Consejos comúnmente utilizados en Word

1. Seis consejos para la configuración de impresión de Word

1. Imprima en orden inverso de páginas

Si tiene un documento con muchas páginas que necesita imprimir, siga estos pasos. las instrucciones en Word La configuración predeterminada siempre imprime desde la primera página hasta la última, por lo que después de imprimir todo el documento, la última página está en la parte superior y la primera en la parte inferior. De esta manera, tenemos que hacerlo manualmente. ordenar todas las páginas en orden inverso, lo cual es muy difícil. De hecho, antes de imprimir, solo necesitamos seleccionar "Imprimir en orden inverso de páginas" en la pestaña "Herramientas" -> "Opciones" -> "Imprimir", y luego podremos imprimir desde la última página a la primera página en orden inverso. orden al imprimir, por lo tanto, después de imprimir, todas las páginas están ordenadas.

2. Usar diferentes orientaciones de página al imprimir el mismo documento

Si desea utilizar orientaciones de página tanto vertical como horizontal en un documento, primero podemos seleccionar Cambiar la orientación del contenido del documento, luego seleccione el comando "Archivo" - "Configurar página", establezca la orientación de página deseada en la pestaña "Tamaño de papel" en el cuadro de diálogo emergente "Configurar página" y seleccione la barra de opciones "Aplicar". Simplemente seleccione "Texto seleccionado". De hecho, Word inserta un salto de sección antes y después del contenido seleccionado y solo cambia la orientación de la página del contenido en esta sección, logrando así el uso de diferentes orientaciones de página en el mismo documento.

3. Evite imprimir información adicional innecesaria

En ocasiones, al imprimir un texto, se imprimirá inexplicablemente alguna información adicional, como comentarios, texto oculto, códigos de campo, etc. Para evitar imprimir información adicional innecesaria, simplemente desmarque los elementos correspondientes en "Información adicional para imprimir documentos" en la pestaña "Herramientas" -> "Opciones" -> "Imprimir" antes de imprimir.

4. Imprima documentos formateados que contengan formularios

Los formularios en Word se pueden utilizar para crear documentos formateados, como tablas estadísticas, y otros usuarios pueden especificar detalles específicos en el documento. información relevante en el lugar donde necesita ingresar, y no puede cambiar otro contenido en el área sin completar. Si desea utilizar un documento en blanco preimpreso con un formulario (es decir, no se ha completado ningún contenido en el área de llenado) para imprimir varias copias de diferente información estadística, podemos ir a "Herramientas" -> "Opciones " -> Opción "Imprimir" Seleccione "Imprimir solo el contenido del campo del formulario" en la tarjeta, de modo que después de completar la información en el formulario, solo se imprima la información completa en lugar de imprimir todo el documento del formulario estadístico.

5. Imprimir a documento

Si necesitamos imprimir un documento editado con Word, y el ordenador no dispone de impresora, podemos utilizar el cuadro de diálogo "Imprimir" Seleccione el Opción "Imprimir en documento" en el cuadro y después de ingresar el nombre del archivo, se puede generar un archivo de impresora con el sufijo prn. Puede usar este archivo de impresora para imprimir el documento en otras computadoras equipadas con impresoras, incluso si la computadora está en. esa computadora No importa si Word no está instalado.

6. Edite el documento en la interfaz de vista previa de impresión

Generalmente obtenemos una vista previa del efecto de impresión final del documento acercándolo y alejándolo en la interfaz de vista previa de impresión. De hecho, simplemente haga clic. en la barra de herramientas de vista previa de impresión Al presionar el botón "Lupa" (dejando el botón sin presionar), puede editar el documento directamente en la interfaz de vista previa de impresión sin cerrar la vista previa de impresión.

2. Utilice los saltos de sección de Word con habilidad

En las versiones de Word 6.0 a Word 2002, cada vez que abrimos un nuevo documento en blanco, podemos escribir las palabras "1 página, 1 sección". encontrado en la esquina. De esto podemos saber que este documento contiene sólo una "sección". Entonces, ¿qué es "fiesta"?

