Documentos relacionados sobre "El Control Interno Empresarial en el Entorno de Informatización Contable"

Con el continuo desarrollo de la industria de la información electrónica, la implementación de la contabilidad computarizada se está generalizando cada vez más y el modelo de control contable tradicional ya no puede ya no se adaptan a los tiempos. Las cuestiones de control interno tras la implementación de la informatización de la contabilidad han atraído cada vez más atención. De acuerdo con los conceptos y objetivos de adaptación a la reforma y el desarrollo de la economía de mercado socialista, y de conformidad con las tendencias de desarrollo de la era actual de Internet, este artículo analiza cuestiones relacionadas con el control interno corporativo.

Palabras clave: control interno de la red de informatización contable

La empresa del autor es una del primer grupo de instituciones de formación intermedia en informatización contable en la provincia de Guangdong y también es un software de información financiera a nivel provincial. El proveedor de servicios y el agente del software financiero de la Nueva Universidad de China han establecido un contacto integral con el trabajo de informatización contable de contadores, empresas e instituciones administrativas en la ciudad de Zhanjiang. Como profesor y auditor de informática contable, el autor siente profundamente que el impacto de la tecnología de la información electrónica en las empresas e instituciones administrativas ha provocado cambios profundos en el entorno y el contenido del sistema de contabilidad financiera, lo que ha obligado a las personas a prestar atención a los cambios en la informática contable. en el control interno corporativo en un entorno globalizado.

En primer lugar, el método original de control contable manual falla en la contabilidad computarizada.

Existe una gran diferencia en el control de la información contable entre la contabilidad manual y la contabilidad computarizada. La contabilidad manual adopta principalmente métodos de control estructurados, incluido el establecimiento de posiciones contables que se restringen y restringen entre sí, y el control a través de múltiples reflexiones o relaciones de revisión mutua sobre los negocios contables. Por ejemplo, el libro mayor, los libros auxiliares y los diarios se registran por separado, y los resultados se verifican mutuamente y las cuentas y los comprobantes se verifican mediante conciliación y auditoría interna. Verifique las cuentas para asegurarse de que estén claras; para evitar que se abuse de los comprobantes o que se destruyan, falsifiquen y modifiquen a voluntad, se utilizan múltiples conjuntos de comprobantes o métodos de precodificación. Sin embargo, en un entorno informatizado, la conciliación de cuentas pierde su significado y la revisión de los comprobantes de entrada se convierte en el centro del control. La división del trabajo solo se puede lograr mediante la gestión de autorizaciones del sistema, y ​​el proceso de procesamiento de datos debe ser controlado por el sistema informático. Los sistemas de contabilidad computarizados tienen una gama más amplia de controles internos y requisitos técnicos más elevados.

2. El desarrollo de la informatización empresarial impone nuevas exigencias a la informatización de la contabilidad.

En las actividades de producción y operación de las empresas, deben ser consistentes diversas aplicaciones de alta tecnología, como la contratación electrónica, el envío electrónico, la liquidación electrónica, la declaración de aduana electrónica, las compras en línea y otras tecnologías modernas de comercio electrónico. con ellos. En el proceso de organización e implementación de sistemas de información contable computarizados, se deben realizar los ajustes necesarios a los procesos comerciales contables tradicionales y las funciones relacionadas.

1. Ajuste de los procesos contables del negocio. En lo que respecta al nivel técnico actual, el ajuste de los procesos comerciales contables se refleja principalmente en la recopilación de datos contables. En los sistemas de información contable, la forma de las fuentes de datos se volverá más compleja y su puntualidad será mayor. Por ejemplo, durante el procesamiento de un negocio de liquidación electrónica, el sistema de información contable computarizado puede aceptar datos electrónicos como fuente de datos, o también puede aceptar citaciones de medios de papel relevantes después de que el negocio ocurre como fuente de datos. No hay duda de que el rendimiento en tiempo real del primero es obviamente mejor que el del segundo, pero su seguridad debe desarrollarse y promoverse en la aplicación de la tecnología de comercio electrónico. El autor cree que los procesos comerciales contables se pueden reorganizar aceptando datos electrónicos como fuente de datos en tiempo real y citaciones en papel como fuente de datos de verificación. Sólo así se podrán satisfacer las exigencias de la gestión financiera moderna a los sistemas informatizados de información contable.

