¿Cómo auditan las empresas farmacéuticas a sus proveedores?
La auditoría de proveedores es la evaluación del desempeño y la auditoría anual del sistema de calidad de los proveedores existentes. Es una parte importante del proceso de gestión de proveedores. Se basa en un análisis de encuestas del mercado de suministro y en una selección preliminar de proveedores potenciales. La auditoría del sistema de calidad de proveedores es un aspecto importante de la auditoría de proveedores. Dado que la gestión de la calidad ocupa una posición especial e importante en la gestión corporativa, las empresas generalmente enumeran las auditorías del sistema de calidad de los proveedores por separado. Por supuesto, también se puede utilizar como parte de la auditoría de proveedores junto con la auditoría de proveedores dependiendo de la situación.
De acuerdo con los diferentes niveles de madurez de los diferentes proveedores de materiales, se pueden organizar auditorías de proveedores antes, durante y después de la certificación de proveedores. El objetivo es confirmar y seleccionar los mejores proveedores y optimizar la estructura de proveedores. ventaja.
Niveles de auditorías de proveedores
En lo que respecta al nivel de control de adquisiciones y suministros, las auditorías de proveedores pueden limitarse al nivel de producto, nivel de flujo de proceso, nivel de sistema de garantía de calidad, e incluso proveedor El nivel general del sistema de gestión (nivel de empresa).
(1) Jerarquía de productos. Principalmente para confirmar y mejorar la calidad del producto del proveedor. Los métodos de implementación incluyen la inspección de aprobación de productos o muestras antes del suministro formal y la inspección de la calidad del material entrante durante el proceso de suministro.
(2) Nivel de proceso. Este nivel de auditoría se aplica principalmente a productos cuya calidad depende en gran medida del proceso de producción. Para garantizar la confiabilidad de la calidad del suministro, a menudo es necesario profundizar en el sitio de producción del proveedor, comprender el flujo de su proceso y confirmar que su nivel de proceso, sistema de control de calidad y equipos e instalaciones correspondientes pueden cumplir con los requisitos de calidad del producto. Este nivel de auditoría incluye una revisión de los procesos, así como la validación de procesos en sitio del proveedor y ajustes debido a una calidad inconsistente durante el proceso de suministro.
(3)Niveles del sistema de aseguramiento de la calidad. Esta es una auditoría de todo el sistema y proceso de calidad del proveedor con referencia a las normas ISO9000 u otras normas del sistema de calidad.
(4) Nivel empresa. La auditoría a nivel de empresa es el nivel más alto de auditoría de proveedores. No solo examina el sistema de calidad del proveedor, sino que también examina los procesos de gestión de las principales empresas, como el nivel de gestión de proveedores, el control financiero y de costos, el sistema de fabricación planificado, el sistema de información y. Capacidades de ingeniería de diseño.
De hecho, para los proveedores comerciales comunes, los compradores generalmente se limitan a auditorías a nivel de producto y de proceso, pero si los compradores quieren elegir socios, la situación es diferente, especialmente aquellos con una gestión estricta, grandes empresas internacionales. Las empresas con tecnología avanzada suelen utilizar sistemas de garantía de calidad y auditorías a nivel de empresa para controlar sus sistemas de gestión de la cadena de suministro.
Métodos de auditoría de proveedores
Los principales métodos de auditoría de proveedores se pueden dividir en juicio subjetivo y juicio objetivo. El llamado método de juicio subjetivo se refiere al juicio de proveedores basado en impresiones y experiencias personales, el cual carece de estándares científicos y es muy general y vago. El método de juicio objetivo se refiere a la evaluación y reconocimiento cuantitativo de proveedores en base a estándares preestablecidos. o directrices, incluido el método de encuesta, el método de evaluación de puntuación in situ, el método de evaluación del desempeño del proveedor, el método de auditoría integral del proveedor, el método del costo total, etc.
(1) Método de investigación. El método de encuesta se refiere al método de preparar con anticipación algunos formularios de encuesta en formato estándar, enviarlos a diferentes proveedores para que los completen y luego recopilarlos para compararlos. Este método se utiliza habitualmente para pujar, buscar precios y obtener un primer vistazo a la oferta.
(2) Método de puntuación e identificación in situ. El método de evaluación de puntuación in situ es un método que prepara algunas preguntas con antelación, les da formato y luego organiza a profesionales de diferentes departamentos para que vayan al sitio del proveedor para su inspección y confirmación.
(3) Evaluación del desempeño de proveedores. La evaluación del desempeño de los proveedores se refiere al seguimiento, evaluación y evaluación del estado del suministro, la calidad y el precio de los proveedores existentes que ya han suministrado bienes.