La llamada “sección” es una forma que utiliza Word para dividir documentos. El motivo por el que se introduce el concepto de “sección” es porque cuando editamos un documento, en ocasiones no todas las páginas tienen el mismo aspecto de principio a fin. Por ejemplo, en algunos documentos se pueden utilizar tablas más anchas. En este caso, esperamos que la página con el documento de la tabla se pueda "girar" para lograr mejores efectos de visualización. En este momento, debe utilizar la tecnología de "sección" para controlar los atributos de diseño de una página específica. Este artículo tomará la última versión de Word, Word 2002, como ejemplo para analizar con usted todos los aspectos de las "secciones".

Información contenida en los saltos de sección

Los saltos de sección pueden contener la siguiente información: orientación de la página (horizontal o vertical), márgenes de la página, estado de la columna, alineación vertical, número de filas, encabezado y pie de página estilo, número de página, tamaño de papel y origen del papel.

1. Insertar saltos de sección

Para insertar saltos de sección, seleccione "Insertar"*"Separador" y aparecerá el cuadro de diálogo "Salto de sección" (se muestra la Figura 1). Luego seleccione el tipo de salto de sección apropiado y haga clic en el botón "Aceptar". Nota: Podemos pensar en los saltos de sección como una especie de código oculto, que contiene diversa información sobre la página antes de la posición (nota: debe estar antes de la posición. Cuando el usuario elimina el salto de sección, debe saber esto. Este concepto es muy necesario).

2. Haz visible el salto de sección

Después de insertar el salto de sección, es posible que no puedas verlo. Porque en nuestro modo de vista de "página" más utilizado, los saltos de sección generalmente no son visibles. En este momento, podemos hacer clic en el botón "Mostrar/Ocultar marcas de edición" en la barra de herramientas "Común" para permitir que el salto de sección muestre su forma original. Los saltos de sección aparecen en el documento como se muestra en la Figura 2. Como puede verse en la Figura 2, el salto de sección está representado por una línea de puntos de doble línea y el tipo de salto de sección se indica entre paréntesis.

3. Comprenda los tipos de saltos de sección

En la Figura 1 podemos ver que hay 4 tipos de saltos de sección para elegir en Word 2002, son una página "inferior". Opciones de página continua, impar y página par. Las funciones específicas de cada salto de sección se presentan una por una a continuación.

Página siguiente

Donde se inserta este salto de sección, Word forzará un salto de página y una nueva "sección" comenzará desde la página siguiente. Debe utilizar este salto de sección si desea aplicar diferentes estilos de números de página, texto de encabezado y pie de página en diferentes páginas, o si desea cambiar la orientación del papel, la alineación vertical o el tamaño del papel de la página.

Continuo

Después de insertar el salto de sección "continuo", el documento no se verá obligado a realizar saltos de página. Sin embargo, si las configuraciones de página antes y después del salto de sección "continuo" son diferentes, como el tamaño y la dirección del papel, incluso si elige utilizar el salto de sección "continuo", Word forzará el documento a saltar de página en la sección romper. La función de los saltos de sección "continuos" es principalmente ayudar a los usuarios a crear diferentes estilos de columna o diferentes tamaños de márgenes de página en la misma página. Especialmente cuando queremos crear columnas estilo periódico, necesitamos la ayuda de saltos de sección continuos (el efecto de columna se muestra en la Figura 3).

Por supuesto, los usuarios que utilizan Word 6.0 a Word 2002 no necesitan insertar manualmente saltos de sección al configurar las columnas del periódico. Los usuarios solo necesitan seleccionar los párrafos que deben dividirse en columnas y luego seleccionar el número apropiado de columnas. Word insertará automáticamente saltos de sección continuos antes y después de estos párrafos. Si necesita cancelar los saltos de columna, puede eliminar directamente los saltos de sección relevantes, lo cual es mucho más fácil que restablecer las columnas.

Páginas impares

Después de insertar el salto de sección "página impar", una nueva sección comenzará desde la primera página impar (según el número de página). Al editar manuscritos largos, especialmente manuscritos de libros, las personas generalmente están acostumbradas a organizar los títulos de los nuevos capítulos en páginas impares. En este caso, se puede utilizar el salto de sección de "páginas impares". Nota: Si el capítulo anterior terminó en una página impar, no es necesario forzar la inserción de una página en blanco. Después de insertar el salto de sección "página impar", Word dejará automáticamente una página en blanco en la posición correspondiente.

Páginas pares

La función del salto de sección "página par" es similar a la de las páginas impares, excepto que la siguiente sección comienza desde la página par. página numerada, que no se describirá nuevamente aquí.

