¿Una breve discusión sobre la gestión científica de archivos clave de proyectos?

Los proyectos clave se refieren a proyectos troncales que tienen un impacto significativo en la economía nacional y el desarrollo social del país o esta región administrativa. El proyecto clave es un proyecto enorme y sistemático con una gran inversión, un largo período de construcción, altos requisitos, amplia cobertura y muchas unidades participando en la construcción. Los archivos clave del proyecto se refieren a registros históricos en diversas formas, como texto, gráficos, audio y video, etc., que se forman durante todo el proceso de construcción del proyecto clave y tienen valor de preservación para el país, la sociedad y las unidades. Los archivos de proyectos clave tienen las siguientes características: En primer lugar, los archivos de proyectos clave son numerosos, diversos y de gran valor. Generalmente, los proyectos clave incluyen varios proyectos individuales. El proyecto es enorme, por lo que la cantidad y los tipos de documentos generados son grandes. Sin embargo, en la construcción de proyectos clave, a menudo se utilizan equipos técnicos avanzados y una cuidadosa gestión organizativa, lo que hace que los archivos sean muy valiosos. No sólo es de gran importancia para la gestión y utilización actual y futura de este proyecto, sino que también tiene un importante valor de referencia para la construcción de proyectos similares en otras regiones. En segundo lugar, los archivos clave del proyecto se forman y conservan durante mucho tiempo. El período de construcción de proyectos clave es largo, por lo que el período de formación de archivos de proyectos clave también lo es. Como todos sabemos, los proyectos clave son proyectos a largo plazo y los archivos de proyectos clave deben conservarse durante mucho tiempo. Estos archivos son una base importante para el mantenimiento y gestión de proyectos clave en las futuras etapas de uso y renovación.

Según las estadísticas, el número total de proyectos de construcción clave en la ciudad de Wenzhou desde 1985 hasta 2004 ha llegado a 1.082, especialmente en los últimos años, los proyectos de construcción clave han crecido rápidamente. En consecuencia, la gestión de archivos de proyectos clave es particularmente importante. De acuerdo con las características de los archivos clave del proyecto, el personal de gestión de archivos debe participar directamente en la supervisión, inspección y orientación de todo el proceso de construcción del proyecto, garantizar la integridad, precisión y archivo sistemático de los archivos clave del proyecto y hacer un buen trabajo en la preservación, desarrollo y utilización de archivos clave del proyecto.

1 Hacer un buen trabajo en la gestión de archivos durante la etapa de preparación de proyectos clave.

(1) Los archiveros deben mantenerse al tanto de los planos, la escala, la naturaleza y el progreso de los proyectos de construcción clave. y, a menudo, comunicarse con los empleados de datos del proyecto. Manténgase en contacto, realice un seguimiento y recopile archivos sincronizados con el proyecto desde su establecimiento. Por ejemplo, en el seguimiento, orientación, supervisión e inspección de archivos de proyectos, nuestra biblioteca ha tomado medidas para asignar responsabilidad a cada persona e implementó los 5.099 proyectos registrados (incluidos proyectos clave) de 1988 a 2004 para cada negocio de acuerdo con el Número de compromiso y sistema de punto y coma. Además del instructor, cada instructor de negocios está involucrado en el proyecto del que es responsable.

(2) El fortalecimiento de la publicidad de las leyes y reglamentos sobre archivos y la formación de conocimientos profesionales son medidas beneficiosas para garantizar la calidad de los archivos clave de los proyectos. Los gerentes de proyecto involucrados en la construcción de proyectos clave provienen de todo el mundo y su comprensión de la importancia de los archivos de proyecto y su profesionalismo varían. Para fortalecer la gestión ordenada del trabajo de archivos en cada etapa de la construcción del proyecto clave, garantizar la integridad, precisión y sistematización de los materiales de archivos, y estandarizar la recopilación, disposición, archivo, almacenamiento y desarrollo y utilización de materiales de archivos, el departamento de archivos Se debe fortalecer la publicidad sobre la sensibilización sobre los archivos y la formación de conocimientos sobre el negocio de los archivos para estandarizar y exigir estrictamente los materiales de archivo para proyectos clave. Nuestra biblioteca concede gran importancia a la formación del conocimiento archivístico y del negocio archivístico del personal pertinente. En septiembre de 2003, se celebró una clase de capacitación en conocimientos sobre archivos de proyectos de construcción a gran escala con 150 participantes, y se invitó a expertos en archivos de Beijing a dar conferencias especiales sobre la recopilación, disposición y archivo de archivos de proyectos de construcción. En junio de 2004 se celebró en la provincia de Zhejiang un curso de capacitación sobre gestión de archivos de datos de construcción urbana. En la capacitación participaron 203 personas de empresas promotoras inmobiliarias, jefaturas de construcción, unidades constructoras y unidades de supervisión de esta ciudad. El contenido de la capacitación incluye la preparación de planos de construcción del proyecto de construcción, informatización de archivos de construcción urbana, datos técnicos de ingeniería civil, datos técnicos de ingeniería municipal, tecnología de protección de archivos, datos técnicos de ingeniería de instalación, gestión de archivos de construcción urbana, normas de construcción, diseño de organización de la construcción. , datos técnicos de seguridad, etc. A través de la formación, los directores de proyectos y los encargados de documentos no sólo mejoraron su conocimiento de los archivos, sino que también aumentaron sus conocimientos sobre el negocio de los archivos, sentando una buena base profesional para garantizar la calidad de los archivos terminados.

