Cómo redactar un plan de trabajo documental
Conozca los productos producidos en fábrica en un plazo de 7 días.
Incluir su apariencia, textura, características, ventajas, desventajas y usos. Aunque los comerciantes no son técnicos en ingeniería, no parecen necesitar saber nada sobre el producto. No precisamente. En primer lugar, al comunicarse con los clientes, si solo tiene un conocimiento parcial del producto, la confianza del cliente en usted se reducirá considerablemente e incluso pueden dudar de su capacidad para trabajar. Cuando los clientes acuden a usted para realizar consultas, usted sólo puede evadir o seguir preguntando al personal técnico. Los clientes no pueden confiar en usted para realizar pedidos. No hay ninguna ventaja en atraer clientes para que le hagan pedidos.
Aunque el comerciante no es un funcionario, tiene amplios derechos de acceso y puede entrar y salir de muchos departamentos, lo que nos proporciona un canal conveniente para conocer nuevos productos. Mientras no tengas miedo a las dificultades o al cansancio, trabaja diligentemente en el taller y no te avergüences de hacer preguntas. No hay nada que no se pueda aprender. Telas no tejidas spunbond, telas no tejidas sopladas en fusión, etc. Creo que rápidamente me familiarizaré con ellos y los utilizaré con habilidad.
En segundo lugar, comprender el proceso de producción y la tecnología en el menor tiempo posible.
Al principio, la mayoría de la gente pensará que el encargado de pedidos sólo necesita conocer el progreso de la orden de producción, al igual que un trabajador administrativo que puede controlar todo sentándose en la oficina, haciendo llamadas telefónicas, y envío de correos electrónicos. Un buen comerciante estará muy familiarizado con el proceso del producto y el tiempo de producción necesario para producir una determinada cantidad de producto. Iré personalmente al taller para comprobar el progreso de los productos a granel. Cuando ha acumulado experiencia durante un largo período de tiempo, puede responder directamente a los clientes independientemente del proceso o el tiempo de entrega.
3. Conocer los procesos de trabajo de cada departamento y cumplir con la normativa de la empresa.
Cada empresa tiene su propio modelo de trabajo. Si cada uno trabaja según su propio proceso, se producirá un caos en la empresa y se obstaculizará el trabajo de varios departamentos. En casos severos, la empresa sufrirá pérdidas económicas y de reputación. Por ejemplo, la empresa estipula que la recepción de los pedidos de los clientes requiere la firma del departamento de gestión. Un día, el comerciante Zhang San recibió un pedido de producto con el número a-001. En ese momento, la gerencia estaba discutiendo ajustes de precios para el producto. El empleado a continuación aún no ha sido notificado. En ese momento, Zhang San envió directamente el pedido a la línea de producción para promover la producción. No se lo he confirmado al gerente, pero en este momento, el precio de los productos de a-001 debe aumentar debido al aumento de las materias primas. Sin embargo, ya se están produciendo grandes cantidades de productos. Zhang San ha negociado muchas veces con los clientes, pero el precio no se puede ajustar. Si se detiene la producción en este momento, esos productos semiacabados se convertirán en productos de desecho. Si termina un producto grande pero no lo ha entregado al cliente, romperá el contrato y perderá credibilidad. Al final, solo se puede vender a los clientes con pérdidas. Esto provocó directamente las pérdidas de la empresa.
En cuarto lugar, comprender el transporte de mercancías.
Las mercancías extranjeras se transportan generalmente en barcos y aviones, mientras que las mercancías nacionales se transportan en automóviles o empresas de logística. Antes de completar el pedido, el vendedor debe seleccionar cuidadosamente la empresa de transporte y examinar su reputación y si tiene la capacidad de entregar la mercancía. * *La entrega de los productos de la empresa se realiza principalmente mediante logística. Me familiarizaré con estas empresas de logística lo antes posible. Comunicarse frecuentemente con el personal de logística para garantizar que las mercancías lleguen a su destino de forma segura y puntual.
5. Familiarícese con los clientes.
Conocimiento de los hábitos de pedido de los clientes. Cuando ocurren situaciones anormales, se pueden abordar con decisión. Por ejemplo, si un producto pedido por un cliente tiene un ligero defecto en apariencia o empaque, el nuevo comerciante puede preguntarle al superior o negociar con el cliente si el producto de calidad inferior es aceptable. Si es un viejo comerciante, podrá emitir su propio juicio. No molestes a los demás.
En sexto lugar, tratar correctamente la atención al cliente.