Cambiar atributos de salto de sección

Después de insertar un salto de sección, si necesita cambiar sus atributos, no es necesario eliminar el salto de sección y volver a insertar uno nuevo. Puede colocar el cursor en la "sección" donde necesita cambiar los atributos del salto de sección (es decir, cualquier posición delante del salto de sección), luego seleccionar "Archivo" * "Configurar página" y seleccionar "Diseño" en En la pestaña "Configurar página" del cuadro de diálogo, en la opción "Posición inicial de la sección", seleccione la nueva posición inicial (como se muestra en la Figura 4).

4. Eliminar saltos de sección

Cuando necesite eliminar un salto de sección, tenga en cuenta que la información de formato guardada en el salto de sección afecta el texto anterior y no el reverso. Recuerde este punto; de lo contrario, es fácil seleccionar el objeto incorrecto para eliminar al eliminar y el documento editado se modificará hasta quedar irreconocible.

Si necesita eliminar todos los saltos de sección del documento a la vez, puede utilizar la función "Buscar y reemplazar" de Word 2002. En la opción "Buscar" en el cuadro de diálogo "Buscar y reemplazar", complete "^b" (estos 2 caracteres representan saltos de sección), o puede hacer clic en el botón "Avanzado" y seleccionar "" en "Caracteres especiales". Opción "enumerar salto de sección" y reemplácela con vacía, luego haga clic en el botón "Reemplazar todo", todos los saltos de sección en el documento se pueden eliminar (como se muestra en la Figura 5).

Vale la pena señalar que cuando se elimina un salto de sección, el texto antes del salto de sección se reorganizará de acuerdo con el formato del texto después del salto de sección. Por ejemplo, si divide un documento en dos secciones, la primera sección tendrá dos columnas y la segunda sección tendrá tres columnas. Si elimina los saltos de sección entre ellos en este momento, todo el documento se convertirá en un diseño de tres columnas.

5. Utilice saltos de sección para la composición tipográfica rápida

Los saltos de sección son una buena ayuda para la composición tipográfica, pero es posible que sus funciones no se limiten a las que normalmente imaginamos. Por ejemplo, los usuarios pueden guardar los saltos de sección formateados en Autotexto, de modo que cuando los utilicen en el futuro, puedan insertar directamente las entradas automáticas, eliminando una gran cantidad de tedioso trabajo de composición tipográfica. Además, si necesita utilizar el diseño de una sección anterior en una nueva sección (como el tamaño y la orientación del papel, etc.), puede ingresar al modo de vista "normal", copiar el salto de sección que contiene la información de diseño de la sección anterior y luego péguelo en los párrafos Después de configurar requeridos con el mismo diseño. De esta manera, el texto encima del nuevo salto de sección seguirá automáticamente el mismo diseño. Una cosa más para recordarles a todos: si usa copiar y pegar para copiar o mover texto, y el texto copiado contiene saltos de sección, cuando se pegue el texto, el texto delante del texto recién pegado en el documento también será Organizar el texto recién pegado en el formato especificado por los saltos de sección. Además, dado que en un documento de Word, la información de diseño de la última sección se almacena en el último carácter de retorno de carro del documento, cuando el último párrafo y el carácter de retorno de carro se copian y pegan en otras secciones del documento, el El diseño de la última sección será el mismo. Afectará el contenido antes del texto pegado.

3. ¿Cuánto sabes sobre los hipervínculos en documentos de Word?

Muchas personas pueden encontrar que cuando usan Word para editar un documento, parte del contenido de entrada se vuelve azul y subrayado automáticamente. Un "hipervínculo", también conocido como "hipervínculo", es un texto o gráfico coloreado y subrayado en el que se puede hacer clic para redirigir a un archivo, ubicación de archivo o página web HTML en Internet, o a una página web HTML de Intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias o sitios Gopher, Telnet y FTP. Desde este punto de vista, en circunstancias normales, esta función automática de Word sin duda nos aporta mucha comodidad a la hora de editar documentos. Pero a veces es posible que no necesitemos estas acciones "entusiastas" de Word. ¿Cómo podemos manejar con flexibilidad estas diferentes situaciones? Este artículo analizará con usted algunos consejos sobre hipervínculos al utilizar Word. La versión de Word en la que se basa este artículo es Word XP. Los usuarios de Word 2000 o Word 97 también pueden consultar los métodos descritos en este artículo, pero la configuración de los menús y cuadros de diálogo individuales puede ser ligeramente diferente.

