¿Una breve discusión sobre la gestión de archivos de proyectos de empresas de construcción?
1 Características de los expedientes de proyectos
La singularidad, la exhaustividad, la participación multipartita, la periodicidad y el dinamismo de los proyectos de ingeniería determinan que los expedientes de proyectos de ingeniería sean altamente profesionales y completos. formación, etapas fuertes, cambios frecuentes y tipos diversos.
1.1 Muy profesional.
Cada proyecto tiene su propia singularidad y requiere la participación de los profesionales correspondientes, por lo que es un trabajo altamente profesional y técnico. En lo que respecta a los proyectos de construcción de ferrocarriles, las actividades profesionales y técnicas involucradas son principalmente actividades de construcción. Todo el proyecto involucra actividades tales como estudio, diseño, infraestructura, investigación científica e instalación de equipos. Por lo tanto, los documentos de proyecto, como materiales de registro para la construcción del proyecto, tienen características profesionales distintas y los documentos técnicos de diferentes profesiones no pueden confundirse.
1.2 tiene una gran integridad.
La integridad es una característica importante de los archivos de proyectos de ingeniería, y se debe esforzarse por lograrla en la recopilación y organización de los documentos del proyecto. Las características completas de los archivos de proyectos de ingeniería están determinadas por la integridad del proyecto de construcción. Para un proyecto de construcción específico, es un proceso completo desde el establecimiento inicial del proyecto, su aprobación, licitación hasta el diseño, construcción y finalización. Los documentos del proyecto realmente registran este proceso y están completos. Específicamente, los documentos del proyecto incluyen una serie de materiales, como documentos de anteproyecto, documentos de diseño del proyecto, documentos de construcción del proyecto, documentos de supervisión del proyecto, documentos de aceptación de finalización del proyecto, etc., que reflejan la imagen general del proyecto de construcción. Los documentos técnicos de construcción generalmente se acumulan por subpartidas, divisiones y unidades desde partes hasta el todo. Las empresas constructoras participan principalmente en proyectos de construcción como contratistas y también tienen requisitos para la gestión de la integridad de los documentos durante las actividades de construcción. Al mismo tiempo, los documentos de construcción generados también son una parte importante de todos los documentos del proyecto. Por lo tanto, es necesario acumular de manera efectiva los documentos técnicos de construcción para garantizar la integridad de los propios documentos de construcción e incluso de todo el proyecto de construcción.
1.3 Formación descentralizada
El proyecto de construcción en sí también es un proyecto enorme, que involucra múltiples unidades y departamentos, y múltiples partes participantes, lo que hace que la formación de los documentos del proyecto sea descentralizada. El análisis de las necesidades de gestión de archivos del proyecto de esta empresa de construcción Yang Qiyan (archivos de China Railway Construction Co., Ltd.) se divide en dos aspectos: en primer lugar, los documentos del proyecto están formados por la unidad de construcción, la unidad de estudio y diseño, la unidad de construcción y la supervisión. unidad, etc.; en segundo lugar, los documentos del proyecto están dispersos en los departamentos de gestión funcional relevantes de todas las partes, como el departamento administrativo, el departamento de planificación y finanzas, el departamento de tecnología, etc. La descentralización de la autoridad plantea un gran desafío para la gestión de los documentos del proyecto. No solo requiere que el personal de documentación de las partes participantes recopile y organice sus propios documentos relevantes, sino que también requiere que el organizador se haga cargo de la situación general y. Asegúrese de que todos los documentos cumplan con los requisitos.
1.4 tiene una fuerte naturaleza escalonada.
Los proyectos de construcción abarcan mucho tiempo y tienen un ciclo de vida determinado. Todo el proyecto incluye el diseño de la organización de la construcción, el diseño de cambios, la construcción de ingeniería, las pruebas de ingeniería, la aceptación de la finalización y otras etapas, por lo que en cada etapa se genera una gran cantidad de documentos de ingeniería. Por lo tanto, desde una perspectiva macro, los documentos de proyectos de construcción tienen características escalonadas. Sólo gestionando sincrónicamente los documentos del proyecto de manera específica en cada etapa de la implementación del proyecto podemos evitar la situación en la que los documentos del proyecto están fuera de contacto y la gestión no está implementada debido al largo ciclo del proyecto de construcción y la gran cantidad de documentos del proyecto. Además, los documentos en diferentes etapas tienen diferentes características y están estrechamente relacionados entre sí. Esto requiere que los documentos en diferentes etapas se organicen y clasifiquen de manera específica, manteniendo al mismo tiempo la conexión orgánica entre los documentos en diferentes etapas.
