Análisis de riesgos de la implementación del sistema ERP

No hay duda de que la implementación de ERP por parte de las empresas provocará grandes cambios en todos los aspectos y traerá enormes beneficios económicos a las empresas. El sistema ERP integra todos los aspectos de las operaciones empresariales. Un sistema ERP completo es la integración de la gestión de recursos humanos, finanzas, ventas, fabricación, distribución y cadena de suministro. Esta integración puede beneficiar a las empresas de muchas maneras: respuesta rápida a las presiones competitivas y oportunidades de mercado, ensamblaje flexible de productos, inventario reducido y gestión de la cadena de suministro más eficaz. Pero cuando vemos los enormes beneficios de la implementación de ERP, debemos saber que la implementación de ERP es una revolución en la gestión de alto riesgo. Según las estadísticas, aunque hay muchos casos exitosos en proyectos de implementación de sistemas ERP, también existen riesgos considerables. En general, sólo alrededor del 65,438+05% se pueden implementar exitosamente dentro del cronograma y el presupuesto para lograr la integración del sistema. Aproximadamente la mitad de los proyectos de implementación fracasan. En la actualidad, la mayoría de los casos exitosos de implementación nacional de ERP son empresas con financiación extranjera, lo que merece una seria consideración. Sólo fortaleciendo la conciencia sobre los riesgos y previniéndolos activamente se podrá aumentar la probabilidad de una implementación exitosa de un ERP.

II. Análisis de riesgos de la implementación del sistema ERP

1. Contenidos de la implementación del sistema ERP

La implementación del sistema ERP es un proyecto de transformación de la gestión más que un proyecto puro. La implementación de proyectos de TI y sistemas ERP requiere la total cooperación de todos los departamentos e incluso de la dirección de la empresa. Por tanto, su implementación es una tarea larga y ardua. En general, la implementación del sistema ERP incluye principalmente las siguientes tareas, a partir de las cuales analizamos los riesgos ocultos:

-Análisis del proyecto y toma de decisiones

-Formación conceptual y movilización general

-Descripción de procesos de negocio y análisis de demanda

-Diseño y optimización de reingeniería de procesos de negocio

-Soluciones de tecnología TI y selección de software y hardware ERP

-Implementación del sistema ERP y operación de prueba online

-Mejora continua del seguimiento y gestión del rendimiento.

2. Riesgo interno

(1) Riesgo de software

Cuando las empresas realmente eligen sistemas ERP, algunas eligen el software porque "muchas otras empresas como nosotros son tan grandes". las empresas ya están utilizando un determinado software ERP..." o "De todos modos, este es el software más avanzado del mundo, no habrá demasiados errores al elegirlo...", lo que resulta en que el software seleccionado no sea adecuado para la actividad diaria de la empresa.

Los riesgos del software incluyen: ¿Ha definido claramente la empresa sus necesidades y expectativas? ¿Cómo evalúan las empresas de manera integral los sistemas ERP, incluidas las funciones del software, las herramientas de desarrollo, los precios, las capacidades de soporte técnico de los fabricantes de software, etc.? ¿Cómo pueden las empresas satisfacer sus necesidades reales con sistemas de software para elegir el sistema ERP más adecuado? ¿Qué departamentos y personal evalúan y seleccionan el software? Cuando una empresa elige el software del sistema ERP, ¿qué debe hacer si las opiniones de todas las partes son completamente inconsistentes?

(2)Riesgo de implementación

●Organización del equipo de implementación.

Los equipos y el personal de implementación son muy importantes para la implementación exitosa de los sistemas ERP. El equipo de implementación del proyecto está compuesto por consultores con amplia experiencia en la implementación de proyectos de sistemas ERP y gestión de procesos empresariales, así como gerentes internos, personal comercial y personal técnico dentro de la empresa; sin embargo, a menudo sucede que el personal de todas las partes no lo está; en su lugar, y el equipo de implementación está compuesto por personal técnico con experiencia en informática. La composición de la situación ocultará grandes riesgos.

●Análisis de requisitos

La selección del sistema ERP es una tarea muy compleja. De hecho, como ocurre con todos los sistemas, algunas necesidades superficiales de información del usuario se satisfacen fácilmente. La necesidad adicional de singularidad empresarial es la consideración más importante. Si el equipo de desarrollo no realiza un análisis en profundidad de las necesidades del usuario y solo considera el problema desde una perspectiva técnica, a menudo se encontrará que después de que el sistema se implemente por un período de tiempo, las necesidades comerciales y de gestión específicas no se han cumplido. En este momento, el sistema ha sido instalado y ha consumido una gran cantidad de recursos humanos y materiales.

●Tiempo de implementación

En el largo proceso de implementación de ERP, es muy importante gestionar bien el proyecto, controlar el progreso del proyecto y garantizar que todo el proceso de implementación pueda desarrollarse como se espera. Esto es crucial para el tiempo de implementación y el éxito de los proyectos ERP. Muchos proyectos de implementación de ERP no logran formular planes de implementación claros y factibles al principio y no logran alcanzar los objetivos importantes a tiempo durante el proceso de implementación, lo que hace que el proyecto quede muy lejos, que los líderes e implementadores pierdan confianza y que, en última instancia, los objetivos originales cambien. lo que lleva a un fallo a mitad de camino o consecuencias graves.

