Una breve discusión sobre cómo administrar bien los archivos electrónicos
En diversos campos, todos inevitablemente entrarán en contacto con artículos, que son herramientas de comunicación académica. Creo que escribir un artículo es un dolor de cabeza para muchas personas. La siguiente es mi teoría sobre cómo administrar archivos electrónicos para su referencia. Espero que sea útil para los amigos que lo necesiten.
Resumen: Este artículo analiza brevemente cómo mejorar y promover la gestión de archivos electrónicos, esperando mejorar la actual situación de atonía de la gestión de archivos electrónicos a través de estas iniciativas y estrategias.
Palabras clave documentos electrónicos; gestión de archivos;
La tecnología informática y la tecnología de la información son las principales tecnologías para el desarrollo de la sociedad moderna, porque el número de archivos electrónicos entre empresas y unidades está aumentando. Estos archivos electrónicos incluyen íconos y texto, así como software de computadora y materiales audiovisuales, todos los cuales son archivos electrónicos. Cuando se archiva, un documento electrónico se convierte en un documento electrónico. La aplicación, almacenamiento y transmisión de estos archivos electrónicos deben garantizar la seguridad y precisión durante el período, de modo que los archivos electrónicos puedan tener credibilidad y valor de uso. Por lo tanto, cómo gestionar bien los archivos electrónicos es un importante avance en el trabajo actual de gestión de archivos y tendrá un impacto significativo en el desarrollo futuro de la industria de los archivos y la credibilidad social.
1. El impacto del uso de archivos electrónicos en la gestión de archivos
1.1 Los documentos electrónicos se han convertido en el pasado en un sustituto de los documentos en papel.
La irrupción de la tecnología informática es sin duda el inicio del interés de las personas por los documentos electrónicos. Los documentos electrónicos registran datos en discos con la ayuda de terminales de computadora, por lo que su contenido se almacena en medios electrónicos extraíbles, como discos y discos ópticos. La característica más importante de los archivos electrónicos es que una vez generados todos los materiales, pueden copiarse y circularse en grandes cantidades, difuminando así los límites entre archivos y archivos. En segundo lugar, tras una larga práctica, la gestión de archivos en papel ha resumido un conjunto de procesos, estrategias y principios de trabajo, como el sistema de archivo de documentos. El archivo de documentos es el punto de partida del proceso de trabajo archivístico y el punto de integración del trámite y el trabajo archivístico. Una vez formados los documentos, el departamento administrativo los recopilará y archivará. Se entrega al departamento de archivos para su gestión y generalmente se archiva una vez al año. Los archivos electrónicos son en tiempo real, se generan al mismo tiempo que se modifican y se almacenan en medios electrónicos como las computadoras. Por tanto, las computadoras son la base de los archivos electrónicos. Si está archivado, debe transferirse en disco o CD. El alcance del archivado no debe abarcar sólo los archivos que han sido procesados y tienen valor de conservación, sino que también debe incluir software de lectura de archivos e incluso sistemas operativos.
1.2 La aplicación de documentos electrónicos permite combinar documentos libremente.
El uso de sistemas de automatización de oficinas para combinar libremente archivos electrónicos puede lograr la separación de la información de los archivos electrónicos y la clasificación de entidades de archivo también puede ser reemplazada por una clasificación conceptual, porque el resultado de la clasificación de entidades solo puede reflejar una conexión de atributo. Esta disposición de una sola línea es necesaria para la operación y gestión manual de archivos, pero los archivos electrónicos se pueden clasificar y organizar de forma rápida, eficaz y desde múltiples ángulos a través de sistemas informáticos, y ya no es necesario clasificarlos y organizarlos como los documentos en papel.
1.3 El impacto de la aplicación de los expedientes electrónicos en los atributos esenciales de los archivos
Los registros originales son los atributos esenciales de los archivos. Este tipo de registro original se refleja en el contenido de los archivos, por un lado, y en la forma de los archivos, por el otro, como las transcripciones manuscritas de los partidos y los autógrafos de los dirigentes, que son todos verdaderamente originales. . Lo que distingue a los archivos de información como libros, inteligencia y materiales es que son registros originales de archivos y tienen la función de documentos legales. En sistemas ofimáticos, redacción de documentos electrónicos. Las modificaciones e impresiones se realizan en ordenadores, que son fáciles de modificar y copiar, de modo que ya no existen el contenido y las características formales que mejor reflejan los registros originales de los archivos. Un documento electrónico es el último texto en un sistema informático de procesamiento de textos. No existe diferencia entre un borrador y un manuscrito impreso, y no existe diferencia entre un original y una copia. Incluso resulta difícil trazar una línea artificial entre documentos y archivos.
1.4 El impacto de la aplicación de los documentos electrónicos en el principio de procedencia del archivo
El principio de procedencia incluye dos vertientes: desde fuera respeta a todo el clan, y desde fuera En su interior respeta el orden original. En la actualidad, con la generación de un gran número de documentos electrónicos, estos últimos reciben cada vez más atención.