2. Adecuación de las funciones empresariales contables. En términos generales, es difícil que el software de contabilidad, como base de los sistemas de información contable computarizados, cumpla plenamente con los diversos requisitos mencionados anteriormente. Pero al mismo tiempo, la base de datos del software de contabilidad almacena suficientes datos para generar informes contables relevantes, lo que obviamente es un defecto funcional. Hay dos opciones para esto: la primera opción requiere un software de contabilidad para proporcionar las funciones anteriores; la segunda opción es realizar inmediatamente operaciones de plegado manual de los datos de la base de datos según las necesidades del trabajo. Si se adopta la primera opción, el costo del sistema aumentará y es difícil garantizar que se puedan satisfacer todas las necesidades inmediatas; si se adopta la segunda opción, los requisitos de calidad profesional del personal contable relevante serán mayores y deberán hacerlo; Tener una gran habilidad en el uso de software relacionado con la computadora. El autor cree que ambos deberían combinarse para formular un plan de implementación para un sistema de información contable computarizado, que requiere software de contabilidad para proporcionar funciones públicas predecibles y al mismo tiempo configurar analistas de datos contables para procesar manualmente los datos contables necesarios.

3. La situación actual del control interno bajo la informatización

1. La configuración inadecuada de la autoridad del operador conduce a peligros ocultos de pérdida de control interno. Después de la realización de la informatización contable, los trabajos en el departamento de contabilidad se dividen en puestos contables básicos y puestos de informatización contable. Entre ellos, los puestos de informatización contable generalmente se dividen en supervisores de computadoras, operaciones de software, contabilidad de auditoría, mantenimiento de computadoras, revisión de computadoras y Análisis de datos, archivero contable, desarrollo de software (software de desarrollo propio). Debido a los diferentes tamaños y volúmenes de negocios de las empresas, se pueden establecer alternativamente puestos contables básicos y puestos contables computarizados con la premisa de garantizar la seguridad de los datos contables. Una sola persona puede ocupar varios puestos contables computarizados.

Otro papel muy importante en el sistema es no participar en trabajos específicos de informatización contable - negativo.

Administrador del sistema responsable del mantenimiento del sistema. El contenido laboral de un administrador de sistemas determina la particularidad e importancia de su puesto. Los administradores del sistema son responsables del funcionamiento normal de todo el sistema de información contable computarizado, como el mantenimiento del software y hardware del sistema, el almacenamiento de datos del sistema, contraseñas para servidores de red y bases de datos, etc.

El efecto de implementar la informatización de la contabilidad en las unidades de base depende en cierta medida del nivel de trabajo del administrador del sistema.

En el trabajo de contabilidad computarizada, el administrador del sistema es generalmente un jefe de departamento calificado o un supervisor de contabilidad, o se puede designar a una persona designada para que se haga cargo. Sin embargo, la gente suele confundir a los administradores de sistemas con administradores de datos y administradores de redes, lo que da lugar a derechos y responsabilidades poco claros en el trabajo. El problema más destacado es que los administradores de sistemas tienen demasiado poder. Un número considerable de unidades pueden invocar todas las funciones del sistema cuando se les otorga la autoridad de administrador del sistema, a veces incluso excediendo por completo la autoridad del director de contabilidad.

Hay dos razones principales para esto: en primer lugar, algunos programas de contabilidad permiten a los administradores de sistemas tener permisos de trabajo completos y les permiten disfrutar de los llamados derechos de "superusuario". En segundo lugar, algunas unidades tienen una comprensión vaga de las responsabilidades laborales de los administradores de sistemas, confundiendo los límites laborales entre los supervisores contables y los administradores de sistemas, y a menudo confundiéndolos a ambos.

