¿Cuáles son las ventajas del sistema ofimático OA?
El sistema OA de oficina no es un software sin papel, sino una herramienta de gestión. A través de él, implementamos el sistema de gestión empresarial, difundimos la cultura corporativa y promovemos el desarrollo armonioso de las personas y organizaciones en la empresa a través de la estandarización de procesos, la acumulación de conocimientos y la cooperación y colaboración de los empleados, logrando así el propósito. de mejorar la eficiencia operativa general de la empresa! Por tanto, todo el contenido de nuestro trabajo diario se puede clasificar en la categoría de procesamiento OA.
Primero, ¿OA? ¿obvio? Beneficios
El sistema de gestión de oficinas OA puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas a establecer una plataforma de gestión de oficinas unificada e integrada, estandarizar los hábitos de trabajo diarios de los empleados, mejorar la ejecución y convertir a cada empleado en un gerente. ¿Realmente hecho? La gestión es más eficiente, los procesos están más unificados y los derechos y responsabilidades son más claros. ?
Se puede realizar el trabajo remoto, de modo que todos los empleados remotos de la empresa se sientan como si estuvieran trabajando en la misma oficina.
Mejorar la eficiencia laboral y acortar la jornada laboral. Abandonando las desventajas originales de correr de una oficina a otra con papel en mano.
Ahorra costes a las empresas y elimina la necesidad de imprimir una gran cantidad de papel. No solo ahorra papel, sino que también ahorra electricidad y tinta.
La eficiencia en la gestión empresarial es mayor.
Como mencionamos anteriormente, sólo nosotros podemos ver o sentir los beneficios de la jerarquía.
Entonces, desde una perspectiva de gestión y desde una perspectiva de optimización de procesos organizacionales, ¿cuáles son los beneficios?
2. ¿Gestión aportada por OA? ¿beneficio? :
Establecer una plataforma de comunicación interna.
Establezca un sistema de correo electrónico interno para que la comunicación interna y el intercambio de información sean rápidos y fluidos.
Establecer una plataforma de difusión de información.
Establecer espacios eficaces de divulgación e intercambio de información dentro de la unidad, como anuncios electrónicos, foros electrónicos, publicaciones electrónicas, etc., de modo que se cumplan las normas y reglamentos internos, las sesiones informativas, los intercambios técnicos, los anuncios, etc. ampliamente difundida entre los empleados internos Difundir información para mantener a los empleados informados sobre las tendencias de desarrollo de la empresa.
Automatizar el flujo de trabajo.
Se ha cambiado la tradicional modalidad de oficina de documentos oficiales en papel de la compañía. Envío y recepción de documentos internos y externos, envío de documentos, gestión documental, gestión de expedientes, entrega de informes, convocatoria de reuniones, etc. La redacción, circulación, aprobación, refrendo, emisión y archivo electrónicos mejoran la eficiencia de la oficina y logran una oficina sin papel. En lugar de correr por varios departamentos con diversos documentos, solicitudes y documentos, esperando aprobación, firmas y sellos, utilizamos métodos de transmisión de red rápidos y económicos para desempeñar el papel de compartir información y coordinar el trabajo de varios departamentos dentro de la unidad. Reducir aspectos complejos del trabajo.
Automatizar la gestión documental.
Oficina Auxiliar.
Implica una gran cantidad de contenidos, como gestión de conferencias, gestión de vehículos, gestión de material de oficina, gestión de bibliotecas y otras oficinas auxiliares. Se combina con nuestro trabajo diario de oficina para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares.
Realizar oficina distribuida.
Ha cambiado el método tradicional de oficina centralizada, ha ampliado el área de oficina y puede conectarse a Internet en cualquier momento en casa, en la ciudad o incluso en cualquier rincón del mundo, lo que facilita enormemente a los empleados. 'Viajes de negocios e intercambio de información.
Establecer una plataforma de integración de información.
Ahorra gastos de oficina corporativa.
Electronizar el proceso tradicional de cumplimentación de formularios en papel, especialmente el coste de las llamadas de larga distancia, faxes, fotocopias, impresiones y papel de oficina, para lograr una oficina realmente sin papel es una señal de modernización de la gestión empresarial. .
Construir una plataforma de gestión del conocimiento.
Utilizar sistemáticamente los recursos de información y las habilidades expertas acumuladas por la empresa para mejorar las capacidades de innovación y respuesta rápida de la empresa, mejorar la eficiencia de la oficina y la calidad de las habilidades de los empleados.
Fortalecer las capacidades de monitoreo del liderazgo
Fortalecer la supervisión y gestión de los líderes, fortalecer el control de la gerencia sobre la organización y monitorear el progreso del trabajo de varios departamentos y personal de manera oportuna y efectiva; obtenga un control integral y en tiempo real El estado de trabajo de cada departamento se puede utilizar para detectar problemas a tiempo y resolverlos a tiempo, reduciendo así errores y evitando trabajos de oficina ineficientes.
Mejora enormemente la eficiencia del trabajo.
El sistema de oficina OA puede mejorar enormemente la eficiencia del trabajo. No hay necesidad de andar con varios documentos y solicitudes, y no hay necesidad de esperar la aprobación del liderazgo con los documentos, porque estos se pueden completar en línea y en teléfonos móviles, lo que reduce en gran medida la tasa de éxito del trabajo de oficina y mejora enormemente el trabajo. eficiencia.
