¿Cómo gestionan los archivos los empleados administrativos? Quiero escribir.
No importa cualquier trabajo en cualquier unidad, el líder debe prestarle atención para que el trabajo se pueda llevar a cabo sin problemas, y lo mismo ocurre con el trabajo de archivos. El valor y la comprensión de los líderes del trabajo de archivo determinan su actitud hacia el trabajo de archivo, lo que a su vez determina en gran medida el desarrollo del trabajo de archivo. Poner el trabajo de archivos en la agenda es la necesidad de estandarizar el trabajo de archivos. Los administradores de archivos deben dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva y utilizar acciones prácticas para influir y ganar la atención de los líderes. Para que el trabajo de archivo de la unidad se desarrolle mejor, los líderes y archiveros deben prestar atención al trabajo de archivo al mismo tiempo. La actitud de trabajo, la eficiencia, la calidad y el desempeño de los archiveros son las razones fundamentales que determinan la calidad del trabajo archivístico. Este trabajo fundamental es un factor interno y la atención del liderazgo es un factor externo. Los factores externos deben actuar a través de factores internos. Sin embargo, para ejercer la iniciativa subjetiva y ganar la atención de los líderes, los administradores de archivos deben hacer lo siguiente:
1. Incrementar la publicidad de los archivos para que los líderes puedan mejorar su conciencia sobre la gestión de archivos. Algunos jefes de unidad no prestan suficiente atención al trabajo de archivo, lo que a menudo se debe a una falta de conciencia sobre los archivos. Creen que el trabajo de archivo es prescindible en una organización. Por lo tanto, es muy necesario que los líderes fortalezcan la publicidad de los archivos. A menudo deben mostrar los documentos y materiales relevantes a los líderes para dejar una impresión en sus mentes, especialmente aquellos materiales estrechamente relacionados con sus propias unidades, que probablemente los inspiren y los utilicen en la práctica. El personal de gestión de archivos a menudo debe informar el trabajo de archivos a sus líderes y hablar más sobre los beneficios de realizar trabajo de archivos para la unidad, de modo que los líderes puedan prestar más atención al trabajo de archivos.
2. Ama tu trabajo y haz que tus líderes estén satisfechos con tu trabajo. Que los líderes concedan importancia al trabajo de archivo depende en gran medida de si están satisfechos con el trabajo del personal de archivo. Por lo tanto, como archivero, primero debe amar su trabajo, ser leal a sus deberes y dejar una buena impresión en la mente de los líderes y de las masas.
En segundo lugar, ampliar los horizontes, fortalecer la utilización integral de los recursos existentes y realizar una gestión moderna de los archivos.
Con la profundización de la reforma, la gestión de archivos se enfrenta a muchos problemas que deben resolverse con urgencia, como el creciente número de archivos, que plantea dificultades para su almacenamiento y utilización. La falta de métodos de gestión afecta directamente a la calidad de los archivos. Sólo implementando una gestión moderna de archivos podremos resolver eficazmente los problemas que surgen en la nueva situación.
1. Potenciar el sentido de responsabilidad y mejorar la conciencia de gestión. La gestión de archivos es un trabajo altamente profesional. Los gerentes no sólo deben tener un alto sentido de responsabilidad, buena ética profesional, actitud de trabajo meticulosa y profesionalismo, sino también tener sólidas habilidades básicas en la gestión de archivos. Por lo tanto, sólo cubriendo una amplia gama de conocimientos profesionales, ampliando constantemente horizontes, optimizando la estructura del conocimiento y mejorando la calidad general podremos hacer un buen trabajo en la gestión de archivos en la nueva era.
2. Fortalecer continuamente el aprendizaje y dominar las habilidades de gestión. En la actualidad, la tecnología informática se utiliza ampliamente en la gestión de archivos, pudiendo completar sistemáticamente la redacción, modificación, supresión, búsqueda, impresión, registro y estadística de los documentos. Los administradores de archivos deben dominar y aplicar urgentemente este tipo de medios científicos y tecnológicos modernos y tecnología avanzada de operación y gestión. La digitalización y la informatización de la gestión de archivos son requisitos de la sociedad de la información para el trabajo en archivos y también son la dirección inevitable para los trabajadores de los archivos. Por lo tanto, los archiveros deben combinar su trabajo y aprender mientras trabajan, mientras mejoran su calidad profesional, deben prestar especial atención al aprendizaje y dominio del conocimiento informático y la cultura de la información, y esforzarse por convertirse en una persona integral con conocimiento de la información y cultura de la red. tipo archivero.
3. Utilizar recursos existentes para organizar archivos. Los archivos registran una gran cantidad de información y se convierten en un rico recurso de información. Sin embargo, la organización de archivos es tediosa, repetitiva y requiere mucha mano de obra. El uso de computadoras y otros medios modernos para organizar archivos puede obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. En primer lugar, cuando se presenta manualmente, el declarante clasifica los archivos según su propio entendimiento. Aunque todos los archivos se clasifican de acuerdo con estándares unificados, debido a las diferentes capacidades de comprensión de cada persona, la clasificación del mismo archivo también es diferente, lo que inevitablemente conducirá a una clasificación inexacta, afectará la calidad de los archivos y traerá inconvenientes en su uso. . Por tanto, es necesario aprovechar al máximo las ventajas de la gestión informática, reducir las operaciones manuales y mejorar la eficiencia del trabajo.
