¡6 elementos y 55 preocupaciones centrales en la auditoría de adquisición de materiales!

(1) Revisar si se debe comprar, es decir, revisar el plan de adquisiciones. Es necesario examinar si el plan de adquisiciones es viable (especialmente proyectos de adquisiciones a gran escala). Si el plan de adquisiciones no es razonable, afectará los beneficios esperados de la empresa e incluso provocará un desperdicio de recursos. Además, también es necesario revisar si el plan de adquisiciones ha cumplido con los procedimientos de aprobación pertinentes, si se han obtenido fondos y si se ha realizado una investigación de mercado sobre el precio de adquisición. Si no se puede obtener información sobre los precios a través de una investigación de mercado, se debe utilizar un método determinado para realizar cálculos razonables basados ​​en la composición de costos de los bienes adquiridos como base para determinar el precio de compra.

(2) Revisar “cuándo comprar”, es decir, revisar el momento de compra. Es necesario aprovechar al máximo las ventajas de las adquisiciones a gran escala, fusionar y clasificar los planes de adquisiciones propuestos por los departamentos pertinentes y nunca comprar por partes si se puede centralizar. Además, si el momento de la adquisición no se elige correctamente, afectará la producción y operación de la empresa o aumentará los costos de almacenamiento de la empresa.

(3) Revisión de "cómo comprar", es decir, revisión de los métodos de adquisición. Los métodos de adquisición pueden ser licitación pública, licitación por invitación, negociación competitiva, adquisición de fuente única, consulta, etc. Cada método tiene sus propias características. El método específico a adoptar debe comprenderse de manera flexible según la situación específica para obtener un precio de compra razonable. Esto requiere que se utilice más experiencia y conocimiento para el análisis y el juicio durante la revisión, a fin de evitar verse afectado por relaciones humanas y distracciones egoístas en el proceso de selección de métodos de adquisición. La selección adecuada de los métodos de adquisición no sólo puede acelerar las adquisiciones, sino también ahorrar inversiones y reducir el consumo innecesario de mano de obra y recursos materiales.

(4) Examinar “quién lo compró”, es decir, examinar el proveedor y el proceso de apertura de ofertas. Con base en la investigación y la comprensión de los proveedores, establecemos estándares estrictos para la selección de proveedores, reclutamos a aquellos proveedores con buena reputación y solidez, y eliminamos aquellos que no cumplen con nuestros requisitos para garantizar precios razonables y buena calidad, no prestamos especial atención. permitir que algunas relaciones personales afecten los estándares de revisión. El objetivo principal de revisar el proceso de apertura de ofertas es prohibir las operaciones de "caja negra" en el proceso de apertura de ofertas y mantener los principios de apertura, equidad y competencia imparcial. Durante la supervisión de la auditoría, se debe prestar especial atención a la revisión de los documentos de licitación y las normas de evaluación de ofertas para ver si hay omisiones, expresiones poco claras e irrazonables, responsabilidades poco claras o inconsistencias con las leyes, regulaciones y políticas nacionales. También debemos prestar atención a si existen irregularidades como la determinación del postor ganador o la filtración de la oferta mínima a los postores, y si existen cuestiones injustas, injustas e irrazonables en el proceso de evaluación de la oferta. Los problemas existentes en el proceso de apertura de ofertas cambiarán el significado de licitación y contratación y se les debe prestar gran atención.

(5) Revisar el "contrato", es decir, revisar la legalidad y el rigor del contrato de adquisición antes de que se firme formalmente, es una parte importante de la auditoría interna. Un contrato es la garantía legal de obtener un precio de compra razonable. Los principales contenidos de su revisión incluyen: si el objeto del contrato de adquisición es claro, si el contenido es legal y si cumple con las políticas y regulaciones nacionales pertinentes, revisando diversos estándares cuantitativos del contrato de adquisición, controlando la cantidad del suministro y; plazo del contrato de adquisición, y reducir el inventario de bienes y la cantidad de fondos ocupados para acelerar la rotación de capital, aclarar la responsabilidad por incumplimiento del contrato por ambas partes, mejorar la fuerza vinculante y la seriedad del contrato de adquisición; asegurar y mejorar el índice de ejecución del contrato revisar la reciprocidad de los derechos y obligaciones de ambas partes, tales como estándares de calidad, condiciones técnicas, requisitos técnicos y métodos de aceptación, métodos y plazos de pago, responsabilidades durante el transporte, acuerdos relevantes sobre posventa; período de servicio y garantía, etc. Verificar si las opiniones expresadas por ambas partes son claras, si hay alguna desviación en la comprensión del significado y si hay palabras vagas o ambiguas en el contrato.

