Una breve discusión sobre cómo los gerentes de proyectos pueden gestionar bien los riesgos del proyecto
Muchos colegas pueden haber escuchado que la calidad de la gestión de riesgos también puede reflejar el nivel de un gerente de proyecto, y la calidad de la respuesta a los riesgos del proyecto también puede reflejar la fortaleza y madurez de un equipo. Con el nivel actual de conocimientos, sigo estando de acuerdo con este punto de vista.
Recuerdo que se mencionó muchas veces en diferentes ocasiones que la gestión de proyectos concede gran importancia a la práctica y la experiencia. Así que, naturalmente, no hace falta decir que la gestión de riesgos también concede gran importancia a la acumulación de experiencia.
Así que antes de hablar formalmente de gestión de riesgos debemos corregir un malentendido o evitar caer en un malentendido.
Este malentendido es que muchos gerentes de proyectos creen erróneamente que han aprendido los cuatro pasos de la gestión de riesgos, o que pueden hacer un buen trabajo en la gestión de riesgos después de aprender estos cuatro pasos.
Este no es el caso. Veamos los cuatro pasos de la gestión de riesgos: identificar, evaluar, planificar e implementar (P2 habló de cinco pasos: identificar, evaluar, planificar, implementar y comunicar).
¿Son difíciles de aprender estos cuatro pasos? Objetivamente hablando, no es difícil aprender estos cuatro pasos, entonces, ¿por qué no podemos hacer una buena gestión de riesgos después de aprender estos cuatro pasos? En otras palabras, después de estudiar el capítulo especial del PMBOK sobre gestión de riesgos y saber qué son el análisis de riesgos cuantitativo y el análisis de riesgos cualitativo, todavía es posible hacer un mal trabajo en la gestión de riesgos. Me pregunto si los directores de proyectos han pensado profundamente en este problema.
Es cierto que no es difícil aprender diversos conocimientos y conceptos, o incluso comprenderlos, pero ¿por qué muchos directores de proyectos todavía piensan que la gestión de riesgos es difícil? ¿Qué es difícil?
Creo que son tres aspectos:
Primero, la conciencia del riesgo
Muchos de nuestros directores de proyectos ignoran fácilmente la conciencia del riesgo. Por ejemplo, cuando se estaba haciendo el proyecto sentí que todo estaba en paz y no pasó nada. Cuanto más crea que no hay problema, mayor será el impacto real en el proyecto. Porque a juzgar por las características del proyecto en sí, el proyecto no puede estar exento de riesgos y los riesgos se extienden a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
En segundo lugar, prevenir de antemano
En el proceso de gestión de proyectos, muchos gerentes de proyectos son como capitanes de bomberos, ocupados resolviendo varios problemas en el proyecto todos los días, pero no parecen hacerlo. Realmente deténgase y piense en lo que se podría haber evitado. Si se previene de antemano, ¿se puede solucionar eficazmente sin convertirse en un problema? ¿Te da esto más tiempo para pensar en otras cosas de dimensiones superiores?
En tercer lugar, identificar mejor los riesgos
Aprender los conceptos de gestión de riesgos no es difícil. La verdadera dificultad es cómo identificar los riesgos del proyecto, cómo identificar los riesgos con mayor impacto y cómo priorizar mejor los riesgos identificados.
Debes saber que muchas veces la gestión de riesgos no se hace bien porque no se reconocen riesgos importantes, o se reconocen riesgos, pero no dedicamos la energía principal a la ejecución y respuesta a los riesgos.
Entonces, ¿cómo hacer un buen trabajo en la gestión de riesgos de proyectos?
1. Primero, ¿entiendes qué es el riesgo?
El riesgo es un evento o serie de eventos inciertos que, de ocurrir, tendrán un impacto en el logro de las metas. (Definición de P2) En resumen, los riesgos son riesgos que pueden afectar el logro de las metas, es decir, riesgos que aún no han ocurrido. Si ha sucedido, esto es un problema.