El documentalista es en realidad una ventana entre la empresa y el cliente. Primero, eres un empleado de la empresa. Debe ser absolutamente leal a la empresa, estar del lado de la empresa y pensar en ella. Cuando se trata de clientes, se debe respetar el principio de "los clientes son Dios". Haga que los clientes se sientan clientes y disfruten del servicio. Al cliente no le importa cómo opera el resto de la empresa, ni quiere saberlo. Sólo se comunicará con usted sobre su pedido y su fecha de entrega. Por lo tanto, debemos mantener la ventana despejada, ver los hechos con claridad y abordarlos con calma. Recuerdo a un colega en Dongguan que siempre satisfacía ciegamente todos los requisitos de los clientes y nunca se atrevía a decir "no". Según la situación de producción real de la fábrica, la fecha de entrega del pedido simplemente no se puede entregar según el tiempo del cliente. El colega dirá "ok". Posteriormente tuvimos que subcontratar el pedido, por lo que el tiempo de entrega y la calidad no cumplieron con los requisitos.
A veces un cliente le presenta un nuevo proyecto de desarrollo. Todo el mundo sabe que este producto no se puede completar con nuestra tecnología actual, pero este colega siempre dice: ¡No hay problema! Un nuevo proyecto va y viene durante dos o tres meses, lo que hace perder tiempo y ofende a los clientes. Al final, los clientes tienen que buscar otros fabricantes. En este momento, los clientes suelen llamar para quejarse del mal servicio de la empresa y del deficiente personal de ventas. Poco a poco, los pedidos del cliente fueron cada vez menos y finalmente cambió de proveedor.
7. Fortalecer la comunicación con la línea de producción y mantener buenas relaciones interpersonales con los empleados del taller.
El trabajo más importante del seguimiento de órdenes es la comunicación y el seguimiento. Si la relación con el personal relevante del taller no se maneja adecuadamente, será difícil realizar el trabajo de seguimiento del pedido y será imposible promover la producción y garantizar la finalización sin problemas del pedido.
8. Estudie detenidamente las disposiciones pertinentes de la "Ley de Contratos de la República Popular China".
En mi trabajo anterior, tuve poca exposición a la ley porque se trataba de pedidos en el extranjero. La empresa será redactada por profesionales en formato de contrato confidencial y fijo. Todo el personal de ventas utiliza un formato unificado y solo necesita modificar el nombre del cliente, nombre del producto, precio, fecha de envío, método de pago, comentarios, etc. Encontró menos disputas financieras. Los clientes que no pagan a veces envían agencias de cobro de deudas extranjeras o su personal a países extranjeros para pedir dinero cuando falla el envío de correos electrónicos o la llamada. En el proceso de seguimiento de pedidos, siempre que preste atención a las pruebas escritas al comunicarse con los clientes, generalmente no habrá problemas. Recuerdo una vez que un cliente francés me hizo un pedido. Su pedido está en francés sin ninguna otra descripción en inglés. No hay ningún número de artículo anterior en inglés.
Basado en la cantidad y el precio unitario, juzgué que es algodón con anillos. Encontré los registros de pedidos anteriores del cliente, encontré fotos del envío en ese momento y envié un correo electrónico al cliente para preguntarle si necesitaba este producto. El cliente respondió que sí en el correo electrónico. Unos meses después del envío, recibimos quejas de clientes que decían que fabricamos productos incorrectos y nos pedían que pagáramos. Inmediatamente encontré el correo electrónico de ese momento y el cliente tuvo que admitir que no hubo una buena comunicación por su parte. Luego hice un nuevo pedido. El departamento de producción también estaba muy contento en ese momento porque el último pedido era fácil de producir y el precio unitario era alto. Ahora tenemos otro pedido similar. Ya sabes, la producción y las ventas están vinculadas a las bonificaciones de los trabajadores. En casa, conocer bien la ley puede evitar muchos problemas innecesarios y evitar lagunas en el contrato que otros pueden aprovechar y causar daños a la empresa.
9. Buscar clientes activamente.
En el pasado, la empresa asignaba pedidos desde el extranjero a clientes antiguos, a veces de Alibaba o algunos sitios web de Hong Kong, a varios clientes que preguntaban, y luego hacía muestras de acuerdo con los requisitos del cliente y cobraba tarifas por muestra. Reciba grandes pedidos y envíelos. Realmente sé muy poco sobre este desarrollo para los clientes nacionales. Creo que deberíamos prestar más atención a la tendencia de la demanda de telas no tejidas en las ciudades nacionales, contactarlos a tiempo, demostrar las ventajas de la empresa y los productos y hacer todo lo posible para ganar algunos clientes y pedidos para la empresa. Los pedidos son el alma de la empresa y la fábrica sólo puede funcionar si hay pedidos.
10. Mantener una actitud laboral optimista.
El trabajo documental es complicado. En la temporada en la que hay muchos pedidos, a veces realmente quieres pedir dinero prestado y ni siquiera tienes tiempo para beber agua e ir al baño, y estás revisando la mercancía en tus sueños por la noche. En este momento, debes mantener una actitud pacífica y optimista, manejar los asuntos que nos ocupan de manera razonable y ordenada, priorizar y abordar una cosa a la vez. Cree en tus propias capacidades y estas cosas difíciles siempre se lograrán. En la temporada en la que hay pocos pedidos, no te desanimes, anímate, aprovecha el hueco para recargar energías y adquirir más conocimientos profesionales.