(6) Revisar la "liquidación de aceptación", es decir, si la cantidad y la calidad del objetivo de adquisición cumplen con los requisitos del contrato de adquisición, si la liquidación de fondos con el comprador cumple con los requisitos del contrato. , y si los proyectos con depósitos de calidad cumplen con las regulaciones, etc. Este es un vínculo que no se puede ignorar y también está relacionado con el éxito o el fracaso de las actividades de adquisición. Incluso si los vínculos anteriores son impecables, si los procedimientos de aceptación no son estrictos, esto puede provocar el fracaso de las actividades de adquisición y generar pérdidas para la empresa. Después de obtener el derecho a suministrar a un precio razonable, algunos proveedores utilizan métodos como tomar atajos, hacer pasar productos inferiores, reducir el nivel de configuraciones de software y hardware y reducir la calidad del servicio para obtener beneficios indebidos, perjudicando así los intereses de las empresas. Por lo tanto, la aceptación debe controlarse estrictamente y los auditores deben participar personalmente en las actividades de adquisición importantes. Para actividades de adquisición más profesionales, se pueden seguir contratando expertos involucrados en el trabajo de adquisiciones para la aceptación para garantizar la coherencia en la calidad y el precio y el éxito de las actividades de adquisición. .

Específicamente, el contenido de la auditoría incluye: control interno de la adquisición de materiales, plan de adquisiciones, contrato de adquisición, licitación de adquisiciones, selección de proveedores, cantidad de adquisiciones, precio de adquisiciones, calidad de las adquisiciones, almacenamiento de materiales, pago de liquidación y adquisiciones. Asuntos posteriores .

Cuestionario sobre control interno de la adquisición de materiales

& gt& gtDiscusión sobre cuestiones ambientales en el control de la adquisición de materiales

1. ¿Lograr los objetivos de adquisición de materiales?

2. ¿La estructura organizativa es propicia para una clara división de responsabilidades y el funcionamiento coordinado de varios departamentos de adquisición de materiales?

3. ¿Existen procedimientos de adquisición de materiales, manuales y descripciones detalladas del trabajo?

4. ¿Todos los empleados involucrados en la adquisición de materiales entienden sus responsabilidades laborales y las políticas y procedimientos que deben cumplir?

5. ¿Se comunican las políticas y cambios de adquisición de materiales a los empleados relevantes de manera oportuna?

6. ¿La dirección explica periódicamente la importancia del comportamiento ético a los empleados?

7. ¿Se ha establecido y comunicado a los empleados una política de ética escrita?

8. ¿Existen objetivos de adquisición irrazonables vinculados a recompensas de alto desempeño para inducir a los empleados a hacer trampa?

9. ¿La calidad de los empleados es proporcional al negocio de adquisición de materiales al que se dedican?

10. ¿Existe formación profesional periódica para los empleados?

& gt& gtInvestigación sobre gestión de riesgos en la adquisición de materiales

1. ¿Existe un departamento de gestión adecuado involucrado en la evaluación de riesgos de la adquisición de materiales?

2. ¿Existen métodos adecuados para identificar riesgos en la adquisición de materiales?

3. ¿La identificación de los riesgos de adquisición de materiales es integral?

4. ¿Se han evaluado los riesgos de la adquisición de materiales?

5. ¿Existen medidas para prevenir y resolver riesgos en la adquisición de materiales?

6. ¿Existe un mecanismo para reconocer cambios en el personal y en los procedimientos de control y responder en consecuencia?

7. ¿Existen formas efectivas de prevenir retrasos o escasez de materiales?

8. ¿Determinar si el stock de seguridad de materiales es razonable? ¿Existe alguna posibilidad de una mayor reducción?

