¿Quién tiene los procedimientos de gestión de comunicación interna y externa para la inspección de fábricas del ICTI?
1 Propósito: fortalecer la comunicación y la cooperación con las partes interesadas internas y externas, estandarizar la comunicación de información interna y externa de la empresa y garantizar. el funcionamiento efectivo del sistema.
2. Alcance: Aplicable a todas las actividades de comunicación de información de responsabilidad social interna y externa de la empresa.
3. Facultades y Responsabilidades:
3.1. Departamento de Administración: Responsable de comunicar información a los empleados internos, gobiernos locales, representantes de los empleados y otras partes interesadas.
3.2. Departamento de Compras: Responsable de comunicar la información a los clientes (compradores), proveedores y subcontratistas.
3.3. Representante de la dirección: proporciona orientación y apoyo, sujeto a la aprobación de los altos directivos.
3.4.Otros departamentos y representantes de los empleados: apoyar y cooperar en la comunicación de información interna y externa.
4. Definición:
4.1 Partes interesadas en la responsabilidad social: se refieren principalmente a sindicatos locales, cámaras de comercio, organizaciones de protección infantil, organizaciones de la Liga Juvenil Comunista y organizaciones laborales.
5. Contenido de la gestión:
5.1. Requisitos generales para la comunicación interna y externa:
5.1.1 La comunicación de la información puede ser en forma oral o escrita, o Utilice otros métodos apropiados como llamadas telefónicas, faxes, correos electrónicos, seminarios, conferencias de prensa, etc.
5.1.2 Se deben mantener registros y pruebas adecuados para la comunicación de información interna y externa.
5.1.3 Una vez recibida la información sobre consultas, consultas y quejas, se debe verificar lo antes posible la identidad del solicitante y del reclamante (incluido el nombre, cargo, agencia de servicios y número de teléfono, etc.). y comprobado el motivo de la consulta o denuncia. Consulte el "Procedimiento de gestión de quejas" para conocer las operaciones detalladas.
5.1.4 Explicar las políticas y procedimientos de la empresa en respuesta a problemas o quejas, manejar los problemas y quejas de manera adecuada y proporcionar resultados oportunos. Los problemas importantes deben informarse a los altos directivos para su aprobación.
5.1.5 Cuando se descubren violaciones de las políticas, leyes, regulaciones o estándares ICTI de la empresa, se deben tomar medidas correctivas y correctivas con prontitud. Cuando la situación sea grave, se deberá informar oportunamente al gerente general.
5.1.6 Durante el proceso de intercambio de información, preste atención a proteger la privacidad personal y los secretos comerciales de la empresa.
5.2.Comunicación de información interna:
5.2.1. El departamento administrativo es responsable de comunicar oportunamente las políticas de responsabilidad social y el sistema de gestión de la empresa a los distintos departamentos y empleados.
5.2.2. La información generada durante la operación del sistema de gestión de responsabilidad social debe comunicarse a los departamentos y al personal relevantes de manera oportuna de acuerdo con los requisitos de las políticas y procedimientos, y su contenido y resultados del procesamiento. debe registrarse.
5.2.3. Las consultas, preguntas y quejas de los empleados serán recopiladas y respondidas por los representantes de los empleados o los departamentos administrativos.
5.3.Intercambio de información externo:
5.3.1. El departamento de compras es responsable de la comunicación de información con proveedores y subcontratistas, y el departamento comercial es responsable de la comunicación de información con los clientes (compradores). ). Responsable, la comunicación con los gobiernos locales, sindicatos y otros actores externos es responsabilidad del Departamento de Administración. Los representantes de la dirección deben proporcionar orientación y apoyo y, cuando sea necesario, se debe obtener la aprobación de la alta dirección.
5.3.2. Cualquier persona dentro de la empresa que reciba documentos, llamadas telefónicas, faxes u otra información del exterior debe ser entregada al departamento responsable mencionado anteriormente y tratada según la situación.
5.3.3. Las solicitudes de inspección, visita o visita de gobiernos locales, sindicatos u otras partes interesadas externas deberán ser recibidas por el Departamento de Administración y reportadas al representante de la gerencia para su asistencia.
5.3.4. Las opiniones, sugerencias, quejas o preguntas planteadas por partes interesadas externas serán investigadas y verificadas por el departamento responsable, manejadas adecuadamente, respondidas de manera oportuna y reportadas al representante de la gerencia para su registro. .
5.3.5. Los representantes de la gerencia visitan periódicamente a los grupos de partes interesadas locales para solicitar opiniones y sugerencias de otros, informar a la empresa sobre el progreso y los efectos de la implementación de los estándares ICTI y proporcionar datos e información relevantes, incluida la revisión y revisión de la gerencia. monitorear los resultados de las actividades.
5.3.6. Si existen requisitos contractuales, los representantes de la gerencia deben proporcionar información y canales razonables para obtener información a las partes relevantes para verificar si la empresa cumple con los requisitos de los estándares ICTI. Si existen requisitos adicionales en el contrato, la empresa exigirá a los subcontratistas del proveedor que proporcionen los arreglos y canales anteriores a través de los términos del contrato de adquisición.
6.Documentos relacionados
6.1 Estándares de operación empresarial del ICTI Consejo Internacional de la Industria del Juguete.
7. Forma de uso: (ninguno)