Un breve análisis de la aplicación de los conceptos de consultoría de gestión 5S en la gestión de información personal
1, Organización
El propósito de organizar la información personal es liberar espacio para un uso flexible. Con el desarrollo de la tecnología de la información moderna, tenemos más memoria, como tarjetas de memoria para cámaras digitales, discos duros de computadoras, tarjetas SIM de teléfonos móviles, etc. Sin embargo, la capacidad de estas memorias aún es limitada. Si no se organiza con regularidad, las libretas de direcciones o las bandejas de entrada de los teléfonos estarán llenas, las tarjetas de memoria de las cámaras digitales estarán llenas y el espacio en el disco duro de la computadora será insuficiente, lo que provocará que muchas aplicaciones no puedan ejecutarse. Las decisiones apresuradas de eliminar archivos a menudo conducen a decisiones irracionales y muchas personas se arrepienten de haber eliminado fotografías valiosas de sus cámaras digitales. Los puntos clave de la organización de la información personal incluyen: realizar una inspección exhaustiva de toda la información en el espacio de información personal; formular estándares para guardar y no guardar; eliminar y destruir archivos innecesarios; analizar la frecuencia de uso de la información y determinar su medio de almacenamiento; formular el método de tratamiento de la información inútil.
2. Rectificación
La rectificación se refiere a guardar toda la información personal en el lugar más apropiado, con el fin de reducir el tiempo para encontrar información y mejorar la eficiencia en la utilización de la información. Las características de la información personal determinan que el almacenamiento descentralizado es inevitable, pero se pueden organizar diferentes ubicaciones de almacenamiento y soportes de almacenamiento mediante la rectificación para lograr una gestión macrovisual. Para hacer esto, primero debe dividir la información personal en tres áreas: información del punto de acceso (información que se está utilizando actualmente), como los archivos abiertos en la computadora y la computadora portátil al lado del teléfono, información de temperatura (información del trabajo), como información relacionada; a la ejecución actual Información relacionada con un proyecto o tarea información fría (información que ya no se utiliza); Elija el medio de almacenamiento más adecuado para la información en diferentes particiones, como colocar los archivos que se procesan en el escritorio de la computadora y almacenar la información que ya no se usa en discos o cintas ópticas. En segundo lugar, formular estándares de clasificación de información y establecer un sistema de clasificación de información científica basándose en el formato del soporte, el formato de la información y la fuente de la información. En tercer lugar, identifique científicamente cada soporte de almacenamiento, cada conjunto de información personal y cada carpeta, de modo que pueda conocer el contenido de la información con solo mirar el nombre de la carpeta. A través de la rectificación, se requiere que cualquier información formada o experimentada por un individuo se sepa inmediatamente en qué soporte, en qué carpeta y dónde se guarda (o debería guardarse). Esto garantizará que pueda encontrar la información que necesita rápidamente.
3. Limpieza
La limpieza de información personal se refiere a organizar eficazmente la información personal, eliminar fragmentos de información y mantener y sincronizar periódicamente las herramientas de gestión de información personal. El propósito es llevar toda la información a un administrador de información personal y al mismo tiempo mantener las herramientas de administración de información personal disponibles. A menudo tenemos esta experiencia cuando necesitamos tomar algunas fotos preciosas, encontramos que la cámara digital no está cargada o cuando abrimos el archivo en la unidad flash USB, encontramos que no es la última versión y es nueva; La versión se guarda en el disco duro de la computadora personal. Estos son los resultados de una mala limpieza. Los puntos clave de la limpieza de la información personal son: mediante la clasificación y rectificación de rutina, la información personal se encuentra en un buen estado organizativo, y al mismo tiempo, los fragmentos de información formados en diversos entornos se limpian e incorporan rápidamente al sistema de gestión de información correspondiente; Mantenimiento de herramientas de gestión de información (como teléfonos móviles, cámaras digitales, ordenadores portátiles, PDA, etc.). ) para mantenerlo en las mejores condiciones de funcionamiento en todo momento, finalmente, se debe realizar la sincronización y coordinación de diferentes herramientas de gestión de información y soportes de almacenamiento para mantener la coherencia de la información personal;
Paso 4: Limpieza
La limpieza de información personal se refiere al mantenimiento, clasificación, rectificación y limpieza de la información personal mediante el establecimiento de sistemas y normas, con el propósito de mejorar el trabajo. eficiencia y mantenimiento de la seguridad de la información personal.
El trabajo de limpieza incluye dos puntos clave: primero, estudiar las prácticas en el proceso de clasificación, rectificación y limpieza de información personal, analizar las reglas que existen en el ciclo de vida de la formación, preservación, utilización y archivo de la información personal, y estandarizar. métodos de procesamiento comunes a través del sistema la próxima vez Procesar la misma información rápidamente de acuerdo con procedimientos operativos estándar para mejorar la eficiencia del procesamiento de información personal, en segundo lugar, para mantener la seguridad de la información personal, soportes de almacenamiento de información como discos, discos ópticos, cintas, y las tarjetas de memoria deben actualizarse para garantizar su legibilidad, al mismo tiempo, se realizan copias de seguridad periódicas para incorporar el trabajo de copia de seguridad al sistema de gestión de información personal;
5. Alfabetización
La alfabetización informacional es la capacidad de saber cuándo se necesita qué información y la capacidad de localizar, adquirir, evaluar y utilizar eficazmente la información para satisfacer esa necesidad. El objetivo final de aplicar el concepto de gestión 5S a la gestión de la información personal es organizar, reorganizar, limpiar y limpiar continuamente la información personal hasta que se convierta en un hábito, y formular especificaciones de gestión y procedimientos operativos estándar en la práctica y, en última instancia, mejorar la alfabetización en información personal. , Aproveche al máximo las herramientas de gestión de información existentes para coordinar su trabajo, resolver el problema de la dispersión y fragmentación de la información personal, lograr la adquisición efectiva de información, la expresión precisa del conocimiento y mejorar la eficiencia laboral y la alfabetización personal.
Con el desarrollo de la tecnología de la información, en un futuro próximo aparecerán equipos o software de gestión de información personal más potentes, que podrán sincronizar información de diferentes operadores, diferentes ubicaciones, diferentes formatos y diferentes dispositivos, e integrar información dispersa. Llevar todo tipo de fragmentos de información al ámbito de gestión. Pero en las condiciones técnicas actuales, lo que podemos hacer es aprovechar plenamente la tecnología existente para resolver los problemas. De hecho, en el campo de la gestión de la información personal, la tecnología no es omnipotente y las propias personas son el factor dominante. La introducción del concepto de gestión 5S sistematiza, rectifica, limpia y limpia la información personal, lo que ayuda a mejorar la calidad de la información personal y salir del dilema de la información dispersa y fragmentada.