1.5 cambia con frecuencia.
Los proyectos de construcción son siempre dinámicos desde el establecimiento del proyecto hasta su inicio, construcción, operación de prueba, aceptación y posterior mantenimiento y desmantelamiento. Debido a la naturaleza dinámica de los proyectos, la documentación del proyecto es mutable.
Por ejemplo, durante el proceso de construcción del proyecto, a menudo ocurren cambios de diseño y los documentos de diseño de construcción deben modificarse y complementarse para cumplir con los requisitos de construcción durante las etapas de uso y mantenimiento del proyecto, de acuerdo con las necesidades del departamento del usuario y los cambios; en la producción y operaciones, sus derechos e intereses cambiarán las propiedades y la estructura de las propiedades también pueden cambiar en consecuencia, provocando cambios en los documentos del proyecto de construcción. La variabilidad es una característica importante que distingue los documentos de proyectos de construcción de otros documentos. Sólo manteniendo los documentos del proyecto actualizados con los cambios en el proyecto se puede garantizar la precisión e integridad de los documentos del proyecto.
1.6 Variedades
Los documentos de proyectos de construcción se caracterizan por la diversidad. En primer lugar, existe diversidad de transportistas. Los soportes de los documentos de proyectos de construcción incluyen no sólo los tradicionales soportes de papel, sino también materiales fotosensibles, soportes magnéticos y discos ópticos. La diversidad de soportes permite que los documentos del proyecto aparezcan en diversas formas, como documentos en papel, dibujos, fotografías, archivos de audio y vídeo, microformas, archivos electrónicos, etc. En segundo lugar, tiene un contenido diverso. Los documentos de proyectos de construcción reflejan el desarrollo de las actividades del proyecto de construcción. El desarrollo de proyectos de construcción involucra a los departamentos administrativos, financieros, técnicos y otros, formando así aspectos documentales, contables, técnicos y otros. La diversidad de documentos de proyectos de construcción refleja la complejidad de la gestión de documentos de proyectos. La gestión de documentos del proyecto debe prestar atención a la recopilación y disposición de varios soportes y diversos documentos de contenido.
2. Problemas con los métodos tradicionales de gestión de documentos de proyectos de construcción
Debido a las características de gran profesionalismo, gran integridad, formación dispersa, etapas sólidas, cambios frecuentes y diversos tipos, el La gestión de documentos de proyectos de construcción plantea mayores exigencias. Sin embargo, el método tradicional de gestión de documentos del proyecto es un método descentralizado, cerrado, estático y manual, que tiene muchos problemas y dificulta lograr una gestión de documentos del proyecto de alta calidad, lo que afecta en cierta medida la implementación y el mantenimiento del proyecto. . Específicamente, la gestión documental tradicional tiene los siguientes cuatro problemas.
