¿Alguien tiene las respuestas al libro de evaluación formativa sobre gestión de oficinas de TV University?

Posición 1

1 Complete el breve contenido del trabajo real de la oficina en la siguiente tabla y complete una línea básicamente con lo mismo contenido.

Lista de trabajo de oficina real

Número de serie Empresas domésticas generales extranjeras generales nacionales (incluidas empresas extranjeras)

1 [Redacción de documentos oficiales] Completar de acuerdo con el oral del jefe o cartas de instrucciones escritas. Documente las instrucciones de su jefe y el contenido de sus entrevistas y reuniones.

2【Producción de documentos】Copiar materiales. Imprima manuscritos y formularios

3 [Procesamiento de textos] Envíe cartas según sus propios deseos dentro de su autoridad. Manejo de cartas y correo.

4【Gestión de archivos】Gestión de archivos.

5 [Organización de la reunión] Organizar los asuntos de la reunión y preparar actas o esquemas de la misma. Documente las instrucciones de su jefe y el contenido de sus entrevistas y reuniones.

6 [Investigación] Ayudar al jefe a preparar informes financieros escritos e informes de investigación.

7 [Información] Preparar información para ser divulgada por la empresa; recopilar y organizar información diversa

8 [Peticiones] Contactar con personas externas en nombre del jefe. Como periodistas, empleados sindicales, etc. Recibir visitas de invitados y empleados.

9 [Trabajo de recepción] Recibir visitas; recibir visitas de invitados y empleados.

10【Coordinación】Mantener buenas relaciones con el mundo exterior a través de llamadas telefónicas.

11 [Supervisión] Supervisar al personal general o taquígrafos.

12 [Horario] Concertar citas para el jefe y mantener registros

13 [Asuntos diarios] Leer y clasificar cartas, correspondencia y llamadas telefónicas

14 [Gestión de la oficina] La distribución y disposición del entorno de la oficina y el almacenamiento de equipos y suministros de oficina.

15 [Otras notas breves temporales sobre lo que me dijo el jefe; realizando tareas asignadas por el jefe.

Artículos asignados por -]

16. Declarar y pagar el impuesto sobre la renta del jefe y gestionar las devoluciones de impuestos.

17 Salir a hacer recados, como bancos y oficinas de correos.

2. ¿Cuáles son los consumibles comunes?

El material de oficina incluye principalmente:

(1) Sobres y papel;

(2) Disquetes, CD, etc. ;

(3) Lápiz;

(4) Bolígrafo;

(5) Bolígrafo o bolígrafo para firma;

( 6 ) líquido corrector o cinta correctora;

(7) Eunhyuk

(8) Varias máquinas pequeñas, como grapadoras (incluidas grapadoras), perforadoras y encuadernadoras (incluidas líneas de encuadernación). ), fechas, etc.

Máquinas numeradoras, cortadoras de papel, ordenadores, abrecartas, trituradoras de papel, etc.

(9) Un cuchillo

(10) Calendario, etc.

(11) Otros, como papel de etiquetas, regla, regla triangular, cinta transparente, cinta adhesiva, cuerda, chincheta, goma elástica, tamaño grande.

Alfileres, clips, etc.

3. Explique brevemente los tres pasos del trámite y ¿cómo se relacionan?

El trabajo documental se divide en tres pasos: planificación, ejecución e inspección.

(1) Para los pasos del plan, se debe comprender completamente el trabajo a iniciar y pensar qué método será el más eficiente.

Muy bien.

(2) Preste atención a los pasos de implementación: verifique al mismo tiempo si se lleva a cabo en el orden original; siga las órdenes del jefe

No importa cuál sea el trabajo, debe realizarse correctamente; cumplir con el plazo previsto por el jefe.

(3) Verificar los pasos, analizar la diferencia entre plan y desempeño, y hacer el trabajo antes o antes que los demás.

Hacer un análisis comparativo con el trabajo de la misma naturaleza que realizo actualmente.

En segundo lugar, explica la relación entre los tres pasos.

La relación entre los tres es:

Primero haga un plan, impleméntelo y luego verifique los resultados, girando "plan-implementar-verificar"

Desarrollo de procesos. Los tres están interrelacionados y forman un ciclo.