El riesgo se puede dividir en dos categorías: una es un evento positivo, que llamamos oportunidad, que tiene un impacto positivo en el objetivo; la otra es un evento negativo, que es un evento incierto que amenaza; , y este riesgo impacta negativamente al objetivo.
2. Principios de la gestión de riesgos
La gestión de riesgos se refiere a la aplicación sistemática de una serie de pasos, como identificar y evaluar los riesgos, y luego planificar e implementar respuestas a los riesgos. La gestión de riesgos proporciona un entorno controlado para la toma de decisiones proactiva.
Para hacer un buen trabajo en la gestión de riesgos del proyecto, necesitamos aclarar los principios de la gestión de riesgos:
1 Revisar el objetivo
Con el objetivo como objetivo. El punto de partida, todos los riesgos que son negativos para el objetivo. Los riesgos de impacto deben gestionarse con enfoque.
Este impacto en los objetivos proviene, entre otros, de: si los objetivos del proyecto en sí son claros, los intereses de las partes interesadas, la clara división del trabajo entre los miembros del equipo, la política y el entorno del mercado, etc.
2. Prevenir con antelación, cuanto antes mejor.
Prevenir con antelación, responder con calma y cortar los problemas de raíz. Trate de identificar los riesgos con anticipación. Cuanto menor sea el costo de manejar y eliminar los riesgos, menor será la probabilidad de que el riesgo se convierta en un "problema" y menor será el impacto en el proyecto.
3. Seguimiento y monitorización de todo el proceso
La gestión de riesgos es un proceso continuo que requiere monitorización en tiempo real, seguimiento completo y gestión activa. No significa que el plan de gestión de riesgos del proyecto se complete al comienzo del proyecto y luego pueda ignorarse. Debe saber que una característica importante del proyecto es que gradualmente se vuelve claro que las situaciones encontradas en cada etapa del proyecto serán diferentes y el enfoque será diferente. Por lo tanto, es necesario continuar con el seguimiento y predecir varias cosas. aspectos que pueden afectar el logro de la meta, y se encuentran disponibles varios planes de respuesta.
En tercer lugar, cómo desarrollar una buena conciencia del riesgo
Esencialmente, no hay atajos para desarrollar una buena conciencia del riesgo. Como se mencionó anteriormente, este es un proceso muy orientado a la práctica que requiere acumulación de experiencia.
Pero una cosa es segura, es que durante el ciclo del proyecto, sigo diciéndome que siempre habrá riesgos desde el inicio oficial del proyecto hasta el final del mismo.
Recuérdalo en diferentes etapas, especialmente en algunas etapas importantes, o preséntalo de manera atenta, para decirte a ti mismo que no puedes ignorar ningún posible riesgo.
Conscientemente, cuando continúes dándote tales advertencias, gradualmente construirás un reconocimiento en tu propia conciencia, que a su vez te recordará constantemente que debes identificar los riesgos.
Por ejemplo, durante la epidemia se requieren máscaras. Al principio, la gente se olvidaba de usar máscaras de vez en cuando. Pero hoy, cuando la epidemia entra en su tercer año, el uso de máscaras se ha convertido en parte de nuestras vidas y conciencia. Verás, ahora cuando salgo sin máscara, siento que me falta algo.
Después de constantes recordatorios y sensibilización, en el proceso de gestión de proyectos, a partir del enfoque en el objetivo, tendremos suficiente sensibilidad al riesgo.
En cuarto lugar, cómo prevenir por adelantado
El requisito previo para la prevención temprana reside en la conciencia de los riesgos del propio director del proyecto. Una vez que se adquiere o se forma la conciencia del riesgo, es más fácil establecer conciencia de las respuestas al riesgo, planificar estrategias de respuesta con anticipación y evitar que los riesgos se conviertan en un problema.
