Normas de gestión de reembolso de gastos
El primer propósito
Con el fin de estandarizar el proceso de reembolso de gastos de la empresa, controlar los gastos de manera planificada y razonable, ahorrar fondos y promover el sano desarrollo de la empresa. La empresa, de acuerdo con la situación real de la empresa, formula estas reglas.
Artículo 2 Ámbito de aplicación
Estas normas se aplican a toda la empresa.
Capítulo 2 Principios y responsabilidades de gestión
Artículo 4 Principios de gestión
(1) El contenido del reembolso de gastos es verdadero y razonable; el comprobante de reembolso debe ser legal; y válidos. Los procedimientos de reembolso deben ser sólidos y rigurosos.
(2) Todos los gastos serán reembolsados con comprobantes de factura.
(3) La factura de honorarios debe ser completada claramente por la unidad de facturación, los números deben ser consistentes y no se debe permitir ninguna modificación. Los elementos están completos, incluyendo: encabezado de factura (información de facturación completa de la empresa), nombre del producto, cantidad, precio unitario, monto, fecha, sello de factura de la unidad de facturación y sello de supervisión del departamento de supervisión de producción de facturas. No se reembolsarán las facturas que no cumplan con los requisitos.
(4) El formulario de reembolso debe completarse según los diferentes tipos de gastos. Si el contenido del gasto no está claro y el monto ingresado en el documento no coincide con el adjunto, no se realizará ningún reembolso.
(5) Los gastos del mes actual deben reembolsarse de manera oportuna en ese mes y no se pueden reembolsar entre meses.
(6) Según el sistema de gestión de salarios y beneficios de la empresa, los empleados que hayan disfrutado de los diversos subsidios y asignaciones de la empresa ya no serán reembolsados por los gastos relacionados que se superpongan con el alcance de los subsidios y asignaciones.
(7) Los diversos gastos que gestiona, imputa y liquida la empresa se ejecutarán con referencia a los sistemas correspondientes. Si la empresa y sus unidades cooperativas realizan acuerdos unificados, los fondos correspondientes no se pagarán a los empleados por separado.
(8) El nivel de los estándares de uso de gastos del reembolsador involucrados en estas reglas detalladas será el nivel especificado por el departamento de recursos humanos de la empresa.
Artículo 5 Responsabilidades de la Gestión
(1) Reembolsador: Responsable de la autenticidad e integridad del contenido de la solicitud de reembolso.
(2) El responsable del departamento al que pertenece el reembolsador: Revisar la autenticidad y racionalidad del contenido del reembolso.
(3) Departamento de Gestión Financiera: Revisa la legalidad y validez de la factura original, la exactitud del monto del reembolso y si el contenido del reembolso cumple con los requisitos de reembolso.
Capítulo 3 Reglas de Implementación
Artículo 6 Gastos de Gestión
(1) Definición de gastos
Generalmente se refiere a los gastos incurridos en el día Gastos administrativos de operaciones. Esta tarifa la paga la administración de cada empresa.
Gestión unificada.
Incluye principalmente: tarifas de oficina, tarifas de teléfono, tarifas de operación y mantenimiento de información, tarifas de vehículos, tarifas de agua y electricidad, tarifas de mantenimiento, tarifas de arrendamiento, tarifas de administración de propiedades, tarifas de decoración del área de oficinas, compra de consumibles de bajo valor honorarios, etc.
(2) Normas de reembolso de gastos
Todos los gastos administrativos se liquidarán de acuerdo con la normativa de gestión correspondiente del departamento de gestión correspondiente.
(3) Requisitos de archivo adjunto
1. Todos los reembolsos de gastos requieren facturas originales o formularios elaborados por usted mismo dentro de la empresa.