& gt& gtDiscusión sobre cuestiones relacionadas con las actividades de control de adquisiciones de materiales

1. ¿Todas las compras de materiales se basan en necesidades o propósitos comerciales legítimos?

2. ¿Las compras de materiales están debidamente autorizadas y aprobadas?

3. ¿Se obtienen los materiales de la manera más rentable?

4. ¿Se implementa control de contratos para la adquisición de materiales?

5. ¿Se separan las tareas incompatibles en la adquisición de materiales?

6. ¿Los empleados con responsabilidades de compras rotan regularmente?

7. ¿La adquisición de materiales a granel está sujeta a control de licitación?

8. ¿Se ha investigado exhaustivamente la selección de proveedores y se monitorea continuamente el desempeño de los proveedores?

9. ¿Son razonables los precios de los materiales adquiridos?

10. ¿Existen medidas completas para controlar la información de precios de materiales, incluido el control de programas para la recopilación, clasificación, procesamiento y comparación de información de precios, requisitos de calidad de la información y archivo de datos de información?

11. ¿Los materiales entrantes han sido cuidadosamente inspeccionados y aceptados por departamentos independientes?

12. ¿Se descubren oportunamente los motivos de la compra de materiales no calificados y se implementan las responsabilidades?

13. ¿Existen registros de inventario perpetuos para la adquisición de materiales?

14. En ausencia de registros de inventario perpetuos, ¿existen controles compensatorios?

15. ¿Se implementa la gestión de clasificación ABC para la adquisición de materiales?

16. ¿Se inventarian los materiales periódicamente?

17. ¿Se confirman los pasivos de cuentas por pagar sobre la base de que la compra de materiales relevantes es consistente y correcta?

18. ¿Se envían informes de proveedores periódicamente?

19. ¿Existen medidas de control del contacto con materiales y uso de grabaciones?

20. ¿Se utilizan controles sólidos de comprobantes y registros para la adquisición de materiales?

21. ¿Existen normas y medidas de control de seguridad para el procesamiento de la información de adquisiciones de materiales en un entorno informático?

& gt& gtInvestigación sobre información y comunicación en la adquisición de materiales

1. ¿La dirección alienta a todas las partes involucradas en la adquisición de materiales a intercambiar información? ¿Los canales de información dentro de la organización son fluidos?

2. ¿Puede la comunicación de información permitir a los empleados desempeñar eficazmente sus funciones?

3. ¿Existe algún intercambio de información con fuera de la organización?

4. ¿Se han controlado y ajustado las cuentas detalladas y los libros mayores de adquisiciones de materiales en función de la información de los plazos?

5. ¿Se investigan y manejan oportunamente las discrepancias importantes en la adquisición de materiales y se presentan los resultados de la investigación a la gerencia?

6. Si el departamento de gestión dedica recursos suficientes al soporte

¿Apoyar el desarrollo y modificación de sistemas de información?

7. ¿Mantiene los últimos documentos contables para las compras de materiales?

8. ¿La información externa recopilada es completa, incluida información sobre cambios de precios, información sobre la demanda del mercado, información sobre políticas económicas, información técnica, información sobre cambios en los canales de suministro, información sobre reingeniería de procesos comerciales, etc.?

9. ¿Existe un canal fluido para informar anomalías?

10. ¿Están abiertos los canales para recibir comentarios de los empleados y quejas de los proveedores?

11. ¿Se toman medidas para garantizar la seguridad e integridad del procesamiento y transmisión de información en un entorno de red y para prevenir virus informáticos?

& gt& gtDiscusión sobre la supervisión de la adquisición de materiales

1. ¿Se han establecido procedimientos de gestión adecuados para garantizar el funcionamiento del control de la adquisición de materiales y evaluar el efecto de la operación?

2. ¿Existen procedimientos para la supervisión continua y diaria de las actividades de adquisición de materiales?

3. ¿Las debilidades de control descubiertas durante las actividades de supervisión se informan a la dirección adecuada? ¿Se modifican las políticas y procedimientos según sea necesario?

4. ¿Existen auditores independientes para supervisar de forma independiente la adquisición de materiales?

5. ¿El alcance de las actividades de auditoría es suficiente para demostrar la eficacia de los controles internos sobre la adquisición de materiales?

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