El empleado primero debe hacer un plan cuidadosamente, luego implementarlo de acuerdo con el plan y verificar estrictamente los resultados, para que los resultados de la investigación puedan ser útiles e inspiradores para el siguiente paso.

4. Según el principio de "prioridad", haga un plan de trabajo (o tareas domésticas) de medio día o un día.

Para ver un ejemplo de este problema, consulte la página 28 del libro de texto.

Los estudiantes pueden consultar los ejemplos del libro de texto y hacer un plan por su cuenta.

Dibuja un libro, no lo copies.

5. Elija uno o dos de los siguientes métodos de trámite y hable sobre su experiencia laboral o este trabajo.

Comprensión de la ley.

1. Métodos para solicitar instrucciones e informes;

2. Métodos de planificación y resumen;

3. > 4. Métodos de comunicación;

5. Métodos sugeridos;

6. Alternativas y métodos para dejar de conducir.

7.

Aceptación significa que el empleado acepta y comprende las intenciones del jefe. Se puede dividir en significado directo (es decir, comprender el discurso y el texto del jefe en la reunión

Instrucciones, arreglos laborales o conversaciones con empleados, opiniones e ideas expresadas directamente sobre un determinado tema o un determinado trabajo, etc.

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A juicio y comprensión del dependiente) y aceptación (es decir, el jefe suele hablar casualmente, o habla con otras personas)

Opiniones y opiniones expresadas sobre un determinado tema, una determinada obra, etc. ).

Preste atención a los métodos para recibir significado:

(1) Sea bueno entendiendo las intenciones del jefe y no las malinterprete;

(2 ) Prepare un cuaderno, registre los puntos clave de la instrucción;

(3) Escuche atentamente y juzgue cuidadosamente la intención de la instrucción;

(4) Haga preguntas cuando sea necesario hasta que su la intención es clara, pero no interrumpas la conversación;

(5) Si tienes opiniones diferentes, puedes exponerlas públicamente, pero debes ser razonable y prestar atención a tu enfoque y actitud

(6) Después de recibir instrucciones, debe aprovechar la oportunidad para implementarlas.

Habla de tu experiencia basada en la realidad.

Una vez experimenté algo que me hizo darme cuenta plenamente de la importancia de llevar registros cuando se me notifica.

Cuando comencé a trabajar, trabajaba como administrativa en una empresa inmobiliaria. Un día, el director general me llamó a la oficina y me pidió que escribiera una carta.

El perfil de la empresa incluye cuatro partes: historia de la empresa, estado de la empresa, equipo de software y hardware de la empresa y

logros de la empresa. Yo no tenía experiencia en ese momento y no traje una libreta para anotar los puntos clave de las instrucciones después, tenía miedo de publicarlas nuevamente;

Me sentí incompetente y no pedí instrucciones al director general. No tuve más remedio que escribirlo desde el recuerdo de mi cabeza y el resultado fue una introducción.

Para nada. Posteriormente le pregunté al director general y preparé un cuaderno para anotarlo. Siguiendo las instrucciones del director general,

escribí un perfil de empresa que satisfizo a todas las partes.

A partir de este incidente, me di cuenta de la importancia de registrar cuando recibo significado.

Nota: Cuando los estudiantes respondan esta pregunta, solo podrán elegir una respuesta. Pero preste atención a las noticias

Responda de acuerdo con las ideas anteriores; y preste atención a la combinación de materiales didácticos y respuestas reales. Es necesario explicar brevemente los puntos de conocimiento relevantes del libro de texto y también hablar sobre su propia experiencia basada en la realidad. La mayoría de las razones por las que pierde puntos en esta pregunta no se refieren a sus sentimientos basados ​​en la realidad. Estudiantes

Los estudiantes deben prestar atención al responder esta pregunta.

Tarea 2

Primero, desde la perspectiva del trabajo administrativo, compare y explique las similitudes y diferencias entre hacer llamadas telefónicas y contestar llamadas telefónicas.

(1) Todos saludan primero y luego transmiten su mensaje.

(2) Todos deben mantener una actitud paciente y entusiasta.

(3) En; al final de la llamada, haga que la otra parte se sienta feliz;

(4) Todos deben expresarse de manera concisa.

Diferente:

(1) Al realizar una llamada, primero debe averiguar el número de teléfono de la otra parte; contestar el teléfono después de sonar de 2 a 4 veces.