2. -value Para compras al por mayor de productos básicos y libros, como consumibles y suministros de protección laboral, debe proporcionar una solicitud de compra aprobada o una captura de pantalla del proceso de aprobación de DingTalk, un recibo de almacén o un pedido detallado;
3 El mantenimiento del vehículo debe proporcionarse al mismo tiempo. La lista de mantenimiento y el reembolso de los gastos del seguro del vehículo deben indicarlo el titular de la póliza. Los vehículos que cumplan con los estándares de revisión deben ser declarados con anticipación por el conductor según la edad, el kilometraje y el estado del vehículo. Solo con el consentimiento del departamento administrativo y los líderes superiores pueden enviarse a un fabricante designado con las condiciones de reparación para su reparación. ;
4. Compra El reembolso final de los activos fijos debe presentarse dentro de los 7 días hábiles siguientes a la recepción del equipo.
Acudir al Departamento de Finanzas para el reembolso de gastos y aportar copia del recibo correspondiente, indicando el número de activo fijo, usuario y tiempo de aceptación;
5. Copia del contrato de alquiler.
6. Para el reembolso de gastos de agua, electricidad y propiedad, si primero se pagan los gastos y luego se reciben los billetes, se deberá adjuntar una nota recordatoria y se deberá indicar el plazo para pagar los gastos. enumerados en los comentarios. Si la factura se emite directamente a la empresa administradora de la propiedad, se debe proporcionar una hoja de división de costos emitida por la empresa administradora de la propiedad;
Artículo 7 Costos de transporte
(1) Definición de costos
Gastos incurridos en desplazamientos en el transporte público donde se encuentra la oficina por necesidades de negocios oficiales.
Y presente su solicitud con anticipación de acuerdo con los procedimientos de viaje de negocios de la compañía, y los gastos de transporte incurridos serán revisados y reembolsados bajo la premisa de la asistencia in situ de DingTalk.
(2) Alcance del reembolso
1. Gastos incurridos al tomar autobuses, metro y otros medios de transporte público en la ciudad debido a necesidades comerciales oficiales;
2 .Debido a necesidades comerciales oficiales, tomar un taxi o reservar un viaje en línea debe cumplir las siguientes condiciones:
(1) Ubicación del negocio fuera de la ciudad;
(2) La empresa tiene trabajar horas extras (lo que significa que se ha informado con anticipación y (las horas extras aprobadas por los superiores) a 21;
(3) Asuntos urgentes arreglados por el líder;
(4) El tiempo antes de la salida para el viaje de negocios es a las 7:00, y la hora después del regreso es a las 21:00;
(5) Gastos de transporte local para el personal de los niveles correspondientes.
3. Sin alcance de reembolso:
(1) Viaje muy corto (menos de 3 km);
(2) Gastos de transporte local incurridos por el desplazamiento <; /p>
(3) Normas de reembolso de gastos: reembolso.
(4) Requisitos de adjunto: factura original.
(5) Otros requisitos.
1. Excepto taxis y car-hailing mediante convenio, los gastos de transporte en otros lugares deben ser reportados por una sola persona, pero no más de una.
Artículo 8 Gastos de entretenimiento comercial
(1) Definición de gastos
Gastos incurridos por los departamentos administrativos para entretener a los clientes debido a sus necesidades laborales, incluidos, entre otros, a Comidas varias, regalos, etc.
(2) Estándares de reembolso de gastos: Estándares de reembolso de gastos de catering y entretenimiento
Estándares de implementación de gastos de comida, entretenimiento y recepción (unidad: yuan)
Naturaleza hospitalaria
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Estándar
Entretenimiento individual
Per cápita 200 yuanes/persona
Entretenimiento individual
El monto total es de 2000 yuanes
Entretenimiento y obsequios acumulados para la misma persona en un año
El monto total es de 5000 yuanes
Un entretenimiento, el promedio por cápita excede los 200 yuanes o el monto total de un entretenimiento Si el monto excede los 2000 yuanes, si el monto acumulado de los gastos de entretenimiento y obsequios para la misma persona dentro de un año excede los 5000 yuanes, solo podrán reembolsarse después de ser revisados por el Departamento de Cumplimiento; del Grupo de Salud Meinian.
Se deben seguir estrictamente las normas de hospitalidad para los gastos de entretenimiento, y se debe controlar razonablemente el número de personas que lo acompañan al cenar.