(4) Evaluación integral de proveedores. La auditoría integral de proveedores es una auditoría integral organizada a nivel de empresa proveedora, que incluye calidad, ingeniería, planificación, adquisiciones y otros profesionales. Generalmente se utiliza una combinación de encuesta por cuestionario y auditoría in situ.
(5) Método de coste global. El método del costo total es un método que reduce el costo total del proveedor a un nuevo nivel, reduciendo así el precio de compra.
Requiere la plena cooperación del proveedor. El comprador organiza un equipo de expertos sólido e integral para realizar un análisis completo y detallado de las finanzas y los costos del proveedor, encontrar formas de reducir los costos y exigir al proveedor que implemente y mejore los beneficios mejorados. son compartidos por ambas partes.
Procedimientos de auditoría de proveedores
1) Investigación de mercado y recopilación de información de proveedores.
Las auditorías a proveedores se basan en la investigación y análisis del mercado de suministro. Investigar el mercado de suministros y recopilar información y datos de los proveedores son los requisitos previos para la auditoría. Sólo dominando la información detallada de los proveedores podremos realizar una revisión objetiva y justa de los proveedores. En la etapa de investigación de mercado, la información del proveedor se recopila principalmente de aspectos como la distribución del mercado del proveedor, la calidad y el precio de los bienes comprados y la escala de producción del proveedor.
2) Determinar los principales indicadores para la auditoría de proveedores.
Los diferentes proveedores tienen diferentes indicadores de auditoría. Necesitamos formular indicadores de auditoría específicos para los proveedores auditados en función de la situación real del proveedor y las características de los bienes adquiridos por la unidad.
3) Establecer un equipo de revisión de proveedores.
Para la auditoría de proveedores, se deben establecer los equipos de auditoría correspondientes según los diferentes proyectos de adquisiciones. Para algunos productos y proyectos estándar con montos relativamente bajos, el personal de compras puede formar sus propios equipos de revisión. Este método es el más simple, rápido y conveniente; para productos no estándar y proyectos de mayor valor, se puede configurar un equipo multifuncional o un equipo de productos básicos para realizar tareas de auditoría. El llamado grupo multifuncional se refiere a una organización temporal de revisión de proveedores compuesta por personal del departamento de compras, departamento de calidad, departamento de gestión de materiales, departamento de investigación y desarrollo de ingeniería, supervisor o departamento de finanzas según la naturaleza de los bienes adquiridos.
4) Puntuación integral
El último paso en la revisión de proveedores es realizar una puntuación integral del proveedor. Para cada elemento de auditoría, la importancia se compara entre sí y se otorga una puntuación diferente. Después de que el equipo de auditoría determine el contenido de la auditoría y el peso del suministro, puede preparar una hoja de puntuación de calificación del proveedor basada en los comentarios del cuestionario del proveedor y los datos de la encuesta in situ.
Contenido de la auditoría de proveedores
Debido a las diferencias en las condiciones de los proveedores (cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas), deben existir elementos de puntuación objetivos como base para la selección de proveedores calificados. . Por lo tanto, las auditorías de proveedores deben desarrollar contenidos de auditoría detallados, que generalmente incluyen los siguientes elementos.
(1) Estado operativo del proveedor. Incluye principalmente el historial comercial del proveedor, las calificaciones del responsable, el capital social, el número de empleados, los registros de finalización y el desempeño, los principales clientes y el estado financiero, etc.
(2) Capacidad de producción del proveedor. Incluye principalmente si el equipo de producción del proveedor está avanzado, si la capacidad de producción está totalmente utilizada, la distancia espacial del edificio de la fábrica y si la mano de obra para las operaciones de producción es suficiente.
(3)Capacidades técnicas. Incluye principalmente si la tecnología del proveedor es desarrollada por él mismo o importada del extranjero, si coopera con instituciones de desarrollo de tecnología de renombre internacional, evaluación técnica de productos existentes o productos de prueba, ciclo de desarrollo de productos, número de personal técnico y nivel de educación, etc.
(4) Sistema de gestión. Incluye principalmente si el proceso de producción es fluido y razonable, qué tan eficiente es la producción, si el control de materiales está informatizado, si el plan de producción cambia con frecuencia y si la operación de adquisición proporciona una buena base para el cálculo de costos.
(5)Gestión de la calidad. Incluye principalmente políticas y políticas de gestión de calidad, la implementación del sistema de gestión de calidad, si existe un manual del sistema de gestión de calidad, si existe un plan operativo de garantía de calidad, si existen objetivos anuales de inspección de calidad, si existen niveles de evaluación de políticas. instituciones y si ha pasado la certificación ISO9000.