¿Cuál es la función de un sistema?
La implementación de sistemas OA puede ayudar a las empresas e instituciones a compartir recursos de información; mejorar la capacidad de los empleados para trabajar en colaboración; fortalecer la supervisión y la gestión de los líderes y gestionar de forma eficaz los materiales (equipos, etc.) e intangibles (información empresarial); , conocimiento) activos para evitar pérdidas; realiza el procesamiento automatizado de asuntos administrativos como la circulación, revisión y aprobación de documentos, promueve la electrónica y estandarización de la gestión e integra perfectamente el flujo de información dentro de la organización.
En concreto, las funciones del sistema ofimático OA son las siguientes:
1.
Establezca un sistema de correo electrónico interno para que la comunicación interna y el intercambio de información sean rápidos y fluidos.
2. Establecer una plataforma de difusión de información.
Establecer espacios eficaces de divulgación e intercambio de información dentro de la unidad, como anuncios electrónicos, foros electrónicos, publicaciones electrónicas, etc., de modo que se cumplan las normas y reglamentos internos, las sesiones informativas, los intercambios técnicos, los anuncios, etc. ampliamente difundida entre los empleados internos Comunicación para mantener informados a los empleados sobre las tendencias de desarrollo de la empresa.
3. Realizar la automatización del flujo de trabajo.
Se ha cambiado la tradicional modalidad de oficina de documentos oficiales en papel de la compañía. Envío y recepción de documentos internos y externos, envío de documentos, gestión documental, gestión de expedientes, entrega de informes, convocatoria de reuniones, etc. La redacción, circulación, aprobación, refrendo, emisión y archivo electrónicos mejoran la eficiencia de la oficina y logran una oficina sin papel. En lugar de correr por varios departamentos con diversos documentos, solicitudes y documentos, esperando aprobación, firmas y sellos, utilizamos métodos de transmisión de red rápidos y económicos para desempeñar el papel de compartir información y coordinar el trabajo de varios departamentos dentro de la unidad. Reducir aspectos complejos del trabajo.
4. Realizar la automatización de la gestión documental.
Se pueden guardar, * * * disfrutar y utilizar varios archivos (incluidos varios archivos, conocimientos e información) de acuerdo con los permisos, y tienen métodos de recuperación convenientes. La automatización de la gestión de archivos hace que varios documentos sean electrónicos. Los documentos se pueden guardar en forma de archivadores electrónicos y usarse y disfrutarse según los permisos. Después de automatizar la gestión documental, si llega un nuevo empleado a la empresa, siempre que el administrador le registre un fichero de identidad y le dé una contraseña, podrá ver las cosas acumuladas, normas y reglamentos, diversos documentos técnicos, etc. cuando ingresa al sistema. Siempre que su identidad cumpla con el rango de permisos de lectura, naturalmente puede verla, lo que reduce muchos enlaces de entrenamiento.
5. Oficina auxiliar.
Implica una gran cantidad de contenidos, como gestión de conferencias, gestión de vehículos, gestión de material de oficina, gestión de bibliotecas y otras oficinas auxiliares. Se combina con nuestro trabajo diario de oficina para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares.
6. Realizar oficina distribuida.
Ha cambiado el método tradicional de oficina centralizada, ha ampliado el área de oficina y puede conectarse a Internet en cualquier momento en casa, en la ciudad o incluso en cualquier rincón del mundo, lo que facilita enormemente a los empleados. 'Viajes de negocios e intercambio de información.
7. Establecer una plataforma de integración de información.
Los sistemas MIS, sistemas ERP y sistemas financieros existentes de las empresas modernas almacenan algunos datos comerciales de la empresa y desempeñan un papel clave en el funcionamiento de la empresa, pero son relativamente independientes y estáticos. El sistema de oficina de red inteligente tiene la función de interfaz de datos, que puede integrar los datos del sistema comercial original en el sistema de flujo de trabajo, lo que permite a los empleados obtener y procesar información de manera efectiva y mejorar la velocidad de respuesta general de la empresa.
8. Ahorra gastos de oficina corporativa.
Electronizar el proceso tradicional de cumplimentación de formularios en papel, especialmente el coste de las llamadas de larga distancia, faxes, fotocopias, impresiones y papel de oficina, para lograr una oficina realmente sin papel es una señal de modernización de la gestión empresarial. .
9. Construir una plataforma de gestión del conocimiento.
Utilizar sistemáticamente los recursos de información y las habilidades expertas acumuladas por la empresa para mejorar las capacidades de innovación y respuesta rápida de la empresa, mejorar la eficiencia de la oficina y la calidad de las habilidades de los empleados.
