Las aclaraciones o modificaciones pueden afectar la forma en que se entiende la preparación de los documentos de licitación.
Términos e interpretaciones legales
La aclaración y modificación de los documentos de licitación publicados son vínculos comunes en las actividades de licitación. El artículo 23 de la "Ley de Licitaciones y Licitaciones" estipula claramente que "Si el licitador hace aclaraciones o modificaciones necesarias a los documentos de licitación que han sido emitidos, deberá notificar por escrito a todos los destinatarios de los documentos de licitación al menos quince días antes de la fecha límite para Presentación de los pliegos de condiciones. El contenido a aclarar o modificar será parte integrante de los pliegos de licitación. “El artículo 20 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Licitaciones y Licitaciones detalla las disposiciones pertinentes, “El licitador podrá realizar los ajustes necesarios. Aclaración o modificación de los documentos de precalificación o documentos de licitación que hayan sido emitidos. Si la aclaración o modificación puede afectar la preparación de los documentos de solicitud de precalificación o de licitación, el licitador deberá notificarlo a todos los solicitantes por escrito al menos 3 días antes de la fecha de presentación. plazo para presentar los documentos de solicitud de precalificación o al menos 15 días antes de la fecha límite de presentación de ofertas. Los posibles postores deberán presentar documentos de precalificación o documentos de licitación, si es inferior a 3 días o 15 días, el licitador deberá extender el plazo de presentación; documentos de solicitud de precalificación o documentos de licitación en consecuencia”.
Primero, las leyes y reglamentos pertinentes son claros. Otorgan al licitador el derecho de aclarar y modificar los documentos emitidos, es decir, el licitador tiene derecho a. aclarar y modificar el documento antes de la revisión de calificación o apertura de ofertas, en segundo lugar, el efecto de la aclaración y modificación es claro, es decir, el contenido de la aclaración y modificación forma parte de los componentes del documento de licitación, que tienen la misma validez que el documento de licitación; documentos de licitación y son la base para las actividades de evaluación de ofertas, en tercer lugar, de acuerdo con las diferentes naturalezas de los documentos emitidos, se establecen diferentes estipulaciones sobre el tiempo de aclaración y modificación de los documentos de precalificación y de licitación, con especial énfasis en las ofertas potenciales. Si el tiempo de preparación es insuficiente, el plazo correspondiente deberá ampliarse en consecuencia.
(2) Análisis de importancia, necesidad y motivos
La razón por la que los documentos de licitación deben aclararse y modificarse es principalmente porque la calidad de los documentos de licitación no puede estar "en su lugar". inmediatamente". Especialmente para algunos proyectos de licitación complejos, los documentos de licitación incluyen los requisitos técnicos del proyecto de licitación, los estándares de revisión de calificación de los postores, los requisitos de cotización de ofertas y los estándares de evaluación de ofertas, los términos principales del contrato a firmar, etc. En el proceso de preparación de los documentos de licitación, es fácil que se produzcan inconsistencias, ambigüedades e incluso omisiones. Especialmente cuando existen tales defectos en los requisitos y condiciones sustanciales, es fácil causar ambigüedad y posteriores disputas sobre la apertura y evaluación de las ofertas. Por ello, en la "Ley de Licitaciones y Licitaciones" (revisada en 2017) y el "Reglamento de Aplicación de la Ley de Licitaciones y Licitaciones" (revisado en 2019), se han enfatizado "las aclaraciones o modificaciones necesarias". La necesidad de aclaración y modificación puede entenderse como: sin aclaración y modificación, los posibles licitantes no podrán comprender correctamente ni interpretar con precisión los requisitos y condiciones sustanciales de los documentos de licitación, e incluso afectarán directamente la evaluación de la oferta por parte de la licitación y la oferta. comité de evaluación.
Las aclaraciones y modificaciones de los documentos de licitación generalmente las emite el licitador/organismo licitador, pero la demanda de aclaraciones y modificaciones proviene principalmente del licitador y de los posibles licitadores. Una es la "aclaración y modificación activa" de los documentos de licitación por parte del licitador, es decir, una vez emitidos los documentos de licitación, el licitador descubre problemas de calidad en los documentos mediante un autoexamen y toma la iniciativa de solicitar explicaciones adicionales. y modificaciones para mejorar aún más los documentos de licitación. El segundo es la "aclaración y modificación pasiva" por parte de los postores potenciales, es decir, después de que el postor potencial recibe los documentos de licitación, durante el proceso de preparación de los documentos de licitación, con base en la preparación de su propia respuesta a la licitación, el postor potencial propone aclaraciones a los documentos de licitación al postor/organismo licitador y las solicitudes de modificación. En la actualidad, la "aclaración y modificación pasiva" es una situación común en la práctica de las actividades de licitación.
