Informe de funcionamiento del sistema ofimático
Cuando apareció OA por primera vez, los gobiernos y las instituciones públicas eran de hecho los principales usuarios de OA, y OA aún no había entrado en la empresa. Por lo tanto, la gente cree que el OA no puede resolver el papel de la gestión empresarial en el cuidado y control de los procesos comerciales clave durante las operaciones empresariales, ni puede ayudar a los empleados a colaborar eficazmente en el trabajo diario de oficina. Sin embargo, con el desarrollo gradual de OA, las empresas se han convertido en una amplia gama de aplicaciones de OA que ya no permanecen en el sistema tradicional de envío y recepción o en el sistema de oficina administrativa. Debe integrarse con diferentes departamentos, puestos y personal para convertirse en su sistema de oficina personalizado y ser viable. Para la dirección, la aprobación de la oficina (no sólo los documentos oficiales, sino más bien la aprobación de los procesos de gestión y los procesos comerciales) y la entrada de datos por parte de los empleados se resumen en informes con diferentes permisos, que es su sistema de oficina. Para otros departamentos, además del apoyo diario de la oficina administrativa, también se requieren aprobaciones diarias de procesos comerciales (como procesos de adquisiciones, aprobaciones de contratos, viajes de negocios, préstamos y aprobaciones de fondos). Sólo coordinando estos recursos e información podemos crear productos OA de oficina colaborativos adecuados para operaciones y aplicaciones empresariales modernas.
En segundo lugar, el sistema está en línea
En septiembre de 2010, la Oficina del Presidente comenzó los preparativos para que el sistema OA del grupo estuviera en línea, completando las tareas que incluían la instalación y configuración del servidor y la ubicación de la sala de red. selección y recopilación y clasificación de información del personal, trabajos principales como la configuración de la aplicación de cada módulo funcional, cambio de configuración del sistema de correo, pruebas de funcionamiento del sistema OA, etc. La oficina OA del grupo se inauguró oficialmente a finales de septiembre de 2010. La Oficina del Presidente tomó las medidas oportunas para la sede y las empresas del proyecto después del lanzamiento del sistema.
Después de que se puso en uso el sistema OA del grupo, la operación general fue estable y no se produjeron problemas ni fallas graves.
3. La importancia de utilizar el sistema OA
1. Establecer una plataforma de divulgación de información grupal: Establecer lugares efectivos de divulgación e intercambio de información dentro del grupo, como anuncios, foros, reglas y regulaciones, noticias, etc. , para que los intercambios y anuncios técnicos puedan difundirse ampliamente entre los empleados dentro del grupo, de modo que los empleados puedan mantenerse al tanto de las tendencias de desarrollo de la empresa;
2. Realizar la automatización del flujo de trabajo: el uso de procesos de solicitud y aprobación de empleo. Puede resolver el problema de múltiples posiciones y múltiples problemas de trabajo colaborativo entre departamentos para lograr una colaboración eficiente. Cada unidad tiene una gran cantidad de trabajo procesal, como diversas solicitudes, aprobaciones, instrucciones, informes, etc. , son todos trabajos procesales. Al automatizar el flujo de trabajo, se pueden estandarizar diversas tareas y se puede mejorar la eficiencia de la colaboración entre unidades y departamentos.
3. Lograr la automatización de la gestión del conocimiento: en el modo tradicional de oficina manual, es muy difícil guardar, apreciar, usar y reutilizar documentos. En caso de operación manual, es difícil recuperar documentos. La automatización de oficinas convierte varios documentos en electrónicos, y los documentos se guardan en forma de archivos electrónicos y se pueden usar y disfrutar según los permisos;
4. Oficinas auxiliares: varias oficinas auxiliares, como gestión de libros, archivos. gestión, gestión de asistencia, etc., combinado con nuestro trabajo diario de oficina, para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares;
5. Oficina colaborativa: admite el modo de oficina multisucursal, interregional y oficina móvil. . Con el desarrollo del negocio del grupo y considerando la distribución geográfica de las empresas en nuevas regiones, la oficina móvil y la oficina colaborativa se han convertido en una necesidad urgente. A través del trabajo colaborativo, la información relevante se puede integrar de manera efectiva para mejorar la velocidad de respuesta general y las capacidades de toma de decisiones de los líderes de las sedes del grupo.