1. Desactive y active los hipervínculos automáticos

A veces, al procesar ciertos tipos de documentos, no desea que Word convierta automáticamente direcciones de Internet y de correo electrónico en hipervínculos. Debe optar por desactivar temporalmente la función de hipervínculo automático. Puede seleccionar "Herramientas" * "Opciones de autocorrección", desmarcar la casilla de verificación "Reemplazar rutas de red y de Internet con hipervínculos" en la pestaña "Autoformato mientras escribe" (como se muestra en la Figura 1) y hacer clic en el botón "Aceptar".

2. Cancelar el hipervínculo

Cuando solo queremos cancelar el hipervínculo de un texto o imagen específica y no queremos eliminar por completo el texto o la imagen, podemos hacer clic derecho. en el hipervínculo. Hipervínculo y seleccione la opción "Cancelar hipervínculo" en el menú contextual emergente (como se muestra en la Figura 2).

Si desea cancelar todos los hipervínculos en el documento a la vez, puede elegir "Editar" * "Seleccionar todo" (también puede usar la combinación de teclas Ctrl+A), seleccionar todo el contenido en el documento y luego presione Ctrl + Shift + F9. Sin embargo, cabe señalar que la función de esta tecla de acceso directo es convertir todos los "campos", incluidos los hipervínculos, en texto normal.

Por lo tanto, utilícelo con precaución y asegúrese de que el documento a convertir no contenga campos importantes. Porque una vez que un campo se convierte a texto sin formato, no se puede actualizar automáticamente y se producirán errores. Para obtener conocimientos sobre dominios, puede consultar el archivo de ayuda de Word.

3. Evite hipervínculos incompletos

A veces, los hipervínculos que ingresamos contienen espacios. El resultado es que cuando una dirección no se ingresa completamente, Word convierte automáticamente la primera mitad en un hipervínculo tan pronto como se presiona la barra espaciadora. ¿Cómo evitar esta situación?

Al encontrar este tipo de dirección de red, debemos usar comillas dobles para encerrar la dirección al escribirla. De esta manera, cuando ingresamos las comillas dobles finales y luego presionamos la barra espaciadora, aparecerá Red. las direcciones con espacios se traducirán correctamente. Cabe señalar que las comillas dobles utilizadas aquí deben ser caracteres ingleses, no comillas dobles de ancho completo de caracteres chinos.

4. Editar y realizar un seguimiento de los hipervínculos

Si necesita cambiar el contenido que muestra el hipervínculo en el documento, puede hacer clic derecho en el enlace y seleccionar la opción "Editar hipervínculo". Abre el cuadro de diálogo Editar hipervínculo. Ingrese el nuevo texto en el cuadro de texto de la opción "Texto a mostrar" y haga clic en el botón "Aceptar" (como se muestra en la Figura 3).

En el cuadro de diálogo "Editar hipervínculo", también podemos cambiar la dirección del hipervínculo para que apunte a otra dirección de red o archivo local. La forma de seguir un hipervínculo es mantener presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el enlace con el mouse.

5. Crear un hipervínculo dentro de un documento

Cuando necesites crear un hipervínculo dentro de un documento para lograr un salto durante la lectura, puedes elegir los siguientes tres métodos:

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(1). Método de edición de arrastrar y soltar

Primero guarde el documento, luego seleccione una palabra, oración o imagen específica como destino del hipervínculo, presione el botón botón derecho del mouse y arrastre el objetivo seleccionado. Arrastre a la ubicación que desea vincular, suelte el botón del mouse y seleccione la opción "Crear hipervínculo aquí" en el menú contextual (como se muestra en la Figura 4).

(2). Método de copiar y pegar

A veces, el punto inicial y el punto final del hipervínculo están muy separados en el documento y es inconveniente utilizar la función arrastrar y pegar. soltar la edición. En este caso, puede utilizar los siguientes pasos para crear un hipervínculo. Seleccione la palabra, oración o imagen de destino del hipervínculo, presione Ctrl+C para copiar el contenido seleccionado, mueva el cursor a la ubicación donde desea agregar el vínculo y seleccione "Editar" * "Pegar como hipervínculo".