3. Fortalecer la educación y capacitación del personal de gestión de archivos y mejorar la calidad general del personal de gestión.
La calidad profesional de los archiveros incide directamente en la calidad de la gestión de archivos. Para que los archiveros se adapten a las necesidades de la gestión de archivos, primero deben dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva y creatividad, y esforzarse por mejorar su nivel de conocimientos y sus capacidades de gestión.
Debido a la modernización de los equipos, la diversificación de los tipos y soportes de archivos y la continua reforma de los métodos de gestión, se han impuesto nuevos y mayores requisitos a los conocimientos profesionales, científicos y a las capacidades de gestión y operación de los archiveros.
1. Sensibilizar y fortalecer la educación continua. Hay muchos problemas que deben resolverse en el desarrollo de la educación continua. En primer lugar, debemos resolver el problema de la comprensión ideológica. Para comprender plenamente el papel estratégico y la importancia práctica de la educación continua de los archiveros en el desarrollo de la industria de los archivos, y para lograr el desarrollo de la industria de los archivos y la mejora de la calidad de los servicios de archivos, la salida fundamental reside en la mejora continua. de la calidad general de los trabajadores de archivos. En segundo lugar, debemos cultivar verdaderamente los talentos de gestión de archivos y poner la educación y capacitación de los trabajadores de la gestión de archivos en la agenda importante.
2. Fortalecer la construcción del sistema y establecer y mejorar los mecanismos de operación. Fortalecer la construcción del sistema y establecer un mecanismo operativo sólido son la clave y la garantía para la educación y capacitación del personal de archivos. En primer lugar, debemos establecer y mejorar el sistema de gestión de la educación continua, como los sistemas de registro, estadísticas, valoración, evaluación y recompensa. En segundo lugar, es necesario establecer un mecanismo de restricción e incentivo para la educación continua. El mecanismo de restricción e incentivo puede hacer que los archiveros tengan un sentido de urgencia y crisis, participen activamente en la educación continua regular, actualicen conocimientos y mejoren sus capacidades y niveles profesionales. Por ejemplo, los puestos profesionales y técnicos obtenidos por el personal técnico y profesional de archivos pueden cambiar de validez vitalicia a gestión dinámica durante la capacitación en el trabajo antes y después de la rotación laboral de los trabajadores de gestión de archivos. Esto puede estimular la iniciativa y el entusiasmo de los archiveros en la educación y la formación.
3. Fortalecer la formación integral y mejorar los estándares profesionales. Con base en la realidad, la educación y capacitación se realizan según puestos, niveles, canales y formas. Adhiérase al principio de "combinación de aprendizaje y aplicación, enseñanza según las necesidades, centrándose en resultados prácticos" y respete seriamente el principio de aplicar lo aprendido. En primer lugar, es necesario brindar a los profesionales de los archivos oportunidades para aprender de manera integral y sistemática el conocimiento profesional de los archivos y mejorar su nivel profesional lo antes posible. Brinde a los profesionales de los archivos la oportunidad de absorber y complementar nuevas teorías, nuevos métodos y nuevos conceptos de la ciencia de los archivos, y compensar las deficiencias de la educación única. El segundo es popularizar el conocimiento de la materia relevante. El trabajo de archivo integra filosofía, historia, psicología, comportamiento y muchas otras disciplinas relacionadas. La educación continua de los archiveros debería centrarse en complementar y actualizar los conocimientos científicos pertinentes. El tercero es fortalecer el aprendizaje de los conocimientos científicos y tecnológicos modernos. La amplia aplicación de la ciencia y la tecnología modernas es una de las características del trabajo archivístico y uno de los signos de la modernización archivística. Los archiveros deben fortalecer su aprendizaje de nuevas tecnologías, como la tecnología de la información, las computadoras y el software científico, y utilizarlas de manera flexible en el trabajo real.
4. Establecer un mecanismo de recompensa y castigo y perfeccionar la evaluación y supervisión. Es necesario mejorar aún más la comprensión de los archiveros sobre la gestión de archivos y educarlos sobre la Ley de Archivos de la República Popular China y las normas pertinentes sobre archivos nacionales en diversas formas, para que los archiveros puedan comprender plenamente que es su responsabilidad hacer un buen trabajo. trabajo en la gestión de archivos, responsabilidades y obligaciones legales, mejorar la conciencia y crear condiciones para mejorar la eficiencia. Incorporar la acumulación de materiales de archivo al sistema de responsabilidad del administrador de archivos, fortalecer el control, la acumulación y la inspección de materiales de archivo y proporcionar recompensas y castigos claros. Es necesario establecer un sistema de liderazgo para las instituciones de gestión de archivos, fortalecer el liderazgo, la orientación, la inspección y la evaluación del trabajo de archivos y mejorar continuamente el nivel de gestión de archivos.