2. Problemas en la práctica de aclarar y modificar los documentos de licitación
(1) No prestar atención a la aclaración y modificación
A diferencia de la publicación externa de los documentos de licitación. , el licitador/las agencias licitadoras a menudo no prestan suficiente atención a la aclaración y modificación de los documentos de licitación. En primer lugar, no es bueno utilizando aclaraciones y modificaciones para mejorar los documentos de licitación. Cree que una vez que se emitan los documentos de licitación, puede esperar a la apertura de la licitación. Especialmente cuando hay defectos y problemas en los documentos de licitación, si no se rectifican oportunamente mediante aclaraciones y modificaciones, es fácil que la licitación fracase. En segundo lugar, la aclaración y modificación de los documentos de licitación son relativamente desordenadas. Los requisitos de aclaración y modificación propuestos se "reforman cada vez que hay un cambio".
Por un lado, puede hacer que la descripción de los documentos de licitación se desvíe de la intención original de los requisitos de contratación, afectando la seriedad de la licitación y la contratación; por otro lado, aclaraciones y modificaciones innecesarias pueden hacer que el oferente tenga información insuficiente; tiempo para preparar los documentos de licitación, retrasando así el momento de apertura de las ofertas y el calendario general de licitaciones y adquisiciones.
(2) Incumplimiento en los procedimientos de aclaraciones y modificaciones
En primer lugar, los avisos de aclaraciones y modificaciones no fueron enviados de manera uniforme a todos los potenciales postores. En particular, en el caso de una licitación encomendada, el licitador podrá responder individualmente a las solicitudes de aclaraciones y modificaciones de determinados licitadores potenciales. Las notificaciones y respuestas de aclaraciones y modificaciones no fueron enviadas de manera uniforme a todos los posibles licitadores por parte de la agencia licitadora. Las aclaraciones y modificaciones recibidas por los posibles licitadores fueron inconsistentes, lo que fácilmente podría dar lugar a disputas posteriores.
La segunda es que no se amplió el plazo para la presentación de los documentos de licitación por considerar que las aclaraciones y modificaciones no se emitieron dentro del plazo especificado, o que las aclaraciones y modificaciones pertinentes afectarían la preparación de las ofertas de los potenciales postores. . En la práctica, algunas aclaraciones y avisos de modificación a menudo se emiten tarde (cerca de la fecha límite de presentación de ofertas) y no pueden cumplir con el requisito de ser emitidos al menos 15 días antes de la fecha límite de presentación de ofertas. Cuando las aclaraciones y modificaciones pertinentes puedan afectar la preparación de las ofertas de los licitantes y no se posponga el momento correspondiente de apertura de las ofertas, es fácil que surjan objeciones y quejas posteriores.
En tercer lugar, no existe ningún aviso escrito de aclaración y modificación. Hay casos en los que el postor/organismo licitador aclara y modifica los documentos de licitación verbalmente por teléfono, etc., lo que no cumple con los requisitos de las leyes y reglamentos pertinentes.
(3) La aclaración y modificación de contenidos no están estrictamente controladas.
La aclaración y modificación de los documentos de licitación debe desempeñar el papel de descubrir y llenar los vacíos en los documentos de licitación y mejorar aún más las explicaciones. Sin embargo, en la práctica, los responsables de la aclaración y modificación a menudo carecen de una comprensión general e integral de los documentos de licitación, especialmente en el caso de proyectos de licitación complejos, las modificaciones de ciertos requisitos y condiciones de licitación irán acompañadas de ajustes a diversos contenidos. Una vez que el contenido relevante no se considere completamente y se ajuste de manera oportuna, habrá "muchas revisiones y errores" y "aclaraciones y confusión", lo que resultará en documentos de licitación. Además, algunos licitadores/agencias de licitación no controlan estrictamente el contenido de las aclaraciones y modificaciones. Al emitir avisos de aclaraciones y modificaciones, divulgarán la información del nombre de los posibles licitadores que deben aclararse y modificarse, lo que viola el "Los licitadores deben". proporcionar información a los potenciales postores. "Confidencialidad de la Información" disposiciones legales.