(2) Al realizar una llamada telefónica, confirme las partes clave nuevamente antes de colgar; no existe tal paso al contestar el teléfono.

En segundo lugar, comprenda los usos básicos de la "videoconferencia" y la "conferencia telefónica interactiva" y compare sus diferencias con las reuniones generales.

Habla de las ventajas, desventajas o precauciones de cada uno.

(1) Propósito básico:

El propósito principal de la "videoconferencia" es permitir que dos partes distantes hablen cara a cara y disfruten de documentos, gráficos y videos.

Información de uso, etc.

El propósito básico de la "llamada de conferencia interactiva" es permitir que unidades o individuos organicen países multipartitos en cualquier teléfono.

Las llamadas de conferencia internacionales, nacionales o locales tienen un sonido claro como el de una habitación.

(2)La diferencia entre ellas y las reuniones ordinarias:

Pueden eliminar limitaciones de tiempo y espacio.

(3) Sus respectivas ventajas y desventajas:

"Videoconferencia"

Excelente: amplio rango de acceso, eliminando restricciones de tiempo y espacio, imagen vívida Mala; : Los requisitos técnicos son altos.

"Conferencia telefónica interactiva"

Excelente: conveniente, ahorra tiempo y es eficiente, elimina limitaciones de tiempo y espacio, con funciones de confidencialidad, conteo y reproducción de palabras de bienvenida.

Función; Desventajas: alto costo y alto contenido técnico.

3. Responder brevemente a las normas generales de clasificación de correo.

(1) Ordenar por nombre del destinatario;

(2) Clasificar los correos electrónicos según su importancia

(3) Por departamento de recepción Ordenar por nombre.

Cuarto, ¿cómo manejar los correos electrónicos cuando el jefe no está?

La respuesta a esta pregunta se puede encontrar en la página 72 del libro de texto. Hay una respuesta clara en el libro de texto, por lo que no entraré en detalles aquí.

5. ¿Cómo gestionar adecuadamente la negativa del jefe a recibir visitas?

(1) Cuando el jefe está en una reunión;

(2) Cuando el jefe está ocupado

(3) Cuando el jefe está a punto de hacerlo; salir;

(4) Cuando se visita desde lejos o se tienen asuntos importantes.

Seis y Siete

Tarea 3

1. ¿Cuántos tipos de horarios hay? Tomemos uno de ellos como ejemplo y hagamos una lista de citas ××.

Tipo de agenda:

(1) Agenda de citas anual. Es una lista de las principales actividades comerciales diarias de una empresa y las actividades empresariales relacionadas cada año.

Las actividades registradas incluyen juntas de accionistas, reuniones de directorio, aniversarios de empresas, vacaciones anuales, etc. Por lo general, a principios de año, se preparará un cronograma de niveles de actividades durante todo el año y luego se notificará a todos los departamentos.

(2) Plan de progreso mensual, plan de progreso semanal y plan de progreso diario.

El formulario de reserva mensual es un plan de reserva de un mes extraído del formulario de reserva anual, y mensualmente se rellena la información a realizar en ese mes.

Reuniones, entrevistas, viajes de negocios, visitas y otros planes programados.

El plan semanal es un plan semanal en el plan mensual, que es más detallado que el plan mensual.

El formulario de reserva diaria consiste en escribir el plan de reserva para un día a partir del formulario de reserva semanal y, además, realizar reservas detalladas de manera oportuna.

Actividades empresariales desde la mañana hasta la noche.

Para la preparación de varios formularios de reserva, consulte los ejemplos del libro de texto P.166-P.170.

2. ¿Cuáles son las principales tareas del personal de secretaría a la hora de ayudar al jefe?

Servicio refrescante.

Cuando el jefe llega a la empresa a trabajar por la mañana o regresa de salir y el trabajo termina, el dependiente puede traer algunas bebidas o preparar el cabello mojado a tiempo.

Las toallas pueden ayudar al jefe a eliminar la fatiga laboral, aliviar su estado de ánimo y permitirle trabajar con energía.

Asistencia personalizada.

El método de asistencia debe basarse en la situación real. Uno está relacionado con el negocio y el otro son asuntos puramente privados relacionados con el jefe:

(1) Cuando se indique específicamente: aunque es un asunto privado del jefe, pero se considera relevante para la imagen del jefe.