(3).Método de marcador

Primero guarde el documento, seleccione una palabra, oración o imagen específica como destino del hipervínculo, seleccione "Insertar"*"Marcador", cuando Al insertar un marcador, debe asignarle un nombre. Tenga en cuenta que el nombre del marcador no se puede repetir. Después de nombrar, haga clic en el botón "Agregar", mueva el cursor a la ubicación donde desea agregar un hipervínculo, seleccione "Insertar" * "Hipervínculo", haga clic en el botón "Marcador" en el cuadro de diálogo "Editar hipervínculo" y haga clic en "En Seleccione un marcador específico en el cuadro de diálogo "Seleccionar ubicación en el documento" y haga clic en el botón "Aceptar".

4. Comandos y técnicas para procesar documentos de Word de gran tamaño 1

Al procesar documentos de Word normales, no prestamos especial atención a los encabezados, pies de página y otras funciones. Sin embargo, para documentos grandes pueden resultar invaluables. Hay docenas de páginas de algo. Si lo imprimes y estropeas el orden de las páginas... ¡Dios mío! Piensa en las consecuencias. Pero si tiene encabezados y pies de página, será muy fácil reorganizarlos en orden.

Este artículo presenta algunos comandos y técnicas en Word 2000 que son particularmente útiles para documentos grandes. Gran parte de lo que se analiza aquí también se aplica a Word 97, y otros programas de procesamiento de texto distintos de Word también proporcionan herramientas similares.

Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página nos permiten añadir automáticamente el título del documento y el número de página a cada página. Al configurar el encabezado y pie de página de un documento, solo necesita ingresar la información del texto una vez y la información del texto aparecerá en cada página del documento. Normalmente siempre ponemos el título del documento en el encabezado (parte superior de la página) y el número de página en el pie de página (parte inferior de la página). Para acceder a los comandos relacionados con encabezados y pies de página, primero seleccione el menú "Ver/Páginas" y el documento aparecerá como una impresión paginada.

Seleccione el menú "Ver/Encabezado y pie de página", y la barra de herramientas "Encabezado y pie de página" aparecerá en la pantalla (Figura 1). Comience con el cursor en el área del encabezado, que es un área con un borde de puntos.

Para cambiar al área de pie de página, haga clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie de página en la barra de herramientas Encabezado y pie de página. Al hacer clic nuevamente en el mismo botón, regresará al área del encabezado.

Para agregar un número de página al pie de página, primero cambie al modo de configuración de pie de página, luego haga doble clic en la posición donde se inserta el número de página y luego haga clic en "Insertar número de página" en el "Encabezado y El botón "Pie de página" de la barra de herramientas inserta un código de campo de número de página en el documento; esto le indica a Word que el número de página debe aparecer en la ubicación especificada. Si ve el código de campo {página} donde debe mostrarse el número de página, es porque ha habilitado la visualización del código de campo. Presione "Alt+F9" para desactivar los códigos de campo.

Configuración avanzada del número de página

Agregue texto y símbolos junto al número de página para modificar el número de página que se muestra en el pie de página. Por ejemplo, puede establecer el número de página en "--Página 2--". Para hacer esto, simplemente agregue texto al lado del código del campo de número de página que inserta Word. Además, también puede usar el mouse para seleccionar el número de página y luego formatear el texto para el número de página de manera arbitraria, como diferentes tamaños y tipos de fuente.

Al utilizar solo números de página, puede ajustar los números de página al formato "Página X***Página Y". Para lograr esto, seleccione el menú "Ver/Encabezado y pie de página" y cambie al área de pie de página. A continuación, no haga clic en "Insertar número de página", seleccione "Insertar texto automático/página X***Y" y el código de campo de "Página X***Y" aparecerá en el pie de página.

Para documentos grandes (en realidad, cualquier documento), también podemos insertar el nombre del archivo del documento en el pie de página. El método específico es: seleccione el menú "Ver/Encabezado y pie de página", cambie al pie de página, seleccione "Insertar texto automático" y luego seleccione "Nombre de archivo" en el menú. Si desea que también aparezca la ruta del archivo, reemplace "archivo" con "nombre y ruta del archivo".