2. Hacer un buen trabajo en la gestión de archivos durante la fase de construcción de proyectos clave.

(1) La recopilación de archivos clave del proyecto debe llevarse a cabo simultáneamente con el progreso del proyecto, y la supervisión, inspección y orientación de los proyectos clave deben realizarse bien. Los instructores de negocios de archivos de nuestra biblioteca profundizan en las bases y brindan servicios de seguimiento específicos a las unidades de construcción, unidades de construcción y unidades de supervisión a cargo. Explican pacientemente los requisitos para la recopilación, organización y archivo de archivos, y brindan orientación profesional al respecto. Guía de problemas existentes en los archivos durante la construcción.

Por ejemplo: los documentos originales del proyecto deben archivarse; el contenido de los documentos del proyecto debe ser verdadero y preciso y estar en consonancia con el proyecto real; los documentos del proyecto deben estar escritos en materiales duraderos y no descoloridos; claramente escritos, los planos claros y los diagramas prolijos deben ser completos, precisos, claros, estandarizados y revisados ​​en el lugar, consistentes con el diseño de los planos de construcción, los cambios de diseño, las negociaciones, los cambios de materiales, la construcción y la calidad; registros de inspección y consistentes con documentos, dibujos y materiales. Mejorando así la calidad, integridad y exhaustividad de las presentaciones de documentos clave del proyecto.

(2) Llevar a cabo inspecciones policiales de los archivos clave del proyecto. En junio de 2000, nuestra biblioteca cooperó con la Oficina de Archivos Municipales, la Oficina Municipal Clave y otras unidades para realizar inspecciones policiales de archivos en proyectos de construcción clave a nivel provincial o superior en la ciudad, y se inspeccionaron un total de 20 proyectos clave. En mayo de 2002, se llevó a cabo una inspección policial de expedientes en proyectos de construcción clave en el nivel municipal o superior en la ciudad, y se inspeccionaron 25 proyectos de construcción clave. Para fortalecer el trabajo de archivos de proyectos de construcción clave en nuestra ciudad, implementar concienzudamente las "Opiniones sobre el fortalecimiento adicional del trabajo de archivos de proyectos de construcción clave en la provincia de Zhejiang" e implementar efectivamente la "Ley de Archivos de la República Popular China" y las "Medidas de la Provincia de Zhejiang para la Implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China" y las "Medidas Provinciales de Gestión de Proyectos de Construcción Clave de Zhejiang", nuestra biblioteca cooperó con la Oficina de Archivos Municipales y la Oficina Clave Municipal para organizar conjuntamente los archivos anuales Encuesta de trabajo de 2000 a 2000. En septiembre de 2004, se llevó a cabo una inspección exhaustiva del trabajo de archivo del 12° proyecto de construcción clave Clase A del Proyecto de Apoyo al Abastecimiento de Agua de Wenzhou Shanxi, el Tercer Puente Ruian Feiyunjiang y su Proyecto de Conexión No. 104, y las Secciones Yongjia y Lucheng de la Autopista Jinliwen. . La principal importancia de las inspecciones policiales es:

① A través de las inspecciones policiales, se publicita aún más la importancia de las leyes y reglamentos sobre archivos y los archivos clave de proyectos de construcción, de modo que las unidades clave de proyectos de construcción se den cuenta de que los archivos no son sólo la clave para todo el proceso de construcción del proyecto Los registros históricos reales son un vínculo importante para garantizar la calidad de la construcción del proyecto y también son una base importante para el uso (entrega) y el mantenimiento futuros del proyecto. Esto proporciona una comprensión más profunda de por qué es clave el proyecto de construcción. Los archivos deben ser completos, precisos y confiables.