Las secretarias deben manejar estos asuntos triviales para el jefe de principio a fin, para que el jefe pueda obtener total comodidad.

(2) Cuando haga una solicitud puramente personal, en este caso, trátela como un jefe que trata al personal de secretaría como colegas subordinados.

Guanxi le ayuda a resolver asuntos personales.

Gestión de fincas. Incluyendo:

(1) Gestión de ingresos salariales: si los ingresos salariales alcanzan una cierta cantidad, o hay más de dos fuentes de ingresos, el exceso de ingresos distintos del salario

el oro debe ser declarado de acuerdo con las leyes tributarias. Especialmente cuando hay una gran cantidad de ingresos adicionales, como honorarios de manuscritos, regalías y honorarios por conferencias, el personal de secretaría debe conservar los documentos para declarar los ingresos o encargarse de los procedimientos de declaración directamente para el jefe.

(2) Gestión de cheques: lo más importante es conservar el talonario y el sello del cheque. El personal de secretaría debe revisar

los libros y los sellos se guardan por separado para evitar robos y suplantaciones.

Otras personas. Por ejemplo, cada año, durante varios festivales, cuando el jefe recibe un regalo, a veces le pide a su secretaria que le escriba una carta de agradecimiento como recuerdo.

3. La tercera pregunta es principalmente proporcionar a los estudiantes una plantilla para escribir una "lista de tareas de trabajo" y que los estudiantes puedan aprender una.

Baja. Lo mejor es escribir una "lista de tareas laborales" basada en este modelo y combinada con su propia práctica laboral.

Tarea 4

Primero explicar brevemente las características básicas del inglés hablado y las situaciones generales en las que se utilizan los honoríficos.

Características básicas del lenguaje hablado:

(1) La pronunciación desaparece inmediatamente después de ser escuchada, pero el significado es claro y puede permanecer en la memoria. Así que déjelo claro:

Intente ser lo más popular, vívido y estándar posible para que la gente pueda entenderlo de inmediato y dejar una impresión.

(2) Hay presión. En el lenguaje hablado, los elementos que necesitan ser enfatizados se expresan a través del estrés.

(3) Ambigüedad. Porque los caracteres chinos tienen más de un sonido.

(4) El lenguaje hablado varía con el tiempo, el lugar y el objeto. Por ejemplo, en ocasiones solemnes se debe estandarizar el habla.

Estándar y conciso; durante los descansos, el lenguaje hablado puede ser más animado y la entonación puede ser relajada y alegre.

Situaciones generales en las que se utilizan honoríficos:

(1) Por supuesto, los honoríficos se utilizan para personas a las que respetas.

(2) También es necesario utilizar honoríficos al hablar con personas desconocidas o en situaciones formales (situaciones de negocios o discursos y conversaciones en bodas, funerales, celebraciones)

(3) Los honoríficos generalmente están dirigidos a:

Personas mayores o mayores que usted; personas con cargos, títulos profesionales o estatus sociales superiores, darse (darse) un favor; ;

Personas que esperan recibir ayuda o amor de otra parte.

En segundo lugar, explique brevemente la elección de los temas sociales.

Los temas adecuados incluyen:

(1) Hablar sobre temas que interesan a ambas partes y que tienen los mismos intereses, como intenciones de cooperación;

(2 ) La mayoría de la gente Temas populares como el clima, noticias de actualidad, informes deportivos, etc.

(3) Temas que expresan características locales o nacionales, como construcción económica local, lugares escénicos, celebridades históricas, personajes locales, etc.

Amor, etc.

(4) Temas más elegantes, como música clásica, caligrafía, pintura, obras maestras chinas y extranjeras, exposiciones, tareas de noticias, etc. ;

(5) Temas de experiencias de vida positivas y saludables;

(6) Historias divertidas y chistes inofensivos a veces pueden animar el ambiente.

Los temas inapropiados incluyen:

(1) Temas que deberían ser tabú. Como la vida privada.

(2) Temas desagradables. Como enfermedad, invalidez, muerte, asesinato, escándalo, tragedia, etc.

(3) Temas demasiado delicados. Por ejemplo, diferencias en hábitos de vida personales, creencias religiosas y opiniones políticas.

(4) No estoy familiarizado con el tema. Si sabes un par de cosas sobre temas profesionales, no juegues a la ligera.

(5) Muestra tu tema.

(6) Temas vulgares y pornográficos.

