¿Cuál es el teléfono de atención al cliente de Dihuan Information Consulting?

El desarrollo de herramientas de comunicación, la difusión de grandes cantidades de información, la expansión de las estructuras organizativas y la diversificación de los requisitos de tareas han hecho que nuestro trabajo sea cada vez más arduo. Especialmente en los últimos años, los trabajadores administrativos se enfrentan cada vez más a tareas que nunca se pueden completar, energía que nunca se puede concentrar y un desempeño que siempre está por detrás de las expectativas ideales.

Cuando llegues a la oficina cada mañana, te verás abrumado por una gran pila de documentos, correos electrónicos en tu buzón, teléfonos del trabajo sonando, instrucciones de tu jefe e incluso varias reuniones preguntándote qué hacer. con primero ahora? ¿Cuáles se pueden aplazar cuántos días? Después de completar estas tareas, el trabajo del día llega a su fin y ni los asuntos urgentes ni los resultados laborales deseados se pueden lograr a tiempo.

¿Deberías considerar seriamente que las cosas que haces están realmente estrechamente relacionadas con el trabajo y deben hacerse, en lugar de carecer de sentido?

Han pasado casi ocho meses desde que Xiao Wang se unió a la empresa. Cada mañana, después de llegar a la empresa, descubre en su escritorio desordenado los documentos y expedientes que completó ayer, así como lo que hay que hacer hoy. Cuando terminó de recoger la mesa, habían pasado 40 minutos. Entonces, el teléfono de la empresa comenzó a sonar sin parar, y Xiao Wang comenzó a contestar el teléfono nuevamente, registrando en detalle la consulta de cada visitante, al mismo tiempo, llegaban una serie de cosas desde la oficina del jefe: copiar documentos, cambiar el agua, notificar; reuniones, etc. Cuando Xiao Wang terminó algunas cosas una por una, ya había pasado la hora del almuerzo. Después de una siesta, el trabajo de la tarde llegó de nuevo. Encendió su computadora y revisó los correos electrónicos de la empresa hasta que finalmente los correos electrónicos se hicieron cada vez menos (pero siempre interminables), y ya casi era hora de salir del trabajo. Como resultado, al final, lo que debía hacerse no se completó. Por lo tanto, Sun Jie tiene que trabajar horas extras por la noche. Sun Jie, que trabaja en la misma oficina, no solo no tiene que trabajar horas extras, sino que también puede completar las cosas de manera ordenada y sentirse renovada todos los días. Desesperado, Xiao Wang le preguntó a Sun Jie cómo lidiar con este montón de tareas irrelevantes.

La hermana Sun le explicó un principio importante del trabajo de oficina: aprender a pedir ayuda y anotar actividades e información que no estén relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, antes de salir del trabajo todos los días, debe ordenar los documentos en su escritorio: los que se han completado, los que deben completarse con urgencia, los que no son urgentes y pueden posponerse por un período de tiempo, de modo que que cuando llegues a la oficina por la mañana, lo que hay que hacer estará claro de un vistazo. Ahorra tiempo y evita errores, otro ejemplo es cambiar el agua en la oficina del jefe. Puedes pedirles a tus hermanos menores que hagan esto. Tendrás más tiempo para ti, tu trabajo será más fácil y tu eficiencia mejorará enormemente. Naturalmente, no es necesario trabajar horas extras día y noche.

Xiao Wang de repente se dio cuenta de que sería mucho más eficiente seguir el método de la hermana Sun. Estoy mejor y mi estado de ánimo es mejor. Toda la persona parecía completamente nueva.

En el trabajo diario, siempre hay momentos en los que estás como una mosca sin cabeza, sin los archivos y tareas complicadas de tu escritorio, lo que provoca que se pierda mucho tiempo de trabajo en cosas innecesarias. lo que reduce en gran medida su productividad. Esto requiere que averigüemos qué es necesario y qué no tiene sentido antes de comenzar a trabajar todos los días. De esta forma, podemos mejorar la eficiencia de nuestro trabajo y facilitar nuestro trabajo diario.

¿Por qué siempre haces cosas sin sentido?

En el ámbito laboral solemos caer en las siguientes trampas a la hora de controlar el tiempo.

1. Procrastinación habitual: cuando un individuo carece de sentido de iniciativa, responsabilidad y una actitud seria hacia el trabajo y la vida, habitualmente pospondrá tareas específicas, especialmente aquellas en las que no es bueno, y en lugar de hacerlo. Al encontrar una manera de resolver el problema de inmediato, se desperdicia el tiempo dedicado a hacer cosas sin sentido antes de resolver el problema.

2. No trates con invitados no invitados ni con varias llamadas telefónicas irrazonables: según una encuesta, la oficina se interrumpe cada 11 minutos en promedio y se necesitan hasta 25 minutos para volver al trabajo. Por lo tanto, si no podemos resolver los problemas anteriores sin problemas, nos costará mucho tiempo valioso. Lo ideal es no contestar el teléfono, leer información, abrir el buzón ni cerrar ventanas y puertas mientras trabaja. Esto puede reducir las distracciones e interrupciones y mantener el ritmo y la sensación actuales por más tiempo. En la práctica, es imposible mantener este estatus, y las interrupciones en la oficina son inevitables, con llamadas telefónicas, visitas, correos electrónicos, etc. Muy indefenso.

