Etapas de desarrollo del sistema OA
El desarrollo de OA es en realidad un proceso de innovación y cambio constante. Si se analiza el proceso de desarrollo de OA, va acompañado de los altibajos del desarrollo de la informatización empresarial. Como se muestra en la siguiente figura, diferentes etapas de desarrollo de la informatización también corresponden a diferentes etapas de desarrollo de OA:
La primera etapa: OA basado en archivos (1980 ~ 1999)
Nuestra comprensión de OA En realidad, el entendimiento inicial comenzó en la década de 1980. En 1985 se celebró la primera reunión de planificación de ofimática (OA) a nivel nacional. En ese momento, las computadoras todavía eran una rareza. El sistema de oficina inicial en realidad comenzó con software de aplicación de oficina independiente, como WPS, MS OFFICE, Lotus 1-2-3 y otros software. En ese momento, mucha gente lo llamaba "OA". oficina sin papeles". . Esta etapa se centra principalmente en el comportamiento laboral individual y proporciona principalmente servicios como la electrónica de documentos, por lo que podemos llamar a esta etapa "OA basado en archivos".
En la década de 1990, debido al advenimiento de la economía de Internet, el gobierno y algunas empresas comenzaron a construir redes, establecer sus propios sistemas de correo electrónico y utilizar plataformas como Lotus Notes para realizar el desarrollo preliminar de aplicaciones y también se llevaron a cabo algunas aprobaciones de trabajo y transferencias. En su prototipo inicial, el concepto de OA ha comenzado a tomar forma, pero parece que aún no ha existido un fabricante de software que se especialice en OA. Después de todo, la competencia no era suficiente en ese momento, la gestión empresarial era relativamente extensa y el mercado de software no estaba segmentado. La madurez de OA era producto de la competencia del mercado y solo podía valorarse y revitalizarse a medida que la competencia se intensificaba, porque la competencia. obligó a las empresas a fortalecer su gestión interna, estandarizando los procesos de oficina y mejorando la eficiencia del trabajo.
La segunda etapa: proceso OA (2000 ~ 2005)
Esta etapa ha evolucionado desde el enfoque inicial en individuos y OA basado en archivos con la gestión de documentos/archivos de Office como núcleo. to Process OA se está convirtiendo actualmente en la aplicación principal. Se centra en el flujo de trabajo y realiza muchas funciones prácticas como circulación de documentos, aprobación de procesos, gestión de documentos, gestión de sistemas, gestión de conferencias, gestión de vehículos y comunicados de prensa.
En esta etapa, el mercado de OA realmente surgió y comenzó a surgir un grupo de empresas profesionales de software de OA, incluidas Lanling, Huidian, Heqiang, Xinxichuang, Fanwei, Click, Hongfan y Ke, Jinghua. , Pingao, Aozun, Chaohua, Tongda, etc. Después de 2003, ha habido cientos de empresas de software OA compitiendo por el primer puesto. Por otro lado, esto refleja la fuerte demanda del mercado, como sistema básico para la construcción de información de varias empresas; refleja la fuerte demanda del mercado. Este aspecto también refleja que el mercado aún no está completamente maduro y se espera que el mercado permanezca estancado durante algún tiempo. No hay muchos fabricantes de OA que puedan centrarse en sistemas OA y actualizar continuamente sus productos. enfatizar el post-servicio. Algunos proveedores pueden ser OEM de otros productos OA, algunos pueden comprar directamente un conjunto de código fuente de Internet, modificarlo y publicarlo, mientras que algunos fabricantes simplemente imitan los productos de algunas empresas conocidas. Esto ha dado lugar a muchos problemas, como constantes errores de software, baja calidad del sistema, riesgos ocultos de propiedad intelectual, competencia feroz a precios bajos y baja escalabilidad.
La tercera etapa: OA basado en el conocimiento (2005-2010)
Con la paulatina profundización de la aplicación de los sistemas OA, lo primero que hacen los empleados de una empresa cuando van Trabajar todos los días puede ser iniciar sesión en el sistema OA, recopilar correos electrónicos, consultar las últimas noticias de la empresa y gestionar el trabajo que necesita realizar hoy. OA se ha convertido en una plataforma básica para el trabajo diario y las empresas ya no pueden vivir sin él. Pero ha surgido un nuevo desafío: ¿Cómo utilizar esta plataforma para permitir que los empleados obtengan el conocimiento adecuado en el momento adecuado y en el escenario adecuado? ¿Cómo utilizar esta plataforma para precipitar las mejores prácticas de la organización y transmitirlas a toda la organización? Esto puede ahorrar mucho dinero. Los empleados dedican más tiempo a buscar conocimientos, reducir la duplicación innecesaria de trabajo, mejorar la eficiencia del trabajo, acumular conocimiento organizacional, mejorar la velocidad de respuesta de la organización y, en última instancia, maximizar la productividad de la organización y de los individuos, de manera integral. mejorar la gestión de la empresa.