10. Fortalecer las capacidades de monitoreo del liderazgo
Fortalecer la supervisión y gestión de los líderes, fortalecer el control de la gerencia sobre la organización y monitorear el progreso del trabajo de los diversos departamentos y personal de manera oportuna y efectiva. de manera integral y en tiempo real Mantenerse al tanto del estado de trabajo de cada departamento, descubrir problemas de manera oportuna y resolverlos de manera oportuna, reduciendo así errores y evitando trabajos ineficientes;
¿Cómo ayuda el OA a la gestión?
La competencia entre las empresas modernas es cada vez más feroz. ¿Cómo pueden las empresas estar siempre en las alturas dominantes de la estrategia y sobrevivir a la competencia con facilidad? Los empresarios son cada vez más conscientes de la importancia de la gestión y empiezan a prestar atención a diversos modelos de gestión. Actualmente, existen muchos métodos y teorías de gestión en el mundo empresarial. Es difícil distinguir el bien del mal porque cada método tiene su propia adaptabilidad, ventajas y desventajas. Pero una cuestión clave es cómo implementar estas teorías de gestión y cómo implementar verdaderamente este pensamiento de gestión a través de la conversión de información.
Los sistemas de información, incluidos ERP, OA, PORTAL y MES, están implementando estos conceptos de gestión. Aquí tomamos el conocido sistema OA como ejemplo para presentar el papel de OA en la gestión.
Actualmente existen muchos sistemas OA en el mercado. La mayoría de los sistemas OA tradicionales tienen funciones similares, incluidos procesos, intercambio de información, comunicación de información, etc. Pero, en términos generales, muchos sistemas están sesgados hacia la "tecnología". Para decirlo sin rodeos, son "ofimática" por el bien de la "ofimática". De hecho, no entienden para qué sirve la ofimática. Es sólo para la comunicación y la oficina sin papel. ¿Solo para disfrutar de los conceptos técnicos de información y flujo de trabajo? Creemos que OA, con su desarrollo actual, debería ser el portador de las ideas y el alma de gestión empresarial. . .
Creemos que el contenido de la gestión empresarial se divide principalmente en las siguientes tres partes.
Gestión de oportunidades
-La creatividad y las ideas (basadas en el análisis de datos) deben permitir a la empresa aprovechar la oportunidad e implementarla.
Gestión básica
——Gestión de detalles, gestión de procesos, convertir oportunidades en trabajo concreto para implementar y convertirse en un estado de desarrollo estable.
Gestión de inversiones
-El análisis de inversiones y el apoyo a las decisiones permiten a las empresas ampliar el desarrollo de inversiones.
Gestión básica:
Ahora nos centramos en la gestión básica de nuestra empresa, es decir, cómo implementar la gestión específica de la empresa en cada terminal y alcanzar verdaderamente los objetivos de gestión.
1. Estandarizar, agilizar y programar los asuntos de oficina para evitar comenzar desde el principio;
2. Compartir información de manera eficiente. ;
4. Gestión de la red;
5. Implementación de responsabilidades;
6.
¿Cómo se pueden realizar los seis elementos anteriores a través de funciones de software específicas? Creo que es una forma factible de integrar procesos, autoridades, contenidos e informes a través de OA para lograr una amplia supervisión del desempeño, evaluación y gestión unificada de subsidiarias y departamentos.
En otras palabras, es un proceso de arriba hacia abajo para implementar las tareas finales (indicadores KPI) a los individuos a través de la descomposición capa por capa de la estrategia de la empresa. Luego, a través de la implementación a nivel de base y las estadísticas de implementación en todos los niveles, desde individuos hasta departamentos pequeños, desde departamentos pequeños hasta departamentos grandes y, finalmente, hasta la empresa, se realiza un proceso de retroalimentación de abajo hacia arriba. Implemente un sistema de control de circuito cerrado, ajuste los indicadores KPI a través de retroalimentación y convierta gradualmente a la empresa en una máquina que opere de manera estable de acuerdo con la estrategia de la empresa.
En el proceso de estadísticas e implementación, se utilizan sistemas para supervisar el proceso de implementación, lo que requiere tanto los resultados de la evaluación como la supervisión del proceso, a fin de lograr el propósito de monitorear todo el proceso.
Por lo tanto, las funciones de gestión auxiliares de OA se pueden realizar a través de algunas funciones básicas de OA, como descomposición del plan, proceso de ejecución del plan, evaluación de la ejecución, recopilación de datos, informes de datos, monitoreo en línea, análisis de decisiones, etc. .