La prevención preventiva ocurre durante todo el ciclo de vida del proyecto, más que al inicio del proyecto, basta con plantear posibles riesgos en el proyecto y luego continuar con el seguimiento de la implementación. En cambio, cada director de proyecto necesita identificar y gestionar eficazmente las diferentes fases del proyecto.
Una de las características de los proyectos es la incertidumbre, y este proceso se ha vuelto cada vez más claro, especialmente los proyectos orientados al mercado en la industria de Internet necesitan más atención.
Cómo identificar riesgos de manera efectiva con verbos
Según su propia experiencia y comprensión del proyecto, en el proceso diario de gestión de proyectos, puede identificar de manera efectiva los riesgos de las siguientes dimensiones:
Los cuatro elementos de un proyecto: tiempo, coste, alcance y calidad. Este es uno de los métodos de identificación más básicos y directos.
A partir de cuatro elementos, la identificación y definición se basan en la realización de la tarea. Al realizar tareas específicas, es necesario dibujar el triángulo de hierro del proyecto en su cuaderno de vez en cuando desde la perspectiva del director del proyecto.
Observa los cambios en estos cuatro elementos en función del progreso real del proyecto. Una vez que se encuentra un cambio en una dimensión, una o varias otras dimensiones también pueden cambiar, lo que hace que la tarea no se pueda completar. Este es el riesgo más inmediato.
Por ejemplo, cambios de alcance (aumento de la demanda, cambio de la demanda), el aumento o cambio de la demanda tendrá un impacto en el tiempo planificado original. En este momento, el director del proyecto debe planificar con anticipación para evitar fallas en la tarea debido a cambios en el alcance.
Partir de la meta y determinar todos los puntos que puedan afectar la consecución de la meta. Las tareas son de grano pequeño y los objetivos son el enfoque general del director del proyecto.
Después de determinar el objetivo del proyecto, durante la implementación:
1) Con base en la experiencia del director del proyecto, identificar el posible impacto en la realización del objetivo;
2) El director del proyecto sin experiencia, utiliza el objetivo como punto de partida, utiliza la dirección central e incluso la alta dirección del proyecto para identificar posibles puntos de riesgo o se comunica plenamente con la dirección para comprender las expectativas de la dirección para los objetivos del proyecto;
3) Formar parte del equipo Desde esta perspectiva, se puede organizar una lluvia de ideas cuando sea necesario y se puede recopilar información efectiva como puntos de riesgo para juzgar o sopesar posibles objetivos futuros.
Los puntos clave y las dificultades de un proyecto son a menudo donde es probable que surjan problemas, que afectarán el logro de los objetivos y también son puntos de riesgo potenciales para el proyecto. En cada etapa del proyecto, habrá los problemas más importantes en esta etapa, y estos problemas suelen ser el foco y la dificultad del proyecto. Preste atención a los puntos importantes y difíciles del proyecto y concéntrese en hacer un seguimiento para resolver estos puntos importantes y difíciles, para no afectar el logro de la meta.
Si el director del proyecto no sabe centrarse en los puntos importantes y difíciles, una de las formas más efectivas es comunicarse e informar con la dirección para entender qué es lo que más les preocupa en cada etapa. y luego utilizar este canal para establecer su propio enfoque en el proyecto.
Por ejemplo, en proyectos de juegos, después del lanzamiento inicial del proyecto, la dirección se centrará en la determinación del borrador del estilo artístico y se centrará en el establecimiento de puntos de referencia artísticos.
Por ejemplo, cuando un equipo se transforma de 2D a 3D, la gestión se centrará en si las personas del equipo tienen cuellos de botella, si tienen experiencia en esta área y si existen cuellos de botella técnicos.
En la implementación específica, prestar atención y resolver la ruta crítica del proyecto.