Ahorro de costes y mejora de la competitividad corporativa
Trabajar a través de la plataforma OA reduce enormemente los procedimientos y el tiempo de oficina, y también ahorra material de oficina como papel y bolígrafos, ahorrando así dinero a la empresa. Costos de tiempo y dinero. Por otro lado, la plataforma de oficina OA hace que la comunicación entre los empleados y los superiores sea más conveniente y la retroalimentación de información más fluida, proporcionando un escenario para que los empleados den rienda suelta a su sabiduría y entusiasmo. Estos pueden mejorar la competitividad de las empresas.
¿Hay tantos `basados en OA? ¿beneficio? Entonces, ¿cómo debemos ver y tratar la OA, es decir, cómo hacer un buen uso de la OA y cuál es el resultado final de la OA? El objetivo final de OA es mejorar eficazmente la eficiencia operativa general de la empresa.
En tercer lugar, el objetivo final de OA es mejorar eficientemente la eficiencia operativa general de la empresa.
1. Negocio de aprobación estándar del sistema Office OA
El sistema Office OA estandariza integralmente los documentos comerciales de la empresa, el proceso de aprobación, la autoridad de aprobación, el tiempo de aprobación, las opiniones de aprobación, el alcance de la aplicación del proceso y aprobación Procesos básicos de gestión como delegación, transferencia de aprobación y revisión histórica de aprobaciones. , para ayudar a las empresas a lograr el comportamiento del sistema.
2. ¿Puede el sistema OA de la oficina mejorar la eficiencia de la aprobación empresarial?
El sistema OA de la oficina digitaliza y modela los documentos de aprobación en papel, conecta en red y automatiza el proceso de aprobación manual y la supervisión comercial, y realiza oficinas en línea y móviles, mejorando así integralmente la eficiencia de la aprobación comercial y ayudando a las empresas a optimizar puestos, reduciendo el personal; inversión y mejorar la eficiencia de aprobación por unidad de tiempo.
3. El sistema OA de la oficina logra una colaboración y comunicación eficientes.
El sistema OA de oficina ayuda a los gerentes y empleados corporativos a realizar tareas cada vez más oportunas mediante la implementación de diversas herramientas de comunicación de información, como mensajería instantánea, correo electrónico, trabajo colaborativo, foros, notificaciones, anuncios y personal relacionado más amplio. comunicación y colaboración más efectivas.
4. El sistema OA de la oficina ayuda a construir la cultura corporativa.
Se pueden configurar varias columnas interactivas a través del sistema OA de la oficina, como foros corporativos, noticias de la empresa, anuncios de eventos, sugerencias de desarrollo, voces de liderazgo, cuestionarios, sugerencias de racionalización, soporte de expertos, mundo de los empleados, revistas electrónicas. , Recopilación de opiniones, boletines de ventas, boletines de tecnología, mejoras de productos, etc. , mejorando así el sentido de propiedad de los empleados, mejorando la cohesión corporativa, promoviendo una cultura de aprendizaje y logrando la promoción y unificación de los valores corporativos y conceptos básicos.
5. Construir un sistema OA de oficina para organizaciones que aprenden.
A través del módulo de gestión del conocimiento del sistema OA de oficina, la recopilación, clasificación, precipitación, intercambio, aprendizaje e innovación continua del conocimiento. Se puede lograr Estimular la sabiduría de las masas, acumular una gran cantidad de activos de conocimiento intangibles de la unidad, permitir que los empleados encuentren rápidamente la literatura y los materiales que necesitan y mejorar la eficiencia del desarrollo y utilización del conocimiento.
6. Liberación rápida de información en el sistema OA de la oficina
A través de notificaciones, anuncios, foros, cuestionarios y otras herramientas en el módulo del sistema OA, cada día se genera una gran cantidad de información. en el negocio, como avisos de recompensas y castigos, anuncios de personal, ajustes organizacionales, lanzamientos de productos, noticias de políticas, cambios de sistemas, etc. , comunicarlo a los departamentos y empleados relevantes de manera oportuna. Y a través del motor de mensajes del sistema OA, se realiza la interacción de información entre las personas y el sistema, y se proporcionan recordatorios en línea oportunos sobre cambios de información y tareas pendientes en el sistema.
7. Planificación y gestión del sistema OA de oficina
A través del módulo de gestión de planes del sistema OA de oficina, los empleados pueden centrarse en cosas importantes y planificarlas y gestionarlas de acuerdo con planes irregulares. y planes mensuales, plan semanal, cronograma, resumen mensual, resumen irregular, resumen semanal, registro, etc. Organizar el trabajo individual, gestionar el trabajo subordinado, inspeccionar y evaluar el trabajo subordinado.
8. El sistema OA de la oficina crea un portal de información y una plataforma integral.
El primer paso para construir información para todos los empleados a través del sistema OA de la oficina. El sistema OA de oficina es una plataforma central para la integración de otros sistemas, rompiendo las islas de datos, información y aplicaciones entre sistemas empresariales y permitiendo enviar, compartir e invocar información entre diferentes sistemas.
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