2. El impacto de la modificación fluida de los comprobantes en el control interno. En el trabajo real, muchos software de contabilidad proporcionan las funciones de "revisión de abandono", "contabilidad inversa" y "liquidación inversa" para modificar los comprobantes ingresados ​​y guardados. Estas configuraciones aportan mucha comodidad al procesamiento contable de los contadores.

La llamada "contabilidad inversa" en la contabilidad computarizada en realidad significa deducir del libro de cuentas un lote de montos que se han registrado en el libro de cuentas, de modo que el libro de cuentas pueda restaurarse al monto y saldo del libro de cuentas antes de que el lote de comprobantes se ingresara en el estado de cuenta. No hay duda de que nadie estará de acuerdo con el uso de "anti-contabilidad" en la contabilidad manual. En el caso de los registros manuales del libro de cuentas, para garantizar que no se registren, cuando se produzcan errores, no se permitirá modificarlos, extraerlos, rasparlos ni limpiarlos con líquido, ni tampoco copiarlos nuevamente. Al mismo tiempo, la corrección de dos tipos de errores debe abordarse estrictamente por separado: en primer lugar, los errores en el registro del libro de cuentas, "los errores tipográficos o los números incorrectos deben borrarse con una línea roja, pero la letra original debe seguir siendo legible". en segundo lugar, errores causados ​​por errores en los comprobantes contables. Si existen errores en los registros contables, "los libros contables se registrarán con base en los comprobantes contables corregidos". En el trabajo real, se producirán errores contables cuando los comprobantes contables sean incorrectos. Generalmente hay dos formas de realizar las correcciones correspondientes: una es el método de cancelación con letras rojas y la otra es el método de corrección suplementaria.

"Cancelar cierre" significa cancelar el cierre después de cerrar las cuentas al final del período y preparar los estados contables corporativos, es decir, puede ingresar los datos del comprobante del mes de cierre, y puede Vuelva a preparar los estados de cuenta basándose en los libros de cuentas después de su publicación. Es decir, al utilizar "Cancelar Revisión", "Contabilidad Inversa" y "Liquidación Inversa" al mismo tiempo, puede aumentar o disminuir el negocio económico del mes actual después del cierre, y puede corregir errores contables sin dejar ningún seguimiento, y la contabilidad ha sido registrada y compilada Para los comprobantes contables, los datos electrónicos de los comprobantes contables se pueden modificar sin dejar ningún rastro después de que se cancele la revisión. De lo anterior se desprende que las funciones mencionadas constituyen un serio desafío para el control interno contable.

3. Impacto en el entorno laboral de la auditoría. Manejar correctamente la relación entre la informatización contable y la auditoría. La informatización de la contabilidad es el resultado de la transformación y la innovación de la contabilidad manual tradicional y desempeñará un papel importante en la gestión moderna de las empresas. El nacimiento del sistema de información contable computarizado no sólo trajo innovación a la contabilidad tradicional, sino que también tuvo un gran impacto en la auditoría tradicional.

4. Nuevas cuestiones en el control interno de los sistemas informáticos en el entorno de red. La teoría de la contabilidad financiera tradicional se basa en una serie de supuestos, a saber, el supuesto de entidad contable, el supuesto de empresa en funcionamiento, el supuesto de pago a plazos contables y el supuesto de medición monetaria. Los cuatro supuestos de la contabilidad financiera tradicional se adaptan al entorno social y económico tradicional y han sido probados por la práctica contable para demostrar su racionalidad. Sin embargo, cuando Internet entra en la vida diaria de la gente moderna y llena todos los aspectos de las actividades sociales y económicas, el entorno socioeconómico en el que se basaban los supuestos contables anteriores ha sufrido enormes cambios. Los cuatro supuestos contables enfrentan desafíos en el nuevo entorno socioeconómico. Al mismo tiempo, la contabilidad en línea ha tenido un amplio impacto en las prácticas tradicionales de contabilidad financiera, como la base devengada, el costo histórico, los informes financieros, las funciones contables, los modelos contables, los métodos contables, etc.