Si le resulta demasiado problemático seleccionar con frecuencia el menú "Ver/Encabezado y pie de página", puede ir directamente al encabezado o pie de página desde la vista "Página" de Word para omitir las selecciones del menú. El método consiste en hacer doble clic en el encabezado o pie de página de la página, y el encabezado o pie de página estará inmediatamente en modo de edición. De manera similar, para regresar al cuerpo del documento, simplemente haga doble clic en cualquier lugar fuera del encabezado y pie de página.

La visualización de encabezados y pies de página tiene el formato de dos estilos "encabezado" y "pie de página" respectivamente. Si desea establecer sus propios estilos para el encabezado y pie de página, seleccione el menú "Formato/Estilos", seleccione el estilo que desea modificar y luego seleccione "Cambiar/Formato/Fuente". Modifique el estilo de fuente y haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

Para documentos de Word grandes, a menudo queremos cancelar el encabezado y el pie de página en la primera página (como hacer una portada). Puede lograrlo fácilmente siguiendo estos pasos: haga clic en el botón "Configurar página" en la barra de herramientas "Encabezado y pie de página", seleccione la pestaña "Diseño", habilite la opción "Página de inicio diferente" y luego haga clic en "Aceptar". Para crear un encabezado y pie de página para el resto del documento, vaya a la segunda página y configúrelo como se describió anteriormente.

Después de cancelar el encabezado y pie de página de la página de inicio, a menudo tenemos que comenzar la numeración de páginas desde la segunda página, es decir, dejar que el número de página de la segunda página se muestre como página 1, y completamente cancelar la página de inicio o cubrir El efecto de las páginas en los números de página. Para hacer esto, seleccione el pie de página, luego seleccione el número de página con el mouse y haga clic en el botón "Formatear números de página". Establezca el número de página inicial en 0 y haga clic en "Aceptar". De esta forma, el número de página de la segunda página del documento pasa a ser 1.

5. Comandos y técnicas para procesar documentos de Word de gran tamaño 2

Al procesar documentos de Word normales, no prestamos especial atención a los encabezados, pies de página y otras funciones. Sin embargo, para documentos grandes pueden resultar invaluables. Hay docenas de páginas de algo. Si lo imprimes y estropeas el orden de las páginas... ¡Dios mío! Piensa en las consecuencias. Pero si tiene encabezados y pies de página, será muy fácil reorganizarlos en orden.

En el último número, introdujimos el "encabezado", el "pie de página" y la "numeración de página avanzada". Además de los métodos anteriores, hay más consejos para procesar documentos de Word grandes. Consulte:

Usar encabezados para separar el contenido

Al crear documentos de Word grandes, es mejor utilizarlos. Los encabezados para contener diferentes temas están divididos. Utilice títulos para ayudar a los lectores a moverse jerárquicamente por el documento para que puedan encontrar fácilmente cada tema.

Para dar formato a los títulos, la forma más sencilla es utilizar estilos, como los estilos de título predeterminados "Título 1", "Título 2", etc. Cuando formatea los títulos con estilos, puede obtener fácilmente una tabla de contenido para su documento.

Para aplicar un estilo a un título, primero seleccione el texto del título con el mouse y luego seleccione un estilo del cuadro de lista desplegable "Estilo" en la barra de herramientas "Formato". Si no puede encontrar el estilo que desea, mantenga presionada la "tecla Mayús" al hacer clic en la lista desplegable de estilos para mostrar la lista completa de estilos. Si desea convertir el formato de texto en tres estilos de título principales: "Título 1", "Título 2", "Título 3", puede usar directamente los atajos de teclado, que son: "Ctrl+Alt+1", "Ctrl +Alt+2", "Ctrl+Alt+3" (Figura 1).

Una de las ventajas de formatear los títulos con el estilo predeterminado es su capacidad para generar una tabla de contenidos. Para generar una tabla de contenido, solo necesita mover el cursor a la posición donde desea insertar la tabla de contenido (generalmente el comienzo del documento), luego seleccionar el menú "Insertar/Índice y tabla de contenido", seleccione la pestaña "Tabla de contenido" y haga clic en el botón "Aceptar". Word insertará automáticamente una tabla de contenido en la ubicación del cursor.