2.1 La gestión manual es ineficiente e imprecisa.
La gestión tradicional de documentos de proyectos es manual, es decir, la formación, recopilación, clasificación y recuperación de documentos se opera y gestiona manualmente, lo cual es ineficiente. Sin embargo, una gran cantidad de documentos de proyectos de construcción están sujetos a restricciones humanas, financieras, materiales y de otro tipo, lo que sin duda empeora aún más la gestión de los documentos de proyectos de construcción. Incluso si hay suficiente personal, talentos y materiales, es imposible cambiar fundamentalmente la ineficiencia de la gestión documental tradicional y también se sospecha que ocupa demasiados recursos. El soporte de los documentos de construcción para proyectos de construcción es el papel, que se completa completamente de forma manual según el modelo tradicional de gestión de proyectos. Sin embargo, los errores debidos al papel, la pluma y la tinta, los cálculos, la firma, la secuencia de informes, el almacenamiento y otros motivos a menudo ocurren durante el proceso de formación y disposición de los documentos, lo que afecta la estandarización y precisión de los documentos de construcción. En algunos proyectos, la primera persona responsable de completar el formulario, como un constructor o topógrafo, no completa el formulario basándose en registros de observaciones y mediciones de campo. Si los datos del formulario de evaluación de aceptación del subproyecto no coinciden con los datos del formulario de registro de medición, el auditor y la persona a cargo correspondiente firmarán el formulario a voluntad sin una inspección y verificación cuidadosas. Al mismo tiempo, en algunos proyectos de construcción, también se encontró que el responsable de las partes de construcción y supervisión firmó en su nombre la columna de firma del formulario de inspección. Algunos miembros del personal de la unidad de construcción también cambiaron ilegalmente los datos de las pruebas e incluso descubrieron que los datos de las pruebas paralelas y los datos de muestreo de la supervisión eran inexactos.
2.2 Recopilación incompleta de documentos del proyecto
Los proyectos de construcción involucran a muchas personas responsables y toman mucho tiempo. Por lo tanto, el trabajo de documentación del proyecto se dispersa tanto en la dimensión horizontal de la persona responsable como en la dimensión vertical del tiempo, lo que en gran medida resulta en una recopilación incompleta de los documentos del proyecto. Horizontalmente, los proyectos de construcción involucran a múltiples partes, con diferentes calificaciones y un mayor o menor nivel de comprensión de los documentos del proyecto. Algunos participantes están ocupados con la construcción del proyecto y no prestan atención a la recopilación de datos del proyecto. Solo se ocupan de la aceptación de la finalización después de que se completa el proyecto, lo que resulta en defectos en los documentos. que deben recopilarse y documentos del proyecto con diversos contenidos y soportes. La recopilación es incompleta e inexacta, lo que da lugar a documentos faltantes. Desde una perspectiva vertical, los proyectos de construcción no se logran de la noche a la mañana. Se necesita un largo proceso desde la propuesta inicial hasta la finalización y posterior mantenimiento del proyecto. Al mismo tiempo, la duración de los documentos de proyecto es muy larga. En este largo proceso, una leve negligencia provocará un "vacío" y dará lugar a una recopilación incompleta de los documentos del proyecto.
2.3 La administración de archivos se retrasa y los cambios de archivos no están sincronizados.
En la práctica de la ingeniería, la preparación de los documentos de construcción va muy por detrás del progreso real del proyecto. Debido a que no está sincronizada con la preparación y la presentación, es difícil garantizar la autenticidad de los documentos de construcción.
Dado que el lapso de tiempo de un proyecto de construcción desde el inicio de la construcción hasta la aceptación de su finalización es relativamente largo, y el lapso de tiempo de la unidad de construcción desde la formación de los documentos hasta el resumen y la clasificación también es grande, los documentos de construcción han quedado dispersos en manos de varias unidades de construcción durante mucho tiempo. Objetivamente, existen varias consideraciones de intereses en los documentos de construcción, posible pérdida o manipulación. En algunos proyectos, los subcontratistas incluso han retenido documentos de construcción que deberían haberse presentado debido a disputas sobre el pago del proyecto. Los documentos del proyecto son registros escritos de la construcción del proyecto. Sólo siendo coherente con la construcción del proyecto podrá ser auténtico, creíble y rastreable, y podrá proporcionar una base confiable para salvaguardar los derechos e intereses legítimos de las empresas en el futuro. Sin embargo, la naturaleza cerrada de los documentos de proyecto tradicionales conduce a una comunicación deficiente, lo que afecta gravemente la autenticidad y trazabilidad de los documentos del proyecto. Durante la construcción del proyecto, a menudo ocurren cambios de diseño. Los administradores de documentos del proyecto solo reciben pasivamente y se sumergen en la clasificación, incapaces de rastrear y verificar los cambios en el proyecto de construcción, comprender los cambios en el proyecto y modificar y complementar los documentos de construcción relevantes de manera oportuna, lo que resulta en una "distorsión" de los documentos del proyecto. y la imposibilidad de utilizar sus debidas credenciales en momentos críticos y función de referencia.