(3) Requisitos de archivo adjunto
1. Todos los gastos de entretenimiento deben reembolsarse con facturas originales.
2 Tener un formulario de solicitud de entretenimiento comercial aprobado por el autorizado. supervisor.
(4) Otros requisitos.
1. Los gastos de entretenimiento comercial deben ser aprobados antes de ser utilizados. Cada reembolso debe completar el formulario de aprobación de gastos de entretenimiento comercial y ejecutarlo después de la aprobación del supervisor autorizado.
2. Al reembolsar gastos de entretenimiento empresarial, el contenido del reembolso debe indicar la empresa, el número de invitados agasajados y el número de acompañantes, y debe estar relacionado con el formulario de solicitud de gastos de entretenimiento empresarial presentado y aprobado en avance.
3. Los empleados de la Empresa no pueden incluir el consumo de entretenimiento personal en el reembolso de gastos de entretenimiento.
4. Los gastos de entretenimiento empresarial deben seguir estrictamente el principio de un informe por incidente, y los gastos del mismo proyecto no deben dividirse para su aprobación y reembolso.
Artículo 9 Gastos de Viaje
(1) Definición de Gastos
Gastos de viaje incurridos al salir de la ciudad donde se ubica la oficina por asuntos oficiales.
Incluye principalmente gastos de transporte, gastos de alojamiento, gastos de transporte en diferentes ciudades y subvenciones para viajes de negocios.
(2) Normas de reembolso de gastos
1, lista estándar de reembolso de gastos de viaje
1), reuniones de negocios mensuales, reuniones anuales o reuniones organizadas por terceros, Los estándares de alojamiento y gastos de comida están sujetos al precio anunciado por el equipo de la conferencia, y se proporcionarán documentos de respaldo para el reembolso. No se otorgarán subsidios;
2) 2 o más personas que viajen juntas con el más alto nivel.
3) Las áreas especiales se refieren a Beijing, Shanghai, Shenzhen y Guangzhou; p>
4) Capitales de provincia y otras se refieren a: Capitales de provincia, Xiamen, Qingdao, Dalian, Suzhou, Tianjin, Chongqing, Ningbo, Wenzhou, Dongguan
5) Áreas generales: se refiere; a otras ciudades distintas de las ciudades anteriores;
6) Las reglas de cálculo para los días de subsidio de almuerzo son las siguientes: Los boletos de avión, boletos de tren y boletos de autobús de larga distancia se basan en la hora de salida; el viaje de negocios dura menos de medio día en un día laborable, la asignación se calcula como 0,5 días si el viaje de negocios dura menos de medio día, la asignación se calcula como 1 día si el viaje de negocios dura menos de medio día; en día hábil, el subsidio se computará en 1 día si no hay subsidio por medio día, el subsidio se calculará en 0,5 días por menos de medio día y 1 día por un día completo; Comienza a las 13 horas y finaliza a las 12 horas.
(3) Requisitos de los archivos adjuntos
El formulario de solicitud de gastos de viaje aprobado es un archivo adjunto necesario para el reembolso de los gastos de viaje. Los detalles de cada gasto de viaje son los siguientes.
Los requisitos de archivo adjunto son los siguientes:
1. Costo de transporte: factura original;
2. Tarifa de alojamiento: factura original, formulario de check-in en el hotel;
3. Transporte local a otros lugares: factura original (en línea. La reserva del taxi debe tener la misma lista, horario y destino);
4. Subsidio de viaje: un formulario de solicitud de viaje de negocios aprobado que refleje el negocio real. fecha del viaje.
(4) Otros requisitos.
1. Cuando los empleados viajan por negocios, sin importar el tipo de viaje de negocios, deben iniciar un proceso de aprobación de viaje de negocios en el sistema. Al reembolsar los gastos de viaje de los empleados, se debe adjuntar el proceso de solicitud de viaje de negocios aprobado en el sistema como base para el reembolso;
2. Los boletos aéreos incurridos durante el viaje de negocios serán reservados por la empresa; los viajeros pueden decidir según las condiciones de su viaje de negocios. Hacer reservas según la clasificación personal en el sistema;
3. Todo el personal sigue estrictamente los estándares especificados en la lista estándar de reembolso de gastos de viaje, y cualquier gasto que supere los estándares se aplicará. correrán a cargo de los propios empleados. Si las circunstancias son graves, se tratarán como una infracción disciplinaria.