Usa diagramas de estructura para una navegación rápida

Otra ventaja de usar estilos para dar formato a los títulos de los documentos es que podemos usar fácilmente diagramas de estructura de documentos para una navegación rápida. Para ver el diagrama de estructura del documento, seleccione el menú "Ver/Diagrama de estructura del documento" y la lista de títulos del documento se mostrará en el lado izquierdo de la pantalla. Haga clic en cualquier título de esta lista y el área de edición principal del documento irá automáticamente a la ubicación del título.

Si está utilizando Word 2000, se puede navegar por documentos grandes utilizando la tabla de contenido o el mapa de estructura del documento. Cada elemento de la tabla de contenido es un hipervínculo al título correspondiente en el documento. Haga clic en cualquier elemento para ir a la parte correspondiente del documento. Para volver rápidamente al principio del documento, simplemente presione las teclas "Ctrl+Inicio".

Otra forma de navegar por documentos grandes es utilizar la función Buscar del menú Editar para buscar texto específico. Por ejemplo, si desea encontrar la parte del documento que describe "Elección de compra", puede buscar directamente las palabras "Elección de compra". Si estas palabras no aparecen muchas veces en el documento, en el cuadro de diálogo "Buscar y reemplazar", puede hacer clic en los botones "Buscar" y "Buscar siguiente" para buscar la siguiente coincidencia de la palabra y hacer clic en "Cancelar" después. encontrar la posición correcta. Simplemente haga clic en el botón.

Agregar títulos a las figuras

Cuando incluyas figuras y diagramas en tu documento, no olvides numerarlos y agregar títulos. En Word, es muy conveniente agregar títulos a los gráficos: primero seleccione los gráficos, luego seleccione el menú "Insertar/Título", ingrese una descripción de los gráficos en el cuadro de diálogo y finalmente haga clic en "Aceptar", Word numerará automáticamente y describir. Si agrega otros gráficos antes de este gráfico en el futuro, o elimina los gráficos antes de este gráfico, Word modificará automáticamente el número del gráfico.

Si desea hacer referencia al título de una figura dentro del documento, primero debe convertir el título en un marco. Luego, mueva el cursor al lugar donde necesita insertar la referencia del título, seleccione el menú "Insertar/Referencia cruzada", seleccione "Gráfico" de la lista "Tipo de cita" (Figura 3) y seleccione lo que desee. la lista "Contenido de la cita" Para el tipo de cita, seleccione el título correcto en "Qué título citar" y finalmente haga clic en el botón "Insertar". Ahora se inserta en el documento una referencia al título de la figura especificada. Si el número de figura cambia debido a la adición o eliminación de otras figuras antes de la figura, el documento se actualizará automáticamente en consecuencia.

6. Seis configuraciones importantes de Word2000

1. Unidades de medida

Las unidades de medida en Word incluyen centímetros, milímetros y libras (1 centímetro es aproximadamente igual). a 28.35 Hay cinco tipos de libras), pulgadas y tipo de doce puntos (un tipo de doce puntos equivale a 12 libras). La unidad de medida a utilizar se puede seleccionar en la pestaña "General" de "Herramientas → Opciones".

También hay una casilla de verificación "Usar unidades de caracteres" debajo del cuadro de lista desplegable "Unidades de medida" Si está seleccionada, no importa qué unidad de medida esté seleccionada, el valor de escala en la regla de vista es. " "Carácter"; en la pestaña "Sangría y espaciado" del cuadro de diálogo "Formato" → "Párrafo", la "sangría" se mide en "caracteres" y "antes del párrafo" y "después del párrafo" se miden en "líneas". ".

2. Cancelar funciones no admitidas por word97

En la pestaña "Guardar" de "Herramientas → Opciones" hay una casilla de verificación para "Cancelar funciones no admitidas por word97".

Una vez seleccionada esta casilla de verificación, no podrá utilizar funciones que no sean compatibles con Word97, como la función de insertar una tabla en una celda de la tabla. El rendimiento específico es el siguiente: cuando el cursor se mueve a una celda de la tabla, el comando "Insertar tabla" en el menú "Tabla → Insertar" y el botón "Insertar tabla" en la barra de herramientas de la tabla no se pueden usar.