La sabiduría convencional sostiene que un sistema de recuperación de documentos basado en el principio de procedencia debe basarse en el creador del documento o proveedor de información y la organización de sus documentos. Los archivos sólo pueden organizarse y entenderse correctamente a la luz de su origen y desde la perspectiva de la responsabilidad jurídica y de la gestión administrativa del fundador. Sin embargo, durante el proceso de formación, los archivos electrónicos ya no corresponden estrictamente a agencias, grupos e instituciones existentes. Las personas pueden copiar, modificar y reorganizar la información de los archivos en cualquier momento según sea necesario, alterando o destruyendo el orden original de los archivos.
1.5 El impacto de la aplicación de los archivos electrónicos en el contenido teórico de la investigación en archivística viene determinado por el objeto de la investigación.
En el pasado, la investigación teórica en archivística se centraba principalmente en los archivos en papel. Después de la aparición de los archivos electrónicos, los objetos del trabajo de archivo cambiaron y, naturalmente, los objetos de la investigación teórica. Se reexaminarán algunas conclusiones y modelos originales, se actualizarán y complementarán ideas y principios de gestión originales, y se enriquecerá y mejorará el sistema disciplinario de ciencias de archivo original. Todos estos temas de investigación giran en torno a los documentos electrónicos. Como tecnología de clasificación de documentos electrónicos, tecnología de protección de seguridad de la información, tecnología de prevención de virus informáticos, etc. , se convertirá en el contenido esencial de la investigación teórica sobre archivos.
2. ¿Cómo mejorar la gestión de expedientes electrónicos?
2.1 Deben existir los trabajos técnicos necesarios para el archivo electrónico de documentos.
Es muy común que los documentos electrónicos hagan referencia a documentos nuevos, pero este proceso requiere que los archiveros tengan un conocimiento profundo del campo de trabajo de la modificación de documentos, gestionen y orienten la recopilación y gestión de estos documentos electrónicos. y garantizar que estos documentos electrónicos sean La originalidad del documento, con una comprensión clara de la autenticidad y exactitud del documento electrónico. Estos requisitos se basan en una potente identificación y procesamiento técnico. Los archivos electrónicos archivados se pueden modificar a solo lectura, lo que puede evitar que los archivos electrónicos se modifiquen a voluntad, proteger e identificar los originales de los archivos electrónicos, mejorar la confiabilidad de los archivos electrónicos y hacer que tengan la función social de los documentos en papel.
2.2 Pensamiento y cognición
En primer lugar, trabajamos en el modo de trabajo tradicional de documentos en papel y formamos conceptos inherentes. Hay muchas dudas e inquietudes sobre los archivos digitales, por lo que nuestro conocimiento de los archivos electrónicos es muy superficial. Aunque luego llevamos a cabo la construcción de digitalización e informatización de la gestión de archivos, solo nos quedamos en la forma y la superficie, digitalizando e informatizando los archivos sin prestar atención a su gestión, lo que sin duda es la mitad de resultado con el doble de resultado. No gestionar los archivos electrónicos es un desperdicio de recursos de archivo y conduce al caos en la gestión de archivos. Además, la información en la era de la información está aumentando demasiado rápido y es fácil caer en un círculo vicioso de punto muerto. Por lo tanto, además de introducir la construcción de archivos electrónicos, también es necesario fortalecer la construcción ideológica, aumentar el pensamiento y la cognición, realizar investigaciones sobre la gestión de archivos electrónicos y guiar la gestión científica de los archivos hacia un círculo virtuoso.
2.3 Garantizar la seguridad de los documentos electrónicos.
La tecnología de la información requiere que pensemos profundamente en su seguridad, originalidad y autenticidad, y que encontremos formas de garantizar estas condiciones básicas. La seguridad de los sistemas de gestión informática y de las bases de datos es una parte importante de la seguridad de los documentos electrónicos. Se debe estandarizar la recopilación, el archivo, la clasificación y la utilización de archivos electrónicos, se debe utilizar la autenticación de identidad para obtener diferentes calificaciones de llamada de archivos, se debe fortalecer la construcción de tecnología de seguridad de transmisión de red para reducir el robo y la pérdida de archivos, se deben realizar copias de seguridad de los datos existentes y Guardado, y la sala de almacenamiento debe prestar atención a la prevención de incendios y robos, a prueba de humedad.
2.4 Mejorar la exactitud, exhaustividad y autenticidad de los documentos electrónicos.
Los documentos electrónicos se diferencian de los documentos en papel y es difícil distinguir su originalidad. Los documentos electrónicos fluyen con frecuencia. Si el trabajo de recopilación no se realiza bien, es probable que se pierdan los archivos electrónicos. Por lo tanto, para mejorar la precisión, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, necesitamos fortalecer la construcción de sistemas de archivos electrónicos y garantizar el efecto legal estable de estos documentos electrónicos a través del sistema, haciendo que los documentos electrónicos sean valiosos. Los documentos electrónicos se modifican fácilmente, por lo que pueden existir diferentes versiones en su computadora. En este momento es necesario gestionar estos documentos de forma unificada y determinar el borrador final.
3. Conclusión
La gestión de archivos electrónicos es el trabajo básico de la gestión de archivos moderna. Para mejorar la calidad de la gestión de archivos electrónicos, debemos resumir el estado actual del trabajo, analizar las razones de su existencia y realizar mejoras activamente para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo.
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