El tercero es fortalecer la gestión de aclaraciones y modificaciones de los documentos de licitación.
(1) Evaluar completamente con anticipación, manejarlo con prudencia y otorgar gran importancia a las aclaraciones y modificaciones.
La ley otorga al licitador el derecho de aclarar y modificar los pliegos de licitación emitidos. Antes de la apertura de la oferta, el licitador debe aprovechar esta oportunidad para verificar y mejorar los documentos de licitación, especialmente los requisitos y condiciones sustanciales en los documentos de licitación, para compensar las omisiones y deficiencias en la preparación de los documentos de licitación anteriores. Como licitador/agencia de licitación, primero debe tomar la iniciativa de realizar un autoexamen de los documentos de licitación que se han emitido para verificar si existen defectos y problemas que afecten la calidad de los documentos de licitación, y aprovechar la última oportunidad antes de que el apertura de ofertas para corregir omisiones y deficiencias importantes; 2. Es aprovechar plenamente y prestar atención a los comentarios de los postores sobre los requisitos de aclaración y modificación de los documentos de licitación;
Ya sea que estés aclarando y revisando activa o pasivamente, debes evitar actitudes y comportamientos arbitrarios. Cuando el licitador/agencia licitadora enfrenta una solicitud de aclaración o modificación del documento de licitación, primero debe considerar las siguientes cuatro preguntas y emitir un juicio: 1. ¿Por qué es necesario hacer aclaraciones y modificaciones (comprender completamente la motivación para solicitar aclaraciones? y modificación)? En segundo lugar, ¿se requiere aclaración y modificación (confirmar la necesidad de aclaración y modificación)? El tercero es cómo aclarar y modificar el propósito de este enlace (¿es complementar, eliminar, explicar, modificar o reemplazar? ¿Puede la descripción relevante permitir a los posibles postores comprender con precisión el significado literal)? La cuarta son las posibles consecuencias de la aclaración y modificación (¿habrá nuevas necesidades de aclaración y cuestiones asociadas)?
Las solicitudes de aclaración y modificación presentadas por posibles licitadores (es decir, "aclaración y modificación pasivas") deben despertar la gran atención del licitador/agencia licitadora y deben evaluarse y manejarse con precaución caso por caso. -base del caso. En la práctica, algunos postores potenciales presentarán requisitos de modificación que sean más propicios para la evaluación de sus propios productos o soluciones en función de las características de sus productos y sus planes de cotización.
Si podemos determinar la motivación para la aclaración y modificación la primera vez, combinados con los antecedentes del proyecto de licitación y adquisición y la calidad real de los documentos de licitación, podemos juzgar si se necesitan aclaraciones y modificaciones. Si los requisitos, condiciones y criterios de evaluación del documento de licitación reflejan fielmente los requisitos de contratación y se describen de forma clara, completa y sin discriminación, el licitador/organismo licitador puede optar por mantener sin cambios el contenido del documento de licitación original.
(2) Prestar atención a los detalles, prestar atención a los métodos y fortalecer la gestión del cumplimiento procesal.
El licitador/organismo licitador debe fortalecer la gestión del cumplimiento procesal de las aclaraciones y modificaciones, y el alcance de distribución, el tiempo de publicación, el soporte del aviso y otros detalles de los avisos de aclaración y modificación deben cumplir con las regulaciones legales.
En primer lugar, es necesario garantizar que se envíen avisos de aclaración y revisión a todos los posibles postores. Si se trata de autolicitación, se recomienda designar un responsable de aclarar y modificar las respuestas, y el responsable será el responsable de unificar las respuestas externas si se encomienda a una agencia licitante la organización de la licitación, el director del proyecto; La agencia licitadora debe recopilar, organizar, aclarar, modificar y responder preguntas, y publicarlas de manera uniforme al mundo exterior. Se deben enviar aclaraciones y avisos de modificaciones a los documentos de licitación para garantizar que todos los posibles postores estén cubiertos. Considere agregar un acuse de recibo de notificación para confirmar que los posibles postores recibieron la notificación oportuna.