Con la aparición de este tipo de demanda de los clientes, el desarrollo de OA también ha generado una nueva atmósfera. El sistema OA desarrollado con la "gestión del conocimiento" como idea, la "oficina colaborativa" como método de trabajo y el "portal" como medio técnico, integrando la información y los recursos dentro de la organización, es lo que solemos llamar "OA basado en el conocimiento". ". Algunas de estas empresas, como Lanling, BenQ Zhulu, Huayan, AMT, etc., también han notado claramente esta tendencia e integraron ideas de gestión del conocimiento en el software de la plataforma de oficina diaria (por supuesto, la gestión del conocimiento enfatiza factores integrales. Gestión, cultura y Los sistemas de TI son todos indispensables) y al mismo tiempo integran herramientas de software de comunicación y colaboración destinadas a la colaboración en equipo y la gestión de proyectos, incluidos diversos software de comunicación, como Tencent QQ, mensajería instantánea, VoIP, etc., que incluyen reuniones telefónicas en tiempo real; conferencias, videoconferencias, etc.; colaboración grupal, como gestión de flujo de trabajo, software colaborativo, gestión de proyectos en red y productos de seguridad de la información relacionados, como cifrado de información, autenticación de identidad, etc.
En este momento, el sistema OA no es solo una plataforma para nuestro trabajo diario, sino también una plataforma básica para que las empresas u organizaciones gestionen el conocimiento. El sistema OA tradicional se ha transformado por completo en una plataforma de soporte de gestión para las empresas, adquiriendo un mayor significado; Función compleja e integral:
Plataforma de trabajo de oficina inteligente: a través de comunicación en tiempo real, percepción en línea, colaboración en equipo, etc., el modelo organizativo vertical tradicional de la empresa se transforma en un modelo de organización basado en proyectos o tareas. Modelo matricial de "gestión plana", que permite a los empleados comunes interactuar con la gerencia. Se reduce la distancia entre capas, lo que mejora la capacidad de colaboración del personal de la empresa y maximiza la liberación de la creatividad humana.
Plataforma de gestión del conocimiento: realice la precipitación, el intercambio, el aprendizaje, la aplicación y la innovación del conocimiento. Toda la organización puede acumular activos de conocimiento básicos basados en la estrategia y proporcionar apoyo para la toma de decisiones e inteligencia de información para la alta dirección; departamentos Capaz de desarrollar diversas metodologías y plantillas basadas en procesos, y mejorar la ejecución a través del flujo de conocimiento basado en el negocio, los empleados pueden utilizar su propia acumulación de trabajo diario o la de otros en cualquier momento y en cualquier lugar de acuerdo con sus puestos para brindar orientación y asistencia y mejorar su trabajo. actuación.
Plataforma de colaboración de proyectos: al proporcionar una plataforma integral de comunicación y colaboración para el equipo del proyecto, mejora la eficiencia del trabajo y la calidad de los equipos de múltiples proyectos, permitiendo a los miembros del proyecto comunicarse con otros o asuntos en un horario flexible. y lugar. Respuesta instantánea a las necesidades. Realice la comunicación en equipo, el intercambio, la gestión y la formulación de diversos documentos o cronogramas del proyecto, lo que facilita el intercambio de ideas, compartir información y completar tareas con el sistema de automatización de oficina en proyectos o tareas temporales.
Plataforma de gestión de la pasión: a partir de la construcción de la cultura corporativa, mejore la pasión laboral de los empleados y cree una atmósfera de trabajo colaborativa de ayuda mutua, comprensión mutua, estímulo mutuo y cuidado mutuo, estabilizando así las emociones laborales y Estimular el trabajo El entusiasmo forma un valor de trabajo común, que luego crea sinergia para lograr objetivos comunes.