Después de dividir un proyecto en diferentes versiones y entregarlo de forma iterativa, cada iteración tendrá una ruta crítica. Estos caminos críticos son el foco del director del proyecto. Al mismo tiempo, si mi energía lo permite, me sumergiré en el negocio, lo entenderé verdaderamente y me mantendré al tanto de si el progreso del proyecto está en línea con las expectativas. Cuando se produzcan desviaciones, conozca la situación de manera oportuna y haga ajustes.
Los gerentes de proyectos necesitan comunicarse e informar sobre múltiples dimensiones para comprender las expectativas y los comentarios de la gerencia. A través de la comunicación y la presentación de informes ascendentes, una comprensión de mayor dimensión de las expectativas y la retroalimentación de la administración también ayudará a comprender mejor los objetivos y controlar mejor los riesgos.
A veces, la comunicación y los informes no están implementados o no están implementados, lo que hará que el gerente del proyecto tenga una comprensión diferente del objetivo general, lo que generará más errores en el proceso de avance del proyecto.
Por lo tanto, al informar más, ayuda a los gerentes de proyectos a identificar y gestionar mejor los riesgos.
De hecho, el mercado o la política también afectarán la realización de los objetivos del proyecto. Por ejemplo, los cambios y ajustes en las políticas del proyecto del juego y del número de versión tendrán un gran impacto en los objetivos generales del proyecto del juego.
Del mismo modo, el mercado también está cambiando. Cuando aparecen productos de la competencia o productos similares, posiblemente antes que su propio proyecto, es probable que ajuste o cambie los objetivos y planes originales del proyecto para aprovechar las oportunidades de mercado.
6. Cómo determinar la prioridad de los riesgos
Después de la evaluación de riesgos del proyecto, registrar y realizar un seguimiento del estado de implementación, incluida la asignación de riesgos a personas responsables específicas, estas son tareas en la implementación específica. nivel .
Pero antes de eso, el director del proyecto aún necesita determinar la prioridad de los riesgos y cómo determinar la prioridad de los riesgos en términos de impacto y probabilidad de ocurrencia.
Si el impacto es grande y la probabilidad de que ocurra es alta, céntrate en ello. Esto se explica por sí mismo. Por ejemplo, cuando el proyecto se enfrenta a una transformación, nadie tiene experiencia laboral en 3D, lo que tendrá un gran impacto en el objetivo. Este también es un hecho establecido, con una probabilidad de 100. En este punto, el director del proyecto debe centrarse en alinear la estrategia y comunicarse con la dirección de manera oportuna.
Las cosas con pequeño impacto y alta probabilidad de ocurrir son muy preocupantes. La probabilidad de ocurrencia es un factor muy importante. Si la probabilidad de que ocurra es alta, incluso si el impacto es pequeño, todos estarán muy preocupados por ello. Por ejemplo, si se lleva a cabo una reunión de lanzamiento del proyecto, no hay riesgo de reservar una sala de conferencias.
Sin embargo, la probabilidad de que ocurra es baja y el impacto puede ignorarse independientemente de su tamaño. Por ejemplo, una vez que ocurre un terremoto, tendrá un impacto muy grande y representará una gran amenaza para las personas, pero en circunstancias normales, la probabilidad de que ocurra es muy pequeña, por lo que al predecir riesgos, no es necesario preocuparse por dichos riesgos. .
Finalmente, como todos sabemos, a medida que avanza el proyecto, cuanto más avanza, mayor será el impacto de los riesgos en el proyecto y mayor será el costo de lidiar con los riesgos. Cuanto antes se inicie el proyecto, más controlable será. Por tanto, cuanto antes se realice la gestión de riesgos, mejor. Trate de identificar los riesgos con anticipación. Cuanto menor sea el costo de manejar y eliminar los riesgos, menor será la probabilidad de que el riesgo se convierta en un "problema" y menor será el impacto en el proyecto. Al mismo tiempo, no sólo es mejor identificar los riesgos lo antes posible, sino también monitorearlos y evaluarlos de vez en cuando. La gestión de riesgos del proyecto se ejecuta a lo largo de todo el ciclo del proyecto.