El segundo es prestar atención al momento de aclaración y modificación del aviso, y gestionar el aplazamiento de los procedimientos de apertura de ofertas de acuerdo con las leyes y reglamentos cuando sea necesario. Si el aviso de aclaración y modificación se emite menos de 15 días antes de la fecha límite de oferta, se debe prestar especial atención a si el contenido relevante de la aclaración y modificación afectará la preparación de los documentos de licitación por parte de los posibles postores. En las adquisiciones diarias, para proyectos que requieren licitación según la ley, el tiempo desde la emisión de los documentos de licitación hasta la fecha límite de licitación es generalmente de 20 días. Para los proyectos que no requieren licitación según la ley, los potenciales postores tienen un tiempo más corto para preparar sus ofertas, por lo que el tiempo para emitir avisos de aclaraciones y modificaciones a menudo no cumple con el requisito de que "la fecha límite de presentación de ofertas sea de al menos 15 días de anticipación". " Se puede considerar la posibilidad de solicitar una respuesta de los posibles postores, es decir, después de que se emite el aviso de aclaraciones y modificaciones, cada posible postor debe confirmar por escrito el impacto de las aclaraciones y modificaciones pertinentes en la preparación de sus documentos de licitación. Si efectivamente no hay tiempo suficiente para que el postor proporcione comentarios sobre la preparación de los documentos de licitación, el momento de apertura de las ofertas se pospondrá de conformidad con la ley si todos los posibles postores pueden participar en la licitación a tiempo con comentarios por escrito; que las aclaraciones y modificaciones pertinentes no afectarán la preparación de los documentos de licitación, y que el proyecto pueda abrir las ofertas según lo previsto. Esto no sólo puede evitar el riesgo de objeciones y quejas que puedan iniciarse en el proceso de licitación posterior, sino también ganar tiempo para las licitaciones y adquisiciones, y evitar el riesgo de retrasos en el proyecto causados por aclaraciones y modificaciones.
La tercera es garantizar que las notificaciones de aclaraciones y modificaciones se emitan por escrito. En la práctica, especialmente en el caso de "aclaración y modificación pasivas", hay situaciones en las que el licitador/organismo licitador se comunica con el licitador por teléfono u otros medios verbales. Para contenidos que necesiten aclaración y modificación, debemos insistir en dar una respuesta unificada por escrito a todos los posibles postores, dejando rastros suficientes para evitar riesgos de cumplimiento causados por respuestas diferentes.
(3) Prestar igual atención a las capacidades y responsabilidades, y fortalecer la revisión de aclaraciones y modificaciones.
Para hacer un buen trabajo en la aclaración y revisión de los documentos de licitación, los profesionales de la licitación deben tener un fuerte sentido de responsabilidad, ser capaces de captar y comprender integralmente los documentos de licitación en su conjunto, tener una redacción sólida habilidades de expresión, y ser capaz de aclarar y modificar los documentos de licitación. Emitir juicios precisos sobre el origen y la motivación de la solicitud de modificación, la necesidad y el propósito de la aclaración y modificación, y las posibles consecuencias esperadas después de que se envíe la notificación de aclaración y modificación. emitido.
En el proceso de aclaración y modificación, se debe considerar la necesidad, exactitud y razonabilidad del contenido de la revisión:
Una es la necesidad, es decir, la respuesta a "si la aclaración y ¿Se necesitan modificaciones?" pregunta. Los requisitos y condiciones sustantivos de los documentos de licitación son a menudo la base para rechazar, sumar o restar puntos (precios) durante el proceso de evaluación de la oferta. Por lo tanto, si es necesario aclarar y modificar el contenido sustantivo, debe considerarse absolutamente necesario y. debe tomarse en serio. Los requisitos y condiciones no sustanciales de los documentos de licitación también pueden aclararse y modificarse con tiempo suficiente. El licitador/organismo licitador debe considerar exhaustivamente los antecedentes del proyecto, los requisitos de adquisición, la competitividad de la oferta y otros factores, y emitir un juicio general sobre si se necesitan aclaraciones y modificaciones, para estar plenamente consciente de ello.
La segunda es la precisión, es decir, responder a la pregunta “cómo responder con precisión”.