4. Métodos de respuesta

1. El cultivo de la calidad del personal es fundamental. El sistema de información contable es un sistema complejo humano-computadora. La aplicación y el mantenimiento del sistema de información contable requieren el uso de tecnología de la información y conocimientos contables más complejos. En primer lugar, se requiere un equipo que esté familiarizado con la tecnología informática y que domine el negocio contable. En este equipo, el miembro más importante es el administrador de mantenimiento del sistema que garantiza el funcionamiento normal del sistema y resuelve los problemas que surgen durante el funcionamiento del sistema, es decir, el administrador del sistema. En segundo lugar, debido al rápido desarrollo de la tecnología de la información y al continuo desarrollo y mejora de los procesos estándar del trabajo contable, tanto las nuevas tecnologías informáticas como los nuevos requisitos para el negocio contable han planteado continuamente requisitos más altos para la informatización contable, lo que requiere que los administradores de sistemas primero que nada. , debemos dominar y comprender los nuevos requisitos de la informatización contable, y ajustar y actualizar oportunamente el sistema para servir mejor a la informatización contable.

2. Operar estrictamente de acuerdo con las "Normas de Trabajo de Informatización Contable". Elija software comercial desarrollado por desarrolladores de software que cumpla con los requisitos de los "Estándares de Trabajo de Contabilidad Computarizada" y abandone las prácticas comerciales serias que son sólo para la "conveniencia" de los usuarios e ignoran los requisitos del sistema contable.

3. Aclarar las responsabilidades laborales. Los contadores deben estudiar y comprender más a fondo la división del trabajo en condiciones de contabilidad computarizada y aclarar sus responsabilidades. Fortalecer las restricciones a los puestos de operadores, especialmente la autoridad de los administradores de sistemas y supervisores de computadoras. En circunstancias normales, el supervisor de la computadora y el administrador del sistema deben estar a cargo de dos personas respectivamente, especialmente para el software de contabilidad que implementa las condiciones de la red. A juzgar por la escala del software, la intensidad del trabajo de informatización y la carga de trabajo del negocio contable, se requiere que un administrador del sistema dedicado sea responsable.

Por supuesto, cuando no hay mucho personal de contabilidad en la unidad, el volumen de negocios contables no es grande y el software de contabilidad se ejecuta en una sola máquina, el supervisor de la computadora y el administrador del sistema también pueden ser una sola persona. No importa desde los aspectos de división del trabajo contable, contenido del trabajo, responsabilidades, etc. El supervisor de la computadora es la persona a cargo general del negocio de la unidad, y el administrador del sistema debe obedecer las disposiciones laborales del supervisor de la computadora. La autoridad del administrador del sistema no es ilimitada y todo el trabajo que realiza es responsable ante el supervisor de la computadora.

El control del procesamiento y salida de la información contable se automatiza básicamente a través de programas informáticos, lo que depende principalmente de la corrección del programa de aplicación y de la capacidad de control del entorno. Los sistemas deben diseñarse con la capacidad de identificar errores de información. Al mismo tiempo, es necesario evitar que personal irrelevante entre y opere el programa informático. Todos los involucrados en la informatización de la contabilidad deben implementar controles de autorización razonables y prevenir errores y fraudes estableciendo contraseñas de operador y registros informáticos; también es necesario agregar enlaces dedicados de verificación y control de entradas; Sin una inspección, no debería poder pasar al siguiente paso del procesamiento contable.

4. Realizar un buen trabajo en la gestión de archivos y control del sistema informático de información contable. Para que el sistema funcione de forma segura y saludable, la gestión de archivos se ha convertido en un trabajo básico importante. Al formular un plan de implementación de un sistema de información contable computarizado, el sistema de gestión documental debe ser riguroso y práctico.