3. No es bueno para manejar varias solicitudes: como empleado, puede ser difícil rechazar instrucciones de los superiores, pero si el asunto no está dentro del alcance de sus responsabilidades, incluso si usted se hace cargo de la solicitud. , es posible que no puedas hacerlo bien. En este momento, una negativa razonable es la elección más inteligente.

Los gerentes suelen ser propensos a cometer los siguientes errores:

Preocuparse de que sus subordinados hagan algo mal

Preocuparse de que sus subordinados sean demasiado buenos.

Preocupado por perder el control de sus subordinados

No está dispuesto a renunciar a este trabajo fácil

No puede encontrar subordinados adecuados para autorizar.

De hecho, la energía de todos es limitada, especialmente los gerentes, quienes deben aprender a delegar poder y enfocar su energía y tiempo en cosas más importantes.

4. La prevalencia de la "enfermedad de las reuniones": muchos directivos medios y superiores señalan que las reuniones ocupan en realidad una cuarta parte o incluso un tercio de su tiempo de trabajo diario. Sin embargo, lo que los desconcertó aún más fue que se desperdició casi la mitad del tiempo de la reunión.

Anota actividades e información no relacionadas con el trabajo.

Ante un asunto tan complejo, ¿qué enfoque debemos adoptar? Nuestra estrategia es acortar el tiempo de interrupciones y dejar de lado las actividades e información no relacionadas con el trabajo para minimizar su impacto negativo.

1. Establezca el tiempo de procesamiento de correo electrónico en una vez cada 3 horas y procéselos por separado según la prioridad.

2. Acorte el tiempo que lleva responder y realizar llamadas:

Acuerdo y preparación anticipados

Mantenga sus comentarios de apertura breves y concisos.

Controla el tiempo de conversación y mantén el tema de conversación.

Filtrar llamadas sin importancia.

3. Aceptar la solicitud de manera razonable: Antes de aceptar la solicitud, también podríamos preguntarnos: ¿esta solicitud está dentro del alcance de mis responsabilidades? ¿Me ayudará a lograr mis objetivos? Si aceptas ¿cuánto te costará? ¿Cuáles serán las consecuencias si no lo aceptas? Después de este "análisis coste-beneficio", podrá decidir su elección.

4. Para el personal de base, sea bueno en la utilización de recursos: aprenda a obtener los datos requeridos de los departamentos o personal relevantes, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión de la información. Por ejemplo, si desea conocer la información de asistencia del departamento este mes, también puede preguntarle al secretario del departamento, si desea conocer la información de asistencia de la empresa, también puede preguntarle al administrador de asistencia de la empresa, etc.

Trabajar de forma planificada y organizada.

Dejando de lado actividades e información que no están relacionadas con el trabajo, solo hay un propósito, que es dedicar tiempo a cosas realmente importantes y evitar que algunas cosas sin sentido hagan perder tiempo en el trabajo, reduciendo así el número de horas en nuestro trabajo. La cantidad de tareas y tiempo requerido para completar un día de trabajo fácilmente. Por lo tanto, debes saber distribuir el tiempo y trabajar de manera planificada y organizada basándose en los principios de primero ligero antes de pesado, primero urgente antes de lento, primero urgente antes de lento. Entonces, ¿cómo organizar y planificar el trabajo? Principalmente reflejado en los siguientes aspectos.

1. Clasificar el trabajo relacionado;

2. Organizar las transacciones ordenadas según el proceso o prioridad

3.

4. Para formular el plan anterior, es necesario disponer de un período de tiempo para la planificación.

Dado que el trabajo se puede realizar de forma planificada, naturalmente; Depende del orden en que se deben realizar estas tareas y cuáles se pueden realizar al mismo tiempo.

El trabajo es fácil y no se requieren horas extras.

La revista "Fortune" escribió una vez: "Los negocios son el mayor encanto del trabajo". De hecho, muchos de nuestros "problemas" son causados ​​por la baja eficiencia en el trabajo, y una de las principales razones de la baja eficiencia en el trabajo es que no ajustamos nuestro estado y métodos de trabajo de acuerdo con los cambios en el entorno de trabajo mencionados anteriormente, sino que gastamos Nuestro tiempo perdido en cosas que poco tienen que ver con el trabajo o que no son muy urgentes. Por ejemplo, la división de responsabilidades no está clara y el trabajo repetido no es muy importante, como procesar constantemente los correos electrónicos del trabajo "hazlo tú mismo, hazlo tú mismo", no importa lo que hagas, debes preguntarte y descubrir el problema; progreso; mala comunicación con subordinados y superiores, lo que resulta en revisiones repetidas de una cosa; ser interrumpido por algunos eventos no planificados y no poder continuar trabajando de manera eficiente;

En respuesta a estos problemas, he aquí una serie de sugerencias, que creo que serán de ayuda para las personas que están ocupadas con trabajos complicados. Aunque el efecto puede no ser significativo al principio, mientras persista, creo que pronto podrá ingresar al estado de trabajo de una manera nueva y mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo. A partir de ahora, podrá trabajar fácilmente sin tener que trabajar horas extras, y los resultados laborales que obtendrá no serán inferiores a los de trabajar horas extras día y noche. ¡Ser apreciado por tu jefe ya no es un sueño lejano!

Espero que puedan encontrar una posición de apoyo adecuada a través de la mejora y la acumulación poco a poco, continuar fortaleciendo la fuerza de la organización y de las personas, y promover la mejora de la calidad de vida y el trabajo. ¡Creo que todos tendrán una vida significativa y feliz!