Bajo la premisa de que la aclaración y modificación externas son necesarias, revise el contenido de la aclaración y modificación palabra por palabra y juzgue si el significado se expresa con precisión y claridad desde el contexto semántico. Deben evitarse en la medida de lo posible las ambigüedades y las actitudes poco claras. El texto de la respuesta debe ser lo más conciso posible para evitar complicaciones. Se recomienda leer las aclaraciones y respuestas revisadas desde la perspectiva de los posibles postores junto con los documentos de licitación originales. Primero, evitar ambigüedades en la redacción y expresión, y segundo, verificar si existen inconsistencias e inconsistencias en el contenido relevante de los documentos de licitación originales. En cuanto a las aclaraciones y correcciones, se deben hacer esfuerzos para explicarlas claramente a los posibles postores inmediatamente antes de la apertura de las ofertas para evitar causar nuevos problemas y una nueva ronda de aclaraciones.
La tercera es la racionalidad, es decir, responder a la pregunta "¿Existe base suficiente para sustentar la aclaración y modificación?" Las aclaraciones y modificaciones básicas tienen motivos y fundamentos suficientes y es más probable que sean aceptadas por los posibles postores. Algunas aclaraciones y modificaciones de las "adiciones, supresiones" o "modificaciones" pueden interpretarse como "requisitos discriminatorios" específicos desde la perspectiva de los posibles licitadores individuales, aunque en general no tienen nada de inusual. Por lo tanto, el licitador/organismo licitador debería poder predecir la reacción de los posibles licitadores después de recibir notificaciones de aclaraciones y modificaciones, y garantizar que las aclaraciones y modificaciones estén "bien fundadas". Además, esté preparado para la segunda ronda de solicitudes de aclaraciones de posibles postores para evitar caer en un proceso de ida y vuelta de aclaraciones y modificaciones de "una pregunta y una respuesta".
Por supuesto, si la información de los posibles licitadores debe mantenerse confidencial antes de abrir la oferta, el licitador/agencia licitadora debe cumplir con los requisitos de las leyes y reglamentos. Antes de aclarar o revisar, verifique cuidadosamente el contenido relevante y revíselo y controlelo estrictamente. Las aclaraciones y modificaciones pueden realizarse en forma de preguntas y respuestas, pero bajo la premisa de garantizar la integridad del contenido, la información del nombre de los posibles postores relevantes debe ocultarse o las preguntas y respuestas deben convertirse en declaraciones.
Cuatro. Sugerencias de gestión
Aunque este artículo se centra en los asuntos que requieren atención en la aclaración y modificación de los documentos de licitación, desde la perspectiva de fortalecer la gestión interna y mejorar la eficiencia de las licitaciones y adquisiciones, la calidad de los documentos de licitación debe ser lo más alta posible. al estándar posible, es decir, al emitir Al hacerlo, asegúrese de que los documentos de licitación, especialmente los requisitos y condiciones sustantivos, sean completamente precisos e inequívocos. Desde la perspectiva de la gestión interna, el autor plantea las siguientes tres sugerencias:
Primero, verificar la aclaración y modificación de los documentos de licitación. Una vez emitidos oficialmente los documentos de licitación, si se aclaran y modifican más de un cierto número de veces, significa que la calidad de los documentos de licitación no es alta y todavía hay margen de mejora en la preparación de los documentos de licitación. La evaluación puede mejorar el nivel de trabajo del personal que prepara los documentos de licitación.
2. Para la aclaración y modificación de los documentos de licitación, adherirse al sistema de responsabilidad del supervisor empresarial del licitador/organismo licitador. El responsable de preparar los documentos de licitación es el principal responsable de la aclaración y modificación de los documentos de licitación después de su emisión, con el fin de consolidar la responsabilidad de control de calidad de los documentos de licitación y todo el proceso de aclaración y modificación durante el proceso de licitación.
En tercer lugar, se debe fortalecer la comunicación interna durante el proceso de aclaración y modificación de los documentos de licitación. Especialmente en el caso de proyectos de adquisiciones complejos, las aclaraciones y revisiones a menudo involucran tecnología, equipos comerciales, gestión y ejecución. Todas las partes deben compartir información de manera oportuna y comunicarse plenamente para garantizar que se salvaguarden conjuntamente los intereses generales del licitador.