4. Los viajes de negocios son por trabajo, no por diversión. Los arreglos laborales para viajes de negocios deben ser compactos, sustanciales y productivos. Poner fin a los viajes de negocios ineficientes e ineficaces y castigar severamente a cualquiera que viaje a empresas locales bajo la apariencia de un viaje de negocios.
5. Los viajeros deben controlar estrictamente los vuelos. Hay un tren de alta velocidad en el destino del viaje y el viaje no supera las ocho horas. Necesidad de viajar en tren de alta velocidad.
6. La reserva automática de billetes de avión no será reembolsada por ningún motivo ni bajo ninguna circunstancia;
Artículo 10 Gastos del Congreso
(1) Definición de Gastos
Gastos relacionados con la asistencia a reuniones externas u organización de reuniones debido a necesidades comerciales, incluidos honorarios del lugar, honorarios de vehículos, honorarios de impresión de datos, honorarios de alojamiento, comidas, honorarios de transporte de ida y vuelta, etc.
(2) Normas de reembolso de gastos
Los gastos de reembolso, transporte, alojamiento, subsidios y entretenimiento se implementarán con referencia a los estándares para gastos de viaje y gastos de entretenimiento.
(3) Requisitos de adjuntos
Facturas originales e instrucciones para asistir a reuniones u organizar reuniones.
(4) Otros requisitos.
1. Para participar en reuniones externas, debe haber instrucciones del jefe del departamento para designar a los participantes, y los participantes deben pagar por sí mismos.
Proporcionar aprobación al reembolsar;
2. Para organizar una reunión, debe haber un aviso o documento de aprobación efectivo relacionado con la organización de la reunión, una descripción del proceso de la reunión, una reunión. formulario de registro, etc. Las descripciones de las reuniones deben incluir, entre otras, la hora, la ubicación, el personal, la agenda y los temas de la reunión.
3. Los gastos relacionados con una sola reunión se reembolsarán de una vez y no se reembolsarán varias veces.
Artículo 11 Gastos de Formación
(1) Definición de Gastos
Tarifas de formación, tasas de información, gastos de viaje, honorarios de profesores, etc. Gastos incurridos al organizar u organizar a los empleados para que participen en capacitación o a los empleados que solicitan capacitación relacionada con sus puestos.
(2) Normas de reembolso de gastos
El reembolso de gastos de alojamiento, gastos de transporte y otros gastos se implementará de conformidad con los artículos 7, 8 y 9 del Capítulo 3 de estas reglas.
(3) Requisitos de los archivos adjuntos
Factura original y aviso/solicitud de capacitación, etc.
(4) Otros requisitos.
1. Para participar en capacitación externa, debe tener la instrucción del jefe de departamento para designar el objeto de capacitación o la solicitud de capacitación del empleado aprobada por el jefe de departamento.
2. capacitación de la organización interna, debe haber un aviso de capacitación correspondiente;
3. Los gastos relacionados con una sola capacitación deben reembolsarse de una vez y no se permiten reembolsos múltiples.
Artículo 12 Honorarios de intermediario
(1) Definición de honorarios
Debido a las necesidades comerciales, contrate una agencia intermediaria para realizar consultoría comercial, auditoría, evaluación y capital. verificación, notarización y otros gastos relacionados incurridos. Y contrate consultores comerciales relacionados con la empresa.
(2) Normas de reembolso de gastos: reembolso.
(3) Requisitos de anexo: factura original y copia del contrato. Artículo 13 Tarifas de contratación
(1) Definición de tarifas
1. Tarifas de servicio: tarifas del canal de contratación, como tarifas de recomendación de talentos de la empresa de cazatalentos, tarifas del sitio web de contratación, tarifas del software de contratación, etc.