●Costo de implementación

En el proceso de implementación de ERP, es necesario invertir una gran cantidad de dinero. Al final de la implementación, los fondos a menudo exceden el presupuesto inicial y el costo de la implementación de un sistema ERP puede ser de tres a cinco veces el precio del software. El coste de contratación de consultores y otros servicios puede ascender al 30% del presupuesto total de implementación del ERP. Muchos gastos inesperados a menudo pueden aumentar drásticamente los costos, por lo que debe contar con un buen plan de control de costos.

●Seguridad del sistema

La seguridad del sistema incluye: autorización del sistema operativo, permisos de dispositivos de red, permisos de funciones del sistema de aplicaciones, permisos de acceso a datos, prevención de virus, supervisión de intrusiones ilegales, seguimiento de cambios de datos, datos Copia de seguridad y archivo seguros, normas de gestión de seguridad de la sala de ordenadores, supervisión del administrador del sistema, etc. En la actualidad, existe un fenómeno generalizado de no prestar atención a la seguridad del sistema. Por ejemplo, los usuarios no prestan atención a la confidencialidad de la contraseña, los superusuarios autorizan a varias personas, etc.

La consecuencia directa de la falta de conciencia sobre la seguridad es que existen lagunas y defectos en el diseño de seguridad del sistema, lo que lleva a la parálisis del sistema.

●Integración del sistema

En algunas islas aisladas de información automatizada en las empresas, habrá muchas dificultades de interfaz al integrarse con el ERP. No es fácil comprender en profundidad los mecanismos internos de cada isla e integrarlos orgánicamente. La base de datos disfruta de la estandarización de los datos requeridos y la coordinación entre todas las partes interesadas. Es difícil integrar un sistema si no se piensa detenidamente.

(3) Riesgos del cambio de gestión

●Cambios en los conceptos de gestión

La implementación del sistema ERP es un proyecto de gestión, no solo un proyecto de TI. Muchos altos directivos de empresas no son conscientes de esto: sólo el director técnico es responsable de seleccionar el sistema, careciendo de la participación de los usuarios del departamento comercial; sólo el departamento técnico es responsable de la implementación del sistema, careciendo de la participación activa de los gerentes y directivos; personal de negocios; el director del proyecto queda en manos del departamento técnico. Los líderes, los altos directivos, especialmente los altos directivos de las empresas, no intervinieron personalmente en la implementación del sistema. Es necesario mejorar estos fenómenos cambiando la comprensión de los directivos de empresas.

El cambio en la filosofía de gestión también se refleja en el ajuste de la filosofía de gestión original de la empresa durante la implementación del sistema ERP. El sistema ERP trae no sólo un conjunto de software, sino también un conjunto de conceptos de gestión avanzados. Sólo comprendiendo profundamente, asimilando y absorbiendo exhaustivamente nuevas ideas de gestión y aplicándolas junto con la situación real de la empresa se podrán aprovechar plenamente los beneficios que aporta el sistema ERP. Por lo tanto, durante el proceso de implementación, es un proceso esencial y doloroso para los gerentes y el personal empresarial cambiar sus ideas de gestión. En cierto sentido, la transformación fluida de los conceptos de gestión es el factor más crítico para la implementación exitosa de los sistemas ERP.

●Proceso de negocio

Para implementar un sistema ERP, se debe reorganizar el proceso de negocio de la empresa. Vale la pena aprender las plantillas de procesos de negocios maduros y avanzados del sistema ERP. Sin embargo, la reorganización de los procesos de negocios implica cambios de personal, redistribución de poder y cambios organizacionales, que afectarán los intereses creados de algunas personas y crearán una gran resistencia, que a menudo las desanimará. . Conservar los procesos originales redundantes e ineficientes hará que el sistema ERP avanzado sea inútil.

●Mejora continua de la gestión

Una vez que el sistema ERP se ponga en funcionamiento de prueba, muchas personas darán un suspiro de alivio. Una vez que encuentren nuevos problemas, a menudo se quejarán. De hecho, cualquier sistema de información tiene un largo periodo de prueba y mantenimiento, y debemos estar preparados para la mejora continua.

(4) Riesgos ambientales internos

●Alta dirección

Implementar el sistema ERP no es una simple cuestión de actualizaciones del sistema software, sino una cuestión de reposicionamiento corporativo y cuestiones de Reorganización empresarial. La alta dirección debe estar presente en cada etapa de la implementación del sistema ERP. Algunas empresas han cometido el error fatal de traspasar la responsabilidad de la implementación del ERP al departamento técnico, lo que traerá riesgos para la supervivencia de la empresa.

La clave para la implementación exitosa del sistema ERP radica en los esfuerzos continuos de los altos directivos de la empresa. La alta dirección siempre debe monitorear el progreso de la implementación del sistema y brindar dirección al equipo de implementación.

●Políticas corporativas

Los cambios en las metas de la junta directiva, ajustes a las estrategias corporativas, políticas de capital, políticas de sistemas de información, políticas de personal y otras políticas de la empresa traerán ciertos riesgos a la implementación de Sistemas ERP.

Tres. Conclusión

Las empresas que implementan sistemas ERP tienen beneficios y riesgos. Si bien reconocemos plenamente que ERP aporta enormes beneficios a las empresas, también debemos protegernos de los riesgos. Sólo comprendiendo correctamente los riesgos, controlándolos y luego reduciéndolos se puede implementar con éxito el sistema ERP. Esta es una preparación suficiente para cualquier empresa que se esté preparando para implementar un sistema ERP.