Con la construcción y desarrollo de la informatización grupal, la aplicación del OA (sistema de automatización de oficinas) se está generalizando cada vez más. Pasará de una simple aprobación electrónica de documentos y divulgación de información a un completo sistema de gestión de información. Más importante aún, mejorará la gestión y los negocios a través de ideas y métodos de gestión avanzados y promoverá el desarrollo de sistemas y cultura corporativos.
IV. Solicitud de la función OA en línea
1. Proceso de trabajo:
El número de procesos en línea en 1.1: * * 57, incluyendo 1 documento oficial y 34. Recursos Humanos 11, Operación 1, Información 4, Proceso del Sistema 6;
1.2 Uso de los procesos: 3337 procesos en línea han sido aprobados y 266 procesos están en proceso de aprobación.
Correo electrónico: Se ha abierto completamente el sistema de correo electrónico, lo que facilita enormemente el intercambio de información y datos a nivel interno y externo.
Aprobado. Anteriormente, era un sistema de correo público alquilado y la cantidad de usuarios y la capacidad no podían satisfacer las necesidades de rápido desarrollo del grupo. Después de que el grupo construyó su propio sistema de correo electrónico, estos problemas se resolvieron y la seguridad de nuestros datos de correo electrónico también mejoró enormemente.
Plan de desarrollo de aplicaciones de módulos V.
El sistema OA en sí contiene muchos módulos funcionales, pero en el entorno de trabajo real, algunas funciones no pueden satisfacer nuestras necesidades de uso reales, lo que requiere que desarrollemos el interfaz de datos del sistema sobre la base original y mejorar las funciones relacionadas. En la actualidad, las intenciones de demanda incluyen principalmente los siguientes aspectos:
1. Gestión de activos administrativos;
2. Sistema de consulta de documentos;
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4. Gestión de recursos humanos y asistencia;
5. Función estadística de datos relacionados;
6. Desarrollo de interfaces de datos para otros sistemas;
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6. Problemas y medidas de mejora en la promoción del sistema OA:
1. El número de procesos en línea es relativamente pequeño: los procesos en línea requieren una mayor comunicación entre la Oficina del Presidente y varias unidades y centros, y Se requiere más cooperación de las unidades relevantes. Como software de gestión, el OA se utiliza en última instancia en las empresas.
El software es sólo una herramienta, la clave es confiar en que las personas lo utilicen. La profundidad de la aplicación empresarial depende de la atención de los líderes de cada unidad y centro y de la garantía de sistemas de gestión de apoyo.
2. La aprobación del proceso no es oportuna: algunos gerentes no han desarrollado el hábito de iniciar sesión en el sistema OA para su aprobación de manera oportuna, lo que resulta en un retraso en la aprobación de algunos trabajos. El Departamento de Información de la Oficina del Presidente considerará utilizar la función estadística de aprobación de procesos para analizar el proceso de aprobación, agregar recordatorios por SMS y desarrollar un módulo de oficina móvil (es decir, proceso de aprobación de teléfonos inteligentes) para mejorar aún más la eficiencia operativa de la aprobación del proceso.
3. Las funciones del módulo no se explotan por completo: el sistema OA del grupo tardó poco en conectarse y algunos módulos funcionales no se utilizan por completo, como la gestión de libros, la gestión de asistencia, etc. A continuación, el Departamento de Gestión de la Información de la Presidencia promoverá la aplicación del módulo a través de capacitaciones para aprovechar al máximo la función organizativa del sistema OA. Nuestra estrategia es extraer las necesidades más urgentes, críticas y efectivas de la empresa, y luego profundizar gradualmente la aplicación sobre esta base y luego expandir nuevas necesidades.