¿Quién sabe cómo las empresas de administración de propiedades mantienen confidencial la información de los propietarios?
En primer lugar, las empresas de servicios inmobiliarios deberían contar con personal dedicado a gestionar los materiales de archivo de los propietarios, y el archivero debería asumir la responsabilidad legal por una gestión inadecuada.
El expediente del propietario involucra la privacidad personal del propietario y generalmente registra el número de habitación, número de teléfono, familiares, documentos de identidad y otra información del propietario. Si no se mantiene la confidencialidad durante el uso del archivo, se puede violar la privacidad del propietario. Por lo tanto, los archivos del propietario deben ser administrados por personal dedicado, se debe establecer una red de administración de archivos y la persona responsable debe estar claramente definida. Las empresas de administración de propiedades pueden establecer un sistema de gestión de red de tres niveles compuesto por la persona a cargo de la empresa, el departamento competente y el personal de administración a tiempo completo (a tiempo parcial), y pueden designar una persona dedicada para que sea responsable de la gestión de archivos del propietario. El personal específicamente responsable de la gestión de archivos debe recibir formación profesional en gestión de archivos y poseer conocimientos sobre gestión de archivos. En el proceso de gestión de archivos, si la información de los archivos se filtra debido a negligencia o error del administrador de archivos, el administrador de archivos asumirá la responsabilidad legal. A través de este modelo específico de gestión de división de responsabilidades se potencia la gestión de los expedientes de los titulares.
En segundo lugar, cuando las empresas de servicios inmobiliarios firman contratos de cooperación con empresas externas, acuerdan estrictamente los términos de confidencialidad de la información personal del propietario y la responsabilidad correspondiente por incumplimiento del contrato, e inician rápidamente procedimientos de reparación después de que la información personal del propietario sea filtrado para evitar una mayor filtración de la información personal del propietario.
Durante la ejecución del contrato de servicios inmobiliarios, la empresa de servicios inmobiliarios obtiene la información personal del propietario por necesidades laborales, pero esta información sólo puede ser utilizada para trabajos relacionados con los servicios de administración de propiedades. Al firmar un contrato de cooperación con una empresa externa, que puede implicar el uso de información del propietario, la empresa de servicios inmobiliarios debe estipular claramente cláusulas de confidencialidad en el contrato de cooperación. Es decir, la información del propietario no se divulgará sin el consentimiento por escrito de la empresa de servicios inmobiliarios y del propietario. Si la información del propietario se filtra a un tercero sin el consentimiento por escrito de la empresa administradora de la propiedad y del propietario, la empresa administradora de la propiedad tiene derecho a rescindir el contrato, responsabilizar a la parte incumplidora por incumplimiento del contrato y exigir a la parte incumplidora para compensar la indemnización por daños y perjuicios.
. Limitar el comportamiento de incumplimiento de empresas externas aumentando los costos de incumplimiento para la parte incumplidora. Después de descubrir que se ha filtrado la información personal del propietario, las empresas de servicios inmobiliarios deben hacer valer rápidamente sus derechos ante la parte incumplidora, instar a la parte incumplidora a detener la infracción a través de la exposición en los medios de comunicación e incluso perseguir su responsabilidad legal a través de un litigio.
3. Al modernizar la gestión de archivos, las empresas de servicios inmobiliarios deberían utilizar tecnología avanzada para fortalecer la gestión de la confidencialidad de los archivos.
Con el rápido desarrollo de la informática y la tecnología, la gestión de archivos digitales se ha vuelto cada vez más madura y también han aparecido uno tras otro muchos programas de gestión de archivos digitales. Al utilizar tecnologías avanzadas, las empresas de servicios inmobiliarios también deberían tomar las medidas correspondientes para evitar la fuga de información de archivo. Las empresas de servicios inmobiliarios pueden optar por utilizar software relevante en la gestión de archivos de propietarios, como plataformas de selección de privacidad personal, para lograr el propósito de proteger la privacidad en línea. Al ingresar a la base de datos de información del propietario del automóvil, el software le recordará qué información está buscando. Depende del usuario continuar explorando la información, o el software puede estar configurado para permitir solo la recopilación de información específica y otra. No se permite recopilar información. Al instalar un software similar para evitar el robo de la información del propietario del automóvil, se puede proteger eficazmente la seguridad de la información del propietario del automóvil.
4. Los departamentos administrativos gubernamentales y las asociaciones industriales emitirán directrices o documentos de orientación pertinentes para fortalecer la supervisión de los archivos empresariales de gestión de propiedades. Las empresas de servicios inmobiliarios formularán detalles de implementación de la gestión de archivos del propietario y fortalecerán la supervisión del propietario. gestionar archivos.
Los departamentos administrativos de bienes raíces en todos los niveles son responsables de la supervisión y gestión de las actividades de administración de propiedades dentro de sus respectivas jurisdicciones. En vista del fenómeno actual de que las empresas de servicios inmobiliarios no gestionan estrictamente la información y los archivos de los propietarios de las comunidades, los departamentos gubernamentales deberían emitir los documentos rectores correspondientes y fortalecer la supervisión. El Comité Municipal de Construcción de Beijing emitió recientemente las "Opiniones orientativas sobre la exigencia de que las empresas de servicios inmobiliarios fortalezcan la gestión de los datos personales de los propietarios", exigiendo a las empresas inmobiliarias que impidan la filtración de datos personales de los propietarios y a las empresas de servicios inmobiliarios que establezcan y mejoren los datos personales de los propietarios. sistemas de gestión de datos.
Llevar a cabo una investigación de peligros ocultos, verificar estrictamente el sistema, implementar una gestión dedicada, identificar a las personas responsables y poner fin resueltamente al comportamiento de sustraer o filtrar información personal del propietario sin permiso. También estipula que si ocurre la situación anterior, la empresa administradora de propiedades no podrá realizar una evaluación de calidad y se registrará en los registros malos de la empresa. En el documento de orientación, el departamento administrativo debe aclarar la responsabilidad legal que deben asumir las empresas de servicios inmobiliarios si una mala gestión conduce a la filtración de información personal de los propietarios, registrar el comportamiento de gestión inadecuado de las empresas de servicios inmobiliarios en sus archivos de crédito y exigir la gestión de propiedades. empresas para perseguir personal Responsable específico. Las asociaciones de la industria de administración de propiedades en varias localidades deben desempeñar activamente su papel como puente entre el gobierno y las empresas, estudiar los problemas reales en la industria de administración de propiedades y explorar soluciones efectivas en respuesta a las deficiencias actuales de las empresas de administración de propiedades en la gestión de archivos de propietarios. Promover leyes y regulaciones relacionadas con la protección de la privacidad.
Desarrollar pautas operativas para la gestión de archivos de la industria para guiar a las empresas de administración de propiedades a brindar servicios más profesionales y estandarizados a los propietarios. Las empresas de servicios inmobiliarios pueden, según la situación real de la empresa, consultar la "Ley de Archivos de la República Popular China", las "Medidas de aplicación de la Ley de Archivos de la República Popular China", el "Reglamento original de trabajo de archivos", y "Medidas de consulta de archivos de registro empresarial" para formular procedimientos operativos de gestión de archivos internos de la empresa, exigiendo a los empleados de la empresa gestionar los archivos de los propietarios en estricta conformidad con los procedimientos operativos. (El autor es abogado del bufete de abogados Guangdong Houbo y al mismo tiempo se desempeña como secretario general del Comité Profesional de Derecho Civil de la Asociación de Abogados de Guangzhou).