2.4 Los documentos del proyecto no están estandarizados y la gestión de la calidad es difícil.
La participación de múltiples partes en los proyectos de construcción y el nivel profesional inestable del personal de gestión de documentos conducen a documentos de proyecto irregulares. La participación de múltiples partes requiere un alto grado de coordinación en la gestión de documentos del proyecto. La falta de comunicación, coordinación y conexión entre los departamentos y el personal pertinentes dentro de la unidad de construcción ha dado lugar a diferentes requisitos de gestión para los documentos de construcción del proyecto, lo que afecta la estandarización de los documentos del proyecto. La estabilidad y calidad del personal de gestión de documentos del proyecto de construcción afectan directamente la estandarización de la gestión de documentos del proyecto. Debido a la alta rotación del personal de gestión de documentos del proyecto de algunos participantes, o la falta de personal de gestión de documentos a tiempo completo, solo se despliega personal a tiempo parcial o personal temporal para organizar los documentos del proyecto una vez finalizado el proyecto. Asegúrese de que la calidad del personal de gestión de documentos del proyecto cumpla con los requisitos, lo que dará como resultado documentos de proyecto no estándar. Debido a la gran carga de trabajo de recopilar y clasificar los documentos de construcción y a la relativa falta de mano de obra de cada unidad, los documentos y el progreso de la construcción no están sincronizados, lo que dificulta aún más el proceso de gestión de calidad de "autoinspección de la construcción → inspección del proyecto → supervisión". "Reinspección → aprobación de calidad" no tiene sentido. El retraso en la recopilación de datos conducirá inevitablemente a mayores retrasos en la evaluación de la calidad del proyecto. El llenado secundario y el cálculo de la evaluación de calidad también aumentarán los errores de evaluación, afectando así el seguimiento oportuno de la calidad de la construcción por parte de la unidad de construcción. Los proyectos de construcción de ferrocarriles tienen muchos puntos, líneas largas y áreas amplias. Es imposible confiar en la construcción, la supervisión o las unidades de construcción para implementar un control integral de la calidad de la construcción. Como registro fiel y reflejo real de la situación de la construcción, los documentos de construcción deberían convertirse en una herramienta de gestión muy importante y eficaz para el control de calidad de la construcción. Una vez completado y aceptado el proyecto, estos documentos se convertirán en la base de archivo y la evidencia legal más necesaria para la evaluación posterior al proyecto e incluso para el rescate de emergencia. Se puede ver que el método tradicional de gestión de documentos del proyecto ya no puede satisfacer las necesidades de la gestión de documentos del proyecto. Necesitamos establecer una nueva perspectiva, utilizar tecnología de la información avanzada para compensar sus deficiencias y realizar un trabajo de gestión relevante de acuerdo con las características. de los documentos del proyecto, con el fin de proporcionar mejores soluciones para los proyectos de construcción. El desarrollo y el mantenimiento desempeñan un papel de apoyo a la información.
3 Necesidades para la gestión de archivos de proyectos de construcción
Con base en el análisis anterior, se puede ver que la calidad de los documentos de construcción enfrenta muchos desafíos. Si la formación y el intercambio de documentos de construcción permanecen en modo manual, no mejorará la situación actual de poca precisión de los datos, almacenamiento aislado, falta de sincronización de los documentos y proyectos de construcción e incapacidad para ayudar de manera efectiva al análisis y la gestión de proyectos, y Los documentos de construcción caerán en la trampa de estar formados para su preparación. El dilema de archivarlos para su aceptación. Para evitar estos problemas, la gestión de archivos del proyecto de la unidad de construcción debe cumplir con los siguientes requisitos: gestión de registros en el sitio eficiente e inteligente, gestión de proceso completo de los archivos del proyecto, gestión dinámica de los archivos del proyecto y gestión estandarizada de los archivos del proyecto. .