5. Métodos de control de la información electrónica en red. En primer lugar, la notarización en línea crea una restricción tripartita. Utilizando la función de transmisión en tiempo real de la red y los cada vez más ricos servicios de Internet, se puede realizar un seguimiento por parte de terceros de los documentos de transacción originales, es decir, la certificación notarial en línea. En segundo lugar, la separación del monitoreo y las operaciones logra una contención efectiva dentro del sistema. En tercer lugar, implementar pruebas en línea puede resolver rápidamente posibles vulnerabilidades en el software. Por ejemplo, el mantenimiento del software financiero rural de nuestra empresa utilizado en más de 100 ciudades y aldeas de la ciudad de Zhanjiang se logra principalmente a través del control remoto de la red.

6. Modelo de control de las actividades de auditoría modernas. Las actividades de auditoría modernas generalmente se dividen en tres etapas: auditoría de consulta, confirmación de existencia y análisis del sistema. En las etapas de investigación y auditoría, la informatización de la contabilidad debería poder proporcionar nuevas pistas de investigación para la auditoría. Por lo tanto, el software de contabilidad computarizado debe proporcionar una función de consulta bidireccional entre "comprobantes, libro mayor y extractos". En la etapa de confirmación de existencia, el sistema de contabilidad computarizado debe proporcionar una variedad de métodos de contabilidad para que los usuarios y auditores elijan, y escribir un conjunto de canales de prueba de auditoría reservados. La fase de análisis del sistema es un proceso importante en la auditoría moderna. El enfoque del proceso de análisis del sistema es fortalecer el control interno del sistema computarizado contable. El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados divide el control interno de los sistemas contables computarizados en control general y control aplicado en el Anuncio de Normas de Auditoría No. 3. El control total se refiere al control de la organización de los procesos contables computarizados, el entorno de desarrollo y aplicación de los sistemas contables computarizados. Los controles de aplicación son controles que están diseñados para cumplir con los requisitos especiales de diversos procesos contables y para prevenir, detectar y corregir errores y abordar el fraude. Por lo tanto, el control de aplicaciones está estrechamente relacionado con el desarrollo de software de contabilidad y se le debe prestar especial atención.

En resumen, la clave del control contable computarizado es estudiar los requisitos para el control contable, es decir, determinar los puntos de control del sistema de información contable, el segundo es determinar si el equipo de hardware informático, Las herramientas y aplicaciones de desarrollo pueden cumplir con los requisitos de control contable. Cuanto más desarrollada esté la tecnología informática y de redes, mayor será el grado de automatización del control contable. Es concebible que cuando toda la sociedad esté conectada por redes informáticas, los documentos originales estandarizados y estándar puedan escanearse en las computadoras para su reconocimiento automático, e incluso se pueda utilizar la transmisión electrónica de datos en red para minimizar los factores humanos. Se mejorarán enormemente las funciones de control contable. Sin embargo, debido a la complejidad del proceso de producción y operación y los diversos niveles de gestión, el control contable no puede garantizar absolutamente que no habrá errores en la gestión de operaciones y el procesamiento de la información contable de la empresa. Hay factores humanos y ajenos al valor en el sistema de control contable y es imposible lograr una "automatización absoluta" de todo el proceso. Además, la adopción de sistemas contables informáticos ha aumentado el riesgo de fraude informático y aumentado considerablemente el costo del control contable empresarial. Para juzgar la calidad del sistema de control contable, no podemos pensar que cuanto mayor sea la confiabilidad, mejor, sino que debemos seguir el principio de costo-beneficio para que el control cueste menos que la pérdida causada por no utilizar medios de control.

Materiales de referencia:

1. Editor en jefe Yang. Materiales de formación intermedia sobre contabilidad informática. Prensa moderna, 2003.

2. Editor en jefe Huang Zhengrui. Curso intermedio de contabilidad informatizada. Prensa de la Universidad de Jinan, 2000

3. Características técnicas de la contabilidad manual y sus limitaciones a la contabilidad informatizada. Investigación contable

Encuesta 1997 (11)

4. El impacto de Internet en la contabilidad financiera.

Revista de la Universidad de Wuhan, 1998(6)