Plataforma de comunicación empresarial: establezca un sistema de comunicación de red y correo electrónico para toda la empresa, que incluya correo web, conferencias en línea, comunicación en tiempo real, mensajes de texto de teléfonos móviles, WAP y fax, envío y recepción automáticos, facilitando la comunicación interna. e intercambio de información rápido dentro de la empresa. Sin problemas e interoperable con el correo de Internet.
Plataforma de divulgación de información: proporcione un lugar eficaz para la divulgación y comunicación de información corporativa, de modo que las reglas y regulaciones corporativas, las sesiones informativas, los intercambios técnicos y los anuncios puedan difundirse de manera oportuna, de modo que los empleados corporativos puedan Percibir oportunamente las tendencias de desarrollo corporativo.
Plataforma de oficina administrativa: realiza el procesamiento automatizado de asuntos de oficina. A través de la circulación de documentos oficiales, se ha cambiado el modo tradicional de oficina de documentos oficiales en papel de la empresa: envío y recepción de documentos, presentación de documentos de aprobación, aprobación de documentos, gestión de archivos, entrega de informes, convocatorias de reuniones, etc. y fuera de la empresa, todos adoptan redacción, circulación, aprobación, refrendación, emisión, archivo, etc. electrónicos. El método de circulación electrónica realmente logra una oficina sin papel.
Plataforma de integración de información: los sistemas MIS, sistemas ERP, sistemas financieros, etc. que ya existen en las empresas modernas almacenan algunos datos comerciales de la operación y gestión de la empresa. El sistema OA puede integrar los datos comerciales de la empresa en la. sistema de flujo de trabajo. La interfaz del sistema y las cuentas están unificadas, y las empresas están estrechamente integradas a través de procesos.
La cuarta etapa: OA inteligente (2010~)
Con la solidificación y mejora de los procesos organizacionales, la acumulación y aplicación de conocimiento, y la innovación y mejora de la tecnología, el OA eventualmente El sistema renacerá y el nuevo "OA inteligente" se convertirá en la dirección de desarrollo futuro. En esta etapa, OA presta más atención a la eficiencia de la toma de decisiones de la organización y proporciona servicios como soporte de decisiones, extracción de conocimientos e inteligencia empresarial. .
Tal vez no se llame OA, pero debería reemplazarse por un nombre que refleje mejor su valor (como "Enterprise Knowledge Portal EKP", "Management Support Platform MSS", "Enterprise Resource Decision System ERDS" , etc.), esto ya está mucho más allá del alcance del OA tradicional y se ha transformado en una plataforma integral de soporte de gestión para empresas. Las funciones tradicionales de OA se han integrado en este marco de plataforma de trabajo más amplio. Es posible que algunas funciones aún se reflejen en ciertos módulos, pero la mayoría de ellas se combinan con otros módulos funcionales para formar tu medio. Hay una mezcla de yo, tú en mí, **. * y servicio. En general, el desarrollo futuro de OA tendrá las siguientes características obvias:
1. Orientación al portal: en el futuro, OA pondrá más énfasis en la humanización, la facilidad de uso, la estabilidad, la apertura y la accesibilidad a las personas. -Relaciones entre personas La conveniencia de la comunicación y la colaboración enfatiza la integración de muchas fuentes de información y la construcción de un marco de plataforma de soporte de gestión expandible, cambiando así la situación actual de "personas que buscan el sistema" y realizando un nuevo concepto de "el sistema". buscando gente".
2. Orientación empresarial: Fortalecer la relación con el negocio, e integrar los sistemas empresariales a través de tecnologías similares a "portales" basadas en la estrategia y procesos corporativos, de modo que ERP, CRM, PDC y otros sistemas los datos estructurados en el sistema se pueden mostrar en el sistema de soporte de gestión a través del portal; los procesos comerciales y los procesos de gestión se integran gradualmente para lograr la digitalización, el conocimiento y la virtualización de la empresa.
3. Impulsado por el conocimiento: con la gestión del conocimiento como concepto central, establezca un canal de correlación entre el conocimiento y los roles, de modo que los roles correctos puedan obtener el conocimiento correcto en el escenario correcto y en el momento adecuado. y explorar y liberar plenamente el potencial de las personas y transformar verdaderamente los datos y la información empresarial en una capacidad que pueda guiar el comportamiento humano.
El ex director ejecutivo de General Electric, Jack Welch, dijo: La capacidad de una organización para adquirir conocimiento y transformarlo rápidamente en acción es su principal ventaja competitiva. ?Como plataforma básica para la informatización y el conocimiento empresarial, ERDS debería desempeñar un papel importante en el logro de este objetivo.