(2) A través de inspecciones policiales, las unidades de construcción, las unidades de supervisión y las unidades de construcción pueden comprender mejor el contenido específico de la construcción empresarial de archivos. Antes de la inspección, aunque las unidades pertinentes de los proyectos clave llevaban a cabo la recopilación, organización, almacenamiento y uso diario de los archivos, muchas prácticas no cumplían con los requisitos de las regulaciones nacionales y se proporcionaban servicios de consultoría y orientación empresarial directa de manera oportuna a través de la ley. inspecciones de cumplimiento.

③ Se obtuvo información de primera mano a través de inspecciones policiales, que sentaron las bases para una mayor investigación y estandarización de los archivos clave del proyecto.

3. Hacer un buen trabajo en la gestión de archivos durante la fase de aceptación especial de proyectos clave.

La aceptación especial de los archivos clave de finalización del proyecto se refiere a la aceptación especial de los archivos del proyecto por parte del departamento de gestión de archivos antes de la aceptación de la finalización del proyecto de acuerdo con la ley, incluida la nueva construcción, ampliación y reconstrucción de capital. proyectos de construcción, proyectos de transformación tecnológica y proyectos de inversión extranjera Aceptación de expedientes cumplimentados.

El artículo 26 de las "Medidas de gestión de proyectos de construcción clave de la provincia de Zhejiang" estipula que la aceptación especial de protección contra incendios, protección ambiental, defensa aérea civil, archivos, asuntos hídricos, etc. involucrados en proyectos de construcción clave será llevado a cabo por los supervisores administrativos pertinentes especificados por las leyes y reglamentos. El departamento está organizado de conformidad con la ley. El artículo 28 estipula que la aceptación de finalización de proyectos de construcción clave deberá contar con documentos de aceptación especiales firmados por departamentos administrativos como protección contra incendios, protección ambiental, defensa aérea civil, archivos y conservación de suelo y agua.

Al aceptar archivos clave del proyecto, el departamento de archivos debe centrarse en verificar lo siguiente: los archivos del proyecto están completos, sistemáticos y completos; los archivos del proyecto reflejan verdadera y exactamente las actividades de construcción del proyecto y la situación real de; el proyecto ha sido organizado y archivado, y la presentación cumple con las especificaciones pertinentes; los métodos de dibujo, los diagramas y las especificaciones de los planos construidos cumplen con los requisitos profesionales y técnicos y están sellados con el sello de finalización; la formación y fuente de los documentos se ajustan a la situación real, y los procedimientos de firma de documentos que requieren la firma de la unidad o individuo están completos. El material, formato, escritura, dibujo, entintado y marco del documento cumplen con los requisitos; Asegurar la estandarización y estandarización de los archivos clave del proyecto.

4. Hacer un buen trabajo en el archivo, almacenamiento, desarrollo y utilización de proyectos clave.

(1) De acuerdo con el segundo párrafo del artículo 8 de los "Requisitos y Especificaciones de Presentación Nacional de Grandes Proyectos de Construcción", después de la finalización y aceptación de importantes proyectos de construcción en áreas de planificación urbana grandes y medianas , la unidad de construcción deberá presentar los expedientes de proyecto relacionados con la planificación, construcción y gestión urbana a la unidad receptora del expediente de construcción urbana dentro del mes.

Al recibir documentos de archivo de proyectos clave, el departamento de archivos debe cumplir estrictamente con los requisitos de la norma nacional GB/T 50328-2001 "Especificaciones para el archivo y disposición de documentos de proyectos de construcción" y normas relacionadas para garantizar la calidad de archivo de los archivos clave de finalización de proyectos.

(2) La preservación de archivos clave del proyecto es mantener científicamente la integridad y seguridad de los archivos clave del proyecto bajo la guía del principio de gestión centralizada y unificada, y adoptar técnicas de protección y métodos de gestión eficaces para limitar y eliminar todos los daños. Para minimizar las desventajas de los archivos clave del proyecto y maximizar la vida útil de los archivos clave del proyecto. Sólo haciendo un buen trabajo en la custodia de los archivos clave del proyecto se puede garantizar de manera confiable la integridad y seguridad de los archivos centralizados del proyecto clave y satisfacer las necesidades de todos los aspectos de la utilización. Por lo tanto, es muy necesario hacer un buen trabajo en la custodia de los archivos clave del proyecto.