2. Tarifas de contratación especiales: tarifas del lugar de la entrevista, tarifas de materiales promocionales, tarifas de servicio;
3. Tarifas de la entrevista: tarifas de transporte y alojamiento para los solicitantes hacia y desde el lugar de la entrevista;
4. Cuota de inscripción: tasa de examen físico.
(2) Normas de reembolso de gastos
1. Tarifa de servicio; tarifa de contratación especial: reembolso real;
2. Tarifa de entrevista: determinada por el Departamento de Recursos Humanos. según el puesto de contratación El nivel se implementará con referencia a los estándares oficiales de viaje de los empleados de la empresa
3 Tarifas de examen físico en el trabajo: una vez que los empleados se conviertan en empleados regulares, se les podrá reembolsar. -Tarifas de examen físico en el trabajo dentro de 100 yuanes en la institución de examen físico de la empresa.
(3) Requisitos de adjuntos
1. Tarifa de servicio; tarifa de contratación especial: factura original y copia del contrato
2. Formulario de confirmación de entrevista firmado;
(1) Gastos de transporte: factura original y clasificación de referencia del candidato;
(2) Gastos de alojamiento: factura original, formulario de registro de hotel, calificación de solicitud;
(3) Gastos de transporte local: Factura original de los gastos de transporte local durante la entrevista El entrevistador deberá firmar la factura.
3. Cuota de examen físico de ingreso: formulario de ingreso firmado por el nuevo empleado.
(1) Tarifa de examen físico: factura original;
(2) Tarifa de alojamiento: factura original y formulario de check-in en el hotel.
(4) Otros requisitos.
Si es necesario reembolsar varios gastos al mismo tiempo, se deberá adjuntar una lista detallada. Artículo 14 Gastos especiales
(1) Definición de gastos
Los gastos incurridos por actividades especiales incluyen principalmente donaciones, honorarios de patrocinio, cuotas de asociaciones industriales, compra de software y sistemas de oficina a gran escala, diversas actividades especiales, etc.
(2) Normas de reembolso de gastos: reembolso.
(3) Requisitos de adjuntos
Facturas originales y documentos relacionados.
La empresa también deberá proporcionar los correspondientes contratos o informes de gastos para diversas actividades especiales.
Capítulo 4 Proceso de implementación específico
Artículo 15 Reglamento sobre el pegado de documentos en papel de reembolso
(1) Las notas deben pegarse verticalmente, siendo el papel inferior A4 . Al pegar el documento, deje un margen de 3 cm en el lado izquierdo del papel inferior. Cuando hay muchos billetes, se pueden usar varias hojas inferiores, pero el monto subtotal y el número de página deben marcarse debajo de cada hoja inferior, como "Subtotal: 100 yuanes, 1/4".
(2) Se clasifican y pegan diferentes tipos de facturas para su reembolso, como suministros de oficina, facturas de teléfono, gastos de viaje, tarifas de mantenimiento de equipos, tarifas de información, tarifas de transporte local, etc. y pegue de izquierda a derecha y de arriba a abajo según las categorías. Si los billetes similares son de diferentes tamaños, péguelos primero en orden de mayor tamaño y luego de menor tamaño.
(3) Los documentos originales pegados no pueden cubrirse ni bloquearse entre sí, y cada documento se pega en un mosaico.
(4) Aplique pegamento en la parte posterior de los billetes y colóquelos horizontal y uniformemente a lo largo del interior de la línea de encuadernación del papel de revestimiento y la parte superior, inferior y derecha del papel de montaje para evitar que los billetes sobresalgan del papel de revestimiento.
No pegue el recibo en el medio del papel inferior, de lo contrario quedará grueso en el medio y delgado en los bordes, lo que hará que el comprobante quede desordenado y no cumpla con los requisitos de encuadernación.
Capítulo 5 Disposiciones Complementarias
Artículo 16 Estas normas detalladas serán formuladas por el Departamento de Gestión Financiera. Artículo 17 Las presentes normas entrarán en vigor a partir de la fecha de su promulgación.