaré a encontrarlo" antes de manejarlo;
5. Preocuparse por las consultas y consultas. Hacer preguntas, ser amable, cortés y responder adecuadamente;
6. Además de informar situaciones tensas en cualquier momento, varias llamadas telefónicas generalmente se centralizan y se informan de manera ordenada;
7. Aumentar el número de personas de guardia durante las vacaciones. La persona a cargo del departamento de la empresa dirigirá el turno, buscará el consentimiento de los subordinados, preparará una lista de tareas, la imprimirá y distribuirá. a los departamentos y al personal pertinentes;
8. Según sea necesario, se puede organizar que los empleados individuales de la empresa estén de servicio y recibir subsidios de horas extras adecuados.
Cláusulas complementarias para verbos intransitivos
1. Los empleados de servicio y los jefes de departamento de servicio están exentos de impuestos y pueden turnarse en el servicio si es necesario.
Este sistema es explicado y complementado por el Departamento de Recursos Humanos, y se promulga e implementa previa aprobación del Director General.