(7) Temas confidenciales que no deben discutirse. Por ejemplo, temas relacionados con secretos comerciales.

3. ¿Cuáles son las principales formas de uso de los sellos y cuál es el alcance de uso de los sellos de firma, sellos de costura y sellos de corrección?

Las principales formas de uso del sello son:

(1) firma y sello; (2) sello de enmienda (3) consulte el capítulo del certificado (4) sello de montar; (5) Sello del lado de conducción; (6) Sello (7)

Sellado y precintado.

Ámbito de aplicación de los sellos de firma, sellos de costura y sellos de corrección:

(1) El sello de firma se coloca en la firma del autor del documento para mostrar la legitimidad del autor y la validez del documento.

(2) El sello de costura se utiliza para cartas oficiales y cartas de presentación con talones, y se estampa en la línea de costura donde se unen el documento original y el talón.

(3) El sello de corrección se utiliza para corregir errores tipográficos, caracteres faltantes, caracteres redundantes y caracteres invertidos en la redacción de documentos oficiales, y se considera un autor legal.

Carta de corrección.

4. Describa brevemente los procedimientos de recepción de documentos y los principios básicos de su distribución.

Proceso de procesamiento del correo electrónico: firma, desembalaje, registro, distribución, planificación, aprobación, compromiso, urgencia -

-Anótelo.

Principios básicos de asignación:

(1) Solicitudes de instrucciones e informes sobre temas importantes que son documentos directivos o que tienen fuertes implicaciones políticas y están relacionados con el trabajo general de la agencia.

Dichos documentos deben enviarse al jefe del departamento de la oficina o al líder de la agencia para su revisión o procesamiento;

(2) Documentos que pertenecen a los asuntos diarios de la agencia y tienen un división clara del trabajo, o tener instrucciones o instrucciones regulares con reglas a seguir.

Los documentos oficiales se distribuirán a los departamentos o unidades de ejecución pertinentes para su revisión de acuerdo con la división del negocio;

(3) Para los documentos distribuidos a los líderes de las agencias para su revisión y aprobación, un " "Formulario de Procesamiento de Documentos" debe completarse y enviarse junto con los documentos;

(4) Memorandos, cartas de invitación, cartas de presentación, anuncios, avisos, etc. , no se registre, entréguelo directamente a la persona a cargo específica;

(5) Cuando la cantidad de documentos es pequeña y varios departamentos (o líderes) quieren leerlos, deben procesarse primero y luego lee.

Primero organizar, luego coorganizar, primero director, luego subdirector, y luego revisar y manejar por separado, con el director como eje y radio del ciclo.

5. Según las características de los documentos archivados, ¿cuáles son los principales tipos? A partir de las características del problema, explique brevemente los conocimientos básicos del archivo.

Significado.

Tipo:

(1) Según las características de la pregunta; (2) Según las características del autor; (3) Según las características del tipo de lengua, los trabajos de prueba se archivan; (4) Según las características de la época

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Archivo; (5) Según las características regionales;

La importancia del archivo según las características del problema:

Los documentos que reflejan un mismo problema se componen de archivos, que pueden reflejar un determinado aspecto o la interconexión de un problema específico.

Situación de departamento y procesamiento, la más utilizada.

6. Discuta la importancia de la utilización de archivos desde la perspectiva de los métodos de utilización de archivos.

(1) Mediante la habilitación de una sala de archivos, se pueden facilitar originales o copias de archivos para préstamo o lectura directa.

(2) A través de determinados sistemas y programas, como el; sistema de tarjeta de préstamo, sistema de recordatorio y sistema de identificación de transferencia, puede

proporcionar préstamo de documentos;

(3) hacer varias copias basadas en los archivos originales y realizar intercambios pagados de archivos, que puede mejorar la utilización de los archivos;

(4) El uso de registros e información relevantes en archivos ocultos puede proporcionar a los solicitantes evidencia escrita para confirmar ciertos hechos;

(5) Secretario y archivero Basándonos en los archivos, podemos proporcionar respuestas profesionales a las preguntas relevantes del solicitante.

Para servicios de consultoría;

(6) Imprimir el catálogo de archivos en volúmenes y distribuirlos a los departamentos pertinentes para el intercambio de información;

(7) Mediante la organización de Archivos exposición, dar pleno juego al papel de los archivos.