3.1 Gestión eficiente e inteligente de registros en obra
Los registros de construcción originales son un fiel reflejo del proceso constructivo, la tecnología de construcción y el control de calidad de la construcción. Es una base importante para el aseguramiento de la calidad y la trazabilidad, y el personal de construcción debe completarlo verazmente en el sitio de construcción. Sin embargo, debido a que los bibliotecarios y archiveros a tiempo parcial tienen una experiencia limitada en la gestión de archivos y a menudo tienen una gran carga de trabajo, su trabajo de organización y registro manual no está estandarizado y es lo suficientemente preciso. Es posible que se enfrenten a una redacción científica y razonable de títulos de documentos. etc. desafío. El uso del sistema de gestión de documentos del proyecto para reemplazar a los bibliotecarios y archiveros a tiempo parcial para realizar algunos trabajos y automatizar e inteligenteizar algunas actividades de gestión de documentos no solo puede mejorar la eficiencia del trabajo, sino que también puede ayudar a mejorar la estandarización y precisión de la gestión de documentos.
3.2 Gestión del proceso completo de los documentos del proyecto
Para garantizar la integridad, precisión, seguridad y eficacia de la calidad de los documentos de construcción, es necesario llevar a cabo una gestión del ciclo de vida completo de documentos de construcción, es decir, desde los documentos y su información desde la recopilación y formación hasta el intercambio y archivo. Para el procesamiento de una gran cantidad de registros de construcción originales, inspección de calidad, supervisión de proyectos, evaluación de aceptación y otros aspectos de los datos, es necesario poder registrar y rastrear accidentes de calidad similares y se pueden realizar directamente análisis estadísticos. A través de la red, mejorando así en gran medida la eficiencia del trabajo y garantizando la gestión de calidad.
3.3 Gestión dinámica de los expedientes del proyecto
La aplicación de sistemas de información no puede resolver automáticamente todos los problemas, debiendo basarse también en la gestión dinámica de todo el proceso del propio proyecto. De acuerdo con los requisitos de control de calidad del registro nacional de proyectos de construcción, se deben seguir los requisitos de "tres inclusiones" y "cuatro sincronizaciones". Desde la perspectiva del control inicial, las "tres inclusiones" se refieren a incorporar la formación, acumulación y archivo de documentos y materiales del proyecto de construcción en el cronograma de trabajo y los procedimientos de trabajo del liderazgo, en varios planes de trabajo y en el sistema de responsabilidad económica o sistema de responsabilidad laboral del personal relevante. Desde la perspectiva de la gestión de todo el proceso, las "cuatro sincronizaciones" se refieren a la sincronización de la emisión de tareas de inicio del proyecto y la propuesta de requisitos de documentos de construcción, la sincronización de la verificación del progreso del plan del proyecto y la verificación de la formación de los documentos de construcción, y la sincronización de verificar y evaluar el proyecto y verificar y evaluar la calidad de los documentos de construcción. La sincronización del pago del proyecto y la emisión de certificados de presentación por parte del departamento de archivos.
3.4 Gestión estandarizada de los documentos del proyecto
A través de un análisis exhaustivo de los procesos relevantes de gestión de calidad de la construcción de ingeniería, combinado con tecnología informática, se construye una base de datos razonable, que no solo reduce el carga de trabajo de los datos de entrada del usuario y garantizar el rigor y la coherencia de los datos, mantener la conexión orgánica de varios documentos de construcción y realizar la integración de la información digital, que no solo cumple con los requisitos de gestión de calidad total para el sistema de gestión de calidad, sino también Cumple con los requisitos nacionales para el archivo de las necesidades de gestión de documentos de construcción. El sistema debe proporcionar funciones completas de importación, exportación y copia de seguridad de datos. Los datos de los documentos de construcción se pueden guardar de manera efectiva durante mucho tiempo y se pueden consultar y llamar en cualquier momento.
Para obtener más información sobre licitaciones de ingeniería/servicios/adquisiciones y para mejorar la tasa de adjudicación de ofertas, puede hacer clic en la parte inferior del sitio web oficial de servicio al cliente para realizar una consulta gratuita: /#/? fuente=bdzd