(3) El desarrollo y utilización de archivos clave del proyecto tiene como objetivo transformar la información almacenada en los archivos clave del proyecto en productividad real lo más rápido posible a través de varios canales, de modo que pueda cambiarse de un estado de almacenamiento a un estado de utilización, a fin de aprovechar plenamente su utilidad técnica y sus beneficios socioeconómicos. El desarrollo y utilización de archivos clave del proyecto es el propósito de todo el trabajo de archivos clave del proyecto. Se deben hacer esfuerzos para desarrollar y utilizar archivos de proyectos clave, aprovechar plenamente el papel fundamental y de referencia de los archivos de proyectos clave y servir a la sociedad.

Además de los servicios de préstamo tradicionales, los departamentos clave de gestión de archivos de proyectos también deben proporcionar activamente los siguientes tipos de desarrollo y utilización a través de diversos métodos.

①Desarrollo y utilización de redes. Con la aparición de Internet informática, los sistemas informáticos se han convertido en una herramienta indispensable para compartir datos, difundir información y compartir recursos de información. El desarrollo y la utilización de la red se pueden dividir en área local y área amplia. Por ejemplo, nuestra biblioteca ha establecido una red de área local para toda la biblioteca y un sistema de gestión de archivos de construcción urbana, y estableció un sitio web de archivos de construcción urbana (www.wzcjda.net) entre 2001 y 2010 en Internet para implementar servicios de consulta directa en línea. Guías de servicios, leyes y regulaciones, colecciones y recuperaciones, foros de divulgación científica, foros académicos, literatura relacionada, ingreso a Wenzhou, descarga de formularios y actualizaciones de archivos de la ciudad se han convertido en ventanas para servicios convenientes. En la biblioteca se recopilan continuamente varios tipos de información de archivo (incluida la información clave del archivo del proyecto). Después de clasificar, editar y otras operaciones, se pueden proporcionar de manera precisa y conveniente varios servicios de información de archivo a todos los ámbitos de la vida, transformando archivos ricos en productividad real. y promoción de archivos. La carrera continúa desarrollándose.

②Desarrollo y utilización editorial y basado en la investigación. "Wenzhou histórico", "Paisaje de Wenzhou", "Wenzhou moderno" e "Introducción a los proyectos clave de Wenzhou" compilados e investigados por nuestra biblioteca ganaron el tercer premio por logros de investigación y recopilación de archivos provinciales de Zhejiang. "Álbum del puente de Wenzhou", "Condiciones de las carreteras de Wenzhou en 2003", "Proyecto de conservación del agua de Wenzhou Shanxi", "Jiang Bin Road", "Nueva apariencia de la construcción urbana de Wenzhou", "Proyecto de renovación de la carretera de Renmin", "Ciudad fuerte de Wenzhou (Serie) " 20 largometrajes, incluidos proyectos clave, han tenido un impacto positivo en la sociedad.

③Desarrollo y utilización de exposiciones. Nuestro museo ha celebrado muchas exposiciones de construcción urbana a gran escala, incluidos proyectos clave, con decenas de miles de visitantes. En marzo de 2004, CreditEase Business Communication Co., Ltd. recibió el encargo de tomar fotografías y vídeos aéreos de grupos residenciales (antiguos y nuevos), instalaciones públicas (incluidos edificios emblemáticos), carreteras, ríos, sitios históricos y otros edificios en la ciudad de Wenzhou. Un total de 278 fotografías y 1 hora de material de vídeo. Sobre esta base, la exposición de fotografía aérea a gran escala "Mirando a Wenzhou desde el aire" se llevó a cabo conjuntamente con la Oficina de Planificación Municipal, el Comité de Gestión del Parque Ecológico de Wenzhou y otras unidades. La exposición fotográfica ha recibido la atención de relevantes dirigentes de la ciudad y el cariño del público en general.

Los tiempos avanzan y la sociedad avanza. Sólo si los archiveros tienen buenas cualidades políticas y profesionales, estudian concienzudamente las leyes y reglamentos sobre archivos y los conocimientos profesionales relacionados, mejoran continuamente la tecnología y las capacidades de gestión de archivos y dominan la gestión de archivos de proyectos clave de la Perspectiva Científica sobre el Desarrollo, podrán contribuir mejor a la construcción urbana. y Servicios de desarrollo social.

Materiales de referencia:

[1] Wang Chuanyu. Gestión de Archivos de Ciencia y Tecnología[M]. Beijing: Prensa de la Universidad Renmin de China, 1999.

[2] Zhao Jiaqing. Gestión de archivos[M]. Beijing: Editorial de Archivos de China, 1991.

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