3. Haga clic e ingrese

En la pestaña "Editar" de "Herramientas → Opciones" hay un área de opción "Haga clic e ingrese", *** hay dos elementos Configuración , es decir, la casilla de verificación "Habilitar clic para escribir" y el cuadro de lista desplegable "Estilo de párrafo predeterminado". Para utilizar la función hacer clic para escribir, debe seleccionar la casilla de verificación "Habilitar 'hacer clic para escribir'" y luego seleccionar el estilo de párrafo deseado en el cuadro de lista desplegable "Estilo de párrafo predeterminado" (el valor predeterminado es "Texto" ).

4. Incrustar fuentes truetype

Cuando el documento contiene algunas fuentes especiales (fuentes que generalmente no están instaladas en las computadoras), como los caracteres chinos tradicionales incluidos en office 2000 - mingliu, para que el documento se pueda abrir normalmente en otras computadoras que no tengan fuentes especiales instaladas y se puedan incrustar fuentes truetype en el documento. El método es: seleccione la casilla de verificación "Incrustar fuente truetype" en la pestaña "Guardar" de "Herramientas → Opciones".

Dado que la longitud de un archivo de fuente truetype puede variar desde varios megabytes hasta más de diez megabytes, después de incrustar fuentes truetype, la longitud del documento generalmente aumentará a decenas de megabytes, lo que genera grandes problemas para la edición y el uso. . inconveniente. Si selecciona nuevamente la casilla de verificación "Incrustar solo los caracteres utilizados", la longitud del documento no aumentará mucho, pero el contenido de la parte de fuente especial del documento no se podrá editar en otras computadoras.

5. Sangría de primera línea

Se puede configurar si se utiliza la función de sangría de primera línea en la lista desplegable "Párrafo" → "Sangría y espaciado" → "Formato especial". cuadro Ciertamente. Si no lo selecciona, debe desmarcar la casilla "Sangría de primera línea" en las pestañas "Autoformato mientras escribe" y "Autoformato" en "Herramientas → Autocorrección".

Si elige utilizar la función de sangría de primera línea, seleccione la casilla de verificación "Usar unidades de caracteres" en la pestaña "General" del cuadro de diálogo "Herramientas" → "Opciones". De esta manera, el valor de distancia de la "sangría de primera línea" se mide en caracteres, eliminando así la necesidad de restablecer el "valor de medición" cada vez que se cambia el tamaño de fuente.

6. Cuadrícula del documento

Hay cuatro opciones en la pestaña "Archivo → Configurar página → Cuadrícula del documento", a saber: "Sin cuadrícula", "Especificar solo filas" Cuadrícula" ( predeterminado), "Especificar cuadrícula de filas y cuadrícula de caracteres" y "Cuadrícula de caracteres alineados con texto". Los usuarios pueden elegir uno de ellos según el tipo de documento que se esté editando.

Al editar documentos normales, debes seleccionar "Sin cuadrícula". Esto garantizará que el interlineado real de todo el texto de estilo de párrafo del documento sea coherente con las especificaciones de su estilo.

Al editar un documento largo con gráficos y texto mixtos, debes seleccionar "Especificar cuadrícula de filas y cuadrícula de caracteres". De lo contrario, cuando vuelvas a abrir el documento, los dibujos no estarán en sus lugares originales.

7. Utilice Word 2000 para leer documentos electrónicos

Con la aparición de un gran número de revistas gratuitas por correo electrónico, los software de lectura en chino, como ReadBook y e, se están volviendo gradualmente populares. -libro. Estos software de lectura tienen una cosa en común: admiten documentos en múltiples formatos y pueden configurar libremente el desplazamiento automático para facilitar la lectura. De hecho, Word 2000 no es inferior a estos programas. Ahora echemos un vistazo a cómo convertir Word 2000 en un "software de lectura".

Paso uno: abra el documento que desea leer, seleccione el comando [Opciones] en el menú [Herramientas], luego haga clic en la pestaña [General] y seleccione "Texto blanco sobre fondo azul" en el superior "Opciones Generales". Esto es útil para eliminar la fatiga ocular. De hecho, muchos programas de lectura también lo hacen, como ReadBook.

Paso 2: Haga clic en el comando [Línea de red] en el menú [Ver]. En este momento, aparecerán líneas de coordenadas equiespaciadas en la pantalla. El propósito de esto es facilitar la lectura.

Paso 3: seleccione el comando [Personalizar] en el menú [Herramientas] y haga clic en la pestaña [Comando] en el cuadro de diálogo emergente [Personalizar]